邮件沟通技巧,PPT,word,outlook使用技巧.ppt

国人通信 GRENTECH,邮件沟通技巧及 PPT，Word，Outlook 使用技巧,目录,邮件沟通技巧,1,PPT 使用技巧,2,Word使用技巧,3,Outlook使用技巧,4,邮件沟通技巧,沟通要素,邮件 概述与技巧,沟通要素,Where?,How?,（一）5“W”+ 1“H”,Who?,Why?,When?,What?,六个“C”,clearly,chiefly,courtly,constructly,correctly,completely,邮件概述与技巧,正式工作报告； 难以简单用口头表达说明清楚的事项； 知识推荐和信息传递； 没有见面交流条件的其他交流内容,“to”：收件人，即主要阅读这封邮件的人 “cc”（carboncopy）：抄送，需要了解信息的相关人等 “bcc”(blind carbon copy)：密送暗送,1、寻求跨部门支持的邮件：一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级；同时抄送本部门的直接上级；这样往往可以获得支持部门的更好的支持； 2、项目通报类的邮件：主送给项目小组成员，抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导； 3、工作计划的发送对象：经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人。为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理。,标题,一目了然,不留空白,用于检索归类的依据,语言得体 写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收件人的关注 内容清晰 1、如果带有附件，尽量在邮件正文对附件内容进行简单陈述，避免收件人打开附件才能知悉沟通事项；要给附件起一个合适的文件名，别人下载后，不用另起名。 2、控制邮件正文字数，确保邮件正文层次清晰、内容明确，避免长篇大论。 3、列点叙述，清晰明了。 保持冷静 发信之前闭上眼睛想想,正文,Attention！,重要而紧急的急需对方回复的事情，最好打电话沟通或者一个电话配合一封email,PPT 使用技巧,Add title text,PPT的目标,PPT的逻辑,成功PPT演示,我们期望用好PowerPoint以后,会议时间 缩短,报告说服力 增强,订单成交率 提高,12,我们的目标,齐、整、简、适,PPT的逻辑很重要,商业PPT的灵魂是逻辑！,首先，从目的出发,然后，分角度去拆解,最后，从各角度去思考,逻辑视觉化的工具金字塔原理,学会从结论说起,一个糟糕的汇报者,假如他学习了金字塔,老板，我最近在留意原材料的价格，发现很多钢材都涨价了； 还有刚才物流公司也打电话来说提价； 我又比较了几家的价格，但是还是没有办法说服他不涨价； 还有，竞争品牌*最近也涨价了，我看到； 对了，广告费最近花销也比较快， 如果可能”。,老板，我认为我们的牌子应该涨价20%。而且要超过竞争品牌， 因为 第一，原材料最近都涨价了30%，物流成本也上涨了； 第二，竞争品牌全部都调价10-20%，我们应该跟进； 第三，广告费超标，我们还应该拉出空间，可以做广告， 老板，你觉得这个建议是否可行？,产品推介演讲结构,18,AIDA结构,产品推介常用结构,解决方案常用结构,成功PPT演示,“我为什么要做这个演示” “我要在这个演示中做什么？”,21,确定你的目标,成功PPT演示,听众背景、听众立场、兴奋点和兴趣点,分析你的听众,会场、时间、设备和顺序,了解你的限制,成功PPT演示,寻找合适的材料,选择有力支持观点的材料 选择自己有切身感受的材料 选择有冲击力的材料 选择有真实感的材料 选择可检验的材料,成功PPT演示,成功PPT演示,写下完整演讲词,把你想说的写下来 把你写的背下来 按你的理解去讲,成功PPT演示,开场白和结束语,标准开场白 礼貌的欢迎 自我介绍 意图 过程框架图 规则,1.删除网上下载资料的换行符（e.g.