费用报销管理制度

费用报销管理制度第一章总则第一条：目的为了加强公司内部管理，规范公司费用报销流程,合理控制费用支出，特制定本制度。 第二条：适用范围本制度适用集团内各公司各部门。 第二章费用报销制度及流程第三条：原始凭证有效性的规定：1、报销人须取得真实合法的原始凭证。有效发票至少需要印有两个章：国家或地方税务局专用章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；原始凭证不得涂抹、刮擦，内容和项目必须齐全；报销时弄虚作假、虚报冒领者，除必须退回所报销金额外，还要处以所报销金额1-3倍的罚款，情节严重者，公司将给予包括开除在内的处分。2、取得费用报销的发票时，应要求开票人在“客户”处填列“上海*电子科技有限公司”，且金额大小写须一致，开票日期、收费项目等项目须清楚，并加盖收款单位财务专用章或发票专用章；3、经办人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时，须经副总级以上领导同意，报销时凭副总级以上领导批示的情况说明，用同类发票抵冲；非正式发票或收据不得作为报销凭证；一旦发现假票和不合规定的发票，公司可以拒绝报销，由此造成的损失由个人承担；第四条：费用报销单填写及票据粘贴要求：1、出差人在填报费用时须提供费用清单（按长途交通费、住宿费、市内交通费、招待费或餐补费用、其他费用等项目分类汇总，并将相关标准在报销单空白处用铅笔注明）；报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改； 2、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；所有签名必须中文、全名亲笔签名，同时请注明签字时间；如有特殊情况需代签的，必须签上代签人姓名后面加“代”，并且所有签名都要签上当天日期。如有涂改，则在涂改处签上本人姓名。3、所有报销事宜都必须由当事人（或其委派的代理人）填写，并在“报销人”处签名；涉及多人同时出差、费用又同时报销的，所有报销人都必须在“报销人”处签名。报销人必须按规定的报销内容填列完整，对报销费用的真实性、合法性、合理性负责；任何人不得以任何理由委托、指派财务人员填写、粘贴报销单；当事人委派的代理人填写、粘贴报销单时对报销单据真实性、合法性、合理性的责任，由委托、指派人签名负责；4经办人差旅费报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致，各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好）； 5各票据应均匀贴在报销单封面后的粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列；报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；6报销单椐各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经部门领导批准才有效；报销单据不得涂改，粘贴好后请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，财务不予报销。7有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；出租车票据需注明业务发生时间、起止地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有部门主管签字确认；第五条：报销原则在一个预算期内(一个月)，经办人各项费用的累积支出原则上不得超出预算，超出预算部分不予报销。第六条：费用报销基本流程：部门审查财务一审财务二审金额在1万以下财务总监审批经办人填写报销单金额在1万以上董事长审批第七条：其他方面的要求1、报销时，票面金额与实际发生金额不一致时，按实际发生金额为准，但报销金额不得高于票面金额；2、费用报销审核审批程序中各责任人必须恪尽职守、严格把关，财务部将把各责任人的执行情况汇总到人事部，作为绩效考核的依据；3、出差因故不能按时返回所产生的费用，必须报相关领导请示；未经批准的各项开支，由个人自行承担；借故延长出差时间者，其相关费用自理；如发现报销申请有弄虚作假，公司除将追回所领款额外，还视情节给予处罚，对相应个人处以其不当收入的2倍罚款；4、对于不按照报销费用标准及流程进行且未得到董事长特批的费用，一律不予报销，相关费用由报销人自行承担。