机关公文写作体会汇报.ppt

文章的要素,形式,内容,主题,材料,结构,语言,文章的四大要素,一、公文正文写作的“三要素”,公文正文部分的写作是有规律的，它根据“干 什么”、“为什么”和“怎么样”的逻辑起点构 成。由此形成“主旨”、“依据”和“分旨”三个 要素。,公文是一种“表达意志”的表意文，有 自觉的“目的”、“意图”和“根据目的来 支配、调节自己的行动，实现预定目的”的 “干什么”即主旨，“为什么干”即依据， “怎么干”即分旨。这三个方面的内容是构 成公文正文的三大要素。,三个要素各有一套恒定的“类型”+“文字标志” 的表达特征；同时，三个要素按照“内容集中、先 后有序、详略得当”的结构标准和“主旨明确、正 确、切实；依据真实、切题、充分；分旨具体、周 密、可行”的内容标准组合在一起。,主旨即公文表达的最主要的意义或目的。它回 答公文要“干什么”的问题，是公文的头号要素。 任何公文，不论篇幅长短，总能概括成管理者或被 管理者的某种基本目的或意图。如上行文：“为确 保库区安全生产，做到常备无患，急需修建地下消 火栓四处，需要资金4.4万元。妥否，请审批。”主 旨不明，则上级不知下级所请何事，下级不知上级 所命何为。,（一）公文的主旨,（二）公文的依据,依据即公文主旨提出和成立的理由和根据。主 旨的提出和成立，建立在一定的理由或事实的基础 之上，其中的理由或事实便是依据。如果缺少这种 必要的理由和根据就会影响受文者对来文主旨的接 受。主旨和依据这种依赖与被依赖的依存关系非常 类似于议论文中论点和论据的依存关系。,和主旨要素不同的是，有时依据要素可以省略。 如“为改革我国在对外活动中有关赠礼、受礼的决 定规定，特作如下规定”。这种省略现象并不是说 依据要素不重要。 依据要素的类型可分为理论依据和事实依据两 大类型：前者又可细分为党和国家的政策法规，文 件会议精神，领导指示等小类；后者又可细分为现 实状况以及过去事实等小类。另外，来文来函，会 议通过等等也是经常使用的事实引据。,（三）公文的分旨,分旨即为一篇公文中为实现主旨而制定的具 体办法、要求或补充详述的具体事项。,一、请示的必备知识,二、请示的结构和写法,（一）请示的含义和适用范围,1.请示的含义,一、请示的必备知识,请示是用于向上级机关请求指示、批准的公文。,3.一文一事。即一份请示只能请求指示、批 准一件事或解决一个问题。,1.事前行文。请示一定要在工作开始前行 文，得到上级机关批准后才能付诸实施，不可“先 斩后奏”或“边斩边奏”。,2.请求批复。请示行文的目的非常明确， 即要求上级机关对请示的事项作出明确的批复。,（三）请示的类型,1求示性请示。这类请示所涉及的是下级机 关对方针政策在认识上不明确、不理解，或对新 问题、新情况不知如何处理的问题。,关于交通肇事是否给予被害者家属抚恤问题的请示 最高人民法院： 据我省县人民法院报告，他们对交通肇事致被害人 死亡，是否给予被害者家属抚恤的问题，有不同意见。一种 意见认为，被害者若是有劳动能力的人，并遗有家属要抚养 的，给予抚恤。另一种意见认为，只要不是由被害者自己的 过失所引起的死亡事故，不管被害者有无劳动能力，都应酌 情给予抚恤。我们同意后一种意见。几年来的实践经验证 明，这样做有利于安抚死者家属。 是否妥当，请批复。 省高级人民法院 年月日,例文,2求准性请示。这类请示所涉及的，是下级机关 限于自己的职权，无权自己办理或决定的事项。,3求助性请示。这类请示所涉及的，是下级机关 遇到仅靠自己的力量，很难克服或无法克服的困难。,二、请示的结构和写法,（一）标题,由发文机关、事由和文种“请示”构成。标 题中的事由要明确，语言要简明。由于“请示” 本身就含有请求、申请的意思，所以标题中应尽 量不再出现“申请”、“请求”一类词语。,（二）正文,由请示的原由、事项和惯用结束语三部分组成。,1原由。即请示的理由或依据。开头先提出为 什么要请示，请示的依据是什么。请示的依据可分为 理论依据和事实依据两种。理论依据是指以上级的某 一公文精神为依据，事实依据是指以实际工作中的具 体情况为依据。必要时，二者可结合起来，共同组成 请示原由。原由是写作请示的关键，直接关系到请示 事项能否成立和上级机关的审批态度。