对账员工作说明书.doc

信易电热机械有限公司采购部SAP采购对账员工作说明书文件编号： Issued by department:Date:Language:Document Name:Revision:Page:Shini-PH/GM/Audit2012-01-05zh-cn对账员工作说明书.dot-10 (10)类别:Shini-PH GMAudit对账员工作说明书对账员工作说明书目录1.SAP对账员工作内容32.对账作业操作说明32.1SAP供应商对账单的核对32.1.1 东莞信易、宁波大榭信易的对账处理42.1.2 其他供应商的对账处理52.1.2 对账资料的维护与整理52.2 各相关单据和发票的处理62.2.1 各相关单据的维护和整理62.2.2供应商开票追踪和发票请款处理82.2.2.1供应商开票追踪72.2.2.2发票的请款处理72.2.3预制发票和贷方凭证82.3 其他工作事项操作说明92.3.1处理供应商询问的付款日期等相关事宜92.3.2配合财务部处理账务相关问题92.3.3配合协助采购员确认退货补货、预付款等问题103.备注：10版本10表格索引表 1-1：工作内容汇总3对账员工作说明书为便于SAP对账员岗位的岗位培训及职务代理，为保证公司与供应商之间账目的清晰与完善，以便使公司与供应商之间的业务往来能够顺利进行，特整理此工作说明书，内容包括SAP对账员日常工作内容及操作步骤说明。1. SAP对账员工作内容SAP对账员的工作内容主要包括以下几项：表 1-1：工作内容汇总工作内容序号具体内容协助部门周期供应商对账单的核对1东莞信易、宁波大榭信易的对账处理各部门每月3日前2其他供应商的对账处理各部门每月3日前3对账资料的维护与整理采购部随时记录，每月整理各相关单据和发票的维护和整理4各相关单据的维护和整理资材部、厂务部每月1日左右完成上月单据整理5供应商开票追踪和发票请款处理采购部、财务部开票为每月15日前，请款为票到3日内6预制发票和贷方凭证采购部、财务部每月5日前其他事项操作说明7处理供应商询问的付款日期等相关事宜采购部随时处理8协助财务部处理账务相关问题各部门随时处理9配合采购员处理退货补货、预付款等问题各部门随时处理2. 对账作业操作说明针对每项工作内容的具体操作事项说明如下：2.1 SAP供应商对账单的核对SAP供应商对账单是资材和厂务部根据收到的货物和相应的采购订单进行入库处理，而形成包括进货日期、进货编号、物料编号、货物名称、数量、单价等一体的供应商对账明细。对账员根据SAP供应商对账单与供应商进行对账工作。2.1.1 东莞信易和宁波大榭信易的对账处理根据公司领导要求，相关联兄弟企业之间每月的业务往来账目，应收账款和应付账款要保持一致。对账员需向兄弟企业及时索要对账单以便及时发现账目的差异和调账，完成对账工作。东莞信易和宁波大榭信易每月分2次对账，每月16日核对当月1日至15日入库的账目，下月1日核对当月16日至30（31）日入库的账目，且务必在每月2日前完成上月所有账目的核对。操作步骤：(1) 在2个对账时间段及时向东莞信易和宁波大榭信易索要对账单。然后导出我司系统中该兄弟企业的电子对账单。 进入SAP系统事务代码为：ZFI028N，选择相应供应商和所需对账明细，将需要的对账明细以EXCEL表格形式导出，储存到当月对账文件夹中。以东莞信易为例，具体操作请见附件：(2) 以兄弟企业的对账单为基础，运用筛选、寻找等功能，根据物料编号来核对货物的数量、价格等，然后用不同的标记来表示相符部分和差异部分。东莞信易和宁波大榭信易的退货部分，要求尽量补退货；若无法补货的需开红字发票或当月相应型号规格的货物中扣除。(3) 将初步核对完毕的对账单发给相应的采购员，让采购员针对差异部分作进一步查询核对。将采购员回复给对账员的对账单转发给东莞信易和宁波大榭信易，以便他们作进一步的复核，主要针对差异部分，协商处理办法。(4)收到东莞信易和宁波大榭信易的回复后，对账员再次核对一遍，然后根据双方确认的最终对账单明细，需采购员协助进行差异部分调整。