“” ） 在 输入半角l(是英文状态下的小写L不是数字1),在替换框内输入p，单击全部替换，就能把大量换行符删掉。 删除空行的方法：在 输入半角pp(英文状态下),在替换框内输入p，单击全部替换 2. 让Word表格快速一分为二 将光标定位在要分开的表格某个位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键。这时你就会发现表格中间自动插入一个空行，这样就达到了将一个表格一分为二的目的,Word 使用技巧,3. 简洁输入经常在文档中使用的信息 比如要经常输入下列信息： 公司名称：有限公司 公司地址：深圳市 联系方式可以先选定这些内容，再单击office按钮word选项校对自动更正选项，在替换框中输入标记名称(如“公司名称”)添加确定，以后凡是在文档中要用到这个信息的地方键入“公司名称”（不要引号）这几个字后就自动替换成上述内容,4. 用“记事本”去除格式 网页上COPY下来的东西往往都是有网格的，如果直接粘贴在WORD中会杂乱无章。先粘贴到记事本当中，再粘贴到WORD中，就可以去除网格等格式，再全选选择清除格式，居中再取消居中即可取消所有格式。 可以直接在WORD中进行：选择性粘贴，选择无格式文本（图片会消失）,5. 即时翻译文档中的英文单词 Word 2007已经内置了强大的翻译功能。 操作步骤如下： 1.在Word 2007的“功能区”中，切换到“审阅”选项卡。 2.在“校对”组中，单击的【翻译屏幕提示】按钮，然后在下拉菜单中执行【中文（中国）】命令，以此来启用屏幕取词翻译的功能。 3.将鼠标指针停留在任意一个英文单词上，相应的翻译结果就会以屏幕提示的方式显示出来。,6.一次性完成文档中的所有样式设置 用户如果已经在文档中为各级标题指定了样式，但又觉得这些标题样式的风格在整体上不是很协调. 可以选择内置的样式集，每个样式集都包含了一整套可应用于全篇文档的样式设置。 操作如下： 1.在默认显示于最前端的“开始”选项卡中，找到“样式”组，然后单击【更改样式】按钮。 2.在弹出的下拉菜单中，将鼠标指针移至“样式集”子菜单项，所有样式集选项会以菜单的方式显示 3.用鼠标指针滑过每个样式集，可以直接在文档中预览效果，当确定要使用某个样式集时，只需单击它即可。,7.如何告知他人这是最终版本的文档 使用全新的“标记为最终状态”功能 操作如下： 1.打开或新建一个文档，对其进行编辑或修改，直至确定将其作为最终版本。 2.单击【Office按钮】，并从菜单中执行【准备】【标记为最终状态】命令。 3.执行该命令之后，会弹出一个提示对话框，让你确认这次标记行为。只要你确定过后，文档的状态属性将被设置为“最终状态”，并禁止任何人的编辑、修改或保存操作，而且会在状态栏中显示“标记为最终状态”图标。,8.巧妙去除Word2007页眉中碍眼的横线 操作如下： 双击文档中的任意页面的页眉，使页眉处于编辑状态;在“开始”选项卡，单击“样式”组的对话框启动器； 在“样式”窗口，指向“页眉”，并单击其后出现的三角箭头，再单击“修改”； 在“修改样式”对话框，单击“格式”按钮，再单击“边框”；在 “边框”选项卡的“设置”标题下，单击“无”； 两次单击“确定”按钮，依次关闭对话框,9.Word2007快速绘制分割线 在编辑文档时，出于美观和醒目的需要，有时需要为文档添加一些分割线，如果利用特殊符号来输入，则可以达到事半功倍的效果。 输入三个“-“，然后回车，就可以得到一条直线 三个“*“得到一条虚线。 三个“得到波浪线； 三个“=“得到双直线； 三个“#“得到中间加粗的三直线,10.Word 2007 快速将多个文档合而为一 1.新建一个文档，并使其页面设置等与要合并的多个文档一致。也可以打开其中一个要合并的文档，然后另存为一个新的文档，并将其中内容全部删除。 2.单击功能区中的“插入”选项卡，然后单击“对象”按钮右侧箭头，并单击弹出菜单中的“文件中的文字”命令 3.在“插入文件”对话框中选中要合并的多个文档（所需要文档集中存放在同一文件夹内）,Word中的常用快捷键,Outlook 使用技巧,通讯录管理,日历管理,数据安全,Outlook,邮件收发软件,工作协同工具,时间管理利器,1.联系人分组,通讯录管理,“联