,请求的原由既要简明扼要，使人一目了然，又 要提供足够的依据，令人信服。内容既要实事求 是，有理有据，说明充分，又要条理清楚、开门见 山。如果原由比较复杂，还必须写明必要的事实和 数据，不能为追求简要而作简单化处理，而要让领 导知晓批准或不批准这个请示，将分别出现什么情 况。,写作请示，首先需要明确制文目的和意图。请 示的行文目的是要解决本地区、本单位的实际困难 和问题。要通过阐述自己的理由来说服上级给予理 解、支持和帮助。在阐述原由时要选好角度，尽可 能结合国家的方针政策来说理，这是请示事项能否 成立的前提条件，也是上级机关批复的直接依据。 原因要讲得客观具体，理由要讲得合理充分。要用 事实说话，不能有过多的主观臆断和议论。有时可 在请示中渗入一些情感性因素，采用以情感人的方 式打动人，以取得上级的理解和支持。,注意事项：请示的理由一般包括两个部分：一 是需要，二是可能。比如：要请求列一个建设项 目，就得说明对这个项目如何需要，甚至如何迫切 需要，以及该项目建成后将会带来怎样的经济效益、 社会效益等。另外，还要说明上这个项目的可能 性，包括地理条件、资源条件、社会条件、资金来 源等。有些简单事项的请示，只说明需要就可以了。,对于一些牵涉面广，政策性、探索性、创新性 强，事关全局的重要工作和事项的请示，要尽量把 情况说清，把理由说足，从全局的高度来分析问 题，提出请求。如果能结合上级的有关政策来阐述 理由，则往往能取得理想的行文效果。如： 市人民政府关于特大自然灾害救济补助费的请示 的原由部分：,今年我市遭受了不同程度的干旱、冷冻、风雹、洪涝、病 虫害等自然灾害，特别是入汛以来发生的风雹、洪涝灾害，造 成灾区部分群众房屋倒塌或者损坏，局部地区灾情十分严重， 给灾区群众冬季生活造成了较大的困难。据核查，全市农作物 受灾面积71736.3公顷，绝收面积10534公顷，受灾人口928193 人，造成直接经济损失84105.8万元，农业直接经济损失 73446.9万元。其中需要政府救济人口181600人，需要救济粮 640.11万公斤，需要衣被救济21582人，需要伤病救济20897人。 对这些需救济人口，县、乡两级已分类排队，登记造册，建立 了冬季灾民救济台帐，并提出了切实可行的救助方案。 我市对冬季救灾工作高度重视，多次安排布署，已投入救 灾资金221万元用于安排冬令期间灾民的生活。但由于救灾形势 十分严峻，而我市财力有限,该请示是请求上级针对该市灾情拨 付救灾资金。为取得上级的物资帮助， 行文开门见山列举了该市今年以来所遭 受的自然灾害，对灾情作了全面核查， 统计了灾情给困难群众造成的经济损失。 然后说明灾情发生后，本市及所辖县乡 两级积极主动采取了应对措施。撰写者 抓住重点，从关注民生角度阐述理由， 体现了该市领导集体“情为民所系，利 为民所谋”的工作态度。用事实和数据 说话，以理服人，以情感人，理由阐述 充分，容易得到上级理解、支持和帮助。,今年我市遭受了不同程度的干旱、 冷冻、风雹、洪涝、病虫害等自然灾 害，特别是入汛以来发生的风雹、洪涝 灾害，造成灾区部分群众房屋倒塌或者 损坏，局部地区灾情十分严重，给灾区 群众冬季生活造成了较大的困难。据核 查，全市农作物受灾面积71736.3公 顷，绝收面积10534公顷，受灾人口 928193人，造成直接经济损失84105.8 万元，农业直接经济损失73446.9万元。 其中需要政府救济人口181600人，需要 救济粮640.11万公斤，需要衣被救济 21582人，需要伤病救济20897人。对这 些需救济人口，县、乡两级已分类排 队，登记造册，建立了冬季灾民救济台 帐，并提出了切实可行的救助方案。 我市对冬季救灾工作高度重视， 多次安排布署，已投入救灾资金221万 元用于安排冬令期间灾民的生活。但由 于救灾形势十分严峻，而我市财力有 限,在请示的写作中，对于那些牵涉面广，政策性、探索性、 创新性强，事关全局的重要工作和事项的请示，要尽量把情 况说清，把理由说足，从全局的高度来分析问题，提出请求。 如果能结合上级的有关政策来阐述理由，则往往能取得理想 的行文效果。