一些办公自动化软件应用技术

目录1、办公自动化概念解释1.1办公自动化的概念以及延扩从狭义上来说，办公自动化是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、文献检索、电子表格、电子邮件等等这些非结构化数据的处理和交换过程。办公自动化有着丰富的内容和层面，广泛的用户群。功能方面：广义面言，办公自动化应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，便有不同的功能表现：对于企业高层领导而言：办公自动化是决策支持系统（DSS）。办公自动化运用科学的数学模型，结合企业内部外部的信息为条件，为企业领导提供决策参考和依据； 对于中层管理者而言：办公自动化是信息管理系统（IMS），办公自动化利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率； 对于普通员工而言：办公自动化是事务业务处理系统。办公自动化为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。 技术范畴：办公自动化是计算机技术在办公业务中的合理应用。计算机技术是办公自动化的前提。如果脱离计算机技术面阔谈办公自动化，无异于痴人说梦。没有计算机技术，办公自动化便成无源之水、无本之木。计算机对信息的存储与处理能力极大地改变了人们的办公方式，提高了工作效率。如：要建立决策支持系统，则需要数据仓库 、OLAP等技术；要建立信息管理系统，则要有数据库、程序设计语言等技术；要建立事务业务处理系统，则离不开数据库、设计良好的人机界面和工作流控制、OLTP等技术。 办公自动化是利用通信技术来实现人与机器、机器与机器及人与人的交流。通信技术是办公自动化的基础。现代办公室不再是孤军奋战，而是一个团队的协同工作，团队中成员之间的协调、合作离不开通信技术；现代办公室也不再是闭门造车，企业需要与外界广泛的信息交流，这更离不开通信技术。没有通信技术的支持，办公自动化便成空中楼阁。 办公自动化是科学的管理思想在先进的技术手段下的物化。科学的管理思想是实现办公自动化的核心。计算机技术和通信技术仅仅是为实现办公自动化打下了基础，提供了可能。要真正实现办公自动化，还需物化人类思维中科学管理的内容。正如仅有优质的画笔、画板、颜料而没有达.芬奇，就不会有蒙娜尼莎的微笑一样。不体现人类管理智慧，就不会有真正的办公自动化，如果有，也只是技术的堆砌和摆设。 由此而知，办公自动化是计算机技术、通信技术与科学的管理思想完美结合的一种境界和理想。我们一直在为实现办公自动化而努力，但我们的成果仅仅是在某些环节、某些方面、部分地实现了办公自动化的功能，与真正的办公自动化尚有差距，差距的根本在于应用系统对管理思想的实现方面。1.2如何理解办公自动化办公自动化（Office Automation,简称办公自动化）是将现代化办公和计算机网络功能 结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。 我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。在行政机关中，大都把办公自动化叫着电子政务，企事业单位就大都叫办公自动化，以前常叫无纸化办公，后来叫办公自动化，再后来叫办公自动化.办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称Office Automation，缩写为 办公自动化。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括更广泛的意义，即包括网络化的大规模信息处理系统。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。 这些都需要办公自动化的辅助。人是系统第一因素，即办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的角色外，现在又要加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其它设备维护人员等。技术设备，计算机是另一因素。 设备中有各种机器，如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等，这些设备统称为硬设备，或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等，这些将在其它章节详述。显然办公自动化这一人机系统，人，机，缺一不可。