法院电子档案借阅使用说明.doc

法院电子档案借阅使用说明 北京市第二中级人民法院电子档案借阅使用说明办公室档案科xx年7月目录1紫光电子档案程序特点.12电子档案借阅方法.12.1院内审判人员借阅案卷.12.1.1.借阅自己承办的案卷.22.1.2.借阅他人承办的案件.122.2院外人员网上阅卷（律师、当事人阅卷）.14 1紫光电子档案程序特点 目前为在全市法院内统一电子档案的数据格式，实现全市法院档案资源的共享，我院将试用紫光公司开发的电子档案管理系统电子档案借阅使用程序，有关特点如下： （1）全市法院将使用统一的数据格式，统一的扫描程序和借阅程序，大大方便了各法院的档案数据文件交换，实现了全市法院的档案资源共享。 （2）该程序采用了BS程序架构，不需要在前端计算机上装前端程序，系统维护方便。 （3）审判人员调档程序直接嵌入到办案程序中，调档时不需另外调用其他程序。 （4）律师和院外人员借阅档案采用浏览器网页地址的方式，用户使用方便。 （5）系统对档案文档采用了特殊的加密技术，文档的保密程度高，安全性能好。 （6）紫光公司可对该程序实现远程维护，系统维护方便，能保证程序的安全运行，提高了系统的可靠性。 2电子档案借阅方法 在计算机上借阅电子档案案卷分为：院内审判人员借阅案卷、院外人员借阅案卷两种方式。 2.1院内审判人员借阅案卷 院内审判人员借阅案卷又分为借阅自己承办的案卷和借阅他人承办的案卷。特别强调的是，只要不是案件的承办人，即使是合议庭组成人员也只能用借阅他人承办的案卷的方法来办理相关的借阅手续。 2.1.1.借阅自己承办的案卷 操作步骤为：提出申请档案科批准网上借阅 （1）提出申请：借阅档案应先由借卷人在审判系统提出申请。具体操作：借卷人首先登录审判系统，打开浏览器，在地址一栏内输入审判系统的IP地址193.2.0.11/spxt/，如图1所示。 图1 当屏幕上出现审判系统的登录界面时，输入借卷人的用户名和密码，如图2所示。 图2 进入审判系统后，在屏幕的右下方有一个“工具箱”，点击“工具箱”中的“档案借阅”图标，如图3所示。 图3 点击后屏幕将出现如下界面，请输入预借阅案卷的有关。在这里借卷人可输入多种信息，通过多种方法来查找要借阅的案卷。这里我们直接输入“案件类型”和“案号”来查找案卷，在“案件类型”一栏内选择“民事”，在“案号”一栏内输入案号“xx年二中民终字第16481号”，由于系统无法实现模糊查询，案号必须如上所示全部填写完整，然后点击“查询”按钮，见图4。 图4 如果数据库中该案卷存在，这时屏幕将显示查询结果。如“案号”“立案日期”等信息，以表示该案卷存在。点击图中的“借阅申请”图标，见图5。 图5 屏幕上应出现如图6所示界面，屏幕上红色信息为必填项，必须全部如实填写。其中的“借阅用途”有多种选择，这里我们选择的是“办案参考”，填写后点击“保存”按钮。 图6 屏幕上出现“申请成功”的对话框，见图7。点击“确定”按钮。至此“借阅申请”操作完成。 图7 （2）档案科审批：该项操作由具有审批权限的档案科工作人员完成。 操作步骤如下，档案管理工作人员首先登录档案管理系统。打开浏览器，在地址一栏内输入档案管理系统的IP地址193.2.0.10/daxt/。当屏幕上出现档案管理系统的登录界面时，输入审批人员的用户名和密码，如图8所示。 图8 进入系统后，点击“借阅管理”图标，如图9所示。 图9 出现如下界面时，点击“借阅审批”图标，如图10所示。 图10 点击后会出现如图11所示的界面，此时如果审判庭室提出了“阅卷申请”，这些“申请”将在这里显示。审批人员通过点击“借阅审批”，对审判人员的“借阅申请”进行审批。审批可逐个进行，也可以批量审批。 图11 图12 在如图12的界面中，档案管理人员可对“借阅申请”作出“同意”或“不同意”的处理，并点击屏幕上相应的按钮。如点击“同意”按钮，则出现如下界面，表示审批工作完成，出现下面的对话框时（图13），请点击“确定”按钮。档案管理人员的网上审批工作就全部完成了。提出“借阅申请”的审判人员就可以在自己的办案系统中借阅案卷了。 图13 （3）查看借阅的卷宗 阅卷时，申请人需进入自己的办案系统，然后点击屏幕右下方工具箱中的“案卷借阅记录”按钮，如图14所示。 图14 点击后，屏幕如下界面，如图15所示。 图15 审判人员的借阅申请（借阅案卷xx年二中民终字第16481号），如果已得到档案管理人员的批准，会在“借阅状态”一栏中显示“已同意”，如图16所示。点击“浏览案卷”就可以阅览申请的案卷了；如档案管理人员批准为“不同意”，就不会在该图中显示，申请者将不能阅览申请的案卷；如档案管理人员还未对该申请进行处理，则在“借阅状态”一栏中显示“待批准”，这时申请者也不能进行阅卷操作，需继续等待档案管理人员的审批。