采购管理制度作业程序书.doc

作业程序书名称：采购管理制度承办日期审核日期核准日期目 录第一章目的和范围第二章采购物品的分类标准第三章采购作业流程第四章附则第一章 目的和范围一、目的1.1.为使本公司之资材采购作业有所遵循，以能取得适质、适量及适价的货物，以符合生产作业及客户之需求,特制定本制度。二、范围2.1凡公司资材之请购、采购等管理作业均适用之，各项物品依其分类、编号及使用特性区分。第二章 采购物品的分类一、公司物品按下列标准进行归类：1.1.原材料，指生产过程中耗用的原料，包括*；1.2.辅助材料，是指生产过程中耗用的，不构成产品主体的材料，包括*；1.3.自制半成品，指公司自制但未完工的半成品；1.4.库存商品，指生产完工入库的商品；1.5.工具器具，指生产经营过程必备生产、经营用工具、器材等；1.6.包装物，指用于包装原料、辅助材料的容器、纸箱等包装用品；1.7.固定资产，指房屋建筑物、机械设备、电子设备、汽车、升降机、叉车等运输工具；1.8.办公用品，指公司日常管理过程中所需购买的物品，包括文具、办公用品等。第三章 采购作业流程一、采购的依据1.1.公司物品采购以下列方式作为采购依据：1.1.1.销售部门的销售预测：A、对近期销售情况的分析；B、对未来销售产品数量、规格和品类的展望和分析、预测；C、对公司拟购进产品的数量、规格和品类的建议。1.1.2.生产计划部门依据客户订单和仓库库存状况确定的采购清单：A、仓库材料安全库存量；B、客户订单数量。1.1.3.其他部门依据业务发展需要提出的请购物品清单。1.2.销售部门负责分析销售情况，并根据销售情况销售预测书面报告，将报告提交给公司管理层及生产计划部门。1.3.公司生产用原材料、辅助材料的采购一律由生产计划部门统一请购，其他物品均由耗用单位进行请购，实用“谁使用谁请购”的原则。二、请购2.1.请购部门依据本章1.1.的规定确定拟采购货品种类和数量后，即应填写“请购单”，报采购负责人审核，经总经理（或授权人）核准。请购单申请核准时，应附上销售预测报告或材料收发存清单等相关书面文件，作为申请的依据。2.2.请购单经核准后，请购部门应立即转交采购部门进行采购。“请购单”一式四联，一联交采购部门，一联交财务，一联交仓库，一联留底备查。【附件一：请购单】三、采购方式3.1.采购部门进行货品采购的依据是经核准的“请购单”，并依据不同货品及数量、规格，确定不同的采购方式。3.2.固定供应商采购：凡公司与该供应商签订了长期供应合同，则凡采购该合同中约定的物品均应向固定供应商采购。4.2.未指定固定供应商采购的，则由采购部门依据质优、价廉原则确定采购对象。凡单价或总价在RMB*元以上的物品采购，均需执行询、比、议价程序： 4.2.1.采购单位进行询、比、议价作业时，应请供应厂商确认报价、付款方式及报价有效期间等相关交易条件；于必要时，采购单位得会同请购、生产等相关单位，共同进行议价作业。议价结果形成书面文件，并随采购单，呈总经理（或授权人）核准，以决定是否采购。 4.2.2.采购人员在询、比、议价作业中，尚需与供货商确认其交货日期，假如供货商的交期无法符合需求单位要求的日期时，采购人员须告知需求单位，供货商预定的交期，以利需求单位及早采取必要的相关因应措施。2.3.单价或总价在RMB*元以下物品的零星采购，由采购人直接向总经理（或授权人）报告核准后执行。2.4.对大额大量采购，特别是工程项目，可以采取招、投标的方式进行采购。三、采购合约的签订3.1.长期固定的供应商均应和公司签订长期供货合同。3.2.经过询价、比价、议价的供应商，应和公司签订订购单和合约。3.3.所有采购合约均需经采购负责人或其职务代理审批后，经报总经理（或授权人）核准后执行，采购订单或合约须加盖公司公章或合同章。3.4.采购合约正本一律由公司文书管理人员统一归档管理。四、采购付款4.1.采购物品需要预付款的，需凭以下单据并经核准后办理预付款手续：4.1.1.采购和约或定单复印件；4.1.2.请购单复印件。4.2.采购物品验收入库后，需凭以下单据并依财务制度，经核准后办理付款手续：4.2.1.发票；4.2.2.入库单；4.2.3采购合约或定单复印件；4.2.4.请购单。4.3.凡在付款过程中，不具备以上条件的，财务部门应拒绝付款；特殊情况下，如需付款需经总经理单独核准。第