开票易-税控机与企业信息管理软件接口操作说明书.doc

开票易 V12.0 第 33页 共32页开票易-税控机与企业信息管理软件接口系统操作手册广州市瑞智系统集成有限公司 服务热线 400-666-3323版权说明 瑞智公司拥有本系统及相关应用软件、文档的全部版权。未经本公司书面受权许可、任何单位及个人不得以任何形式对应用软件及相关文档的任何部分进行复制、抄录、传播或将技术文档翻译成其他国家语言。 信息更新 本系统相关的文档、应用软件会在本公司网站上及时的更新和发布，敬请留意。信息反馈 欢迎您通过各种渠道与我们联系，您的问题和建议都会得到我们的重视和妥善处理： 公司总部地址：广州市天河区科韵路18号五楼 公司联系电话服务热线电话：400-666-3323 传真：814目录前 言1一、系统简介2二、操作流程22.1 开票流程22.2系统安装过程32.3 操作过程7三、功能按钮介绍143.1单据修改143.2单据拆分163.3 单据合并173.4 单据复制183.5 从金税系统导入发票18四、发票信息回写19五、发票打印功能介绍215.1发票打印215.2清单打印22六、基础数据23七、参数设置247.1单据组合247.2开票模式257.3 自动化27八、系统升级与意见反馈28九、结束语29前 言欢迎使用感谢您使用瑞智接口系统管理软件，合理使用本软件，可帮助您提高工作效率和业绩。第一次使用如果您是第一次使用，请认真阅读开票易使用手册，本手册将帮助您更好地了解和使用本系统软件。随着版本的更新，内容可能会稍有变动，敬请留意。在使用的过程中若遇到问题，可通过以下方法解决：1、如果您在使用软件的过程中遇到问题，可通过我们的帮助文档寻找答案, 或者观看我们提供的软件操作演示视频以解决问题。2、如果通过以上方式未得到满意的答案，您可以登录本公司网站上的论坛寻找是否已经有相关问题的帖子, 或者您可以在论坛发布描述该问题的帖子，我们会尽快的为您解答疑问。 3、如果在论坛中也找不到解决办法，您可以发送电子邮件给我们公司的技术支持部门：rz_，或者直接拨打电话联系我们转839 。关于瑞智 广州市瑞智系统集成有限公司成立于1999年，注册资金1000万，是一家集信息应用平台软件开发、系统集成和咨询服务为一体的高新技术企业。公司是国家税务总局发文重点推广软件开发企业“国税总局2003327号文、2003328号文”，并先后获广东省政府“双软”企业认证、高新技术企业认证、ISO质量体系认证等。公司以自主研发的影像处理技术为核心应用平台，先后开发出税务增值税专用发票扫描识别系统、网上认证系统、电子影像档案管理系统、数字化档案馆管理系统，并延伸出税控接口系统、网上报税、移动“眼”、瑞智完全管理系统等产品，成功地在税务、银行、政府、企业等部门得到大规模推广应用，并受到用户肯定好评。 公司拥有一支技术精湛、务实规范的研发队伍，本科及以上学历员工占85%以上；建立了完善的售后服务网络体系；在福州、南昌等省会城市和珠三角地区设有分公司和常驻办事机构。公司秉承合作、创新、分享的企业发展观，与IBM、HP、ORACLE、KODAK、EMC、AVISION（虹光）等国际厂商和国内知名企业建立了长期合作伙伴关系，精诚协作、共同发展，为客户定身打造技术先进、功能强大、实用可行的信息化管理解决方案。 公司以服务社会为宗旨，以科技报国为使命，以务实、协作、规范、创新为企业精神，运用高科技手段，立志在信息化建设的大潮中勇于拼搏、锐意进取，为构筑和谐、高效的现代化社会、振兴民族信息产业做出应有的贡献。一、系统简介随着企业电脑信息化的推广，企业内部采用了一系列电脑信息管理系统 (如进销存软件、财务软件、MRPII/ERP等)，与此同时，运用现代科学工具管理增值税专用发票的防伪税控机，也迅速得到了普及和应用。为配合企业已投入使用的信息管理系统，同防伪税控系统的应用有机地结合起来，瑞智公司秉承为税控机用户服务、提高企业效益的原则，专门为企业量身设计并开发了开票易-税控机与企业信息管理软件接口系统（以下简称接口系统）。系统简单易用，在方便用户对税务数据进行整理、检查、批量处理、统计工作的同时还可将数据写入税务部门系统。大大提高了用户的工作效率，真正实现税务数据管理工作的系统化和自动化。系统功能特征1.税控机联网及企业数据共享； 2.避免重复录入及错误操作 ； 3.发票数据准确率达 100% ； 4.降低税控机返修率； 5.连续高速打印增值税专用发票，发票清单； 6.良好的数据维护、数据优化； 7.系统功能开发满足企业个性化需求； 8.开票自动化，完成轻松自如； 9.提高工作效率，降低劳动成本。二、操作流程2.1 开票流程通过下面的开票流程图，初步接触本系统的用户可以对本系统的开票过程有一个大致的了解。