财务部管理制度.doc

财务部管理制度第一项 费用管理制度一费用管理目的加强公司财务管理，明确费用开支管理的流程以及各环节的职责与权限，严格控制费用支出。二费用管理原则公司费用实行预算管理、标准控制、集中反映、有效监督、节奖超罚的管理原则。三费用管理实施（一）所有费用均按公司要求编制年度预算并分解到月按月实施。（二）公司各部门须在每月月底前根据下月工作计划制定本单位费用开支计划，报财务部后经公司月度工作会议通过，并总经理批准后，为公司当月的费用开支计划指标。四计划外费用审批计划外费用开支，根据实际情况一律报总经理审批后由财务部进行调整下达。五费用管理职能各级审批领导对各项开支的合理性、真实性负责，财务人员对开支的票据合法性、金额准确性、审批手续的完备性及资金流向负责，并在预算的范围内控制。六费用支出的一般内容本制度所称费用支出基本包括：工资、福利费、社保费、工会费、应酬费、办公费、差旅费、汽车费、水电费、物业费、房租费、通讯费、文印费、折旧费、税费、培训费、其他费用等管理费用及财务费用、销售费用。七费用报销的一般要求（一）费用报销审批原则1.如需提前申请，由经办人事前填写书面申请签批；2.申请经签批后，如需借款，经办人须按照借款审批程序进行借款；3.经办人须在规定的时间内办理相关事宜并按照费用报销程序及时报销。4.未过试用期人员不得办理借款、报销事宜。（二）日常借款的审批程序1. 借款程序：经办人填制借款单部门负责人审核分管领导审核财务审核总经理审批出纳审核付款。（三）日常借款的重要注意事项1.备用金借款内容需明确备用金使用人、用途、金额、期限（应在1个月内）。2.出差借款附上经总经理审批后的出差审批单复印件，根据出差标准计算的金额进行借款。3.招待借款需附上经总经理审批后的业务招待费支付申请单复印件，根据审核后的金额进行借款。4.除了备用金外，所有费用应于发生之日起3日内（出差人员自返还之日起计算）报销，对逾期不归还的款项，财务部按照借款金额3倍在次月工资中扣回；因费用报销不及时或报销单填写不规范、不真实的，由此造成延误或损失，均由报销部门（借款人）负责。5.对于离职的员工，由部门负责人追索欠款；如该欠款属超期，则由部门负责人承担相应责任。6.日常借支款项金额超出2000元的必须提前2天上报，否则不予支付。（四）费用报销审批程序1.费用报销程序：经办人填制费用报销单或差旅费报销单或付款申请单部门负责人审核分管领导审核财务审核总经理审批出纳审核付款。（五）费用报销的注意事项1.费用报销单填写要注明：报销金额、金额大写与小写必须一致，报销单上的用途（开支内容）必须填写清楚，附件张数填写准确（注意：此张数不包括费用报销单及粘贴单）。2.实际报销金额与所粘贴发票金额合计数相符，报销单必须用蓝、黑色水笔填写，报销单上不得有涂、改、抹等不符合规定的现象存在。3.所有报销发票应为正规发票，发票必须盖章有效，发票内容必须填写完整，并不能涂改，确实无法取得正规发票的费用支出，应由经手人说明原因，公司领导签字后方可报销。4.对于确实无法取得发票的费用，对方可以提供收据，收据必须盖章有效，必须注明售货人联系方式；对于确实无法取得发票和收据的费用，由对方按照规定提供收条，内容必须写明，必须注明收款人联系方式，必须收款本人填写，代写一律不予报销。5.费用报销严禁拆分，属于同一项目、同一时间或同一性质的费用按照单笔费用报销。6.费用票据粘贴规范：所附单据为已收到的相关业务的正规发票；需要办理入库的资产入库单；事前已经签批的相关工作申请单等。将发生的费用发票严格按发票的时间先后顺序依次粘贴，对于发票上无日期的，按金额大小粘贴。所有发票及发票附件一律以费用报销单正面左上角上面和左面的边距为准进行粘贴。（六）主要费用项目的管理（1）.差旅费申报程序1.出差人员出差前需填写出差申请书，出差申请书经批准后，作为借支和报销差旅费的依据。一般员工出差，由部门负责人提出，分管领导批准；部门经理出差，由副总经理批准；高层管理人员出差，由总经理批准。2.出差人员订票费的原始凭据需加盖订票中心公章有效。