强化实验室文档建设与管理的措施及意义.doc

强化实验室文档建设与管理的措施及意义【摘要】 目的 探讨强化实验室文档建设与管理的措施及意义。方法 分析了实验室文档建设中的主要问题，构建实验室文档内容，探讨强化实验室文档建设的措施。结果 实验室文档建设与管理过程中，存在着意识淡薄、制度不健全、缺乏专业人员、管理不规范和缺乏开放性等问题。实验室文档内容包括行政档案、教学档案、技术档案、物资档案和信息档案。并提出了加强实验室文档建设的主要措施。结论 实验室文档建设与管理对推动实验室管理的规范化、制度化、专业化和科学化有积极的作用。 【关键词】 实验室;文档管理;教学;院校,医学 ABSTRACT Objective To explore the measures and significance of construction and management of the laboratory documents. Methods The problems in laboratorydocument management were analyzed, the contents of documents were constructed, and the measures of the management were strengthened. Results In the construction and management of laboratory documents, there were problems of lack of consciousness, perfect system, professional staff, standard management and open. Laboratory documents included files of administration, teaching, technology, article, and information. The key measures strengthening the construction was proposed. Conclusion The construction and management of the laboratory documents have a positive effect in promotion of the standardization, systematization, specialization and scientization for laboratory management. KEY WORDS laboratory; document management; teaching; school, medical 高等学校教学实验室是开展实验教学的重要场所，实验教学是高等学校教学工作的重要组成部分，是培养学生实验动手能力、创新能力及科学素养的重要环节，在培养学生实践能力和提高综合素质方面有独特的作用12。实验室文档建设与管理是实验教学和实验室管理的基础，与实验教学、仪器设备管理、实验教师队伍建设和实验室发展规划有密切关系，是全面提高实验教学管理水平的重要保证，是高等学校建设与发展中不可缺少的基础性、长期性工作35。根据医学人才培养模式的转变和实践教学的需要，我院在加强实验室硬件建设的同时，十分注重实验室的软件建设，尤其是实验室文档的建设与管理，取得了良好的效果，为推动实验室管理的规范化、制度化和科学化起到了积极的作用。 1 实验室文档建设中存在的主要问题 1.1 实验室文档建设的意识淡薄 由于实验技术人员缺乏管理意识，只注重实验教学的准备和协助实验教师完成实验教学任务，实验室文档建设的意识淡薄，不注意收集、整理和归类管理日常的实验教学资料，导致文档建设与管理工作滞后。在日常工作中，往往是有活动而无检查、有检查而无记录或记录不全，有措施而无落实、有落实而无资料存档，有计划而无总结等，既造成了大量有价值的实验教学和实验室建设资料的丢失，又不能及时地为实验教学和实验室建设服务。 1.2 实验室文档建设的制度不健全 过去，教学实验室都依附于相应的教研室，专职人员少，且实验教学设备、低值易耗品由设备科和实验室管理科统一管理，而实验室文档只是教学资料的一部分，不单独归类管理。