印章管理规定(同名6795).doc

河南金鹏化工有限公司 规章制度汇编印章管理规定第一条 制定目的为规范公司所有印章的申请、核定、刻制、保管、使用、缴销等活动的管理，确保印章使用的正确性、安全性、严肃性，特制定本文件。第二条 适用范围适用于公司所有印章的申请、核定、刻制、保管、使用、缴销等活动。第三条 定义1、公司对外印章：指需报备至上级主管单位的具有法律效力的印章，如公司章、法定代表人章、财务专用章、发票专用章、报关专用章等。公司对外印章只用于对外发文、合同签订等，及与公司权利义务密切相关的活动。2、公司内部印章：指刻有公司及部门名称的印章或刻有专门用途字样的印章，如部门专用章、合格章、作废章、文件受控章、变更章等。公司内部印章只用于公司内部管理相关活动，对外发文或合同签订等活动使用公司内部印章不具有法律效力。3、空白文书：指未填写完整或无任何内容的需要盖章的文书。4、个人私章：指与公司对外相关印章配合使用的私人章及单独使用的个人用章。5、公司：指河南金鹏化工有限公司。第四条 权责1、综合办：负责本文件的制定、宣导、修订和解释。2、综合办：负责公司章、法定代表人章、财务专用章、发票专用章与报关专用章的刻印申请。3、总经办：负责印章使用的稽核。4、各保管部门：负责印章的保管、监印、使用等活动的管理。第五条 印章的刻制1、因业务需要或组织变更需要刻制印章，由印章盖章人或印章需求者填写刻印申请单，依权限核准（公司章、法定代表人章、财务专用章、发票专用章和报关专用章需经母公司董事长批准），其它印章经公司总经理批准后即可办理；刻制后的印章需转交印章保管人保管。2、印章的质料、形式及规格：公司章、法定代表人章、财务专用章、发票专用章和报关专用章，由公司总经理遵照各地区上级主管单位的规定办理；公司内部印章可由印章需求者根据实用性自行设计，刻制符合公司CI要求的统一版式的印章。3、原则上一种印章只刻制一枚，若因业务需要或受地域限制需刻制多枚的，由业务主办部门依印章的刻制规定申请办理，增刻的印章的保管人（或保管部门）需按印章刻制核准权限进行审批及对所刻制多枚印章进行编号。第六条 印章的保管：1、公司财务专用章、银行预留印鉴章执行双人保管制，出纳员保管银行预留印鉴章，财务主任保管公司财务专用章。2、印章必须由保管人妥善保管，不得转借他人。3、非特殊原因严禁携带印章外出。若确需携带印章外出，需填写用印申请登记表并注明原因，经公司总经理批准后由两人以上共同携带、共同监督使用。第七条 各类印章保管人、盖章人、盖章监督人和用章最终核准人情况如下表：类别印章种类保管人盖章人盖章监督人用章最终核准人备注A类公章综合办综合办主管领导总经理印章保管人员需临时另设代理人时需总经理以上领导批准。法人代表章董事会秘书秘书董事会秘书公司法人B类报关专用章报关员报关员主管领导主管副总财务专用章财务主任财务主任财务主任总经理发票专用章开票员开票员财务主任C类公司内部用章相应职能部门主管相应职能部门主管主管领导主管副总个人私章个人个人本人个人第八条 印章的使用：1、公司对外印章使用流程：A类章须由申请人按要求填写用印（申请）登记表（制成订本式），并与需要盖章的文件共同逐级上报，由用章最终核准人批准（并在需盖章的文件后面签名）后交盖章人盖章，盖章人及盖章监督人应对文件内容和用印申请登记表上载明的签署情况予以核对，经确认无误后方可使用印章。2、空白文书的使用：按用印申请登记表的规定并详细载明拟定用途的使用细则，由印章使用监督人对空白文书进行编号后归档；使用人应在回到公司当日即刻交回未使用空白文书以及已使用后的文书复印件，并办理核销手续。对使用人在超出申请登记表规定载明用途、范围所产生的一切后果，均由使用人承担。3、私盖公司对外印章或利用公司对外印章舞弊者，一经发现给予开除处分，并视情节严重程度追究其法律责任。4、违反印章使用规定而给公司造成损失的，公司将按规定给予行政处分；情节严重的将交于司法机关处理。5、以下情况的印章使用，可免填用印申请登记表：（1）签发支票、本票、汇票及押汇文件需要使用财务专用章的，凭会计凭证或批准文件即可申请使用印章；（2）开立发票需要使用发票专用章时；（3）公司内部印章的使用由保管人自行确认即可使用印章。第九条 印色使用：公司章、法定代表人章、报关专用章、财务专用章、发票专用章与个人私章一律使用相关部门规定之颜色印水，其它印章使用蓝色印水。第十条 印章归还：若持有公司印章的员工离职，须按规定办理印章归还手续后方办理离职手续。第十一条 遗失、补办、更换及销毁：1、印章遗失：保管人必须妥善保管印章，如有遗失，须及时向管理部报备（有向上级主管单位登记备案的印章，外勤应及时上报上级主管单位）。2、印章补办及更换：相关人员填写申请报告并按印章的刻制程序规定补办或更换。3、印章缴销：经确认作废的印章由保管人填写印章缴销申请，按照印章的刻制审核程序批准后方可缴销（有向上级主管单位登记备案的印章须书面向上级主管单位报备）。4、记录归档：用印申请登记表应及时归档管