后面我们还将对系统的具体使用方法作进一步的说明。2.2系统安装过程此处我们将对本系统的使用方法进行说明，通过这一步的介绍，用户可以清楚地了解到本系统的操作过程。首先，用户需要进入到我们瑞智官方网站下载系统安装包，公司的网站是：,用户也可以直接打开下载页面/download.aspx 然后找到如下图所示开票易安装包。下载后，用户直接将文件解压出来，解压出来的安装文件如图所示接着，安装开票易程序。双击开票易安装程序打开安装界面，单击【下一步（N）】继续安装系统默认安装路径为D盘，用户可根据需要选择安装到其他盘里面，不建议装在C盘，因为用户如果遇到突发情况，比如系统重装，还原等等，会导致开票数据的丢失。注意：安装过程中一定要将金税卡插上。选择好安装路径后，用户点击安装即可。当系统出现如下界面，表示系统安装成功。点完成后系统会弹出一个填写销方资料的信息输入框，如下图所示用户根据实际开票情况，填写正确的信息1. 先填写销方信息2. 接着填写联系信息。3. 信息填完之后，点击确定按钮。4. 等待系统处理结果，当点击确认按钮后，系统会检查金税卡的情况，这个时候不用作任何操作。5. 当系统出现如下信息提示框，说明注册信息已成功发送，我们工作人员会收到用户提交的注册申请，关掉对话框后，等待10分钟，十分钟后，点击获取注册码，如果系统提示获取不成功，请给我们客服人员联系，我们会给您生成注册码。注意：一定要出现上图所示信息框，才表示用户提交注册信息申请成功，否则，客服人员是收不到用户的注册申请，用户也获取不到注册码。获取注册码成功后，用户点击确定按钮，系统安装完成。2.3 操作过程安装完成后，在用户的桌面会出现如图所示的系统快捷方式图标双击桌面“开票易”快捷方式，系统会弹出下面的登入框初次安装系统，登入密码默认为空，直接点登入进入系统主界面。进入主界面后，用户会看到一系列功能按钮。首先我们介绍增票管理功能模块： 增票管理模块，用户可以在这个界面导入自己开具增值税发票的开票数据。发票数据文件可以是多种形式，txt，excel，csv等文本文件，也可以是如下图所示的数据媒介。我们以文本文件为例，简单介绍一下开票过程。用户可以通过如下图的所标记的文件路径选择按钮选择具有固定格式txt文件，找到文件路径后，点击导入按钮，即可将用户的开票数据以单据的形式导入到增票导入界面。如下图导入完成后，界面上会显示导入的单据。接着，我们单击选中要开具的单据，点击菜单上的“确认”按钮。此时，单据会出现在增票维护界面，用户只需点击左边的“增票维护”菜单键，就会看到，刚才确认进来的单据。增票维护界面，我们对导入进来的单据进行修改，合并，拆分等操作。后面我们将详细介绍这些操作过程。选中需要开具发票的单据，点击菜单栏上的“开票”按钮注意：普通用户在开票的过程中，我们需要打开防伪税控的填开窗口，如下图所示：点开票后会出现如下系统提示框：开票成功后，系统会弹出所开具发票的信息，如下图。发票开具成功后，系统会弹出一个信息框，如下图所示：我们可以打开打开防伪税控的“发票查询”界面查询刚才开具的发票。用户在这个界面进行发票打印，清单打印等操作。如果需要发票作废，用户需要先在防伪税控作废掉发票，然后回到系统，手工作废对应的发票。开票易系统手工作废界面如下：以上，介绍了整个的开票过程。用户可以按照上面的步骤，进行实际操作。三、功能按钮介绍3.1单据修改选择需要修改的单据，点击上面的“修改”按钮，如图所示：点击修改后，系统会弹出单据的详细信息。在这个界面上，用户可以修改客户资料，商品明细资料等。在这里，我们着重介绍修改商品信息。基于部分客户，因为导入到系统的单据会出现单据开票金额与自己财务系统的金额会有几分钱的误差，这个时候，我们可以通过调整商品的金额，税额等，使之与用户所需的开票金额保持一致。1.选择需要修改的商品，点击上面的“修改商品”按钮，或者点击鼠标右键的修改商品。系统会弹出修改的界面，如下图。这个界面上我们可以修改商品信息。2.如果用户只是微调金额或者税额，而其他信息不变（单价，数量），这种情况下，用户需要把界面上的微调按钮前面勾选上。其他情况可以根据实际情况去调整。修改好商品信息后，一定记得点确定，否则信息会恢复到调整前的状态。3. 增加折扣 一般用户可以在原始数据文件中设置折扣，但是部分单据有特殊的折扣要求，比如，需要手工去增加折扣。这种情况下，我们可以在这个修改单据的界面进行折扣处理。步骤如下：选择要增加折扣的商品，点击右键折扣，输入折扣率或者折扣金额，系统会自动分离出折扣金额，折扣税额。也可以选择全部的商品，整张单据进行折扣。用户可以实际手工操作，看看效果4. 调整商品顺序 有些用户在给客户开票的时候，客户要求用户必须按照他们自己提供的商品顺序开票。