第八条：差旅费用报销标准1、差旅费提报：计划出差人员于每月20日提报下月出差计划，并于正式出差时间一周以前向部门负责人递交由公司董事长签批好的出差申请表，后由公司指定人员安排订票或者按照公司要求自行订票，并将出差计划的执行情况交人事部备查。 2、差旅费内容：（1）、长途汽车、火车、船舶、飞机票 （2）、市内公共汽车、地铁、出租车票（3）、住宿费（4）、出差餐费 （5）、其他伴随出差发生的正当费用 3、差旅费中长途交通费用项目报销标准 交通工具职位省际（出差起讫地直线距离超过800公里）市际总监及高级经理以上职级飞机经济舱6折以内/高铁二等座/普通火车软卧高铁二等座/普通火车软卧/长途大巴大区经理、区域经理、大客户经理及同等职级飞机经济舱5折内/高铁二等座/普通火车硬卧高铁二等座/普通火车硬卧/长途大巴销售主管、销售助理、普通职员及同等职级高铁二等座/普通火车硬卧高铁二等座/普通火车硬卧/长途大巴3.1长途交通费说明： 出差起讫地直线距离超过800公里或总监级别及以上方可搭乘飞机；总监级别以下员工如遇特殊情况确需搭乘飞机的，需在出差申请单上特别注明，总监级别及以上负责人批准后，经董事长审核签字后方可凭出差申请单订票；乘坐火车出差的，时间在晚间且乘坐时长超过6小时的可乘坐硬卧；如遇特殊情况的，亦需总监级别及以上负责人批准；如遇突发状况需要改变原定行程的，经总监级别及以上负责人审核，董事长批准后方可实施，并按规定报销发生的费用；未经允许私自改变行程且未得到批准的，公司将不予报销。3.2 火车乘坐时间在3小时以内的，只能选择火车硬座。 3.3 除长途大巴车外，飞机、火车票由公司指定人员根据需要统一预定和支付。销售人员应提前按行程计划向公司指定订票人员说明，确保能订到合适票。4、差旅费中其他项目各级别标准：4.1 各级别国内差旅标准(人民币)：级别住宿费（上限 元/天）餐费补贴（不含上海市区）（元/天）市内交通费（元/天）一般地区特区董事长全部实报实销总经理/副总经理/总助35040080全部实报实销总监/高级经理28035070全部实报实销部门经理/大区经理/区域经理/大客户经理22028060据实报销（上限50元/天)主管18022050据实报销（上限50元/天)普通职员18015040据实报销（上限50元/天)4.2 各级别国际差旅费标准(人民币)：级别住宿费（上限 元/天）餐费补贴（上限 元/天）市内交通费（上限 元/天）欧、美、日其他地区欧、美、日其他地区董事长全部实报实销总经理/副总经理/总助1000800500400全部实报实销总监/高级经理800600400300全部实报实销部门经理/大区经理/区域经理/大客户经理600400300200据实报销（上限50元/天)主管500300200100据实报销（上限50元/天)普通职员500300200100据实报销（上限50元/天)注：1、特区是指直辖市、省会城市、副省级计划单列市；一般区域是指除了特区以外的大陆地区城市；欧、美、日指的是欧洲发达国家、美国和日本；2、总监及高级经理人员以上因公有超标准费用项目须书面申请或电话请示董事长，同意后方可支付；在报销时，必须附董事长签批的书面申请或由董事长直接审批该项费用；否则一律不得报销，费用由自己承担；3、酒店和住宿由公司指定人员根据需要统一预定和支付，住宿人员在退房后开具正规的发票；如果在外特殊时候由客户安排住宿的，公司不再报销住宿费；如住宿费用实际发生额低于报销标准的，以实际发生额为准；因特殊情况需要超额住宿的，必须事先书面申请或电话请示董事长同意后方可执行，但在报销时，须附董事长签批的书面申请或由董事长直接审批该项费用；否则一律不得报销，费用由自己承担；4、业务出差中，总监级别以下同性别同事一同出行一地的必须合住一室，同住一间的标准可以以职级较高的人员对应的标准进行费用报销；总监及以上级别同性别同事一同出行一地，尽量安排合住一室，具体按实际发生金额报销；5、如发生业务招待费用的当日报销餐费补贴减半；如果在当天12点前出差，餐费补贴算一整天；在12点后出差餐费补贴算半天；在晚上7点以后出差，餐费补贴从第二天算起；6、员工在上海本地外出公干误餐费或加班餐补报销标准为 15元/人；7、如外出招待客户，不得领取此项餐补；8、员工加班餐补需向部门负责人提出申请，经总监级别及以上领导签字确认后方可报销；9、其他伴随出差的正当费用：在费用合理合法合规的情况下，凭正规发票报销。第九条：办公用费用管理1、办公费用包括采购费包括采购行政资产、办公用品（含电脑、打印机等）。2、办公用品采购费用报销时须提供采购入库单和正规发票，如遇集中采购和大宗采购，采购部门需提供比价记录和正规采购合同。