看完案卷后可点击“归还”按钮归还案卷。借阅期限默认是三个月，到期之后就不能再浏览电子卷了。如要继续浏览，可以在案卷到期前点击“续借”，进行续借操作，“续借”需档案科再次进行审批。 图16 阅览案卷时，屏幕上将出现如下阅览界面。申请者可通过该界面对整个案卷进行阅览，如图17所示。 图17 在阅览案卷时，该系统提供打印功能，如需要打印文档，可使用屏幕右下方的两个打印按钮打印文档，打印文档有“批量打印”和“打印”两种方式，如图18所示。 图18 “打印”：即打印当前页（当前浏览的页）。 “批量打印”：可打印一批文档，使用时需指定打印的起始页和结束页。需注意的是，这里的页数是指整个案卷的统一页数，而不是正卷或副卷里标识的页数。例如：有一本卷，正卷40页，副卷30页，如要打印副卷的第3页至10页，打印起始页为40343，结束页为401050页。而不能起始页为3，结束页为10，这样打印的结果是正卷的第3页至10页。 2.1.2.借阅他人承办的案件 借阅他人承办的案件与借阅自己承办的案件有所不同，其操作步骤为：提出申请庭长审批档案科批准网上调卷，与借阅自己的案件相比，多了一项“庭长审批”操作，其他步骤的操作则完全相同。审判人员提出借阅他人承办的案件申请，在档案科审批前，必须经过“庭长审批”后，才能将申请送至档案科进行审批。需强调的是，审判庭、室之间的跨庭借卷（除执行局、审监庭、申诉审查庭、监察室），还需要主管院长审批档案科方可借阅。由于系统中没有设置此项，需拿主管院长签字的纸质借条前来档案科办理电子档案借阅。 下面介绍“庭长审批”的具体操作。 （1）“庭长审批”的具体操作如下：打开浏览器，在地址一栏输入审判系统IP地址193.2.0.11/spxt/，在用户名和密码栏内输入申请者所在庭的庭长或副庭长的用户名和密码。进入庭长办案系统，在屏幕的右侧上方有一个“档案借阅审批”按钮，点击此按钮，如图19所示。 图19 屏幕上出现但“档案借阅审批”窗口，如图20。 图20 点击窗口右侧的“借阅审批”按钮，屏幕上出现“审批登记”窗口，如果同意该申请人的借阅申请，点击“同意”按钮，如果不同意该申请人的借阅申请，点击“不同意”按钮，如图21。 图21 点击之后，出现“审批完成”的对话窗口，点击“确定”按钮，“庭长审批”操作就全部完成了，如图22所示。如果同意该申请人的借阅申请，该申请将送往档案科进行下一步审批。档案科审批通过后，申请人就可在自己的办案系统中查阅案卷了。档案科审批和申请人阅卷这两项操作与前面所讲完全相同，就不重复介绍了。请参阅前面介绍的有关章节。 图22 2.2院外人员网上阅卷（律师、当事人阅卷） 操作分为以下三个步骤： 1院外申请人先要与档案科进行电话预约。电话预约：是将申请人申请的案卷号记录下来，并与申请人约定阅卷时间。 2档案科管理人员对申请人预约的案卷进行登记，取得网上借阅密码。 档案工作人员首先登录档案管理系统，打开浏览器，在地址一栏内输入档案管理系统的IP地址193.2.0.10/daxt/。当屏幕上出现档案管理系统的登录界面时，输入审批人员的用户名和密码。进入系统后，点击屏幕左侧的“借阅管理”图标，见图23。 图23 点击后，在“借阅管理”的下面出现一个下拉式菜单，点击菜单中的“借阅登记”。 图24 点击之后，出现如图25的界面，档案科管理人员需在案号一栏内输入申请人要借阅案卷的完整案号，然后点击“查询”按钮。 图25 如果检索到该案卷，屏幕上出现如图26所示的界面，点击屏幕右侧的“借阅登记”按钮。 图26 出现“借阅登记对话窗口（图27）。在“借阅人类型”一定要选择“其 图27 他部门”或“当事人”，选择后的界面如图28所示。在图28的对话窗口中，需填写借阅人的有关信息，如：姓名、身份、身份证号、联系电话等，标题为红色的是必填项，如果借阅人是当事人（原告、被告、律师），“借阅范围”只能选择 图28 “正卷”，副卷是不对当事人开放的。信息填写完毕后，点击“保存”按钮，屏幕上出现“登记完成”对话框，点击“确 图29 定”按钮（图29）。会出现一个“档案借阅登记窗口”，在窗口中除显示申请人的有关申请信息外，最重要的是在窗口的下部有一个登录口令，这时申请人在网上阅卷的关键信息，务必记牢并妥善保存，也可点击“打印”按钮，将上述信息打印在纸上，申请人将凭此登录口令在网上阅卷。如图30所示。 图30 3院外申请人凭借阅密码在我院计算机上阅卷。 院外申请人网上借阅案卷使用专用软件。阅卷时，打开IE浏览器，在地址栏输入IP地址：193.2.0.10/daxt/jsp/jypt/，屏幕出现如下界面，如图31。 图31 在口令一栏内输入在“借阅登记”是得到的“登录口令”，并点击“登录”按钮，计算机就会将申请人申请的案卷调出来，并在屏幕上予以显示，见图32。 图32 申请人按照屏幕上案卷目录