文书工作讲义

文书工作讲义第一编文书工作第一章公务文书一、公务文书，又叫公务文件，或公文、文件，是由法定的机关与组织在公务活动中按照规范的体式，经过特定的处理程序制成的凭证性信息记录，包括收发文件、电报、报表、会议记录、调查资料、登记簿册等。它是传达和贯彻执行党和国家的各项方针政策，管理党和国家事务，沟通机关之间的联系和开展各项工的一种工具。二、公务文书的特点1、由法定的作者制发。2、具有法定的权威性和现行效用。每份公文都是她的制发机关根据自己职权为传达一定的意图或解决一定的问题而制发的，都有它的特定效用，又叫现实执行效用，这是公文最本质的属性，也是区别于档案的重要标志。3、具有规范的体式并需经过特定的处理程序。三、公务文书的作用1、法律的约束作用；2、领导和指导作用；3、公务联系作用；4、宣传教育作用；5、凭证和依据作用。四、公务文书的分类（一）从机关授受公文的角度划分：发文和收文；（二）根据行文关系划分：上行文、平行文、下行文；（三）根据公文的制发机关及其性质划分：法规文件、行政文件、党的文件等；（四）根据公文的阅读范围和机密程度划分：可公布的文件、机密文件、内部文件。其中机密文件又可分：绝密级、机密级、秘密级3种。五、公务文书的种类及其用法：1、命令；2、决议；3、决定；4、指示；5、公告；6、通告；7通知；8、通报；9、议案；10、报告；11、请示；12、批复；13、条例；14、规定；15、办法；16、意见；17、函；18、会议纪要六、通告、公告和通知的联系和区别联系：都是公务性的文件。区别：公布的范围不同。公告是适用于党和国家向国内外宣布重要或法定事项；通告适用于公布社会各有关方面应遵守或周知的事项；通知适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要会议精神或情况。七、报告和请示的区别和联系联系：呈法性的上行文，基本结构基本相同。区别：1、请示是请求上级机关给予指示、批准；报告是汇报工作，反映情况，提出建议，一般不需要上级机关答复，上级机关的重要报告可以超出下级机关。2、请示侧重于请示的事项，并一般制发于问题解决之前；而报告侧重于说明工作情况，一般制发于问题解决之后。3、请示一文一事；报告内容具有综合性，关于几项工作的报告。4、请示上报同时，不宜抄送同级与下级机关；而向上级机关的重要报告可以抄送下级机关。八、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。九、公文的体式，又叫公文程式，指的是公文的体例和格式。公文体式是由公文在国家与社会生活管理中的特定作用而决定与制约的。公文体式不但关系公文制发机关正确地表达思想意图，而且直接影响公文的处理与管理。公文的文体，是指公文的语言体例、体裁风格与表现形式。公文的体例是以语体文为原则，兼有议论文、说明文和记叙文等表达方式的应用文。十、公文的结构公文结构指的是公文的各个组成部分，即标题、发文字号、正文、发文机关、收文机关、公文日期、盖印和签署、附件等十一、标题位于公文的开首，正文上端最醒目处，一般有责任者（发文机关）、事由（主题）、公关名称（文种）公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。十二、撰写正文要求内容符符合党和国家的方针、政策和法律、法规，切合工作实际，层次清楚，文字简练，标点符号准确，不滥用简称，符合行文关系的用语要求。除综合性计划、报告外，一般要求一文一事，以便于处理。十三、发文机关是公文的制发机关，即公文作者，发文机关名称写在正文之下偏右侧。两个以上机关联合行文时，应将联合发文的机关的名称并列写出，主办机关在前，协办机关在后。十四、公文日期如何确定？成文日期是公文的生效或形成标志。一般公文以机关领导人签发的日期为成文日期。如该份公文由机关几位领导人共同签发时，以机关正职或主要领导人签发的日期为准。如公文在签发后印制时间较长，也可以印发的日期为成文日期。两个以上的机关联合制发的公文，以最后签发公文的机关所签的日期为准。电报以发出日期为准。会议通过的公文，以通过日期为成文日期。经过领导机关批准或会议讨论通过的公文，批准或通过日期应在公文标题的正下方加括号注明，并写明会议名称（法规性公文的批准或通过日期与生效施行的日期为两个不同的日期，应在公文中同时予以标明）十五、国家行政机关的对外行文一律加盖机关印章。盖印的位置为公文末尾发文机关与公文日期之上。