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文档简介

精选资料 合 同 档 案 管 理 制 度 第一章 总 则第一条 为了规范公司合同档案管理,有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料,维护公司的经济利益,降低经营风险,特制定本管理制度。第二章 归档范围第二条 合同档案:公司与有关单位签订的各类业务合同及与业务相关的协议,文件等。第三条 非合同档案:与业务有关的协议,文件等。第三章 归档制度第四条 凡属归档范围的文件资料,均由档案归口部门人力行政部统一管理,档案应至少保留两份原件外加审批单,归口部门且把一份原件转移至财务部,任何个人不得擅自留存。第五条 财务部门无文件资料借阅权,原件不得向外借出。第六条 原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的,人力行政部保存复印件,并备注原件的保留部门,以备查阅.。第七条 所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号,留存电子版。第四章 档案保管制度第八条 人力行政部设专门存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。第九条 归档资料要进行登记,编制归档目录。第十条 部门设兼职档案管理人员,档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。第十一条 档案分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。第十二条 档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。第十三条 严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。第五章 档案管理员的职责第十四条 部门设兼职档案管理人员,统一收集管理公司全部应归档资料。第十五条 具体负责工作:负责部门档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。第十七条 档案管理人员要严格执行部门档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利 用工作,充分发挥档案资料的作用。第六章 档案查阅和借阅要求 第十六条 部门档案只供集团内部人员借阅,公司内部人员借阅者需要填写档案借阅登记表。 第十七条 档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还。 第十八条 不准转借,必须专人专用。 第十九条 必须爱护档案,不得抽换档案内文件,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等,在档案材料右上角写档案编号除外。 第二十条 用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。第七章 合同档案保管期限及销毁 第二十一条 正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。 第二十二条 合同金额在50万元(不含)以下的保存10年; 合同金额在100万元(不含)以下的保存15年; 合同金额在5000万元(不含)以下的保存50年; 合同金额在5000万元以上的永久保存。 第八章 档案销毁第二十三条 任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。 第二十四条 各档案管理人员应定期对档案进行检查。 第二十五条 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合 同文档的安全。 第二十六条 凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在档案销毁清单上登记,经主管业务负责人批准后,专人监销,由档案管理专员销毁,并由档案销毁清单立卷永久保存。第九章 责罚制度第二十七条 公司各部门凡违反本制度,无故延期或不交应归档的备份文件材料的,一经发现,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外,各罚款200元,并予以通报批评。 第二十八条 公司所有员工凡违反合同档案管理制度,泄露公司档案机密的,涂改、拆散或未经人力行政部批准转借、复印或携带档案外出的,视具体情况,对其部门领导和当事人各罚款100-500元,并予以通报批评; 第二十九条 公司所有员工违反第六章第十九条,不按借阅期限归还的,限期归还并责令 其当事人写出书面检查,并对借阅人进行绩效处罚100元; 第三十条 一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况,应立即报告档案归档部门 并办好补办手续,同时对借阅人进行绩效处罚100元;如因遗失档案,泄露公司商业秘密,造成恶劣后果者,扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资,并视情况严重程度追究其相关责任。 第三十一条 不按规定存放电脑档案,不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予 通报批评。 第三十二条 对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的,公司将追究其法律责任。第十章 附 则第三十三条 本制度由行政部门负责解释及修改,由总经理办公会批准后执行。该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。第三十四条 本制度自下发之日起执行。 附件:见

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