因个人原因产生的退票费，由个人承担；因公产生的退票费，注明原因，由分管领导签字后，按费用报销程序可实报实销。3.出差人员需提供出差地点真实发票，特殊原因超出出差补贴标准的，需在发生后以书面形式提交分管领导审核批准。4.出差补贴天数的计算：当天中午12:00以后出差，出差补贴按半天计算；当天中午12:00以前出差回来，出差补贴按半天计算。5.公司员工出差若带家属，其家属的出差费用一律自行承担，公司不予支付。（2）.业务招待费的管理1.报销业务招待费时所附发票必须是开有日期的正规发票，当月报销的发票不能为已过开票日期3天以上的票据，并且原则上实行谁开支谁报销的原则。2.原则上杜绝无票费用开支。如工作业务需要开支无票费用（如娱乐费等），1000元以上需事前先请示总经理同意后再执行。对此类无票费用，需提供相关联的有效证明，才可报销。每月开支的无票费用，需以文字报告的形式报总经理审批后，方可进行相应账务处理。3.交际应酬客人发生的礼品费报销，必须出具购货单位（商场、酒店等）的电脑打印明细清单，否则财务一律不予报销。4.对外付款原则上采取转账方式或银联刷卡结算，招待费不得现金支出，报销时必须提供银联刷卡记录单，特殊情况需总经理同意。5. 所有招待费用开支原则上必须两人以上（含两人）经手，但陪客人员不得超过三个，相互监督，并由最高职务者接待和报账，出具发票和本次用餐菜单明细，否则不予报销。如发现乱报、虚报、多报等违纪现象，经证实后不论金额大小予以开除。6. 除公司业务送烟，其他部门及员工原则上不予配烟，否则不予报销。7. 专程陪客旅游：经总经理批准，经办人在总经理批准的定额内掌握使用。8.总监以下员工不经批准不能进行应酬、接待活动，接待对象、地点及规格需事先征得主管领导同意并有一个随同人员，先斩后奏一律不予报销。9.公司内部因加班而开支误餐费，经副总以上人员同意，每人每餐不得超过20元且有所有人员签字方可入账，各部门每月不得超过三次。10.集团内部单位检查或汇报，除陪客外，严禁相互宴请，严禁住高档宾馆，伙食按工作餐标准执行，且不予享受公司差旅费包干标准。11. 报销时应填列费用说明清单（3）.办公费申报程序1.办公用品报销所付单据：收到的办公用品相关的正规发票，各类办公用品购置的出入库单，事前经签批的资产申购单。2.办公费的归口管理部门为办公室，办公室负责日常各项办公物品的采购、日常管理及费用报销事宜。办公室分类别建立各项资产进、领、存管理台账，加强与各部门资产管理台账的定期核对。3.公司购买办公用品，每月统一时间上报，统一购买，限每月只能申报购买一次。（4）.固定资产的管理1.凡公司购入或自制的办公设备，机器设备，动力设备，运输设备，工具仪器，管理用具，房屋建筑物等，同时具备单项价值在2000元以上和耐用年限在一年以上的列为固定资产。2.公司本部使用的所有固定资产及公司所有办公用品用具由办公室归口管理；公司各施工工地使用机器设备，动力设备，工具仪器等由工程部归口管理；办公室和工程部应指定专人负责公司财产的业务核算，应设立台帐，登记公司财产的购入，使用及库存情况，负责组织公司财产的保管，维修并制定相应的措施、办法。（5）.出租车费申报程序1.打车费用一律不予报销。除紧急特殊情况报总经理同意审批外。（6）.车辆使用费申报程序1.车辆用油费：驾驶员使用油料应由车管统一购买加油卡，车管应严格油卡使用手续，按车牌建立相应台账，次月初由车管人员核算上月油耗，并向财务部提供上月所有车辆行车记录表，按单车单表制，按规定进行奖扣。长途外出汽车在外加油须开具正规发票。2.车辆修理费必须报车管人员审批（正常保养除外）；因公发生的过路过桥费、停车费由司机在单据背后注明事项并填制报销单；因私发生的各种费用不得报销；因个人原因违反交通法规的罚款，一律不予报销。3.车辆维修费、保险费、年检费必须事前签批工作请示单。第二项 成本控制过程中的财务管理制度一为了有效地控制工程成本支出，规范材料采购和材料款、工程款的支出，以降低开发成本，提高公司经济效益，特制定本制度。二本制度所称的成本控制过程中的财务管理，是对开发成本进行管理、控制、监督的财务管理规定。