职称计算机考核永中OFFICE辅导之电子表格.doc

职称计算机考核永中OFFICE辅导之电子表格一、基本概念：1、一个电子表格有若干张工作表组成，每张工作表都有一个工作表标签名。新建的一个工作薄文件默认有三张工作表，工作表名分别为：工作表1、工作表2、工作3.，最多可以有255张工作表。单击工作表标签名可以选定工作表。2、每张工作表有若干个单元格组成（行列交叉处）：65536行256列，行号从165536，列号从AZ，AAAZ，BABZ.，就是第256列。3、每个单元格都有一个地址，基本组成为：列号行号。（1）地址有三种：相对地址，如C4,绝对地址，如$C$4，混合地址，如$C4,C$4。二、单元格及区域的选定：1、选定一个单元格：用鼠标单击即可。2、选定单元格区域：（1）连续区域：两种方法，一是用鼠标从左上角单元格拖到右下角单元格（区域较小），第二种是在左上角单元格用鼠标单击一下，然后在右下角单元格，按住Shift键的同时单击鼠标左键。（2）不连续区域：分别按住Ctrl键的同时，单击相应单元格。3、选整行：单击行号4、选整列：单击列号三、考试内容辅导：1、数据的输入：定位单元格输入回车。序列填充：（1）等差数列：差值为1：定位第一个单元，输入第一个，然后拖控点 差值不是1，输入前两个单元格，选中两个单元格，拖控点或者利用“编辑”/填充/序列，选等差序列，输入步长，确定即可。（2）等比数列：先输入第一个单元格数据，选中单元格区域，编辑/填充/序列：选等比序列，输入步长，确定。2、工作表的格式化：选定单元格或单元格区域格式化/单元格选择选项卡完成对话。对话框中（1）数值：数值型：使用利用分隔符和小数位置货币型：小数位置，分离位置，货币符号会计型：同上，百分比：小数位数；文本型。（2）对齐：有水平对齐和垂直对齐，还有一个“自动换行”（注意：在电子表格中如果一个单元格的文字分成两行显示了，那肯定设置了自动换行了）；缩小字体填充；合并单元格，文字方向。注意工具栏上的“合并及居中”按钮字体设置：选定单元格或单元格区域格式化/字体，可设字体、字形、字号、颜色，下划线，特殊效果。边框设置：选定单元格或单元格区域格式化/边框，可设置边框样式、线型、颜色、宽度。单元格背景设置：选定单元格或单元格区域格式化/背景，可选填充颜色，其他填充颜色，填充效果，特别是填充效果中有：渐进色（有预设）、纹理、图案等。改变行高和列宽：选中行或列单击格式化 指向行或列 单击行高或列宽 完成对话最佳行高和列宽（宽度高度自动匹配）：选中行或列单击格式化 指向行或列 单击最佳行高或最佳列宽。隐藏行列：选中行或列单击格式化 指向行或列 隐藏取消隐藏行列：跨列或跨行选行或列单击格式化 指向行或列 取消隐藏设置条件格式：选定区域格式/条件格式击“格式”按钮，设置格式，如有其他条件，可以点击“添加”自动套用格式：选中区域格式/自动套用格式选定“预设格式”确定3、公式和函数：（1）定位单元格打一个=号，输入公式打回车。（2）公式的复制：拖单元格右下角的控点（句柄）或者利用复制粘贴的方法。（3）函数的插入：定位插入函数选函数输入地址（或选定地址）确定。 SUM，求选单元格的和,AVERAGE求指定单元格的平均值,MAX求指定单元格的最大值,MIN求指定单元格中的最小值。ABS求绝对值。COUNT计数，IF函数 对于求和,可以用公式,用函数,也可以用工具栏上的自动求和按钮.注意：在公式和函数中请注意单元格地址是用相对地址还是用绝对地址。4、插入整行整列：选中插入位置的行或列插入/行或列（插在所选行的上面，插在所选列的左边）5、插入单元格：在需要插入位置选中一个区域插入/单元格6、删除行或列：选中需要删除的行或列编辑/删除7、删除单元格：选中需要删除的单元格区域编辑/删除8、工作表的操作：（1）工作表的插入：选定一张工作表编辑工作表/插入（2）工作表的删除：选定要删除的工作表编辑工作表/删除（3）工作表移动或复制：选定工作表编辑移动或复制（选中创建副本为复制，否则为移动）；还有一种是用拖动的方式，直接拖动为移动，按住Ctrl键拖动为复制。