(5)针对在途货物，对账员将确定的在途货物的送货单、货运单及在途货物明细电子档移交给财务，需要财务作一份在途货物凭证。(6)针对采购差异，需要作一份差异表交给财务，以便财务调整账目。差异表格式请见附件：2.1.2 其他供应商的对账处理与其他供应商进行对账是为了保证公司与供应商之间账目的清晰与完善，减少开票的错误率，以及使公司与供应商之间的业务往来能够顺利进行。其他供应商的对账区间在每月1日至30（31）日之间入库的货物，要求每月1日至3日完成上月全部供应商的对账工作，并在每10日前完成上月所有供应商的与预制发票工作。操作步骤：(1)当对账员收到供应商当月传来的对账单并打印出来后，先进入SAP系统中事务代码为：ZFI028N，输入公司代码，相应供应商的代码，采购订单，过帐日期，导出该供应商电子对账单，保存至当月对账的文件夹中 。(2)将供应商纸质的对账单和我司的电子对账单进行一项一项的核对，相符的内容打上勾；不相符的内容及时与相应的采购员进行确认（以我司为准或以供应商为准），退货部分要求供应商当月退的当月补，无法按时补货的从当月相同型号规格的货物中扣除，以尽量做到账目月月清。(3)在核对完毕的对账单上签字并回复给供应商，以便供应商及时开票，并将核对完毕的对账单归档。2.1.3 对账资料的维护与整理操作步骤：(1)针对纸质对账单，一般在每月对账结束后进行一次整理。降对账单按照对账回签的日期排序，装订成册，以便日后翻阅。(2)针对从SAP系统中导出来的电子对账单，一般在核对完成后归档储存在：我的电脑/E盘/（陶）对账/某月份对账单的文件夹中，以便在发票到后，进行进一步使用。(3)一般完成一家供应商对账，将会在公共盘-采购-对账相关-完成对账情况表中登记该供应商完成对账的状态。表格记录形式请见附件：2.2 各相关单据和发票的处理对账涉及的单据主要包括采购订单、退货订单、进货单、退货单及供应商的送货单、固定资产申请单和验收单，需每天签收整理。发票一般是在供应商与我司对账确认后，每月15日前开具发票并快递给我司。2.2.1 各相关单据的维护和整理操作步骤：(1)签收资材部和厂务部移交过来的进货单、退货单和供应商送货单（供应商送货单已由资材夹在相应供应商的进货单和退货单后面）；厂务部移交的固定资产申请单和维修单（此单据是复印件），并文件夹固定成册。(2)按采购单号排序整理采购员列印的采购订单和退货订单。(3)根据进货单退货单上列印的采购单号，找到相应的采购订单或退货订单，并附在对应的进货单或退货单后面。(4)将完成采购订单匹配的进货单或退货单按照供应商代码从小到大顺序排列，分区间用夹子夹好。注意事项：(1)在签收单据时，务必要仔细核对纸质单据移交表，是否有单据缺失？在确认无误后再签字，将移交表返还给资材。(2)进货单、退货单、采购订单、退货订单的红联相符匹配后交给财务；绿联留给采购保管，按顺序排好以便日后查询或复印。(3)若发现采购订单有遗留未列印，及时跟采购员沟通，让采购员补打单据。(4)若采购员更改采购单价，重新列印了采购订单，要及时更换，将原来错误的采购订单作废。2.2.2 供应商开票追踪和发票的请款处理 为保证财务及时过帐，对账员及时处理发票填写请款单，一般要求供应商每月15日前开具发票，并快递给我司。2.2.2.1 供应商开票追踪因财务过账关帐需要，供应商每月15日前（包括15日）开具的发票为当月发票；每15日后开具的发票为下月发票。操作步骤：(1)完成对账后及时与供应商沟通，要求供应商尽量在15日前开票并快递给我司。(2)签收供应商寄来的发票，并将其登记在公共盘中的发票签收登记表中，表格形式请见附件：(3)将登记完毕的发票初步检查，检查内容包括：购方名称、税务代码、购方地址电话、密码区的发票号码是否正确；发票专用章不可盖在小写金额上；若有发票销售清单，要检查清单上购方名称、发票代码、发票号码、开票时间是否与发票一致等。(4)若发现发票有错误，需作退票处理。对账员要及时与供应商沟通，确认退票地址、收件人、联系电话等信息。注意事项：(1)隔月退票，需要做一份退票证明书并打印。文档形式请见附件：。