Excel“分班”终极技巧放送.doc

Excel“分班”终极技巧放送1、各班的男生、女生比例要基本相同。2、按成绩分为8个班，采用名次“轮回法”，如图1所示。图1具体行动:1、创建“新生分班”工作簿打开Excel，新建一工作簿“新生分班”，将Sheet1改名为“学生数据”。2、插入新生数据到“新生分班”工作簿打开存储学生数据的Word文档，将其中的表格数据“复制、粘贴”到Excel中的“新生分班/学生数据”工作表中。3、调整工作表结构打开“学生数据”工作表，调整工作表结构如图2所示。图2排名排序汇总分班1、在“年级名次”栏填充名次查看学生名单，在“年级名次”一列中，单击鼠标左键，选择D2单元格(第1位同学名次所在单元格)，“照葫芦画瓢”地输入下列公式“=RANK(C2,C2:C401,0)”。本“教头”提示：(1)公式中的“C”为成绩所在列的列号，C2、C401分别为第一位同学和最后一位同学的成绩所在的单元格，具体字母、数字根据实际情况而定。公式中的“”不可省略，最后一个“0”也不可省略。(2)注意不要用“=IF(c2=c1,d1,row(c2)-1)”，不信？试试就知道了。输入完以上公式后回车，即可自动得出该学生的名次如图3所示。此后，鼠标左键双击(如果你愿意，也可以用“拖拉大法”)D2单元格右下角的控点(是一个小黑方块)，即可自动得出全部学生的名次了。图32、按性别、名次排序选择菜单“数据排序”，显示图4所示对话框，按照图中的样子调整参数，单击确定按钮即可。图43、填充班号在“班号”一栏中，按照如此循环填充班号：1-2-3-4-5-6-7-88-7-6-5-4-3-2-11-2-3-4-5-6-7-88-7-6-5-4-3-2-1方法一：手工方法虽说是手工，但实际上并不慢，因为只需人工填写一个循环节即可，其余的可以复制、粘贴。方法二：自动填充(1)选择菜单“工具选项”，在弹出的对话框中单击“自定义序列”标签，在左侧小窗口中单击“新序列”，在右侧小窗口中输入“b8,b7,b6,b5,b4,b3,b2,b1,b1,b2,b3,b4,b5,b6,b7,b8”(b为班，引号内的每一个逗号都代表一个回车。注意序列是b8b1b1b8，而不是b1b8b8b1，为什么？自己试一试就知道了)，如图5所示。输入完毕，单击确定按钮退出。图5(2)在“E2”(第一名同学“班号”所在的单元格)中输入“b1”后，用鼠标左键双击“E2”单元格右下角的控点，即可自动得出全部学生的班号。本“教头”提示：自定义序列可以修改，修改时在图5左侧的小窗口中选择自定义的序列后，单击右边的小窗口即可编辑修改。4、按班号排序选择菜单“数据排序”，显示新的对话框，调整参数如图6所示，单击确定按钮即可。图6本“教头”提示：图中的“次要关键字”、“第三关键字”可根据实际需要进行调整。5、按“班号”分类汇总图7(1)选择菜单“数据分类汇总”，显示如图7所示的对话框，调整参数如图所示(一定要选中“每组数据分页”，否则打印出来班与班之间不分页，那就得用“剪刀大法”了)，然后单击确定按钮即可。(2)选择菜单“编辑替换”，将“计数”替换为“班人数”。6、设置页面，排版打印图8选择菜单“文件页面设置”，显示对话框，调整参数如图8所示，单击确定按钮即可(图中参数中要注意“缩放比例”，它的大小由内容决定：内容窄、短，则比例要大；反之，比例要小)。图9接着在“页面设置对话框工作表”中按图9所示调整好参数后单击确定按钮即可