（4）工作表的隐藏：选中需要隐藏的工作表编辑/工作表/隐藏（取消隐藏同样）（5）工作表的重命名：选中需要重命名的工作表编辑/重命名输入工作表名确定（6）工作表标签字体颜色：选中需设置的工作表编辑/工作表/工作表标签字体颜色（7）工作表标签背景颜色：选中需设置的工作表编辑/工作表/工作表标签背景颜色9、替换：编辑替换：注意高级中的“单元格匹配”。10、设置页面：文件/设置页面：页面中：纵向/横向，纸张尺寸；页边距中：上、下、左右等；打印内容中：设置打印区域，打印顶端标题行（指打印时，每页必须打印的内容行）；选项中：可设置是否打印网格线等；单击“高级”按钮，可以保存当前设置为新页面格式。11、页眉页脚的设置视图/页眉和页脚：注意“页眉和页脚”工具栏，定位后进行输入，然后关闭。再关闭预览。其中注意：插入/自动文集/页眉/页脚中有：作者名，页码和日期、第X页共Y页等。12、锁定行列：单击要冻结的单元格，单击“窗口”“冻结窗格”（关键是确定定位的单元格）13、拆分列：拆分列时，要看该列右侧有没有空列，如果没有，需要插入列，插入的列数要看需要拆分成几列：拆分列数-1选中需要拆分的列数据文本分列步骤一：分隔符号或固定宽度，下一步步骤二：选定分隔符，如果是其他，可以输入一个符号，比如顿号“、”，下一步步骤三：设置文本的每列数据格式以及存放的目标地址完成对话框：是否替换目标单元格的内容？，确定14、单元格有效性设置：选中单元格或单元格区域数据/有效性在“设置”中：有效性条件，允许：任何值，整数，小数，序列，日期，时间，文本长度，自定义；如果是整数或小数，还可以设置数据和数值，比如介于最小值与最大值之间；如果是序列，可以设置数据源，在数据源中事先已定义的序列；如果是日期或时间，还可以设置数据、日期或时间。在“输入信息”中：选定单元格时显示输入信息，可以输入标题及输入信息。在“出错警告”中：输入无效数据时显示出错警告，样式，标题，出错信息。确定。15、为单元格设置批注或注释：定位单元格插入/注释在文本框中输入内容，即可。16、建立超链接：选中需要建立超链接的对象插入/超链接，在对话框中设置需要超链接到的对象，比如“本集成文件中的位置”中“文字处理”中“文档3”的“文档顶部”。确定即可。17、粘贴链接：选中对象复制定位粘贴链接。18、数据的移动：选中数据剪切粘贴，或者选中数据后直接拖动。如果是两列数据交换，需要先插入一个空列，然后把空列删除20、数据的排序：定位在数据区任一单元格（或选定一个区域）数据排序主要关键字（次要关键字、第三关键字）并决定是升序还是降序确定。注意：如果需要按指定序列排序的话，需要先做以下操作：工具选项自定义列表：在“列表项”中输入列表，输的时候，可以输一个打一下回车，或者用逗号分隔添加确定在排序对话框中，选好关键字后，单击“选项”按钮，在“自定义排序顺序”中选定前面自定义的列表21、数据分类汇总按关键字对数据进行排序数据分类汇总：在对话框中选择分类字段、汇总方式、汇总项等确定。22、筛选数据（1）自动筛选：“数据”“筛选”“自动筛选”，单击字段的下拉列表，设置筛选条件，或选择“自定义”，设置筛选条件。（2）高级筛选：高级筛选必须先建立条件区，条件区域的第一行是所有作为筛选条件的字段名，其他行输入筛选条件，“与”关系条件必须出现在同一行内，“或”关系的条件不能出现在同一行内。注意条件区域与数据清单不能连接。在数据清单前插入几个空行输入条件选中数据区“数据”“筛选”高级筛选，在对话框中设置：数据清单区域，条件区域及结果显示区域确定23、图表：创建图表：选定数据区插入图表，启动图表向导选图表类型和子图表类型下一步图表数据来源：数据区域前面已选中，选择数据产生在行或列会影响图表结果，在系列选项卡中可对系列进行删除和添加，分类（X）轴标志进行重新设置下一步图表选项：标题，坐标轴，网格线，图例，数据标志，数据表下一步图表位置：“作为新工作表插入”，请输入工作表名；“作为其中的对象插入”是内嵌式，在工作表中可以用鼠标拖动的方法调整大小和位置，与Word中的图片一样完成。图表的修改：如果图表已产生，还可以进修修改，其中：（1）图表类型：选中图表击右键图表类型。（2）图表选项：选中图表击右键图表选项：包括标题，坐标轴，网络线，图例，数据标志，数据表等。（3）图表对象格式设置：图表产生后，图表上由很多对象组成，可以对它们进行格式化，具体方法是，指向对象，击右键格式化