3、各部门工作所需用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报部门领导审批后，由行政部统一安排广告公司印制。4、各部门所需办公用品，月底前在U8系统中填写“采购申请单”，经部门和公司领导审批后，由行政统一采购；5、各部门所需购置的办公用品，统一到行政部领用，并办理领用登记，同时记入部门费用；6、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。7、个人领用的办公用品、工具量具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作变动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。8、公司办公费用报销必须严格按公司费用审批程序执行，对各部门每月超出预算的所有办公费用将不予审批；第十条：业务招待费管理客户来访接待标准和招待费标准客户级别陪同接待人员招待费标准（上限）关键客户副总级及以上人均200元重要客户总监及以上人均150元一般客户大区经理、区域经理、大客户经理及同等职级人均100元1、客户来访，由该区域市场具体负责人提前制定好接待流程，并全程安排好接待细节，提前通知好相关陪同接待人员，客户来访前，应提前和客户约定时间，尽量将接待时间安排在工作日，如有特殊情况，需向部门负责人提出申请，经副总级以上领导批准后方可执行；2、外部公关费用应尽量避免，如确需要发生招待费用的，参照招待费标准，以实际发生费用为准；超标准接待或总价消费在人民币500元以上的交际费用，需在费用发生前提请副总级以上领导批准后方可执行；报销时需写明事由（有副总级以上领导签字和参与人员信息表并附主要客户名片复印件），且需票据与费用匹配的当地正规有效发票方可报销；发票适用情况请参见各地税务局具体规定，如有疑问可咨询当地税务机关。发票信息查询参见上海税务局网：/wsbs/WSBSptFpCx_login.jsp第十一条：市内交通费1、员工本地外出公干，公交、地铁等公共交通工具优先，特殊情况经副总级以上领导批准方可打车；报销车费时需详细注明事由和起始地点，并有副总级以上领导签字；2、出租车费用：部门经理以上职级可根据实际情况需要自行选择；部门经理以下职级人员在时间紧迫按照正常计划安排不过来，需要拜访重要客户或处理重要事务，可在副总级以上领导的批准下选择乘坐出租车，但在报销时，须附副总级签批的书面申请或由董事长直接审批该项费用；否则一律不得报销，费用由自己承担；3、地铁公交车费用：地铁和公交车费用凭发票报销，特殊情况下没有发票的，报销时部门负责人依照销售行程审核属实的，凭副总级以上领导批示的情况说明，可凭其他发票抵消；4、如使用公司公务车辆外出办事，不允许再报销车费；使用自用车辆者，油费、停车费和过路费可以实报实销（在使用之前，必须得到董事长的批准，在报销时须附董事长签批的书面申请或由董事长直接审批该项费用；否则一律不得报销，费用由自己承担）；第十二条：通讯费 1、凡由公司负责统一充值的工作手机号码，仅限工作用途，超出标准部分由各使用人承担；享受话费补贴的人员不得再报销电话费，特殊情况发生的费用由董事长特批；2、公司为关键人员办理统一的电话号码及相对应的通信套餐，电话号码属于公司所有，员工离职后必须交回；所有人员必须保持24小时开机，如果在连续2小时内（飞行时间除外）发现仍然处于关机状态，当月电话费全部由个人承担（享受话费补贴的人员在工资中扣除）；第十三条：快递费1、员工因公如需发送快递，应填写快递申请单，需写明选择的快递公司、送达快递的地址、事由、发送时间，交所属部门负责人签字并确认，行政部审批后，交门卫室，月底由行政部按部门汇总统计，经财务部复核后统一与快递公司结算。2、行政部门要做好统计工作，在送财务审核付款前，交由发送快递部门的部门领导审核签字确认，计入该部门的费用。3、托运费报销，附上物流部领导审核并签字确认的托运登记表及托运回单，填写费用报销单；第十四条：其他事项未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由财务部上报董事长酌情处理。 第三章借款标准第十五条：借款标准 1、员工因公（因私一律不予借支）需要借款，不允许超过500元，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的部门负责人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）；2、试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。 3、员工因公需要借款