在这里，用户可以根据自己的需要，调整商品的顺序。3.2单据拆分用户开票的时候，有时会遇到，将一张单据按照客户的要求拆开成多张，并且，哪些明细是必须开在一张发票上的，其他的需要开在另外一张上面。单据的手工拆分，可以为用户提高开票效率。拆分过程如下：选择要拆出去的商品明细，可以是一条也可以是多条商品。选中后，点击左上角的拆分按钮系统会弹出拆分出去的单据信息，这个界面也可以对拆分出去的商品信息进行修改。拆分完成后，在增票维护界面会出现两张拆分后的单据。如下图所示：3.3 单据合并单据合并在开票过程中非常常见，比如用户发票数量有限，单据数量较多，这个情况下，用户可以将同一客户的多张单据合并成一张开具。这样减少可开票次数，提高了用户的工作效率，合并过程如下所示：选择需要合并的单据，点组合按钮，合并之后，两张单据会合并成一张组合单据。3.4 单据的复制当用户遇到，需要重新开具很久以前作废的发票，但是，由于时间太久，原始数据文件不存在了，手工去填开比较麻烦，此时用户可以在增票打印界面找到作废的那张发票，点击右键，选择复制选项。复制有两种选择，一种是金额相同，另一种是金额相反。金额相反适合开具负数发票。3.5 从金税系统导入发票用户开票可能出现，有的发票是用开票易开具的，而部分发票是直接通过防伪税控直接手工填开的。这种情况下，用户去统计开票信息，对账会出现很大的麻烦，所以系统设置了从防伪税控导入发票的功能，这样用户可以通过开票日期的筛选将在防伪税控手工开具的发票直接导入到开票易系统。点击功能选项后，系统会弹出一个开票日期的筛选框，用户可以根据实际情况，导入需要时间段的发票。如下图：四、发票打印功能介绍5.1发票打印发票开具后，我们点击增票打印按钮，点击菜单栏上的刷新按钮，刚才生成的发票，会出现在增票打印的界面，此时，我们对界面上的发票进行打印等相关操作。界面如下：用户选中要打印的发票，点击菜单栏上的打印按钮，系统会弹出下面的窗口。这里要说明一下：如果用户使用的是基本方式，打印出来的发票可能位置与直接从防伪税控打印的不一致，原因是，系统这边还没有，调节打印格式，所以这种情况下，用户直接在防伪税控打印即可，如果用户使用的是便捷方式，可以直接打印，打印的格式会和防伪税控格式一致。在这个窗口中，用户可以预览打印效果，也可以直接连接指定的打印机进行打印。还可以将发票以图片的形式保存到相关的路径储存。5.2清单打印根据防伪开票系统的要求，商品明细超过8条，需要打印清单。清单打印和发票打印一样，击一下清单打印，在界面上会出现需要打印清单的发票。点击菜单栏上的打印按钮会出现如上图所示打印界面的信息框。用户可以预览打印效果，也可以直接连接指定的打印机进行打印。还可以将发票以图片的形式保存到相关的路径储存。五、参数设置参数设置要慎用，需要在我们维护人员的配合下才能使用，现在简单说一下这个设置的作用，用户可以根据自己的需要，向我们咨询后，我们的维护人员会做出相应的设置。回到系统主界面，在系统的最顶端的菜单栏，会看到选项按钮，如下图所示：选择参数设置选项，会弹出如下信息框7.1单据组合 首先介绍单据组合这个参数，点击“单据组合”，点击后会出现如下的信息框，里面主要参数包括相同客户的标识，相同商品的标识，还有单据合并的规则等等所谓相同客户标识，即相同客户有哪些共同的属性，如，购方名称，客户代码等相同商品标识，即商品名称、商品编号，规格型号等7.2 开票开票设置属性，这个参数是非常重要的，所以设置一定要谨慎。否则会出现很严重的开票后果，界面如下：开票设置主要包含开票方式属性，折扣方式属性等等，（一）、开票方式属性有多种：第一种，基本方式；第二种，文本接口；第三种，便捷方式；第四种，便捷方式扩展；最后一种，广东地税。用户比较常用的开票方式主要是基本方式，文本接口和便捷方式。基本方式是比较常用的开票方式，用户需要把开票易打开，也需要把防伪税控的填开窗口打开。文本接口，需注册文本，这里不作介绍。便捷方式，是最方便的开票方式，用户需要打开开票易，但是不需要打开防伪税控，也不能打开防伪税控，只需要插上金税卡就可以开票。（二）、折扣行方式所谓折扣方式，就是，发票里面含有折扣，在开具发票的时候，用户希望在打印发票的时候看到哪种形式。第一种：有每种含折扣的商品，产生一条折扣，如图所示第二种：相同折扣率产生一条折扣，如图所示第三种：所有折扣率汇总到最后一行，如图所示第四种：单独含独立折扣行，如图所示7.3 自动化最后介绍一下自动化参数设置。自动化相关属性的界面如下第一个是，导入后自动确认，这个参数是方便用户在导入后，不用自己手工确认到维护界面，选择后，系统会自动确认。第二个是，确认合并相同商品，即，用户不用去手工合并相同商品，系统