另外，也无专门的制度或规定来规范或约束实验室文档建设与管理，导致实验室文档不全、流失或缺如。为了加强实验室建设和教学改革，我院将原来归属各教研室的教学实验室进行整合，重组了新的实验教学中心(实验室)，使实验室文档建设工作列入日常教学管理日程。但目前实验室文档资料的收集、整理和归类管理的随意性还很大，势必影响实验教学管理和实验室管理水平的提高。 1.3 实验室文档建设缺乏专业人员和管理不规范 目前，我院的实验室文档建设与管理工作主要由实验技术人员来完成，而实验技术人员未经过有关档案管理知识的培训，不具备档案建设与管理经验，不能规范地进行实验室文档的收集、整理和归类管理。由于实验室文档复杂性、专业性的特点，造成实验室文档管理的乱、缺、无等现象，不能保证实验室文档顺利归档和调阅的准确性，直接影响了实验教学质量和管理水平。 1.4 实验室文档建设缺乏开放性和应用价值不大 目前，实验室文档管理的方法往往只是建档入库(橱)，特别注重实验室文档的保藏而忽视其应用价值，缺少开放性和开发力度。由于对实验室文档建设的开发利用价值认识不足，使实验室文档管理处于半封闭或封闭状态，仅限于上级检查或院内检查，而缺乏多层次、多渠道的开发与利用，缺乏实验室文档管理与利用的良性互动，造成了实验室文档资料的闲置与浪费，无法实现其应有的价值。 2 实验室文档建设的主要内容 为了及时、客观、准确地收集、整理和利用实验室文档信息，根据医学实践教学的特点，我们对实验室文档进行了分类与管理。目前，我院实验室文档分为5大类27项。 2.1 实验室行政档案 包括：实验室建设与发展规划、工作计划及实施情况;实验室管理与建设的有关文件及材料;实验室人员历年考核情况;实验室人员工作情况及进修、培训记录;实验室历年经费使用情况。 2.2 实验室教学档案 包括：实验教学课表;实验教学任务(实验人时数的统计);实验教学大纲、实验教学计划、实验教学工作日志、实验项目卡片;实验讲义、实验教材、实验教学指导书及参考材料;实验教学讲稿、实验预作记录;优秀实验报告及实验论文;历年实验教学考试试题。 2.3 实验室技术档案 包括：实验室各类仪器设备的技术资料及说明书;教学、科研仪器设备的研制等技术开发研究成果的有关资料;每个实验仪器配置、仪器装置改进或功能开发等情况记录;仪器设备的使用、维修记录;实验室安全、卫生记录。 2.4 实验室物资档案 包括：实验室固定资产帐及低值耐用品帐;实验室用房、实验室桌椅及环境设施配套情况。 2.5 实验室信息档案 基本情况：实验室名称、建立时间、面积、管理级别以及实验室改革、建设中重大事件;实验项目基本信息;实验技术人员基本信息;每年度教学、科研仪器设备增减变动情况;每学年教学、科研精密贵重仪器使用情况;实验用房增减变动及维修改造等信息;实验教学研究有关论文、各种交流会议文章、成果鉴定证书等;各种奖惩材料等。 3 加强实验室文档建设的主要措施 3.1 提高认识，健全管理制度 各级领导和工作人员都要明确实验室文档建设在实验室管理工作中的作用，提高实验技术人员对实验室文档建设重要性的认识，针对实验室文档内容广、专业化和复杂的特点，制定相应的管理制度和职责范围，促使实验室文档建设的制度化、规范化、专业化和科学化。为此，我院于2005年下发了青岛大学医学院教学实验室信息收集与档案管理的规定，从实验室基本信息的主要内容、实验室信息收集整理的要求、实验室文件建档要求、实验室档案材料分类、实验室信息收集与档案管理的责任等方面规范了实验室文档建设与管理工作，使实验室文档建设与管理工作初步达到规范化、制度化、专业化和科学化的要求，为提高实验教学和实验室管理质量打下了坚实基础。 3.2 加强实验技术人员队伍建设 实验技术人员队伍建设与管理是实验室文档建设与管理的关键。要加强对实验技术人员文档建设与管理知识的培养与指导，让他们充分认识实验室文档建设的重要性。同时，要选用事业心和责任感强、又有奉献精神的优秀实验技术人员负责实验室文档建设与管理，及时收集、整理实验室各种文档资料，并按要求做好上报和存档工作，确保文档资料的准确性、连续性和系统性，使实验室文档建设与管理符合时代要求和教学管理规律，以便更好地为教学、科研工作提供优质、准确的档案资料。 