办公室文书档案管理员岗位责任制.doc

首钢矿业物资公司办公室文书档案管理员岗位责任制编号：SGKYGL0072600330112 2006直接主管：办公室主任生效日期： 2006年6 月1 日编写：文书档案管理员日期：2006年5 月31日审批：办公室主任日期：2006年 5月31日 发放编号：12文书档案管理员岗位责任制基 本 概 况工作概要在办公室主任的领导下，负责物资公司机要文件、上级来文的登记、传阅、催办；公文格式把关、编号、文件归档、印章管理、档案的接收、室存档案的保管、利用等工作。兼管计划生育、房管房改专业管理等工作。引用文件1、中华人民共和国档案法2、首钢矿业公司办公室专业管理制度。 3、与工作有关的其他制度素 质 要 求1、党员，具有大专以上文化程度，取得国家级计算机一级B以上证书；2、掌握经济、法规、管理等相关专业知识，具有现代办公所需熟练操作技能；3、掌握各种常用企业公文拟写格式，了解企业经营管理的理论知识和本企业运营的基本情况；4、掌握现代机要文书管理知识，具有一定的语言表达、文字写作、办事、实际工作经验。岗 位 责 任 与 标 准1、负责机要文件管理工作。做好机要文件的登记，在规定范围内及时传阅，按时间要求进行回收和清退，不发生因管理不当缺份和少页问题。2、负责保密专业工作。按照国家、企业有关政策、规定，对企业有关秘密资料进行登记，严格管理，抓好保密纪律教育、预控、检查、建制、考核、基础六个环节，不发生泄密事件。3、负责上来文、外来文的登记、领导呈阅、传阅、批示后催办、文件归档工作。做到归档材料及时、完整规范。 4、负责物资公司党委、行政、办公室公文编号、行文规范管理工作。按管理权限将文件进行归档，归档材料及时、完整，便于领导查阅，不发生丢漏失误。5、负责对日常收集到的重要资料，具有利用价值的按规定存档备查。6、负责物资公司内部请示公文的格式把关和登记编号工作，格式符合要求，编号准确。7、负责车间、科室行文专业管理工作。车间、科室行文符合规范要求，做好指导、检查职责的落实。8、负责印章管理工作。建立健全用印登记台帐，严格执行用印管理规定，用印有据率100。 9、认真遵守国家法规、企业规章制度、标准及相关规定，提高执行力。10、按时、按质、按量完成领导交办任务。例行工作1、每周一至周五做好各种上传公文的传送、用印工作。2、每日做好公司和外埠来文的接收、登记及传阅工作。3、每周一完成上一周物资公司上传请示公示工作。4、每日做好需归档文件的录入工作。5、每月5日前完成个人上月岗位考核打分，上报主任。6、每月25日前完成办公室工资的录入工作。7、每日视情况开具有关计划生育方面的各种证明。8、每日视情况给职工办理房管、房改方面的各种手续。9、每年5月底前完成物资公司党委、行政、办公室各类文件及外埠相关资料的组卷归档工作。10、每月25日前上报计划生育专业考核打分表。11、每月30日前上报房管专业考核打分表。12、每月15日前到房改办办理职工住房公积金审批手续。13、每半年完成计划生育情况统计报表，上报计划生育办公室。14、每年12月底前完成职工住房分析统计报表，上报矿业公司房改办15、每季末月20日前完成独生子女一次性奖励填报工作，并到计生办审批。16、每季末月向计生办上报独生子女一次性奖励审批表。17、每月5日到计生办参加专业会。工 作 程 序1、机要文件管理工作：根据来文情况，到公司办公室取回，送领导传阅，并按时限要求退回。2、文书管理工作：收文管理。每天接到上来文、外来文后按份清点，根据内容和缓急程度分别进行收文登记、根据情况供领导呈阅、待领导批示、批转落实后按文书管理程序进行归档。发文管理。每天根据领导签批后的发文稿纸按份、页进行清点检查，确定行文格式无误后分别进行发文登记、编号，待形成规范公文后进行缮印，并将领导签发的发文稿纸、文件底稿、清样一并按文书管理程序进行归档。内部请示管理。每天对车间、科室转来的请示事项审理单，进行行文格式把关，确定无误后进行登记编号，上传至矿业公司办公室。会知请示管理。每天对外单位转来的请示事项审理单，进行编号登记，送至相关科室进行审签，审签后呈主管经理批示后传出。3、印章管理工作：物资公司党委印章。使用物资公司党委印章需物资公司书记审批。物资公司行政印章。使用物资公司行政印章需物资公司经理、副经理、经理助理审批或经理授权人审批。4、计划生育工作： 严格按照计划生育管理规定，办理各种手续、开具证明信。5、房管专业工作： 严格按照房管专业各项规章制度开展工作。岗 位 协 作 关 系各处室及基层厂矿文秘人员办公室调研员文书档案管理员外部单位相关人员办公室其他人员日员说明：1、根据工作需要，与调研员共同完成领导交办的各项工作；2、紧密配合办公室其他人员完成相关工作；3、按办公室文秘专业管理需要，做好各单位专兼职文书人员的专业管理；4、根据工作需要，做好与相关厂矿、处室的协作。考 核 与 奖 励1、本岗位由办公室主任考核。2、违反企业规章制度，按违规违制处理，并按有关规定落实考核。3、未完成岗位责任或标准未达到，每有一项扣13分；对工作造成影响加重考核。4、专业管理工作发生失误每有一项扣3-5分；对工作造成影响加重考核。5、例行工作、专业基础工作、向相关专业提供信息等未完成或质量未达到要求，每有一项扣13分；对工作造成影响加重考核。6、领导交办工作，未按时限、质量要求完成，每有一项扣1-3分，造成影响加重考核。7、专业管理工作完成出色，受到领导表扬，加1-3分；运用先进管理理念或管理方法，提出改进工作意见或合理化建议，取得明显成效加3-5分；效果显著，实行重奖。相关说明：1、本岗位责任及相关内容发生变化时，按程序要求及时组织修订、完善。2、本岗位负责的专业管理制度及基础工作列表附后。附件：本岗位执行的法律法规及企业制度序号制 度 名 称文号1中华人民共和国保守国家秘密法1988年颁发2中共首钢总公司委员会保密工作制度。首党发200373号3首钢矿业公司文秘专业管理制度首矿发1998260号4首钢矿业公司关于转发首钢总公司党委保密委员会关于印发的通知的通知。首矿发199935号5首钢矿业公司请示公文规范（试行）首矿办发20044号6首钢矿业公司请示事项审理单受理补充规定首矿发200413号7首钢矿业公司关于进一步提高请示公文的传递、审签效率规范请示公文处理程序的补充规定首矿办发2