中小学教学仪器管理系统学校版使用说明书.doc

中小学教学仪器管理系统（学校版3.5版）使用说明第一部分：软件功能介绍及安装1、系统功能：本系统可以完成学校教学仪器管理的全过程，从仪器建帐到仪器变化及订单制作处理、相关信息查询、橱卡制作打印均可在本系统下方便完成。2、软件要求：WINDOSS98以上、32M内存以、30M硬盘剩余空间；3、安装方法：将教仪管理系统学校版程序压缩文件从网上下载并解压，选择运行setup.exe，按提示要求即可自动完成安装。最好安装VFP数据软件。4、系统运行：系统使用：单击“开始”、“程序”、“教学仪器管理系统”、“学校版3.5”即可。第二部分、操作说明进入本系统后首先要求输入密码，初始密码是：JYGL，进入系统主菜单后，利用更改密码功能可修改密码。主要功能操作说明如下：1、系统初始：下设“更改密码”、“单位设定”、“数据清零”、“建立总帐”等功能。更改密码：输入两遍密码，按“确定”保存，“取消”返回。单位设定：利用下拉列表框显示单位名称，按“确定”保存，“取消”返回。注：屏幕左下角显示的为前一次设定的单位代码、名称。数据清零：消除系统各原始表中数据，按学校级别（完中、初中、小学）生成各校仪器管理代码。首次建帐：第一次使用该软件时可方便在此建立总帐，表格中灰色部分表示不可修改，高亮白色部分表示可修改（后面出现的表格与此同），点击选择可建立常规仪器帐、低值易耗品帐（玻璃仪器、代学试、生物切片）及物理、化学、生物等各部分仪器总帐。所有帐册数据输入后点击记帐。有数据的仪器目录不在此出现，以后记帐将在仪器变化栏目中进行。2、仪器变化：该模块提供了两种仪器变化记帐方法：按学科变化和按品种变化，操作界面非常相似。进入该项功能后，屏幕出现三个表格，第一表格为目录表格，在此可选择仪器品种，第二表格可同步显示出第一表格中已选择中已选择的仪器变化情况，第三表格用于本次变化中的主要数值输入，先在变化原因栏目中选择变化原因（购进、报损），再输入数量、单价，必须按“确定”才能将本次变化与仪器变化和仪器总帐，同时，特别指出：一旦该仪器变化输入写入总帐后，为保证分类帐和总帐的一致性，在“建立总帐”的功能中将不再显示该仪器目录！3、订单处理：本部分分订单制作、订单管理两部分进行管理。订单制作：可新建一份订单，在输入数据时可看到仪器总库存量，使用“打印”功能可打印出该订单或空白订单；“上报”功能可将本订单拷贝到指定目录下，“存档”可将本次订单存入订单档案（注：目前，只提供每月存入一份订单，同一月后存入的订单将提示是否覆盖老订单），这是“订单制作”与“订单管理”的接口，制作好的订单才能在订单管理中使用；使用“新建”功能可制作 一份新订单（使用新建功能以前，机器中可保留一份最新订单）。订单管理：可调用一份老订单，提供老订单的查询、打印、上报等功能。此外提供了到货数据的输入处理，一份订单的到货情况可在此输入，输入结束后可选择记帐功能，把到货数据写入仪器变化帐和总帐。4、信息查询：本部分提供了单位代码、仪器代码、总帐、仪器变化等查询、打印。仪器代码、总帐、仪器变化可根据查询的结果进行分类、科进行打印。特别提醒：开始进入这些项目查询时，打印功能不可用，是在等待您选择分类、科或仪器代码，选择完成后，打印功能可用。特别指出，利用该功能可单独输出某一仪器变化的情况。其中查询“仪器变化”，在品种选择表中增加“状态”一栏，单击可选中或去掉该品种，凡选择的品种可利用“打印所选页”同时打印。“橱卡”功能为制作和打印橱卡用，在存放位置栏目中输入四位字母或数字代表仪器橱号，一般第一位用字母代表仪器室，后三位代表用数字代表橱号。如一个橱内多于十个品种仪器，也可用二三两位代表橱号，最后一位用字母代表橱的上中下位置，制成一橱多张橱卡。如果一种仪器多橱存放，可在该项仪器存放位置栏目双击，出现多橱存放表，可按实际情况输入，显示栏目中为*。橱卡可选择批量打印和单个打印。打印使用A4彩色书面纸，每次打印半面（两张橱卡），然后掉头再打另半面，最后用截纸刀或美工刀截开。5、汇总打印：本部分提供单位代码、仪器代码、总帐、仪器变化等打印。选择项目后出现一对话框，您可选择预览或打印，建议您在预览后，根据情况选择打印，比如打印从第几页到第几页或全部打印等。系统默认打印纸为16K，也可在打印对话框中选择打印纸规格。6、数据接口：本部分为学校版与管理版的接口。系统提供单位代码、仪器代码的导入功能，同时提供了帐册数据的导入与导出（备份）功能。对于上报磁盘可用检查磁盘功能阅读磁盘内容（选择该功能后，如查询数据不在表中，可单击“Other”选择数据文件所在的磁盘及路径。7、目录管理：本部分 提供三个主要功能：一是目录管理中学科的增加；如系统中某一品种在设定的学科中不存在，您可通过本功能向系统中增加。二是目外仪器的设定；如本系统中的仪器目录不能管理您的所有仪器，您可通过本功能向系统中增加管理目录。三是目录转换功能，目录转换功能是管理系统与目外仪器的接口，使用该功能后所设定的目录才能在系统中使用，特别提醒：一旦符合要求转换进入系统后，在目外仪器管理中，您可修改其中的部分信息，不能再对某一目录进行删除，以免选择“重编号”功能后，再次“目录转换”时发生差错。8、帮助信息：提供本系统说明书。在系统非正常退出引起数据混乱时，可利用系统提供的“数据维护”功能使其恢复正常。9、退出系统：正常情况下，请使用“退出系统”功能退出本系统。第三部分：建议使用的工作流程1、更改系统密码；2、设定单位；3、数据清零；4、利用查询功能打印单位、仪器代码（分类、科）；5、建立总帐；6、日常维护主要使用仪器变更及订单功能。第四部分：系统维护说明在实际使用中可能出现的问题是“某个文件打开”或“某个文件打不开”，您只要选择“忽略”功能，退出本模块后重新进入，或选择“取消”退出本系统后再重新进入！欢迎您将在系统使用过程中遇到时的问题或想法，及时提供给我们，我们会在升级版中充分考虑你的建议！软件开发：