3.3 加强实验室文档信息开发，完善服务功能 档案信息化建设是一个由档案管理向档案信息管理转化的过程，其目标是最大限度地延长档案的寿命，最广泛和最快捷地提供档案信息6。实验室文档之所以能成为教学评估的指标之一，不仅仅是因为实验室文档是一种历史记录，而且还是一种质量记录，能为实验室建设、实验教学与管理提供参考，为教育决策提供咨询。因此，不能把实验室文档封闭在文件橱内或充当仓库呆账的角色，而是将实验室文档作为对外交流与开放的平台，加强各实验室之间，甚至各高校之间的交流与沟通，让原本有限的文档信息发挥最大效益。必要时可建立实验室文档信息网络化共享平台，极大地拓展实验室文档的内容，为实验室文档资料的收集、整理、使用与管理带来新的机遇，同时，也对实验教学管理工作走向规范化、科学化和专业化起到关键性作用。 4 实验室文档建设与管理的意义 实验室文档是实验室建设与发展过程中产生的文件资料，是实验室建设、发展和实验教学的历史记录。实验室文档的建设与管理对实验教学内容的更新、实验教学方法的改进、实验仪器设备的革新以及新仪器设备的开发、提高实验室管理水平和办学质量、培养高素质人才都具有重要意义7。 4.1 实验室文档建设是实验教学改革的依据 实验室是培养学生实践能力的场所，不断改进实验教学条件、教学内容和教学方法是提高实验教学质量、促进创新人才培养的重要途径。实验室文档本身就是实验教学工作的积累和结晶，通过对实验室文档的建设与管理，检查实验教学各环节存在的问题，反馈学生对实验教学的意见，以督促管理者和实验教师严格执行好各个教学环节，保证实验教学质量。同时，实验室文档建设也可为实验教学和实验室管理提供依据和经验。 4.2 实验室文档建设有利于实验室资源有效配置 实验室文档建设有利于教学、科研仪器设备的合理、有效配置，更好地为实验教学和科研服务。实验室的资金投入是有限的，如何利用好有限的资金以及合理有效地配置实验仪器设备，是开展实验教学和科研工作的保证。根据实验室文档中的仪器设备使用记录、维修记录和运行情况，合理有效地选择仪器设备、购置和更换必要的仪器设备、以及重新配置教学科研设备，以免造成重复购置、设备闲置，有利于节约资金和仪器设备的维修、保养、管理和使用，最大限度地发挥实验室的功能。 4.3 实验室文档建设为教学评估提供真实材料 实验室文档是实验教学、实验室建设、开放实验室、创新人才培养的真实记录和客观反映，具有针对性、层次性、原始性和真实性的特点。依据实验室文档所提供的信息，可对高校的实验教学计划及完成情况、实验课程设置、实验教学及科研成果等进行定量分析和准确判断，并给予客观真实的评价。因此，实验室文档的完整性、系统性和准确性是教学评估工作的基础，可为教学评估工作提供有力的支撑。 4.4 实验室文档建设是提高实验教师教学水平的有效途径 实验室文档是实验教学和实验室建设的经验和结晶，可为实验教学经验交流和教学成果的检阅提供一个良好的平台。同时，实验室文档建设的过程也是实验教师不断学习和提高的过程。实验教师可通过借鉴实验室文档，进行自我评价，通过吸收其他教师的教学经验来提高自己的教学水平、丰富自己的教学经验，通过对实验室文档的比较、鉴别和探究等，吸取经验和教训，促进教学水平的全面提高8。 4.5 实验室文档建设是适应教学管理规律和信息化时代的需要 实验室文档在实验教学和实验室建设与管理中起着最基础、最直接的作用，真实记载了教师教学和科研活动的过程及其成果，能完整、准确地反映实验教学管理的全过程，并为全面总结和研究实验教学规律提供详实而丰富的原始资料。同时，实验室文档建设也是积累实验教学经验的工具和手段。另外，信息化时代因为需要加强实验室文档建设，随着实验教学管理信息化普及，原有的教学管理模式已发生了变化，只有掌握整个实验教学管理过程大量的信息，才能做出准确判断和实行科学化管理。 【参考文献】 1宋象军，刘大林，汪春华，等. 建设一流本科实验教学保障体系的实验与研究J. 实验室研究与探索， 2008，27(1)：142144. 2张小林，周美华,李茂康. 综合性、涉及性实验教学改革探索与实践J. 实验技术与管理， 2007，24(7)：9496. 3杨美玲，李云芳. 医学院校临床教学档案资料体系的建立与管理J. 青岛大学医学院学报， 2009，45(3)：305306. 4杨艳