会议活动策划流程.ppt

会议活动工作流程,中赢投资咨询内训文档之,目 录, 序言 1、策划分析 2、方案制定 3、物料准备 静态物料准备 动态物料准备 4、会场落实 5、现场布置 6、现场彩排 7、现场监控实施 8、后期跟踪,会议活动的开展是一个需要各方面统筹协调的系统工程，合理的统筹资源， 安排好工作时间，是顺利开展工作的重要保证。 工作流程的制定，系统、合理的安排工作程序使会议活动的运作更流畅。 工作流程是广告公司内策划的一个有系统、有纪律的制度来执行对品质、 价格及时间的控制。,一、序 言,二、策划分析,三、方案制定,1.静态物料准备,1.1 在设计之前应由客户部要求主办方提供相关物料文字资料； 1.2 设计部根据主办方提供的文字资料，进行物料设计工作； 1.3 设计完成后，由客户部将设计稿提交给主办方； 1.4 主办方提出反馈修改意见 1.5 设计部根据主办方意见进行方案修改工作 1.6 由客户部向主办方提交修改方案 1.7 主办方签字确定设计方案 1.8 客户部下单给制作商进行小样制作 1.9 客户部将小样提交给主办方 1.10 客户签字确认小样 1.11 成品制作（在成品制作期间，制作部派专人到制作公司跟进工作）,四、物料准备,人员 组织,礼仪小姐,主持人,醒 狮,相片提供,面试,人员确定,服装提供,服装确定,礼仪公司提供确定 人员的相片及身份 证号码，主办方签 字确认,个人资料/相片提供,服装提供,相片提供,服装提供,相片提供,服装提供,人员确定,服装确定,人员确定,服装确定,人员确定,服装确定,将主持人资料以及 相片打印，提供给 主办方签字确认,将军乐队资料以及 相片打印，提供给 主办方签字确认,将醒狮队资料以及 相片打印，提供给 主办方签字确认,军乐队,2.动态物料准备,四、物料准备,与主办方、会场 召开三方会议,场馆相关事宜 申报工作,水电报建,用电申请,工具租赁,图纸申报,广告位租赁 （按客户要求）,四、会场落实,将空飘、拱门的使用数量，提供给场馆负责人，由场馆向广州市环卫局进行使用申报。如果超过审批数量，应通过其他途径解决该问题。,在使用场前一周，应将会议期间的用水、 用电预计数量报到会场负责人处。,在使用场馆前一周，向会场提出用电 申请，保障施工及会议用电。,应在施工前，根据物料清单所需要施工 的项目，租赁相关工程用工具，如升降 机、水泥柱等。由施工物料较多，可根 据实际情况要求场馆提供物料储藏处。,根据客户需要，如果有广告发布要求， 可提前向场馆租赁。,向场馆交纳施工押金 办理进场手续 （如车证、施工证等）,签到处搭建,空飘、拱门、刀旗安装固定,灯光、音响调试,礼炮调试（试一发）,广告牌安装,主办方验收,主席台搭建,报到处搭建,花篮摆放,国旗、会旗升降,现场安装调试,各大功能区划分,五、现场布置,主持人,主办方提供 相关资料,主持人组织 主持词,提交主办方 审核,主办方提出 修改意见,主持词修改,主持词确定,主持人 熟悉场地,六、现场彩排,礼 仪,主办方、礼仪、组织方 三方到达现场,主办方挑选重点礼仪 （目的：引领重要嘉宾）,确定重点区域 （如重要嘉宾站位等）,礼仪现场走位,六、现场彩排,节目演出,与主办方沟通 确定节目风格 及演出时间,与演出方沟通 确定节目风格 及演出时间,向主办方提交 节目单,主办方提出 修改意见,节目单修改,主办方签字 确定节目单,现场节目彩排,主办方、演出方、 组织方三方主要 负责人到场进行 节目审查工作,演出方制订 节目单,六、现场彩排,会议活动中包含许多动态的因素，是文字所不能完全禁锢的东西。 会议现场很有可能会发生一些突发性事件，这是对一个团队机动性、 组织