而设备方面，硬件及必要软件都需齐备。 我们也可以认为办公自动化系统是人类处理信息的系统，是人类进入信息时代后的一种新概念。1.3国内外办公自动化的发展状况办公自动化于50年代在美国和日本首先兴起，最初只是具有电子数据处理(EDP)的簿记功能，60年代被管理信息系统(MIS)取代，直到70年代后期才形成涉及多种技术的新型综合学科一办公自动化(办公自动化)。80年代，国外办公自动化得到了飞速发展，许多著名的计算机软硬件公司都跻身于这一巨大的市场。进入90年代以来，办公自动化在世界主要发达国家得到蓬勃发展。我国办公自动化是80年代中期才发展起来的。1985年全国召开了第一次办公自动化规划会议，对我国办公自动化建设进行了规划。1986年5月在国务院电子振兴领导小组办公自动化专家组第一次专家会议上，定义了办公自动化系统功能层次和结构模式。随后国务院率先开发了”中南海办公自动化系统”。我国办公自动化的应用和发展历程，可以分为以下三个阶段：第一代办公自动化系统，是从20世纪80年代中期到90年代中期以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，即将办公信息载体从原始纸介质方式转向比特方式。第二代办公自动化系统，是从90年代中期开始的以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，即将收发文从传统的手工方式转向工作流自动化方式。第三代办公自动化系统，是融信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统。2、一些办公自动化软件应用技术2.1文本单纯录入原则新建或打开文件定位光标之后，我们即可以在文档中对文档进行录入、修改等操作。（1）录入段落在输入大段的文本时，光标到达行尾后，会自动将它移动到下一行，我们称这种功能为自动换行或软回车。（2）插入特殊符号在录入文档时，有事需要输入一些键盘上没有的特殊符号，可以用插入菜单内的符号命令，实现特殊符号的输入。2.2按级别指定样式、修改样式、进行样式的自动更新，自定义样式，将自定义样式保存到模板2.2.1如何按级别指定样式？单击【格式】下拉列表中的【样式和格式】，将鼠标定位在所要修改的文字或段落中，单击右边的样式个格式的对话框中的需要的样式，即可得到所需要的结果。2.2.2如何修改样式在打开的【样式和格式】对话框中，在下面的【显示】中的下拉列表中选择【有效样式】，然后鼠标右键单击所要修改的样式，再选择【修改】，在弹出的【修改样式】的对话框中根据自己的需要进行修改。2.2.3如何进行样式的自动更新和将自定义样式保存到模板在以上的基础上【修改样式】的对话框中的选择【添加到模板】和【自动更新】选项。2.2.4如何自定义样式在打开的【样式和格式】对话框中的【显示】下拉列表中选择【自定义】，在弹出的【格式设置】对话框中可以进行相应的设置。2.3如何利用样式生成文档结构图、生成目录、在页眉中引用样式域2.3.1如何利用样式生成文档结构图对文本中的响应的标题设置好样式，然后单击【视图】、【文档结构图】即可看到文档机构图。2.3.2如何生成目录选择【插入】下的【引用】，然后再选择【索引和目录】，然后在弹出的索引和目录对话框中选择【目录】选项，然后可以根据需要进行相应的设置。2.3.3在页眉中引用样式域菜单栏【视图 |【页眉和页脚】，单栏【插入】|【域】在弹出的域对话框中的类别中选择【连接和引用】，域名中选择styleref选项，在样式名中选择选择要引用的标题。2.4在项目符号和编号当中，使用多级编号时，如何进行编号的升降级？ 在多级符号选项卡中选择一个样式，然后单击【自定义】选项，确定多级格式。再通过格式工具栏中的“减小缩进量”，和“增加缩进量”进行升降级。2.5如何批量去除文档中的人工换行符？在【编辑】菜单中单击【替换】，单击要填写的【查找内容】。选择【高级】然后在【特殊字符】的下拉列表中选择手动换行符。选择【全部替换】命令。此时看到文章中的全部人工换行符都被删除了。2.6制作一个单面打印的简单报告，如何设置纸张大小、如何指定每页显示行数和每行显示字符数为固定值、如何查看和修改文章的层次结构、如何对文章的不同部分分节、如何为不同的节添加不同的页眉，如何在指定位置添加页码、如何插入目录。2.6.1如何设置纸张大小、如何指定每页显示行数和每行显示字符数为固定值、如何查看和修改文章的层次结构、如何对文章的不同部分分节从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，.在在弹出的对话框中选择【纸张】选项卡。即可根据自己的需要进行纸张大小的修改。. 