如市人民政府关于要求将323国道至 段列入省“九五”交通重点工程建设计划的请示的原 由部分：,改革开放已来，在省委省政府的领导下，在省交 通厅和有关部门的关心支持下，我市的公路建设事业 取得了较快发展。特别是“八五”以来，公路建设发 展更快，成绩更为显著。但由于原有基础太差，公路 技术等级和路面等级严重偏低，很难适应“九五”期 间公路运输迅速发展的需要。现在我市有省养公路62 条，总里程2657.62公里，其中高速、一级公路还是 空白；二级公路仅362.57公里明显低于全省水 平，明显滞后于社会经济发展的要求。,这是请示的开头部分，交待了在各级领导、相 关部门的支持下，市公路建设事业取得的成绩。然 后介绍该市公路发展的概况：由于基础太差，现有 公路难以满足社会经济发展的需要。接下来具体阐 述请示的理由：,我市是全省的南大门，是内地通往沿海特区的 主要通道，无论从全市还是从全省的发展要求看， 公路现状都亟待改善。然而，根据“九五”全省交 通发展规划，我市公路建设未列上省重点建设工程 计划，只能按照投资基数包干、贷款贴息的公路改 造模式搞些小的路面工程。目前尽管各级党政对修 建改造公路的要求十分迫切，热情高涨，但由于地 方财政十分困难，无力承担巨大的公路建设投资。 仅“八五”以来，全市各县市财政因贷款贴息修路 欠银行的利息已达1190.64万元，还有承担路基土石 方工程、征地拆迁等应付未付的款达1403.91万元， 仅此两项，使一些县市政府背上了沉重的债务，地 方财政压力很大。,当前，我市公路急需改造的是323国道县城 至县城的59公里。该路段是我市通往福建特区的 必经路段，是东部6个县市与“京九”铁路衔接的必 经之路。然而由于该路段路基狭窄、线形不顺、技术 等级低、交通量大等原因，致使交通拥挤，车辆阻塞 现象日益严重，给我市的对外形象和经济发展带来不 利影响。 针对上述路段的实际情况，省市交通、公路部门 已按二级公路标准进行勘查设计，工程造价共需要 8600多万元。由于上述改造所需费用巨大，、 两县根本无法承担交通厅补助后尚缺口的5000多 万元改造经费。,此部分全面细致地阐述了请示的原 由。首先介绍了该市作为交通要道的战 略地位，随后指出上级的规划未将该市 公路建设列为省重点建设工程，这样尽 管该市各级党政主观上修建改造公路的 热情很高，但限于地方财政压力，难以 承担巨大的建设投资。结合数据说明 “八五”以来一些县市因贷款贴息修路 所造成的沉重债务。接下来交代了该市 公路急需改造的路段重要的战略位置、 交通现状和影响。最后对工程造价以及 经费不足的情况进行了预算和分析，为 进一步提出请示事项作了充分铺垫。,我市是全省的南大门，是内地通往沿海特 区的主要通道，无论从全市还是从全省的发展 要求看，公路现状都亟待改善。然而，根据 “九五”全省交通发展规划，我市公路建设未 列上省重点建设工程计划，只能按照投资基数 包干、贷款贴息的公路改造模式搞些小的路面 工程。目前尽管各级党政对修建改造公路的要 求十分迫切，热情高涨，但由于地方财政十分 困难，无力承担巨大的公路建设投资。仅“八 五”以来，全市各县市财政因贷款贴息修路欠 银行的利息已达1190.64万元，还有承担路基土 石方工程、征地拆迁等应付未付的款达1403.91 万元，仅此两项，使一些县市政府背上了沉重 的债务，地方财政压力很大。 当前，我市公路急需改造的是323国道 县城至县城的59公里。该路段是我市通往 福建特区的必经路段，是东部6个县市与“京九” 铁路衔接的必经之路。然而由于该路段路基狭 窄、线形不顺、技术等级低、交通量大等原 因，致使交通拥挤，车辆阻塞现象日益严重， 给我市的对外形象和经济发展带来不利影响。 针对上述路段的实际情况，省市交通、公 路部门已按二级公路标准进行勘查设计，工程 造价共需要8600多万元。由于上述改造所需费 用巨大，、两县根本无法承担交通厅 补助后尚缺口的5000多万元改造经费。,因“请示”的侧重点在于依据要素部分，因 此，公文正文采用 “图穷匕见”的写作体式。 所谓“图穷匕见”是指公文开头先将申请的 理由和依据层层叠出，如同打开一幅幅“图 卷”，直到文章最后才推出“匕首”请示的 主旨所在。,关于的请示（标题） （主送机关）： 近年来，（事实依据）。