（一）本制度所称的材料，为开发项目使用的主材、辅材及各种设施设备。（二）本制度所称的工程项目，为开发成本的各种项目，包括前期工程、建筑安装工程、基础设施工程、公共配套工程等项目。三成本控制过程中财务管理与控制的重点：招标与采购的价格监控、工程签证监控、预结算监控。四管理范围成本控制过程中的财务管理包括项目预结算管理、材料成本中的财务管理、工程项目中的财务管理和对开发成本的日常财务管理事项四个方面内容（一）项目预结算中的财务管理主要包括项目预算时寻求成本降低的办法，对项目预结算进行监控管理，同时对施工管理部门和成本执行部门的工作质量进行财务审计监控，防止漏洞及避免损失。（二）材料成本中的财务管理指材料价格管理。主要包括招议标价格管理、材料价格管理、材料款支付管理、材料价格信息管理、其他成本日常管理。（三）工程项目中的财务管理指工程支付管理。主要包括工程预结算控制管理、工程款支付、工程签证管理、建设过程中水、电等杂费管理、与物业公司衔接水电的财务管理等。（四）日常财务管理事项为财务管理中心对开发成本过程中的重点控制事项管理和对开发成本分析与调查。五管理要求（一）预结算财务审计管理1.工程部：负责预结算工程资料的提供，并对所提供资料的真实性、准确性、完整性负责；配合复审和三审预结算工作。2.预算部：负责预结算的编制；按公司预算成本目标组织实施和控制；对工程管理实施全方位现场监控；配合复审预结算工作。3.财务部：负责预结算复审，对项目结算质量的最终结果负责；对成本控制过程中的重要节点进行监控。（二）材料成本中的财务管理采购过程中的财务管理1.工程部在签订材料采购合同前，将材料采购合同审批单送预算部审核，预算部应对材料采购合同中涉及到的数量、价格、合同金额、付款方式等进行审核并签字。报财务部复审。2.工程部在确定招标合同前，事先应将招标合同评审表送预算部进行审核；预算部应对招标涉及到的数量、价格、合同金额、付款方式等进行审核。报财务部复审。3.预算部在审核材料采购合同时，应做好价格咨询，咨询单位应不少于3家。对材料价格与市场价格相差较大（超过5%）的材料采购合同行使否决权，并有权对上道程序责任人处以罚款，如另经查实预算部核价人所核价格高于市场价格5%以上时，对预算部核价人处以双倍罚款。材料价格信息管理1.采购部应安排专人负责材料信息咨询管理工作，包括建立主要材料价格咨询台账或材料价格电子信息库。2.材料价格管理员每月不少于二次更换价格咨询台账或材料价格电子信息库，检查其价格是否与随市场行情变化，并每半月向公司报告主要材料价格行情。3.采购和招标价格审核由采购部材料价格管理员负责，材料价格管理员应在材料采购合同评审表上签署市场价格情况，如有更优替代材料，可提出意见或建议。4.材料价格管理员跟踪研究新材料、新工艺。每季度提交一份报告或建议。材料日常管理事项1.工程部应将每天发出材料单据在次日早上汇集送财务部。2.财务部根据工程部填制的领料单分单位、分品种建立材料明细账，并于每月月底与工程部核对材料的收、领、存情况。财务部每月底应会同预算部清理施工单位领料情况，凡无合同约定的，一律从下月工程进度款中扣回材料款。3.财务部每月月底会同工程部、预算部对库存材料进行一次盘点，3天内将盘点结果书面报告公司领导。4.预算部对工程部提出的材料采购事项，应根据库存材料数量和工程进度情况于每月25日制定下月度采购计划并编制采购预算，并对采购的数量、规格、型号、质量负责。财务部对不合理的材料采购计划提出意见，有权向公司领导提出中止和更改不合理的采购计划的建议，以避免公司损失及过度占用资金。（三）工程项目中的财务管理材料款支付管理1.财务部应对材料入库单进行审核，审核入库单是否有工程部验收人员和采购员签字确认；审核入库单内容是否和票据、合同内容一致（包括材料数量、质量、价格、规格、型号、厂家等）。2. 财务部在审核材料采购资金使用申请单时，审核材料入库单、发票、合同是否相符并签名。在支付材料款时，一律按照材料款支付流程办理，在相关部门和公司领导签署同意付款意见后，才可支付，缺一环节，财务有权拒绝支付。