(2)退票证明书还需要加盖我司的公章，使用公章需上交一份用印申请单，格式请见附件：(3)用印申请单要附上退票证明书，并且要部门主管签字后，再交给总经理签字。而后拿着已签字的用印申请单去财务部张副理那里盖公章。2.2.2.2 发票的请款处理为便于财务及时过账，保障账目清晰，根据要求，接到发票后3日之内要完成发票请款的流程。操作步骤：(1)将发票与储存在电脑中的电子对账单进行核对，以确认开票货物名称、数量、单价等的正确性。确认无误后将发票号码备注在电子对账单中。表格形式请见附件：(2)从SAP系统事务代码：ZFI028N中查询该供应商相应对账单并打印出来。(3)根据进货单的入帐日、单购订单的交货日、发票日期以及供应商的付款条件来确定货款的付款日期，然后填写请款单。(4)根据打印出来的对账单上显示需要结帐的进货单，将其（已附上相应采购订单且整理好的进货单）找出并附在请款单后面。(5)将已请款的发票连同相关单据，自己再复核一遍或交给采购助理胡英复核，然后交给杨副理签字。注意事项：(1)打印请款需要的对账单必须要用A4好纸。 (2)开票与请款要严格按照公司规定，详情请见附件：(3)请款资料要齐全，包括：请款单、发票、进货单采购单送货单、对账单（进货单等单据已移交给财务的，可以不用附）。(4)请款单必须经杨副理签字方可给移交给财务。移交请款资料时，必须登记请款情况表并打印，交给财务签字。回收财务回签的请款情况表并装订成册，以便日后翻查。表格形式请见附件：2.2.3 预制发票和贷方凭证对账员须在每月10日前完成所有发票和贷方凭证的预制，并将预制的单据移交给财务过帐。事务代码：MIR7和MIR4具体操作方法请见附件： 注意事项：(1)预制当月发票，过帐日期要选择当月。例如：预制12月份发票，过帐日期要选择12月某日。(2)未收到供应商发票前预制的话，“参照”里输入：供应商代码+预制单据的月份。(3)退货部分，若当月无法补货的，单独作“贷方凭证”预制。(4)东莞信易和宁波大榭信易的发票预制要在每月3日前完成，并将预制单据移交给财务。其他供应商的发票预制要求在每月10日前完成，并将单据移交给财务。(5)预制单据资料移交给财务时要齐全，包括：进货单（红联）、采购单（红联）、送货单、对账单。2.3 其他工作事项操作说明2.3.1 处理供应商询问的相关问题为使我司与供应商之间的业务往来能够顺利进行。要积极配合帮助供应商查询相关事宜(1)运用发票签收登记表，查询供应商发票是否收到，及时将信息反馈给供应商，以便进一步追踪。(2)处理供应商询问的关于货款付款日期，根据请款情况表查询该供应商某月货物的具体付款日期。(3)进入事务代码：XK03，查询供应商联系方式，然后跟供应商沟通关于开票、退票等问题。2.3.2 协助财务部处理账务的相关问题为保障财务及时处理发票安排付款，每月按时过帐关帐，对账员要认真积极的协助财务，按时将单据移交给财务，配合财务复印缺失单据。(1)每月按时完成对账，发票预制，单据移交，以便财务及时过帐。(2)尽量协助财务查询缺失的单据，并复印后交给财务。(3)及时处理发票，填写请款单，尽快将已请款的发票交给财务复核，安排付款。(4) 财务每月会统计一份预付款发票未到明细表，需对账员和采购员及时回复。2.3.3 配合采购员处理退货补货、预付款等问题因采购员与供应商联系相对比较密切，物料价格与数量也相对更清楚，对账员在对账过程中会涉及到退货部分的核对，要了解退货如何处理可以向采购员询问。同时关于预付款要配合采购员，及时处理并交给财务安排付款。(1)在对账中遇到的退货问题，一般要求供应商当月退货当月补货。若无法补货，采购员或供应商及时沟通，协商处理办法。针对无法当月补货的，一是从当月进货的同一物料货物中扣除退货部分；二是打红字通知单，供应商开红字发票。(2) 需要预付货款才可以发货的产品，采购员将写好的预付请款单在每周一、周三交给对账员，对账员要及时核对付款信息和金额，确认无误后提交给杨副理签字，然后将已签字的预付款请款资料移交给财务，以便财务及时处理并安排付款。(3) 财务每月会统计一份预付款发票未到明细表，需对账员和采购员及时回复。对