在在弹出的对话框中选择【文档网格】，即可对行和字符进行设置.从菜单选择【视图】|【大纲】命令，进入大纲视图。文档顶端会显示“大纲”工具栏，在“大纲”工具栏中选择“显示级别”下拉列表中的某个级别，例如“显示级别3”，则文档中会显示从级别1到级别3的标题 .如果要将移动某个标题，可将鼠标指针移动到大标题前的十字标记处，按住鼠标拖动内容至要移动到的位置，即可快速调整该部分区域的位置。这样不仅将标题移动了位置，也会将其中的文字内容一起移动。. 从菜单中选择【插入】|【分隔符】命令 ，显示“分隔符”对话框，如图14所示。选择“分节符”类型中的“下一页”，并单击【确定】按钮，就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符，这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节，还会使该节从新的一页开始，实现既分节，又分页的功能。用同样的方法对文章的其他部分分节。2.6.2如何为不同的节添加不同的页眉利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。通常文章的封面和目录不需要添加页眉，只有正文开始时才需要添加页眉，因为前面已经对文章进行分节，所以很容易实现这个功能。设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始，这样不容易混乱。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态，如图所示。注意在页眉的左上角显示有“页眉 第1节 ”的提示文字，表明当前是对第1节设置页眉。由于第1节是封面，不需要设置页眉，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮收起这个图片展开这个图片显示并设置下一节的页眉。 第2节是目录的页眉，同样不需要填写任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮。 第3节的页眉如图所示，注意页眉的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第3节的页眉与第2节一样。如果现在在页眉区域输入文字，则此文字将会出现在所有节的页眉中，因此不要急于设置。 在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮收起这个图片展开这个图片，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页眉与前一节不同。 此时再在页眉中输入文字，例如可用整篇文档的大标题“中国互联网络发展状况”作为页眉。后面的其他节无需再设置页眉，因为后面节的页眉默认为“同前”，即与第3节相同。在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮，退出页眉编辑状态。 用打印预览可以查看各页页眉的设置情况，其中封面和目录没有页眉，目录之后才会在每页显示页眉。2.6.3如何在指定位置添加页码收起这个图片展开这个图片通常很多人习惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码，这样得到的页码，将会在封面和目录处都添加页码。而现在希望封面和目录没有页码，从目录之后的内容再添加页码，并且页码要从1开始编号。这同样要得益于分节的设置。 按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态，如图18所示。 在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮收起这个图片展开这个图片显示页脚区域，如图所示。注意在页脚的左上角显示有“页脚 第1节 ”的提示文字，表明当前是对第1节设置页脚。由于第1节是封面，不需要在页脚区域添加页码，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮 ，显示并设置下一节的页脚。 第2节是目录的页脚，同样不需要添加任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮。第3节的页脚如图21所示，注意页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第3节的页脚与第2节一样。如果现在在页脚区域插入页码，则页码将会出现在所有节的页脚中，因此不要急于插入页码。 