3.甲供材料的采购，财务部应协助预算部做好与乙方的结算，并在结算前全部扣回甲供材料款。工程款支付1.工程款支付原则上采用银行转账方式结算，确需使用现金方式支付的，应书面说明情况并经公司总经理批准后方可采用现金支付方式。2.在工程款支付时，存在以下情况之一的，财务部有权拒绝付款： 无工程款资金使用申请单的，或在工程款资金使用申请单上缺相关部门和公司领导签署同意付款意见的； 无工程进度表或工程预决算书的； 工程进度和工程预决算金额明显不符的； 未提供工程发票的； 不符合合同规定付款条件的； 其他不符合制度规定的；3.财务部每月月底应会同预算部和工程部核实每一个工程项目的进度，如核实至本月止累计付款超过本月工程进度，应在下笔工程进度款中扣除超付款。工程款日常管理事项1.财务部在支付工程款时原则上应根据施工单位提供的正式的建安发票才可支付工程款。施工单位如未提供正式的建安发票，财务部门有权拒绝付款，如属特殊情况，经公司领导批准后，财务应扣除相关税金后才可支付。2.财务部应根据合同金额、工程进度款、预决算金额、已付金额、已收发票等内容分单位建立电子台账。3.施工进行到一定程度，如果有预付工程款、预付备料款等款项的，应由财务部根据合同约定将预付的款项逐步在进度款中扣回。4.财务部每月3日前对上月工程签证单进行核对，以避免重复签证的现象。工程部或预算部必须无条件积极配合，提供工程签证单明细表、工程签证台账等。5.签证管理中，财务部应建立工程签证台账。工程部每周星期五下班前将本周原始签证单送公司档案室存档并报财务部备案，每月3日前，预算部汇同工程部与施工方核对上月签证单，完毕后三方在核对清单上签字确认。每月5日前，财务部将上月所有工程签证与预算部或工程部提供的原始三方核对清单进行核对，核对完毕后，财务在三方核对清单上签字，原件一份留财务，一份由预算部在6日内送档案室归档。6.财务部一律凭预算部和工程部、监理公司总监签字认可的签证单作为工程款结算的依据。签证单项金额在30,000元以上的，预算部应通知财务部进行现场核实签字。7.具备结算条件的项目，由工程部和预算部负责实施。经公司验收合格的项目才可办理结算手续。对不符合结算手续的，财务有权拒付工程款。8.财务部根据工程部提供的工程扣款通知书进行编号管理并建立工程扣款台账，在每次支付工程款时，财务部应与预算部将工程扣款金额核对一致，并负责扣回应扣款项。9.财务部门在支付工程尾款时，应会同工程部和预算部确定无质保金、无维修费、无代扣款，无工程扣款、和发票到齐等后才可支付。建设过程中水、电等杂费管理1.财务部根据预算部编制的施工单位用水电清单，复核其水电数量、金额，并分单位设明细进行核算。2.在支付工程进度款时，财务部应扣除施工单位应承担的水电费。财务部每月根据公司预算部提交并经施工单位确认的水电费耗用明细原件进行扣款。3.财务部每月5日前与工程部、预算部核对上月施工单位用水、用电情况，排查异常用水用电情况，并将检查情况报告公司领导。4.每一个施工单位进场3个工作日内，由预算部根据合同金额、预决算金额等编制公司应扣施工单位各种款项明细表，并将此表送财务部一份，其表内容不少于甲供材料款、审计费用、维修费用、施工管理费用、定额测编费等。5.财务部将应扣施工单位款项录入工程款账务管理电子台账，并每周向预算部反馈应扣回金额是否变化和是否存在遗漏项目，在支付每笔工程款时，两部门核对一致并扣回。与物业公司衔接水电的财务管理1.在楼盘交付使用前，财务部根据预算部编制的物业公司用水电清单，复核其水电数量、金额。财务部应将发生的水电费用在支付的前期物业管理费用中扣回，或根据前期物业合同列入公司成本费用。2.在楼盘交付使用后5个工作日内，财务部应督促行政部办理该楼盘水电户名更名手续。在楼盘交付使用后，该楼盘水电费用由物业公司承担，财务部不得支付该楼盘的水电费用。(四)对开发成本的日常财务管理事项1. 财务部应做好以下成本控制重点事项 制定成本管理制度和相关细则、制定成本开支标准； 监控主要材料价格； 审核材料、设备、工程合同金额； 监督材料设备的入库验收； 监控审核工程项目签证； 控制审核工程项目结算。 