协同管理的价值.doc

协同解决之道 协同产品包含如下十大管理思想，以“门户、流程、知识”三个核心功能为基础，能有效帮助用户解决管理中的十大问题。管理问题问题的主要表现管理思想及理论协达的解决之道执行力缺失政令不通、令行不止：人员职责、制度、文化三者管理不善执行力管理门户、流程、知识三大IT方案管理黑箱四大粗放管理现象：不精确、不细致、表面化、紊乱精细化管理精确、细致、深入、规范的管理工作官僚化四个边界造成的官僚：垂直、水平、外部、地域无边界管理四海一家，打破四大边界组织僵化四种僵化现象：一成不变、各立山头、信息不畅、因循守旧柔性管理灵动、平等、信息化、学习型业务流程无标准测量、分析、改进、监控这四大流程和质量漏洞。六西格玛管理强化流程管理，计算标准规格离差团队貌合神离三种状态：亚文化、个人化、背后抱怨冲突管理六项改进：直接交流、全员监督、坦陈意见、展现实情、合理授权、统一文化管理者分身无术三大角色问题：冲突、不明、负担重角色管理统一角色期望、明确角色定位、平衡及减少角色负担时间利用率低不能在正确的时间，做正确的事GTD时间管理管好5个步骤：收集、处理、计划、行动、回顾知识滞留知识沉淀在每个人手中SECI知识转换管理公共知识轮廓和个人化隐性知识并存的应用方案知识散落知识散落在每个工作节点弗朗霍夫流程导向的知识管理完善管理知识的产生、存储、传递、应用各个方面 执行力管理 管理问题：执行力缺失的问题。具体表现为，政令不通、令行不止，出现“人员管理混乱、流程运行不畅、知识杂乱无章”三个执行力低下的重大现象。 解决之道：协达软件能加强以人为本的管理，采用“门户、流程、知识”三大核心IT管理手段，解决管理中“职责、制度、文化”三大核心方面的管理问题，以提升管理执行力。 精细化管理 管理问题：管理黑箱的问题。具体表现为四大粗放型管理现象：管理数据不够精确、管理内容不细致、管理工作浮在表面、管理秩序紊乱。 解决之道：协达软件基于精细化管理思想设计，用户单位采用协达软件之后，可以打破管理黑箱，原有的粗放型管理可以变为“精确、细致、深入、规范”。精确，采用IT技术，让管理数据精确及时，可以用图形化和数据列表的方式，监控每一个业务流程、每一个业务节点，甚至可以监控每位人员的每个操作动作；细致，管理内容可以涉及人财物等方方面面，细致完善，业务流程清晰明了、丝毫毕现；深入，管理措施深入本质，洞透工作执行中的“职责角色”和“主观能动性”问题；规范，以业务流程管理为手段规范所有行政和业务管理程序。 无边界管理 管理问题：工作的官僚化问题。具体表现为由于四个边界造成的官僚现象：垂直边界-管理层级多，层层请示汇报；水平边界部门和人员冗余，指手划脚的人多，负责做事的人少；外部边界与外部业务单位（供应商或客户等）之间零和搏奕（例如讨价还价），却又内外勾结、损公肥私；地域边界总部和驻外机构内外有别，区域不同导致工作方法、团队氛围不同。 解决之道：协达软件基于韦尔奇的无边界管理思想，借助IT技术，打破垂直、水平、外部、地域四大边界，让所有工作人员在基于网络的一体化工作空间中工作。使用协达软件之后有四大改善：工作流程畅通，请示汇报不再跑腿磨嘴，工作批示快捷便利；职责定位明确，个人、部门、角色的职责权限清晰明了，任务“节点”处理落实到人；内外协同一体，可以将外部单位纳入统一的管理平台，信息透明公正、及时反馈；“四海一家”的办公之道，远在天涯近若咫尺，只要有网线就可以实现统一办公。柔性管理 管理问题：组织的僵化问题。具体表现为四种僵化现象：管理模式一成不变，一有变化伤筋动骨；管理人员各立山头，势力范围不可侵犯；信息传达缓慢拖踏，各有各的谱、各唱各的调；工作人员因循守旧，工作思路严重落伍。 