附件是附属于正文的公文或材料，作为对正文的说明或补充。它应在置于正文之后、落款之前注明其名称和顺序。十六、发文字号简称文号，亦即发文编排号码。发文字号书写位置一般在文头与公文标题之间。十七、公文编号也叫份号，是对同一文稿印制的公文逐份编写的顺序号。十八、签发人是指代表机关对公文的形成进行最后审定并签署意见批准印发的领导人。签发人对其所签发的公文负有主要责任。十九、公文稿本含文稿和文本两层意思。文稿一般是指未正式印发前的文书材料，包括草稿和定稿。文本是指在公文正式发出后的各种物质形态，如正本、副本、暂行本和试行本、草案本、修订本、各种文字文本。二十、公文的定稿又称原稿。定稿应与正式公文一并保存。暂行本、试行本在暂时推行或试验期间具有法定效用。二十一、公文草案本有两种情况：一种是虽然拟成，但未经有关机关审议通过和批准公布的公文。另一种是国家机关正式发布的公文，它虽然标有“草案”字样，但具有现实执行作用，多见于公布试行的一些法规性公文。这种业经发布的草案，并非前面所说的草稿，而是正本，它跟公文的试行本、暂行本相似，在草案试行期间，代表制发机关的法定权威并具有正式公文的各种作用。二十二、公文各种稿本的联系和区别草稿：是文件的原始文稿，供修改讨论审批使用。经过领导人签发或经会议通过即成为定稿，草稿是定稿的基础。定稿是经过签发的最后完整稿，是印制正本的依据，正本是依照定稿印制的供正式使用的文本，具有法定的效用。副本是正本的复制本或同时印制的复份，供传阅、参考、备查使用。暂行本、试行本也是正式发行的文本，具有法定效用。同一种文件根据需要可以印制两种以上文字并作为正本同时使用。二十二、撰写公文的基本要求、步骤和方法要求：1.观点正确，符合党和国家的方针、政策及法律法规。2.切合实际，准确无误。3.文字简明，条理清楚，篇幅简短。4.体式规范，书写材料优良。步骤方法：1、明确发文的主题和目的；2、收集有关材料，进行调查研究；3、拟写提纲，安排结构；4、紧扣主题，起草正文；5反复检查，认真修改；二十三、县和县以下机关一般不使用命令（令）这种文种。决定由领导机关的一定会议讨论后作出的。关于事件处理和干部处分的决定，应写明针对的当事者。关于组织机构设置、人事安排的决定，只需写明根据和决定的意见，不需要作具体理由和意义的分析。二十四、公告的标题，通常只写“公告”2字，有的写明发布公告的机关，有的还写入公告事项。通知不受发文机关的级别和发文内容重要程度的限制，征文后一般用“特此通知”结尾。二十五、报告从内容和性质上可以分为工作报告、总结报告、调查报告等，工作报告中不要夹带请示事项。总结报告的内容主要有工作的主要情况，主要经验体会，存在的问题，今后努力方向。结尾用“特此报告”、“请予审议”等。二十六、写请示要主题明确，要求具体，一文一事，理由相近，以方便阅读和及时办理。请示应只主送一个需要由其答复的领导机关，不能多头主送。只有受双层领导的机关，才可同时抄送另一个领导机关。在未得到答复或批准之前，请示不能同时上送下达，不能送给领导个人。二十七、批复是针对下级来文请示的问题表明意见。批复的撰写，首先要写明所针对的来文的发文号或公文题名，然后针对来文提出的问题和要求，简要明确地答复同意与否，是否批准。如果不同意或不予批准，应当说明理由，或者是表明“基本同意”或“原则同意”，并对其中不同意的部分提出具体修正意见，或提出另外补充的意见和注意的问题、办法等二十八、函是一种公务信件，格式与一般私人书信相似。写明上款和落款（即收文机关和发文机关）、发文日期。二十九、会议纪要的内容，通常首先扼要介绍会议的一般情况，如召开会议的机关，会议进行的时间、地点、与会人员、主持人，主要议题以及对会议成果的评价等。语气可用“会议认为”、“会议决定”等第三人称方式叙述。第二章文书工作三十、文书工作通常又叫文书处理工作，是指应机构开展各类活动的需要，酝酿生成公文直至办理完毕可以有效管理的全部活动，包括公文的撰制、传递、运转、整理编目、检索查阅，归档保存等项工作环节。三十一、文书工作的基本任务是：遵循文书工作的规律，运用科学、系统的方法，及时、准确、安全地制发、传递、办理和保管公文，正确、有效地发挥公文作用，为推进机关工作，实现机关职能服务，为社会主义物质文明、政治文明和精神文明建设服务。二十九、文书工作的具体任务包括：1、公文撰制；2、公文处理；3、公文管理；4、公文整理归档；三十、文书工作的特点：1、政治性；2、时效性；3、程序性；4、技术性。