参与审核工程项目竣工验收； 参与审核工程项目现场进度；2. 财务部应根据公司成本预算明细项目进行成本核算和控制，建立成本控制预警关键点，建立成本管理台账及时向公司领导和预算部反映成本是否突破情况，并每月编制成本预算执行情况表及分析报告报公司领导、送预算部。3.财务部每月应根据预算部的需要，及时提供与成本有关的财务数据，以便预算部收集日常成本管理指标报表和对成本进行分析使用。4. 财务部每月应配合工程部、预算部、行政等部门对成本项目进行检查和监督（检查和监督内容包括经济合同、工程进度、材料出入库、工程预决算、材料工程款支付流程等），编写成本检查和监督报告报公司领导。第三项 资金的管理制度一为了加强对货币资金的内部控制和管理，保障货币资金的安全，根据中华人民共和国会计法和内部会计控制规范等法律法规，制定本制度。二本制度所称货币资金是指公司所拥有的现金、银行存款和其他货币资金。三岗位分工及授权批准1.公司建立货币资金业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。2.公司办理货币资金业务，应当配备合格的人员，并根据公司具体情况进行岗位轮换。办理货币资金业务的人员应当具备良好的职业道德，忠于职守，廉洁奉公，遵纪守法，客观公正，不断提高会计业务素质和职业道德水平。3.公司对货币资金业务建立严格的授权审批制度，明确审批人对货币资金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，确定经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求。4.审批人应当根据货币资金授权审批制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理货币资金业务。对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门或上级授权人报告。5.公司应当按照规定的程序办理货币资金支付业务6.公司对于重要货币资金支付业务，应当实行集体决策和审批，并建立责任追究制度，防范贪污、侵占、挪用货币资金等行为。7.严禁未经授权的机构或人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。四现金的管理1.公司严格按照国家关于现金管理的规定使用现金。2. 所有现金收入款项都应于当日如数存入银行，当日下班后发生的现金收入应由出纳人员保管在保险柜中，须上报集团财务负责人并于第二天上班时及时存入银行。在法定节假日获得的现金，公司必须妥善保管并在开户行营业后的当天上午立即存入银行。公司任何员工不得以库存现金收入直接支付各项开支(即不准坐支现金)。3.根据公司日常现金开支的实际情况，实行库存现金限额管理，一般以公司3-5天的正常零星开支额确定库存现金限额。公司的库存现金限额及限额的追加必须经总经理同意后，才能向开户银行进行申请。4.对发生的一切现金收支业务，必须取得或者填制合法、完整、正确的原始凭证。对各种收支款项的原始凭证必须为原件，复印件不得作为原始凭证。如遇特殊情况须经公司总经理批准。5.各单位应建立严格的授权审批制度，明确现金支出业务的授权批准人和现金报销的标准，不得越权审批。对发生的一切库存现金收支凭证(收据、报销发票等)是否合法、合规、准确、完整，财务管理中心须进行严格、认真的审核。对不符合报销制度的单据，财务管理中心负责人、主管会计或出纳人员有权拒绝办理，或要求更换及补充。如情节严重，报销人员拒不执行的，可直接向公司总经理报告。6.公司设置“现金日记账”，及时、全面、连续、逐笔记录现金收入的来源和现金支出的用途，随时掌握现金的动态，防止收支不清和发生差错。7.现金出纳员根据审核无误的收支凭证，按经济业务发生的先后顺序逐日逐笔登记现金日记账，并做到日清日结，账款相符。8.公司严格支票、印鉴的管理 财务专用章、公司法人章及支票必须分开保管，公司法人章由财务负责人保