收起这个图片展开这个图片在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页脚与前一节不同。 这时再插入页码，就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。 从菜单选择【插入】|【页码】命令，显示“页码”对话框，如图22所示。采用默认设置即可。单击【格式】按钮，显示“页码格式”对话框，如图23所示。默认情况下，“页码编排”设置为“续前节”，表示页码接续前面节的编号。如果采用此设置，则会自动计算第1节和第2节的页数，然后在当前的第3节接续前面的页号，这样本节就不是从第1页开始了。因此需要在“页码编排”中设置“起始页码”为“1”，这样就与前面节是否有页码无关了。 收起这个图片展开这个图片收起这个图片展开这个图片第3节之后的其他节无需再设置页码，因为页脚的默认设置为“同前”，而且页码格式默认设置均为“续前节”，将会自动为每一节编排页码。 在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮，退出页脚编辑状态。 用打印预览可以查看各页页脚的设置情况，其中封面和目录没有页码，目录之后才会在每页显示页码，并且目录之后的页码从1开始编号。2.6.4.如何生成目录要成功添加目录，应该正确采用带有级别的样式，例如“标题1”“标题9”样式。尽管也有其他的方法可以添加目录，但采用带级别的样式是最方便的一种。 定位到需要插入目录的位置，从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令，显示“索引和目录”对话框，单击“目录”选项卡，如图所示。 收起这个图片展开这个图片在“显示级别”中，可指定目录中包含几个级别，从而决定目录的细化程度。这些级别是来自“标题1”“标题9”样式的，它们分别对应级别19。 如果要设置更为精美的目录格式，可在“格式”中选择其他类型。通常用默认的“来自模板”即可。 单击【确定】按钮，即可插入目录。目录是以“域”的方式插入到文档中的（会显示灰色底纹），因此可以进行更新。当文档中的内容或页码有变化时，可在目录中的任意位置单击右键，选择“更新域”命令，显示“更新目录”对话框，如下图所示。如果只是页码发生改变，可选择“只更新页码”。如果有标题内容的修改或增减，可选择“更新整个目录”。 收起这个图片展开这个图片2.7请阐述双面打印的复杂报告的特点。正反面打印或印刷，如果杂志或书比较厚，每页的左侧会留出一些空白，以便装订后不会遮挡文字。奇数页总是位于翻开的书的右侧页上，偶数页总是位于左侧页上。对于书而言，每一章的首页总是位于右侧页（奇数页）。如果某章的前一页没有内容，会保留空白页，空白页总是位于左侧页（偶数页）。 奇偶页的页眉可以不同，一般偶数页可显示文章或书名，奇数页显示本章标题。每一章的首页都没有页眉。目录和正文部分采用不同的页码格式，（例如目录用罗马数字，正文用阿拉伯数字），并且都从1开始编号。2.8制作双面打印的复杂报告，如何设置页眉的奇偶页不同、如何添加不同类型的页码、如何去除页眉中多余的水平线、如何进行双面打印设置。2.8.1如何设置页眉的奇偶页不同从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，在弹出的对话框中选择【版式】选项卡，在显示的对话框中选择页眉和页脚为奇偶页不同。2.8.2如何添加不同类型的页码在杂志和书中，目录和章节可以分别采用不同类型的页码。例如，目录的页码用罗马数字I，II，III，IV等，章节的页码用阿拉伯数字1，2，3等。要实现这样的页码编排，同样要借助分节来实现。 按【Ctrl】+【Home】快捷键定位到文档开始位置，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入页眉和页脚编辑状态。在“页眉和页脚”工具栏单击“在页眉和页脚间切换”按钮，切换到页脚，显示第1节首页页脚，如图所示。收起这个图片展开这个图片 收起这个图片展开这个图片第1节是封面，不需要添加页码，在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第2节的首页页脚，如图所示。 第2节是目录，需要添加罗马数字的页码。在第2节首页页脚的右上方显示“与上一节相同”，表示与第1节首页相同，显然，需要断开和第1节之间的链接。在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮 ，“与上一节相同”提示文字消失。