解决之道：使用协达软件，可以构建“灵动、平等、信息化、学习型”的，具体“柔性管理”特征的组织，具有以下四大转变：强调以快速反应应对业务变革，业务流程的改变随心所欲；注重平等和尊重、工作职权依赖于在组织中的角色而授予，建立目标一致、协同一体的高效组织；建立数据精确、内容完善的信息系统，依据信息门户和协作区、多角色授权等软件功能，便捷地建立虚拟团队及工作组织；运用知识管理功能辅助建立学习班型组织，方便地实现隐性和显性知识的相互转化，从而创造竞争优势。 六西格玛管理 管理问题：业务过程无标准的问题。具体表现为：流程衔接由人为，业务过程靠天定，工作质量无保障，管理效率随心意。由此，业务流程管理和质量管理中出现四大漏洞：无法测量、不能统计分析、不知如何改进、没法实时监控。 解决之道：协达软件对六西格玛管理中的“流程”和“规格”提到了非常高的高度，大部分的业务都可以流程化，并且支持流程嵌套，每个流程节点都可以用时间效率来设定标准规格，也可以在流程表单中设定其他的标准规格。依据计算机的计算和统计优势，将每个实际业务示例的运行结果值，与标准规格进行比较，得出标准离差（西格玛），以供管理决策。 冲突管理 管理问题：团队成员貌合神离的问题。具体表现为三种状态：组织中存在亚文化，对组织文化的接受度低；个人目标高于总体目标，个人意见高于组织决策意见；当面不发表意见，背后乱发表意见； 解决之道：采用协达软件之后，可以依托以下六项管理改进，有效地缓解冲突：直接交流，提供网上电子化的即时通讯IM、电子邮件Email等交流平台，甚至可以开放权限，让最高管理者与普通员工进行对话；全员监督，采用意见反馈、电子投票等功能，让全员监督所有管理工作；坦陈意见，提供BBS功能，让工作人员直接抒发自己的意见；展现实情，以信息门户为平台及时准确地直实的管理数据和组织精神面貌；合理授权，通过在协同软件中的授权，避免假公济私的情况产生；统一文化，便捷地发布知识、规章制度、新闻公告、CIS等，让所有组织成员有一致化的目标、价值观念、行为准则。 角色管理 管理问题：管理者分身无术的问题。具体表现为：无论是高层管理者，还的底层管理者，都会出现“卡恩”所指出的角色管理的三大问题：角色冲突、角色不明、角色负担过重。 解决之道：采用协达软件，可以有效缓解上述角色管理的三大问题：对业务流程和“数据、知识”等管理内容，定义角色权限，避免组织成员对角色的期望不一，而造成角色冲突；及时从信息门户中获得该角色所需要的各项信息，甚至依据系统权限自动推送信息给管理者，避免因为信息不畅、定位不清，而造成角色不明；通过流程绩效统计，可以查看及平衡工作任务，同时，所有的管理决策和工作处理全部电脑化，通过任务推送等方式将信息与任务集中处理，避免管理者因繁杂的文山会海、签批、审阅等“事务”性工作，而造成角色负担过重。 GTD时间管理 管理问题：时间利用效率低的问题。具体表现为：不能在正确的时间，做正确的事。时间管理紊乱，有时间没事干，是事没时间干，在以下五个工作处理步骤中都存在问题：工作任务无法归集整理、不能及时找到应处理任务并予以便捷处理、事前无计划、事中无记录、事后无回顾。 解决之道：协达软件采用GTD（Getting Things Done）时间管理理论，利用“日程管理”功能，把一个人所要要完成的任务和事件全部从大脑中移出来，记录到电脑上。协达软件支持GTD的“收集、处理、计划、行动、回顾”这五个重要步骤，即：任务的自动和手工收集、任务的集中展现和处理、制定好计划并按计划行事、经常性回顾及检查工作。 SECI知识转换管理 管理问题：知识滞留问题。具体表现为：个人不愿意主动贡献知识，组织单位发布知识很不方便，大量工作经验、技能、分析等知识存留在个人头脑中，而许多工作人员无法了解此类知识，组织单位无法方便管理知识技能文档。 