文与资料控制程序管理制度.doc

精选资料文件和资料控制程序1 目的规范文件的起草、制订、审核、批准、分发、执行、归档及文件变更、收回、报废等活动，确保文件的适宜性及使用版本的有效性。2 范围适用于公司质量与食品安全管理体系相关的所有文件。3 责任3.1 由各个部门经理或其指定人起草所需文件草案，管理者代表审核。3.2 草案文件涉及到的相关部门，其部门经理进行会签该文件。3.3 分管副总负责对本分管范围内作业类文件的审核，管代负责文件的审核，总经理负责文件的批准。3.4 品质部负责文件的管理、新文件的编号、文件的分发、归档、收回、报废等工作。4、定义4.1 受控文件：维持本公司质量管理体系运作，相关部门必须遵照执行的文件。受控文件在发放之前由品质部盖“受控”章识别，发放和回收时均应办理登记手续。4.2 用于指导本公司质量体系运行及操作的指导性文件，分四级：A一级文件：管理手册；B二级文件：程序文件、技术标准、管理标准；C三级文件：工作标准、（标准操作规程）；D四级文件：记录、凭证、各种报告。4.3 外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准：客户提供的技术文件、国家颁布的有关政策和法规4.4 非受控文件：质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。分发及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。A部门管理文件：B公司级管理文件：内容涉及多个部门，需由多个部门协调配合才能完成某项业务并以公司名义发出的文件。5 程序5.1 文件系统的模式管理手册 技术标准管理规程外来文件程序文件标准操作规程、工作标准国家标准技术规范法律法规记录、凭证、各种报告5.1.1文件的项目构成5.1.2所有文件由文头、正文、页眉页脚构成。5.1.3正文的一般内容构成为：目的、范围、责任、内容。目的：界定该文件编制的目的和意义。范围：界定该文件的使用范围、使用对象等。责任：界定该文件涉及的责任部门或者责任人员该项工作中的具体分工。内容：界定该文件规范的内容事项。5.1.4文件的编号5.1.4.1质量与食品安全管理手册文件编号的组成：公司简码（FCGG）-FQM-编制年份（2017 即；FCGG-FQM-2017。5.1.4.2程序文件编号的组成：公司简码（FCGG）-FQP+序号-编制年份（2011） 如FCGG-FQP01-2017， 表示： 丰城市国光食品实业有限公司2017年编制的第一个程序文件文件和资料控制程序。5.1.4.3外来文件按收集的顺序号进行编号管理。5.1.4.5标准代号：用标准英文单词的首字母表示。技术标准：TS（Technical Standard的英文缩写）；管理规程：SMP（Standard Management Procedure的英文缩写）；操作规程：SOP（Standard Operation Procedure的英文缩写）；记 录：R（Record的英文缩写）；5.2文件的制定、审核和批准5.2.1质量与食品安全管理手册由食品安全小组长组织人员起草，管代负责审核，总经理负责最后的批准生效。5.2.2程序文件、相关管理规程和标准作业文件由各相关部门经理或其指定人负责起草，分管副总负责对本分管范围内作业类文件的审核，管代负责文件的审核，总经理负责文件的批准5.2.3各个部门需要增加文件时，需填写新文件制定申请表递交品质部。由各部门经理审核批准后，文件管理员给出文件的编号，方可编写增加新文件。5.3文件的颁发5.3.1由文件管理员负责分发文件，用原件复印规定的份数，分发至相关部门时，并做好文件发（收）登记表。5.3.2批准后新文件应该至少在生效2天前分发至相关部门。特殊情况下，文件可以在生效当天分发至相关部门，同时应对相关人员进行必要的培训。5.3.3当使用人的文件破损严重，影响使用时，应到文件管理员处办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的受控号与破损文件相同。5.3.4如使用人将文件丢失，申请补发并说明丢失的详细情况，经部门经理批准后，文件管理员补发新文件时应给其新的控制号，并注明丢失文件的受控号作废，防止误用。品质部将视文件丢失的原因，对相关责任人进行考核。5.4文件的复审和修订5.4.1管代每3年组织一次文件有效性评价，确定如下内容：文件是否需要修订；需要修订的列出修订原因、年度修订计划，并明确修订责任部门和完成批准下发执行的时间。责任部门依据计划时限要求落实修订。品质部将跟踪检查落实情况。如到修订期限时文件仍然适用，无内容修订时，由品质部在原文件首页上加盖“已复核” 印章，注明日期，并在所有发放的文件复印件上加盖“已复核” 印章，并注明日期。5.4.2修订文件生效之时，变更前文件立即作废。5.5作废文件的收回与销毁5.5.1当文件经申请修订后，必须替换掉过时文件，被替换的过时原文件回收。5.5.2新制度文件生效当日，作废制度文件的复印件应从每个使用点收回，并填写文件发（收）登记表。5.5.3所有收回的制度文件复印件应及时销毁。5.5.4作废原文件如需保存，则需加盖“作废”印章后，有文件管理员负责存档备案。5.6文件管理5.6.1文件审批后，将原版文件（审批签字的文件）交文件管理员归档，同时将该文件电子版共享给文件管理员，由文件管理员将文件列入文件控制表中。为防止文件丢失，所有文件均应有备份。5.6.2需临时借阅文件的人员，填写文件借阅表，经品质部经理批准后借阅，应在指定的日期内归还，原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。5.6.3岗位变动、调出公司人员及退休人员手中的文件要及时收回。5.6.4所有文件以文字版本为依据，电子版本仅仅为文件修订提供方便。5.6.5直接引用的各类外部文件，由文件对口部门经理审查其适用性后归档登记，方可使用，文件的发放管理按4.3及4.6执行。5.7外来文件的控制5.7.1品质部应将外来文件登录于“外来文件管制表”，并视类别填写送阅单，在文件上加盖“受控”章，分送给需要部门传阅，按规定时间及时回收。5.7.2国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件，品质部需列册存档。5.7.3外来文件由责