从菜单选择【插入】|【页码】命令，显示“页码”对话框，如图16所示。收起这个图片展开这个图片选择“对齐方式”为“外侧”，并可以在对话框中预览页码位于外侧的效果。选中“首页显示页码”。有些书籍在每章的首页不显示页码，如果是这种情况，也可以不选中此选项。 单击“格式”按钮，显示“页码格式”对话框，可设置页码的格式和起始编号，如图17所示。收起这个图片展开这个图片在“数字格式”中选择罗马数字格式“I，II，III，”，在“页码编排”中选择“起始页码”为“I”。单击【确定】按钮结束设置。注意第2节的页脚提示文字变为“奇数页页脚 -第2节-”，并且没有出现预期的页码，如图18所示。这是由于在如图16所示的对话框中，选择了“首页显示页码”，从而使原来的“首页不同”功能失效，自动转变为奇数页页脚，并且会显示“与上一节相同”。如果切换到页眉，还会看到自动添加了一条水平线，这是因为此节已经变为奇数页页眉，从而与上一节的首页页眉格式不再一样了。可以在完成所有的页码设置后，按照前面“去除页眉中多余的水平线”的方法去除水平线。 收起这个图片展开这个图片重复一遍刚才的操作即可设置好此节的页码：在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮 ，“与上一节相同”提示文字消失。从菜单选择【插入】|【页码】命令，显示“页码”对话框，如图16所示。此时的页码格式已经自动采用了上次的设置，因此只需单击【确定】按钮即可。现在可以看到罗马数字页码出现在第2节奇数页右侧，如图19所示。 收起这个图片展开这个图片如果目录较长，在目录的第2页会显示偶数页页脚，其中将自动采用罗马数字格式，无需再进行设置。 在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮，收起这个图片展开这个图片显示第3节的首页页脚，如图20所示。 收起这个图片展开这个图片第3节的首页页脚会显示“与上一节相同”提示文字。在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮收起这个图片展开这个图片，“与上一节相同”提示文字消失。在“页眉和页脚”工具栏单击“设置页码格式”按钮 ，显示“页码格式”对话框，如图21所示。 收起这个图片展开这个图片在“数字格式”中选择“1，2，3，”，在“页码编排”中选择“起始页码”为“1”。设置完毕，后面的所有节都会延续页码的设置和编号。 至此，整篇文档的页码格式和编号设置完毕。 最后，按照前面“去除页眉中多余的水平线”的方法去除第2节（目录）页眉中的水平线即可完成所有的设置。2.8.3如何去除页眉中多余的水平线按【Ctrl】+【Home】键定位到文档开始位置，在页眉处双击即可快速进入页眉和页脚编辑状态。要成功去除页眉中的水平线，必须先选中页眉中的段落标记，如图12所示。从菜单选择【格式】|【边框和底纹】命令，显示“边框和底纹”对话框，如图13所示。在预览中可以看到段落底部添加了一条水平线，页眉中的水平线实际上是用段落的下边框线制作出来的。在左侧的“设置”中选择“无”，即可去除段落边框，从而使页眉中的水平线消失。2.8.4如何进行双面打印设置选中“手动双面打印”，其他设置保持默认值。当开始打印时，打印机会在打印完一面后提示换纸，将纸张背面放入打印机即可打印出背面内容。每张纸都需要手动放入打印机才能打印背面。手动双面打印的方法比较麻烦，适合打印纸张很少的情况。 1.分别打印奇数页和偶数页 如果先打印所有的奇数页，再在所有奇数页的背面打印偶数页，就能比较快速地完成双面打印。 从菜单选择【文件】|【打印】命令，显示“打印”对话框。 在“打印”中选择“奇数页”，并单击【确定】按钮开始打印。打印时，通常会将纸匣中最上面的纸先送入打印机。 打印完毕，会得到按1，3，5顺序排列的所有奇数页。将这些奇数页重新放入纸匣，一般应将背面未打印的部分朝向正面。注意如果开始打印，第1张送入打印机的纸不是第1页，而是页码最大的纸。还需要注意纸张方向，不要使背面在打印出来后文字颠倒。此外，打印背面时会从奇数页的最后一页开始逆页序打印，需要注意Word文档中最后一页的页号。如果最后一页的页号为偶数，直接将所有的奇数页放入纸匣；如果最后一页的页号为奇数，应取出已打印好的最后一页纸，并将余下的奇数页放入纸匣，否则将会出现偶数页打印错位（例如，最后一页为99页时，如果把所有的奇数页放入纸匣，第98页会打印在第99页背面，正确的应该是打印在第97页背面）。 在“打印”对话框的“打印”中选择“偶数页”，并单击“选项”按钮，显示对话框。 选中“打印选项”中的“逆页序打印”，将会从最后一页开始逆序打印。