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教学、出版、基建、科研、设备、财会类档案材料立卷、归档须知,中国海洋大学档案馆 2010年4月,主要内容,一、归档范围与时间安排 二、预立卷制度 三、档案整理 四、档案移交,一、归档范围与时间安排,1、归档范围： 参照中国海洋大学档案管理办法,2、归档时间安排： 自然年度形成的综合管理类文件材料第二年度上半年 学生成绩类档案 隔一年归档_ 课题（项目）材料结题或鉴定会后一个月内归档 仪器设备的随机全套材料开箱验收合格后一个月内归档 安装、调度等材料安装、调试后一个月内归档 使用、管理过程中形成的材料每年4月份归档 基建项目档案验收后两个月内归档 出版档案次年六月底前归档,二、预立卷制度,各兼职档案员要将本单位本年度将形成的或已形成的文件材料（包括音像）实行预立卷。即设置预备案卷，把将形成或已形成的材料按保管期限、类别、时间、分类保管，为下一年度的归档工作做好准备，以确保本单位形成档案材料的齐全、完整。,1、档案收集、分类 （1）按年度分类：跨年度的请示与批复，归入批复年度，也可以放在批复问题的针对年度或生效年度。 （2）按保管期限分类：依据保管期限表和文件的重要程度，先判定每份文件的价值再确定保管期限，不同保管期限的文件应分开组卷排序。,2、档案组合 同一事、同一问题或反映同性质问题的文件一起组合排序，力求准确，并保持同历年档案组合的方法、规律一致。,3、档案材料排列 文件排列按照文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，有秩序地排列，达到系统地反映档案文件内容的目的。,（1）管理内容的文件材料按问题、时间或重要程度排列。 （2）密不可分的文件材料按以下原则排列： 批复、批示在前，请示、报告在后； 正件在前、附件在后； 正文在前，定稿在后； 定稿在前，历次主要讨论稿在后； 转发件在前、被转发件在后； 结论性材料在前，依据性材料在后。,（3）同一作者在同一保管期限内有几个问 题，先按问题、后按时间或文件联系排列。 （4）问题单一，作者单一或名称单一的文件按时间顺序排列。 （5）同一保管期限内若有重要文件和次要文件，按重要程度或问题联系排列。,三、档案整理,初步整理 核查 编写档号和页号 填写并打印卷内文件目录 下载并填写备考表,1、初步整理 由立卷人按照归档要求对归档文件进行整理，检查有无错误和遗漏。,2、核查 内容核查： 核查案卷是否保持有机联系。 形式核查： 核查保管期限是否分类准确； 查年度、问题、文件材料排列是否符合归档 要求； 核查材料收集是否齐全，有无遗漏、重复、 空白页、反页、倒页。,3、编写页号 有字的页面均作为一页，页号用钢笔写在页面的右下角（反面写在左下角），文件、书册等能利用原页号的可不再编写页号。,4、填写并打印卷内文件目录 请到“表格下载”一栏点击“归档文件目录”进行下载。,卷内文件目录式样如下图：,卷 内 文 件 目 录,顺序号： 按文件排列先后填写。 文号： 文件制发机关的发文字号。,责任者： 形成该文件的单位或对文件负责的署名者，以落款或 印章为准，简报作者填写编者。 要写全称或通用简称，如“山东省”可写为“省”，“中国海洋大学”可写为“校”，但不能缺省，如：只写“组织部”，就不能确定是校组织部还是省委组织部。 责任者要写全，如“省委办公厅”不可只写为“省委”。 有多个责任者可用“、”隔开，如太多，可写一到两个，最后标注“等”字，表示还有其他单位。,日期： 文件的形成时间，即文件的签发时间（以落款时间为准，请不要填写“*日印发”处的日期)。没有日期的文件要考证清楚。格式为8位数，如20050608,其中年份为四位数，如“2005”不能写为“05”，月、日均为两位数，19月份及19日要前面加零。,页号： 按卷归档的文件填写每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号。 备注： 对文件作必要的说明（如密级或是否为复印件、传真件或文件是否有缺漏），没有需要说明的内容可不填写。,5、下载并填写备考表 下载地址为: /archives/biaogexiazai.htm或 卷内备考表由立卷人负责填写 备考表式样如下图：,本卷情况说明： 填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁情况。 立卷人： 由立成本卷即归档单位负责整理归档文件的人员签名。 检查人： 由立卷部门分管档案工作的负责人签名。 立卷时间： 填写完成立卷的日期。,另外，课题（项目）档案需下载并填写科研项目说明书，设备档案需下载填写大型精密仪器、设备文件材料归档审核表,下载地址为: 或 /archives/biaogexiazai.htm,四、档案移交 1、复查定卷 为了确保案卷质量，在上述工序完成后，由档案部门复查定卷， 如不符合案卷质量要求，由立卷人根据复查意见进行整改。 2、装订或装盒 对适宜装订的案卷装订、固定；对不适宜装订的案卷装盒，每一份文件加盖