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,Office应用技巧及进阶培训,Copyright 2008 By Neusoft Group. All rights reserved,培训内容,第一部份 Word使用技巧 第二部份 Excel使用技巧 第三部份 PowerPoint使用,第一部分 Word使用技巧,回车键、空格键、INSERT键的使用 制表位的使用 F4键的妙用 Word文件加密 如何复制Word文档到表格 项目符号的使用,第一部分 Word使用技巧,段落格式的排版 删除Word页眉下划线 快速设置下标,1.回车键、空格键、INSERT键的使用(一),为了排版方便起见，在各行结尾处不要按【Enter】键，段落结束时可按【Enter】键；常见【Enter】误用： 用回车键换行 不要在一行中任意按下回车键，回车键仅仅用于结束一个段落。当你连续输入是，文字会按照设定的页面自动换行，,1.回车键、空格键、INSERT键的使用(二),即使在行末按回车键也不妥，在修改文档时也很容易造成右边文字的参差不起。如果只不过是想换行，可以使用软回车“Shift+Enter”。 连续按回车换页 如果希望将某段文字放置在下一页，不要连续按下回车键以开始新的一页，应使用Word“插入分页符”功能，在准备作为下一页的位置按下 “Ctrl+Enter”。,1.回车键、空格键、INSERT键的使用(三),对齐文本时不要用【Space】键，可用缩进等对齐方式。常见【Space】误用： 使用空格键完成缩进 应该使用拖动缩进标志的方法来实现文字的缩进，按着Alt键的同时拖动可以实现缩进距离的微调。当然最好的方法还是使用Word 2003样式列表中的“正文（首行缩进两字）”样式。,1.回车键、空格键、INSERT键的使用(四),添加空格进行对齐 不要在文字前按下一大堆空格来使文字达到的效果，应该使用制表位及右对齐、居中等工具按钮，这样才能在你对文字进行增删操作时，文字的位置也发生相应变化，确保始终处于对齐位置。,1.回车键、空格键、INSERT键的使用(五),按【Insert】键进行插入状态与改写状态切换。在插入状态下，输入的文字会出现在插入点的位置，以后的文字会向后退；而在改写状态下，输入的文字会取代插入点后的位置，以后的文字并不向后退。若当前处于插入状态，则此时最右端的“改写”呈暗色显示，否则为“改写”状态。,2.使用制表位设置缩进(一),Word窗口中的制表位如下图所示，利用制表位可以设置段落缩进，操作步骤如下：,2.使用制表位设置缩进(二), 选择制表位的类型，可单击标尺左侧的【制表符类型】按钮，直到出现用户所需要的对齐方式图标为止。 在标尺上适当的位置单击标尺下沿即可。 设置好制表位后，用户就可以用制表位输入文本。按【Tab】键使插入点达到所需的位置，然后输入文本内容，每行结束按【Enter】键。,2.使用制表位设置缩进(三),应用实例讲解 (/实例/word/使用制表位.doc),3. F4键的妙用,Ctrl+F4：关闭当前文档，若没有保存，将提示保存。 F4：重复上一步的操作。 Alt+F4：关闭所有文档，若没有保存，将提示保存，并退出WORD。 Shift+F4：执行“查找”操作后，关闭“查找”对话框，按此组合键，相当于按“查找下一个”按钮。,4. Word文档加密(一),Word文档可以设置打开密码、修改密码，也可以设置文档保护： 打开密码 保存Word文件时可以设置“打开密码”和“修改密码”。设置了“打开密码”后，每次打开这个Word文件时都会提示输入密码，如果别人不知道“打开密码”，则无法打开文件看到里面的内容。,4. Word文档加密(二),修改权限密码 这个主要是针对修改文件的，如果没有密码，无法修改文件内容(当然可以另存一份修改)。 保护文档 启用文档保护后，不需要输入密码就可以打开文件，但是不允许更改文件内容。,4. Word文档加密(三),上述文档保护的操作步骤如下： 在需要设置口令的文档窗口中选择“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框。 选择“安全性”选项卡，根据需要设置相应的密码。 单击【确定】按钮，打开“确认密码”对话框。 再次输入所设置的密码，单击【确定】按钮。 要取消密码保护，只需把密码清空，保存退出。,4. Word文档加密(四),应用实例讲解 (/实例/word/word文档加密.doc),5.如何复制Word文档到表格(一),当Word文档中表格的内容多于一页时，我们可以设置标题行重复，使其反复出现在每一页表格的首行或数行，这样更便于表格内容的理解，也能满足某些时候表格打印的要求。 如果表格的第一行作为标题行，需选中第一行（全部或部分）或将插入点置于第一行的单元格中；如果表格的开始连续数行作为标题行，需选中这些行（全部或部分）。 单击“表格”菜单的“标题行重复”命令。,5.如何复制Word文档到表格(二),应用实例讲解 (/实例/word/复制word文档.doc),6.项目符号的使用(一),添加项目符号 添加项目符号的步骤： 在打开的文档中，选定文本内容。 单击“格式”菜单，选择 “项目符号和编号”命令， 打开“项目符号和编号”对话框， 如下图所示。,6.