如果纸匣中最上面的纸已打印的页面是第97页，则背面将会打印第98页，并按照96，94，92的顺序打印其他页，从而实现双面打印。 分别打印奇数页和偶数页效率较高，但如果出现卡纸等问题，就需要重新打印出现问题的奇数页和偶数页。 2.全自动双面打印 全自动双面打印需要采用具备双面打印功能的打印机。利用打印机的设置，就能在打印完一张奇数页后，自动将纸重新卷回并打印背面的偶数页。具体用法可参见双面打印机的使用说明。在打印设置中通常采用默认设置即可。2.9根据电子表格的规则与否应如何进行制造软件的选取？在word、excel中都可以制作规则与不规则的电子表格。可以根据自己的需要以及方便程度，进行选择。2.10对于word,如何进行表格的创建、表格整体的缩放与移动、如何进行表格行高、列宽的调整、如何进行斜线表头设置、如何进行表格中单元格的拆分与合并、如何进行表格边框与底纹背景的设置、如何设置表格中文字的对齐方式。2.10.1如何进行表格的创建选择【表格】|【插入】下的【表格】命令，在弹出的【表格命令】对话框中填写要插入的表格的行数和列数。点击确定即可。2.10.2. 表格整体的缩放与移动快速缩放表格 我们只要将指针停留在表格内部任意一处，稍等片刻即可在表格右下角看到一个尺寸控点将鼠标指针移动至该表格控点上，此时指针会变成二四象限倾斜的双向箭头，按下鼠标左键，往需要的地方拖动表格。即可实现表格的整体缩放。表格的整体移动将指针移到表格上的任一单元格，稍等片刻即可在表格的最左上端出现一个移动控点，将鼠标移到控点上方，指针变成四个方向的箭头时，按下鼠标左键，并移动鼠标便可以将整个表格随心所欲的在文件内进行移动。2.10.3如何进行表格中单元格的拆分与合并单元格的合并方法一：选中待合并的单元格区域，单击右键，选择快捷菜单中的“合并单元格命令”。方法二：选中待合并的单元格区域，单击“表格与边框”工具栏上的“合并单元格”按钮。注意：如果选中区域不止一个单元格内有数据，那么单元格合并后数据也将合并，并且分行显示在这个合并单元格内。单元格的拆分将插入点置于需拆分的单元格中，单击右键，选择快捷菜单中的“拆分单元格.”命令，键入要拆分成的行数和列数，单击“确定”按钮即可将其拆分成等大的若干单元格。2.10.4如何进行表格边框与底纹背景的设置选中表格，右键单击，选择【边框和底纹】命令，在弹出的对话框中选择【边框】选项卡，即可在其中进行边框的设置。选择【底纹】选项卡，即可进行底纹的设置。2.10.5如何设置表格中文字的对齐方式选中表格，右键单击，选择【单元格对齐方式】命令，即可根据自己的需要再九中对齐方式中任意选择一种。2.11对于Excel如何进行工作表的添加和更名、如何在Excel中输入大块文字、如何在Excel中进行跨工作薄、跨工作表的单元格引用、怎样避免“#N/A”错误、在Excel中进行公式输入时，应该遵循哪些规则、Excel常见的错误信息由哪些？试阐述这些错误信息可能发生的原因和解决方法。2.11.1如何进行工作表的添加和更名在要添加工作表位置的工作表标签按钮处单击右键，在快捷菜单中选择“插入”命令，在对话框中选择“工作表”，再单击“确定”按钮即可。也可使用“插入”菜单中的“工作表”命令来完成。更改工作表名字的方法是双击要改名的工作表标签后，直接输入新的表名即可。或者在相应的工作表标签上单击右键，在快捷菜单中选择“重命名”命令也可对工作表表名进行编辑。2.11.2如何在Excel中输入大块文字合并单元格：首先选择文字放置的区域，然后依次点击“格式单元格对齐”，在文本控制栏下选中“合并单元格”及“自动换行”。接着可放心输入文字，若输入的文字超出所定义的表格范围，则需要调整单元格的行高。注意这种方法在需要换段落时，要用“Alt+Enter”键换行。插入文本框：表格中需要输入较多的文字时，可采用插入文本框的方法。在绘图工具栏中点击插入文本框图标，移动光标到需插入文字的表格内，点击光标左键并拖动鼠标，放开鼠标后就会出现一个文本框。注意要使文本框的边框与表格线重合。调整好文本框后，光标插入到文本框内输入文字，文字会在文本框内按要求整齐排版。2.11.3如何在Excel中进行跨工作薄、跨工作表的单元格引用2.11.4怎样避免“#N/A”错误错误原因：当在函数或公式中没有可用的数值时，将产生错误值#N/A。解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，在这些单元格中输入#N/A，公式在引用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A。2.11.5在Excel中进行公式输入时，应该遵循哪些规则公式选项板以成绩等级计算公式“=IF(C2=85,A,IF(C2=70,B,IF(C2=60,C,IF(C2=85”。