三十一、文书工作的作用文书工作在机关工作中占有重要的地位，它在参与政务和管理事务方面起着重要的作用。第一、它是机关工作的纽带。通过公文的传递，把上级机关的方针、政策和工作意图贯彻下去，把下级机关的情况和问题反映上来。通过公文的周转，以及各部门的协调、配合，机关上下左右联成一个整体，共同实现自身职能。第二、它是机关领导工作的助手。有助于领导深入基层调查研究，了解真实情况，用具体切实的领导代替形式化的领导，增强决策的科学性、准确性。第三、它是保守党和国家机密的重要环节。有了健全的文书工作制度，才能更好地杜绝各种失密、泄密因素，避免给国家带来危害或损失，有效地保证党和国家机密的安全。第四、它可为档案工作打好基础。公文是档案的前身，档案是公文的归宿。规范、科学的文书工作，保证了公文质量，改善了档案来源，为档案工作打下了良好基础。机关文档一体化管理成为发展的必然趋势，机关文书工作与档案工作将逐步融为一体。三十二、公文处理办法规定：“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。”（一）文书处理的基本原则：1、实事求是；2、精简；3、高效（二）文书处理的基本要求1、及时；2、准确；3、安全（确保公文物质载体和内容的安全。物质载体的安全，就是要保护好公文；内容的安全，不失密、泄密）三十三、文书工作是一项常规性、专业性工作，需要有专门的机构和人员去负责完成。三十四、全国党政军系统的文书工作，分别由中央办公厅、国务院办公厅、中央军委办公厅进行统一指导。三十五、我国机关文书工作主要有集中与分散两种形式。文书处理工作集中形式一般适用于较小机关和部分中级机关；三十六、行文是指以本机关名义撰制公文向受文机关运行的工作活动。行文规则是指公文在撰写和处理过程中必须遵守的规定和准则，是国家有关部门专门制定的旨在控制行文方向、行文方式和行文数量的有关规定，是各级机关公文往来运行所必须遵循的规则。机关行文必须有其前提和基础，前提是其隶属关系，基础则是其职权范围。三十七、隶属关系体现在行文工作中就是行文关系。行文关系主要有4种：1、同一组织系统中，上、下级机关之间领导与被领导关系。如国务院与各省人民政府。2、同一组织系统中，上级业务主管部门与下级业务主管部门之间的业务指导与被指导关系。如国家档案局与各省档案局3、同一组织系统中，同级机关或同级部门之间的平行关系。4、非同一组织系统中的任何机关或部门之间的不相隶属关系。如国务院办公厅与军委办公厅。三十八、行文方向各机关按照一定的行文关系向不同层次机关运行公文，即构成一定的行文方向。行文方向有上行、下行、平行三种。四十、职权范围：职权范围是指本机关在其组织系统中所负有的职能和所具有的权力。职权有两种：1、本机关职权；2、上级机关授权，行文的内容必须是本机关职权范围内的事项，超出了即为越权。四十一、行文方式：行文方式是根据行文关系、行文方向以及公文性质、效力范围等因素而确定的公文发布、传递的方式。机关行文必须选择正确的行文方式。根据工作需要，机关可采用以下不同的行文方式。1、逐级行文；2、多级行文；3、公开公布；4、越级行文。四十一、正确有效的行文规范：(一)确有必要，方可行文。(二)行文应党政分开：党政之间互不发领导性、指挥性公文，也不发呈请性公文。但党政机关可以联合行文，也可以采用抄送形式使对方了解有关情况。(三)不越级行文，只有在以下特殊情况下，下级机关才能越级行文：1、发生特殊紧急情况，如战争、突发性事件及严重自然灾害等；2、经多次请示直接上级机关，长期未得到解决的事项；3、上级机关交办的并指定越级直接上报的事项；4、与直接上级机关有争议而无法解决的问题。5检举、揭发直接上级机关。(四)不越权行文(五)尽量直接对口行文，减少中间环节。(六)涉及路线、方针、政策和其他部门职权范围的事项，应联合行文。(七)分清主送和抄送机关。请示和要求答复的事项，一般只写一个主送机关，需要同时抄送其他机关的，应当用抄送形式。受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。(八)选择正确的文种“请示”应当一文一事；“报告”不得夹带请示事项；不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”，不相隶属机关或部门之间一律以“函”行文；非法律、法规规定可使用“命令（令）”的机关，一律不得