项目符号的使用(二),选择“项目符号”选项卡，选择所需要的项目符号，若对提供的编号不满意，可以单击【自定义】按钮，在“自定义项目符号列表”对话框中进行选择。 单击【确定】按钮。,6.项目符号的使用(三),添加编号 设置编号的操作步骤如下： 选定欲设置编号的段落。 单击“格式”菜单，选择“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框。 选择“编号”选项卡，选择所需要的编号，若对提供的编号不满意，也可以单击【自定义】按钮，在“自定义编号列表”对话框中进行选择。 单击【确定】按钮。若对已设置好编号的列表进行插入或删除列表项操作，Word将自动调整编号，不必人工干预。,7.段落格式的排版(一),设置段落间距、行间距 段落间距是指两个段落之间的距离，行间距是指段落中行与行之间的距离，Word默认的行间距是单倍行距。 设置段落间距、行间距的操作步骤如下： 选定欲改变间距的文档内容。 单击“格式”菜单，选择“段落”命令；,7.段落格式的排版(二),或右击选定的段落，在快捷菜单中选择“段落”命令，打开 “段落”对话框，如下图所示。,7.段落格式的排版(三),选择“缩进和间距”选项卡，在“缩进和间距”选项卡中的“段前”和“段后”数值框中输入间距值，可调节段前和段后的间距；在“行距”下拉列表框中选择行间距，若选择了“固定值”或“最小值”选项，则需要在“设置值”数值框中输入所需的数值；若选择“多倍行距”选项，则需要在“设置值”数值框中输入所需行数。 设置完成后，单击【确定】按钮。,7.段落格式的排版(四),段落缩进 “段落缩进”是指段落文字的边界相对于左、右页边距的距离。段落缩进有以下4种格式。 左缩进：段落左侧边界与左页边距保持一定的距离。 右缩进：段落右侧边界与右页边距保持一定的距离。 首行缩进：段落首行第一个字符与左侧边界保持一定的距离。 悬挂缩进：段落中除首行以外的其他各行与左侧边界保持一定的距离。,7.段落格式的排版(五),（1）用标尺设置左缩进右缩进首行缩进悬挂缩进制表位 Word窗口中的标尺如下图所示，利用标尺设置段落缩进的操作步骤如下：,选定要设置缩进的段落或将光标定位在该段落上。 拖曳相应的缩进标记，向左或向右移动到合适位置。,7.段落格式的排版(六),（2）利用“格式”菜单 操作步骤如下： 单击“格式”菜单，选择“段落”命令，打开“段落”对话框。 在“缩进和间距”选项卡中的“特殊格式”下拉列表框中选择“悬挂缩进”或“首行缩进”选项，在“缩进”区域设置左、右缩进。 单击【确定】按钮。,7.段落格式的排版(七),（3）利用“格式”工具栏 单击“格式”工具栏上的【减少缩进量】或【增加缩进量】按钮，可以完成所选段落左移或右移一个汉字位置。,7.段落格式的排版(八),段落的对齐方式 段落对齐方式包括左对齐、两端对齐、居中对齐、右对齐和分散对齐，Word默认的对齐格式是两端对齐。 如果要设置段落的对齐方式，应先选定相应的段落，再单击“格式”工具栏中相应的对齐方式按钮或利用“格式”菜单中的“段落”命令即可完成。,7.段落格式的排版(九),操作步骤如下： 单击“格式”菜单，选择“段落”命令，打开“段落”对话框。 在“对齐方式”下拉列表框中选择相应的对齐方式。 单击【确定】按钮。,7.段落格式的排版(十),段落的对齐效果如下图所示。,7.段落格式的排版(十一),边框和底纹 为起到强调作用或美化文档的作用，可以为指定的段落、图形或表格等添加边框和底纹。添加边框和底纹的操作步骤如下： 先选定要添加边框和底纹的 文档内容。 单击“格式”菜单，选择 “边框和底纹”命令，打开 “边框和底纹”对话框，如 右图所示 。,7.段落格式的排版(十二),可以进行如下设置： 加边框：可以为编辑对象设置边框的形式、线形、颜色、宽度等框线的外观效果。 加页面边框：可以为页面加边框，设置“页面边框”选项卡的方法与“边框”选项卡相似。 加底纹：在“填充”选项组中选择底纹的颜色（背景色），在“格式”列表框中设置底纹的样式，在“颜色”列表框中选择底纹内填充的颜色（前景色）。 设置完成后，单击【确定】按钮。,7.段落格式的排版(十三),首字下沉 首字下沉就是把文档中某段的第一个字或前几个字放大，以引起注意。 首字下沉分为下沉和悬挂两种方式，设置段落首字下沉的操作步骤如下： 先将插入点定位在欲设置“首字下沉”的段落中。 单击“格式”菜单，选择“首字下沉”命 令，打开“首字下沉”对话框，如下图所 示。在位置区域中选择需要下沉的方式 ，还可以为首字设置字体、下沉的行数 以及与正文的距离。 单击【确定】按钮。,8.删除Word页眉下划线(一),删除word页眉下划线步骤： 双击页眉，使页眉处于编辑状态 单击“格式”“边框和底纹” 选择“边框”选项卡“设置”栏目中选中“无(N)” 在右边“应用于”栏目中选“段落”,8.删除Word页眉下划线(二),应用实例讲解 (/实例/word/删除页眉下划线.doc),9.快速设置下标(一),常用的方法是：首先选中这些字符，然后打开“格式”菜单，选中“字体”命令中的“字体”选项卡，在此对话框的“效果”栏中选择“上标(P)”或“下标(B)”，然后单击“确定”按钮。,9.快速设置下标(二),使用快捷键 加上标:使用Ctrl+Shift+=组合键，按一次后就可进入上标输入状态，再按一次可恢复到正常状态。 加下标:使用Ctrl+ =组合键，同样按一次后就可进入下标输入状态，再次按就可恢复到正常状态。,9.快速设