第二个参数“Valueiftrue”是“C2=85”为“真”时的计算（判断）结果，也需要键盘在其后的输入框内填入“A”。第三个参数“Valueiffalse”是逻辑判断“C2=85”为“假”时的计算（判断）结果，本例是继续执行下一个IF函数。所以应让光标停留在“Valueiffalse”框内，然后单击“函数”框中的“IF”，则一个新的“IF”公式选项板打开，按上面介绍的方法继续输入直至结束。在公式输入过程中，已输入的内容可以在Excel编辑栏中看到。另外，公式选项板可以用鼠标拖动，如果它影响观察，可单击输入框右边的按钮将它折叠起来。 (5)公式输入结束后，单击公式选项板中的“确定”按钮完成计算，公式选项板是一种向导式输入，用户可以详细了解函数的各个参数、功能和当前的计算结果。当光标停留在参数框中时，还可以看到对参数的描述。其最大优点是输入时不必过多考虑分隔符、单元格引用等细节，用它建立和调试公式不易出错。手工输入手工输入主要用于套用现成的公式，或输入一些比较简单的公式。它的输入方法是： （1）选中存放计算结果的单元格。 （2）用鼠标在Excel的编辑栏内单击，然后按照公式的组成（见上例）顺序输入。 （3）公式输入结束后，单击编辑栏左端“输入”(“”)按钮进行计算。对于一些非常简单的公式，如两个单元格的数值相减，也可以直接在存放结果的单元格内输入公式（如“=A1B1”），然后回车计算出结果。公式使用技巧 (1)复制复制是将公式应用于其它单元格的操作，最常用的有以下几种方法： a.拖动复制：操作方法是：选中存放公式的单元格，移动空心十字光标至单元格右下角。待光标变成小实心十字时，按住鼠标左键沿列（对行计算时）或行（对列计算时）拖动，至数据结尾完成公式的复制和计算。公式复制的快慢可由小实心十字光标距虚框的远近来调节：小实心十字光标距虚框越远，复制越快；反之，复制越慢。 b.输入复制 ： 此法是在公式输入结束后立即完成公式的复制。操作方法是：选中需要使用该公式的所有单元格，用上面介绍的方法输入公式，完成后按住Ctrl键并按回车键，该公式就被复制到已选中的所有单元格。 c.选择性粘贴 ：操作方法是：选中存放公式的单元格，单击Excel工具栏中的“复制”按钮。然后选中需要使用该公式的单元格，在选中区域内单击鼠标右键，选择快捷选单中的“选择性粘贴”命令。打开“选择性粘贴”对话框后选中“粘贴”命令，单击“确定”，公式就被复制到已选中的单元格。(2)编辑a.打开公式选项板 ：如果公式是由几个Excel函数组合而成，而你又要用公式选项板修改某个函数的参数，则可用鼠标单击函数名称或括号内的参数，再单击编辑栏左端的“=”按钮，即可打开这个函数的公式选项板。修改完毕后单击“确定”将其关闭。 b.公式与结果切换 ：单元格中的公式执行后显示的是计算结果，按Ctrl键（位于键盘左上角），可使公式在显示公式内容与显示公式结果之间切换，方便了公式编辑和计算结果查看。 c.单元格引用 ：单元格引用的目的在于确定计算范围。鼠标拖动引用单元格既快捷又不易出错。以SUM函数为例，如果你使用了公式选项板，可让光标停在“Number”框内，然后用鼠标拖过需要计算的单元格。若这些单元格是不连续的，可以按住Ctrl键分别拖过它们。如果你是用手工输入的公式，可用鼠标在SUM字样后的括号内单击，然后按相同方法拖过需要计算的单元格区域，则被引用的单元格区域及其分隔符会自动出现在公式中。2.11.6Excel常见的错误信息和解决方法经常用Excel可能都会遇到一些错误值信息，如：# N/A！、#VALUE！、#DIV/O！等等，出现这些错误的原因有很多种，如果公式不能计算正确结果，Excel将显示一个错误值，例如，在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的单元格，或者使用了宽度不足以显示结果的单元格。以下是几种常见的错误及其解决方法。（1）#！原因： 如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产生了一个负值，就会产生#！错误。解决方法：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，可以通过拖动列表之间的宽度来修改列宽。如果使用的是1900年的日期系统，那么Excel中的日期和时间必须为正值，用较早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致#！错误。如果公式正确，也可以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。