YQB-01体系文件控制程序.doc

重庆渝青机械配件制造有限公司文件编号：yqb-01程序文件版 本： 质量体系文件控制程序页 码： 66目 录 1 目的2 适用范围3 职责4 定义5 工作程序6 相关文件7 质量记录编制/日期审核/日期批准/日期受控状态4321更改编号更改单号更 改 页更改条款更改人1 目的规范质量体系文件的管理，确保各有关场所使用的文件均为有效版本，防止误用作废文件。2 适用范围适用于质量体系文件的编制、审批、发放、更改及管理。3 职责3.1 技质部为质量手册、质量程序文件的归口管理部门，具体组织编写、审查、会签、分发、保管，并对文件的实施进行检查与考核；3.2 各有关部门按公司规定对发至本部门的质量手册、质量程序文件进行管理。4 定义4.1 受控文件：指现行有效的文件，其发放、更改、换版均按规定程序控制，并加盖“受控”印章。4.2 非受控文件：指在规定范围内发放，可不作更改、更换、换版等，加盖“非受控”印章的文件。5 工作程序5.1 文件的分类和编号5.1.1 文件的分类5.1.1.1 文件按层次可分为以下三类：a. 质量手册；b. 质量管理程序文件；c. 其它与质量管理体系相关的支持性管理文件。5.1.1.2 文件按受控状态可分为：受控文件和非受控文件。5.1.2 文件的编号5.1.2.1 质量手册编号规定： yqa-xx “yq”代表“渝青”（以下同），“a”代表质量手册，“xx”代表文件顺序号（01-99）。5.1.2.2 质量管理程序文件编号规定： yqb-xx “b”代表程序文件，“xx”代表顺序号（01-99）。5.1.2.3 管理性文件编号规定：yqg-xx “g”代表管理性文件，“xx”代表文件顺序号（01-99）5.1.2.4 体系文件应进行版本号标识,版本号用“、”表示,分别代表“第一版、第二版、第三版、”,依此类推；规定在每份文件的页眉版本栏中。5.1.2.5 技术文件类的文件编号规定：按技术文件控制程序执行。5.2 文件的编制、审核和批准5.2.1 质量手册按以下流程编制和审批。编制 管理者代表审核 总经理批准5.2.2 质量管理程序文件按以下流程编制和审批编制 管理者代表审核 总经理批准5.2.3 管理性文件按以下流程编制和审批编制 部门领导审核 相关部门会签 主管副总经理批准5.3 文件的登记、归档和发放5.3.1 文件的归档5.3.1.1 质量手册、质量管理程序文件、管理性文件原稿，由技质部负责加盖红色“原稿”章后，交技质部资料管理员归档保管，并由资料管理员登记在文件归档登记表中。5.3.1.2 技质部负责对体系文件进行刻录拷贝形成电子文档，交技质部资料管理员归档保管，并由资料管理员建立电子文档登记表进行管理。5.3.2 体系文件的复制和发放5.3.2.1 技质部编制文件发放范围一览表并经管理者代表批准。如需在体系文件发放范围一览表范围外发放或增加发放份数，均应由相关部门填写文件发放申请单经管理者代表批准。5.3.2.2 技质部负责体系文件的复制。5.3.2.3 质量手册、质量管理程序文件、管理性文件发放前，由技质部在其首页上加盖红色“受控”章，并由技质部负责按发放范围进行分发，同时在文件发放回收登记表上做好记录。5.3.2.4 需向公司外部提供的质量体系文件，由相关部门填写文件发放申请单经管理者代表批准后，由技质部加盖红色“非受控”章后发放，并并做好分发记录。 5.3.2.5 技质部负责对公司的所有受控文件进行分类登记，形成公司受控文件一览表。一览表上应注明文件保管地点/保管人、保存时间等。5.4 体系文件的更改 5.4.1 质量手册、质量管理程序文件需要更改时，由技质部填写体系文件更改通知单；管理性文件需要更改时，由文件归口管理部门填写体系文件更改通知单；并经审核、批准后交技质部。5.4.2 技质部对发放范围内的受控文件更改内容统一实施更改，并在文件更改页作好更改记录。5.4.3 文件更改分为划改和换页两种形式，划改适用于更改处数或更改文字较少的情况；换页适用于更改处数较多或更改文字较多，不进行换页可能影响使用的情况。5.4.4 当文件不能进行更改时应对其换版，换版后发放新文件时应收回作废文件并加盖“作废”章，同时由经办人填写文件发放回收登记表。换版文件的编制、审核、归档、复制和发放按5.2、5.3 条执行。5.5 体系文件的回收5.5.1 文件的作废或失效5.5.1.1 质量手册的作废或失效，由技质部填写作废文件申请登记表，经管理者代表审核，总经理批准后执行。5.5.1.2 质量管理程序文件的作废或失效，由技质部填写作废文件申请登记表，经管理者代表审核，总经理批准后执行。5.5.1.3 其它质量文件的作废或失效由原编制部门通知技质部，由技质部填写作废文件申请登记表，报主管副总经理批准后执行。5.5.2 作废或失效的文件，由技质部依据文件发放记录从持有者处全部收回，加盖“作废”或“作废保留”章，并在文件发放回收登记表上做好记录。5.5.3 对作废或失效但须保留的文件由技质部加盖红色“作废保留”章,并在作废文件申请登记表上记录后进行妥善保管；对无须保留的作废或失效的文件由技质部负责销毁。5.6 体系文件的保管5.6.1 文件的持有者应妥善保管相应文件，不得丢失、涂改、拆卸和复印。调离工作岗位时，须移交全部文件。5.6.2 若发生文件遗失，文件持有者必须立即报告该文件的发布部门，文件保管单位写出书面检查，接受经济行政处罚后，填写文件发放申请单并重新办理手续补发。5.7 各部门应对本部门的受控文件(包括体系文件及其他管理文件)予以整理登记,形成部门受控文件一览表，一览表上应注明文件保管地点/保管人、保存时间等。6 相关文件6.1 技术文件控制程序6.2 质量记录控制程序7 质量记录7.1 文件归档登记表（jlty-b0101-）7.2 电子文档登记表（jlty-b0102-）7.3 文件发放回收登记表（jlt