根 据，（理论依据）为了 ，（目的主旨）；拟， （意图主旨），（分旨）。 请予 二九年七月二十一日,2事项。即请求上级机关给予或指示或批准或 支持和帮助的具体内容。事项是请示的重点内容， 是陈述原由的目的所在。这部分内容要单一，只宜 请求上级解决一个问题。事项要写得具体、简明， 提出的要求要合理、切实。请求资金要写明金额， 请求物资要写清品名、规格、数量，以便上级机关 给予明确批复。请求上级给予政策等方面的支持， 也要清楚阐述请求事项，切忌表达模棱两可。如：,市人民政府关于特大自然灾害救济补助费的 请示的事项：特恳请省人民政府拨付救灾资金 800万元，使我市灾区群众平稳过冬。 此处在前面充分阐述理由的基础上，提出请求 省人民政府拨付800万救灾资金的请示事项，简洁明 了，合情合理。“特恳请”的使用体现出上行文用 语谦恭、有礼的原则。,市人民政府关于要求将323国道至段 列入省“九五”交通重点工程建设计划的请示： 为此，请省政府针对我市公路建设改造所存在的 实际困难，将323国道至段列入省“九五” 交通重点工程计划，按照重点工程实行预算包干的模 式进行改建。 该部分围绕前述原由，紧密结合实际，提出请求 批准的具体事项。由于情况介绍全面，理由阐述充 分，请示事项明确，站在全局的高度，从全市乃至全 省经济的发展的角度来提出请求，容易得到上级的认 同和批准。,某校团委为组织登山比赛活动向上级申请经 费写了一份关于组织登山比赛活动的请示， 文中详细说明了组织该项活动的目的、比赛时间、 地点、活动内容、经费开支等情况，却没有明确提 出“请予拨款”要求，加上标题又没有明确反映出申 请经费的意思，这就使收文者看不出发文者是在申 请经费、要求拨款，而理解为发文者已有这笔经 费，只是行文请求党委批准他们使用这笔经费组织 一次登山比赛活动。,3结语。请示的结语要就请示的事项向上级提 出期复性要求，一般用征询性习惯用语如：“当否， 请指示”、“以上请示，请予审批”、“妥否，请批 复”、“以上事项，请明示”、“特此请示，请批复” 等。结语要符合公文的语体特点。有的写成“此事关 系重大，望领导百忙之中抽出时间审阅，真诚地等待 您的批复。”这样写谦恭有余，但显得啰嗦，过多使 用修饰性词语，不符合公文语体要求。有的写成“望 尽快拨款，以解燃眉之急。”这种带命令口气的结 语，容易引起上级反感。结语虽简短，但应视为请示 的必备结构部件。,（三 ）注意的问题,.下级机关一般不得越级请示。,. 请示应一文一事。,. 主送机关只写一个。,. 不得抄送下级机关。,. 一般不得以主送机关名义向上级机关负责 人报送请示。,6.联合请示，须经会签。,（四 ）请求批准性请示与请求批准性函的差异,请求批准事项是用请求批准性请示，还是用请 求批准性函行文，关键是看行文单位之间的关系。 前者用于向行政和组织上有直接隶属关系的上级机 关行文请求批准事项，属于上行文。后者用于向无 隶属关系的有关主管部门行文请求批准事项，属于 平行文。,（五）写作请示的禁忌点,1.矛盾上交，不该请示的滥请示,请示的写作就是要向上级要点什么，“求助 性请示”要的是帮助，它可以是钱是物，也可是 人是技术；“求准性请示”要的是权限，是批准； 而“求示性请示”要的是政策，是明确的意见和答 复。行文者只有明确了自己想要解决什么问题， 才会有的放矢，请示的写作才会更有针对性。,2.该请示的不请示，“边斩边奏”或“先斩后奏”,请示要求事前行文，请示的事项须经批准才能 运作。现实生活中不请示、边干边请示或干了以后 再请示带给我们的惨痛教训屡见不鲜。房地产开发 商无权售房带来的官司纠纷、擅自拆除腐败楼违章 房带来的损失等等，可谓触目惊心。痛定思痛，我 们只有事前行文，消除侥幸心理，才能真正有助于 自身问题的根本解决。,3.请示的原由不充分,请示是一种“说服”的艺术，凡请示总是希望得到上 级的批准、同意或指示。亚里士多德说过：“蠢人用他知 道的道理说服我，智者用我知道的道理说服我。”同样道 理，拟写请示的缘由时也不能只从本机关、本单位的立场 出发去考虑问题，还应该用换位思维的方式来陈述理由， 即善于站在上级机关和首长的角度，从全局出发来考虑问 题，争取用上级的道理说服上级，以求得到预期的答复。