（2）#VALUE!当使用错误的参数或运算对象类型时，或者当公式自动更正功能不能更正公式时，将产生错误值#VALUE!。原因一：在需要数字或逻辑值时输入了文本，Excel不能将文本转换为正确的数据类型。解决方法：确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如：如果单元格A1包含一个数字，单元格A2包含文本学籍，则公式=A1 A2将返回错误值#VALUE!。可以用SUM工作表函数将这两个值相加（SUM函数忽略文本）：=SUM（A1:A2）。原因二： 将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。解决方法：确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。原因三： 赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。解决方法：将数值区域改为单一数值。修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或列。（3）#DIV/O!当公式被零除时，将会产生错误值#DIV/O!。原因一：在公式中，除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用（在Excel中如果运算对象是空白单元格，Excel将此空值当作零值）。解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。原因二： 输入的公式中包含明显的除数零，例如：=5/0。解决方法： 将零改为非零值。（4）#NAME?在公式中使用了Excel不能识别的文本时将产生错误值#NAME?。原因一： 删除了公式中使用的名称，或者使用了不存在的名称。解决方法： 确认使用的名称确实存在。选择菜单插入|名称|定义命令如果所需名称没有被列出，请使用定义命令添加相应的名称。原因二： 名称的拼写错误。解决方法： 修改拼写错误的名称。原因三： 在公式中使用标志。解决方法： 选择菜单中工具|选项命令，打开选项对话框，然后单击重新计算标签，在工作薄选项下，选中接受公式标志复选 框。原因四： 在公式中输入文本时没有使用双引号。解决方法： Excel将其解释为名称，而不理会用户准备将其用作文本的想法，将公式中的文本括在双引号中。例如：下面的公式将一段文本总计：和单元格B50中的数值合并在一起：=总计：&B50原因五： 在区域的引用中缺少冒号。解决方法： 确认公式中，使用的所有区域引用都使用冒号。例如：SUM（A2:B34）。（5）#N/A原因： 当在函数或公式中没有可用数值时，将产生错误值#N/A。解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，请在这些单元格中输入#N/A，公式在引用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A。（6）#REF!当单元格引用无效时将产生错误值#REF！。原因：删除了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元格中。解决方法：更改公式或者在删除或粘贴单元格之后，立即单击撤消按钮，以恢复工作表中的单元格。（7）#NUM！当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM！。原因一：在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数。解决方法：确认函数中使用的参数类型正确无误。原因二：使用了迭代计算的工作表函数，例如：IRR或RATE，并且函数不能产生有效的结果。解决方法：为工作表函数使用不同的初始值。原因三：由公式产生的数字太大或太小，Excel不能表示。解决方法：修改公式，使其结果在有效数字范围之间。（8）#NULL！当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时将产生错误值#NULL！。原因：使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用。解决方法：如果要引用两个不相交的区域，请使用联合运算符逗号（，）。公式要对两个区域求和，请确认在引用这两个区域时，使用逗号。如：SUM（A1:A13，D12:D23）。如果没有使用逗号，Excel将试图对同时属于两个区域的单元格求和，但