解决之道：协达软件独有的公共知识轮廓(Profiling)与个人化(Personalization)隐性知识并存的应用方案，方便地实现了知识群化（Socialization）、外显（Externalization）、融合（Combination）、内化（Internalization），实现了SECI理论关于知识管理的核心过程，同时邮件等个人化的原始工作文件可以方便地转为知识。个人知识能够即时记录，并独立设立存储目录，也可以随时共享出来，成为公共知识的一部分，可以对共享出来知识进行审计。 弗朗霍夫流程导向的知识管理 管理问题：知识散落的问题。具体表现为：知识散布在大量的工作流程节点中，收集、整理非常麻烦。知识整理、利用繁琐，往往事后回顾，写知识技能的总结，而不是工作过程中即时归集知识。 解决之道：协达软件完全遵照德国Fraunhofer(弗朗霍夫协会)流程导向的知识管理模型，在每一个业务流程环节，都可以将知识归档，完善管理知识的产生、存储、传递、应用各个方面。 定量化效益分析：人均年收益增加约2万 实践证明，协同软件在解决上述十大管理问题的同时，能帮助企业提高效率，增加收益。下面举两个例子来说明。某全国性连锁经营企业应用协达软件的成效分析 某高档奢侈品销售连锁H企业，是总部在上海的中华老字号企业，在香港上市。H企业在全国有52家分支机构，主要从事高档钟表和珠宝的销售。在使用协达软件之前，H企业总部与分支机构的流程管理，如：公文编撰与审批，请假、报销、工作汇报等请示汇报工作，都是通过手工进行，部分通过传统的电子邮件进行。这样的处理方式使H企业的内部流程管理周期漫长、准确性低，流程的查阅、修改极其不便。使用协达软件之后，H企业的流程管理显著改善，全国所有的分支机构和总部都基于同一平台，进行公文、报告、请假、报销等与流程相关的协同管理工作。另外，使用协达软件之后，H企业在新闻、通知、公告、工作交流、资源共享、通讯等内容管理和沟通方面，效率有了很大提升，同时大大节省了旅差、电话、纸张等行政办公费用。H企业使用协达软件效率前后比较：l H企业流程效益增加比较项目使用前使用后单位成本流程数量效益/日年效益流程周期1.5日 / 条0.6日/条455元/日78条/日3.2万元767万流程监控3.8日/条0日/条（立即）455元/日5.3条/日09万元220万流程差误2.3条/日0.2条/日3300元/条-0.7万元166万流程分析1.3日/条0日/次328元/日78条/月0.1万元27万合计1180万l 内容管理效益增加比较项目使用前使用后单位成本资料数量效益/日年效益资料存储0.5时 / 份0.3时/份50元/时28份/时0.2万元54万资料查阅0.6时 / 份0日（立即）50元/时52条/时1.2万元300万合计354万l 办公费用节省比较项目前后缩减比例日费用效益/日年效益旅差费15%1.2万0.2万43万电话费42%0.2万0.1万20万纸张费87%0.1万0.1万21万合计84万 注：H企业使用协达软件之后，可评估的效益增加总额为：1618万元 / 年；每年以240个有效工作日计算，使用协同软件的操作用户800人。 某制造业企业应用协达软件的成效分析 提升工作效率 提升流程处理效率，人员之间的签审、汇报等事务处理效率提升80% 以上 提升沟通及资料共享效率，资料传递、信息传达的效率提升75%以上 节省办公费用 减少公文、档案、文件、资料等打印频度，节省纸张打印等费用90%以上 节省电话、传真等通讯费用70%以上 节省旅差费用 节省分支机构、门店等工作往来的交通旅差费用90%以上 投资回报计算示例 该制造业在中国大陆某二级城市，企业规模中型，使用协同软件的管理人员100人，人均年薪5万、纸张费0.01、通讯费0.2、旅差费0.3，流程和沟