,（）站在领导机关的角度思考请示的事项问 题，注重陈述理由技巧,具体说来，可从四个方面着手：一是要写出客 观需要，使上级机关感到请示事项有尽快解决的必 要性；二是写出已具备的一定条件，使上级感到请 示事项有解决的可能性；三是写出亟待解决的程 度，使上级机关有尽快解决请示问题的紧迫感；四 是写出恳切的语气，使上级机关能够同意而尽快批 复。,（）掌握各类请示的不同写法，突出写作重点,陈述请示缘由，不同种类的请示有不同的写作内容和 写作要求。写“求助性请示”，因其目的是要解决某种问 题，因此这类请示在陈述原由时通常以发文者的“实际情 况”、“实际困难”为主要写作内容。写作时，要紧紧围 绕“依本单位的力量难以解决和克服，根据工作的需要又 必须解决和克服”这个基本意思来写，要抓主要矛盾，突 出“无力”二字，以显示出请示事项的合理性。,写“求准性请示”目的是要“权”，陈述原由 时通常以“阐释相关请示事项的意义、目的、根据 和开展这一事项已具备的主客观条件”等为主要写 作内容，着重突出开展某项工作的必要性、可行性。,“求示性请示”的写作内容和侧重点相对复杂 些。如果是对方针、政策或法规条文等在理解上存 在问题，陈述原由时就要详细引述条文并讲清疑问 之所在；如果是工作中对某一问题的处理有不同意 见而又缺乏处理依据，则要把这一问题及对这一问 题处理的不同意见及请示者自身的倾向性意见都要 分别写清；如果是工作中遇到新情况、新问题处理 起来没把握，陈述原由时就要以新情况、新问题是 如何出现的，有何具体表现等作为主要写作内容。,4.请示事项不明确，不正确，不具体,一是通过标题明确请示事项。,请示标题的拟写很重要。准确提炼概括请示事 项，拟一个高质量的请示标题，往往能使上级领导 一看公文标题就能对下级所请示的问题心中有数并 留下深刻的印象，如支队关于增加边检 站人员编制的请示，标题里面就已经对请示事项 进行了初步明确，这样的标题有助于上级快速批复。,二是以请示事项为指向，安排写作内容。,请示的主要任务就是把请示事项说出来，说清 楚。请示事项的最终亮出应该水到渠成，顺理成 章，换句话说，请示事项是否能清楚表述出来与其 前面内容的陈述、铺垫密切相关。以请示事项为核 心来组织安排写作内容，有助于强化请示缘由与请 示事项之间的内在联系，消除二者之间相互脱节或 “两张皮”现象。,三是所提要求须具体，意见表述须明确。,如果说请示原由回答的是“为什么请示”的问题，那 么，请示事项回答的则是“请示什么”的问题。究竟想让上 级解决什么问题，是拨款还是援物或是别的什么，应直截了 当，具体明确，不能含糊其词。有的行文者本意是为了要 钱，可理由摆了一大堆，最后却羞于提“钱”字，也有的虽 然提到“钱”了，但需要解决多少却无具体数字，留给领导 去揣摩。这样的写作无助于问题的解决。由于意见不明确， 要求不具体，领导纵使批复了，其结果也往往不能尽如人意。,5.一文多事,请示要一事一请示，一文一事。不要把许多事 项都列入一个请示当中，否则，会由于诸多请示事 项难易不一、性质不同而互相牵扯，影响上级快速 及时批复。当然，请示也并非不能写多件事，但这 多件事必须有一个中心，一个主题。如组织学生军 训的请示，所需的管理人员、经费、场地等事宜， 虽涉及到不同单位和部门的职权范围，但都是围绕 军训这一中心工作讲的，也属一文一事。,6.在报告中夹带请示事项,请示与报告同属上行文，但毕竟是两个不同 的文种，二者不能相互代替，也不能互相混淆， 必须严格加以区分。 请示以请求批准或请求指示为行文目的，上 级机关对相关请示事项必须予以书面答复，请示 属于“请求性”公文；报告以汇报工作、反映情 况为主要行文目的，对所反映的情况上级机关不 一定非得给予答复，报告属于“陈述性”公文； 请示只在事前行文，而报告大多在事后或事中行 文。,报告中的建议性报告极易同请示混淆。建议性报告是一 种专题报告，其写作重点不是反映工作的开展情况，而是提 出做好今后工作的意见或建议。这类报告往往都有请求性的 结语，如：“以上报告如无不妥，请批转有关单位执行”。 然而建议性报告后面的请求性结语不能改变报告的文种性 质，建议性报告仍然是报告，上级对此类报告没有义