健康产业采购物流手册.doc

健康连锁采购物流手册健康连锁采购物流手册 xxxx 健康产业连锁有限公司健康产业连锁有限公司 1 编制说明编制说明 【编制目的编制目的】 标准化是连锁企业大规模快速扩张的基础，标准的工具包含流程、规范、表单，而其重点表现方式 就是规范化手册。为此，李延龙先生总结近十年来在连锁企业的经验，推出了涵盖连锁企业运营各个方 面的手册工具，以便爱养新模式运营连锁企业能够据此快速领悟、创造、实践适合企业自身的手册工具， 推动爱养连锁平台的快速发展。 连锁总部采购物流手册是在李延龙先生十年专业积累和企业实践的基础上总结而成，旨在为爱 养健康连锁编制总部采购物流手册提供范例和参考范本。 【使用说明使用说明】 1.本手册分为采购、仓储、运输三大部分，包括商品采购管理、供应商管理、仓库作业管理、仓 库日常管理、车辆管理、第三方物流商管理等内容，对采购物流工作具有实际指导意义，集合 了成功的连锁操作经验，是采购、物流等工作执行的基础标准指导。 2.爱养健康产业可以根据自身的经营特色和个性需要进行相应的调整、补充。 【版权声明版权声明】 本手册仅供李延龙入股的的企业内部使用，其版权归郑州原始部落企业管理咨询有限公司所有。未 经本公司书面许可，任何单位及个人不得以任何理由，通过网络、媒体以及其他任何方式向第三方传播 或公开发布。如侵犯本公司版权等知识产权，本公司将依法追究其法律责任。 2 目录目录 目录目录2 1商品采购商品采购3 1.1商品定位及品类组合.3 1.2商品开发.4 1.3商品采购.7 2商品价格管理商品价格管理11 2.1新商品定价.11 2.2商品价格变动管理.11 3供应商管理供应商管理12 3.1供应商准入制度.12 3.2供应商动态评估.16 3.3供应商退出机制.17 4仓库作业管理仓库作业管理20 4.1仓库分区.20 4.2验货入库管理.20 4.3出库管理.23 4.4退库管理.26 5仓库日常工作管理仓库日常工作管理28 5.1仓库库存管理.28 5.2仓库盘点管理.28 5.3仓库日常维护.33 6车辆管理车辆管理35 6.1车辆管理细则.35 6.2车辆管理工具表单.36 7第三方物流管理第三方物流管理37 7.1第三方物流商准入制度.37 7.2第三方物流商动态评估.40 7.3第三方物流商退出机制.42 3 1 1商品采购商品采购 1.11.1商品定位及品类组合商品定位及品类组合 商品定位：商品定位：以优德控股集团、优盟基金产业下产品为主。 商品结构：商品结构：以家庭型健康理疗器械为主、手足护理和保健品为辅。 品类组合：品类组合：体验类产品和主品牌形象产品占 50%左右；保健口服类产品占 25%；手足护理类产品为主销售 产品占 15%左右；其他为补充产品约占 10%。 4 1.21.2商品开发商品开发 1.2.11.2.1 商品开发流程商品开发流程 商品开发流程 总经理其他相关部门运营部商品部 开始 商品信息收集 转交商品市调（新 品建议引进）表 市场信息收集 商品信息研究 与分析 商品规划报告 审批 采购样品 审批 商品采购计划 商品采购流程 结束 Y Y Y 评审结果 商品淘汰 N 样品评审 审批 N N N Y 5 1.2.21.2.2 商品开发规范商品开发规范 步骤步骤步骤描述步骤描述/操作规范操作规范责任部门责任部门/岗位岗位工具表单工具表单 商品信息收商品信息收 集集 1)建立信息来源渠道,渠道来源包括供应商及其网络、 各大名牌的产品发布会、全国及世界范围内的行业 展览会等 2)商品部人员阅读相关行业的报刊、杂志、网络信息 等，收集商品信息 3)商品部人员搜集各供应商、商品信息以及康复器械 的市场信息 4)商品部人员及门店员工搜集消费者的消费动态、购 物形态的转变、受社会议题的影响造成的消费心理 趋势等信息 5)各门店要主动将顾客的消费偏好消费需求等信息与 商品部人员沟通,反馈门店的商品需求,市场行情及 竞争信息 6)商品部人员及时将各信息资料分类、汇总、整理、 分析，并存储,定期进行更新、整理 工作重点工作重点 建立有效的信息收集渠道 商品部、 门店、 其他相关部门 商品市调（新 品建议引进）表 商品信息研商品信息研 究和分析究和分析 1)根据商品部/其他部门提供的商品信息，对消费者的 消费动态、消费需求的转变、消费心理趋势等进行 分析 2)根据门店提供的商品市调（新品建议引进）表 对行业的产品新功能等进行分析；重点是对竞争者 的畅销品、赢利商品进行分析。 工作重点工作重点 商品部人员依据收集到的商品信息进行分析，以找到市 场的热点，对消费者进行针对性的商品开发，以迎合消 费者对新功能的需求。 商品部 商品规划报商品规划报 告告 根据上一步的信息研究与分析结果，并参考运营部等部 门的意见，制定商品规划报告，主要是对目前市场趋势 进行分析预测；并针对商品市调（新品建议引进）表 建议引入的商品给出分析结论，决定是否引入商品体系 中，规划商品的价格带等。 工作重点工作重点 准确预测市场趋势、制定合理的新品价格带 商品部 商品规划报告 采购样品采购样品依据审批后的商品规划报告 ，确定样品评审的方式及 样品采购数量。 商品部 6 工作重点工作重点 确定样品数量及评审方式等 样品评审样品评审 1)样品评审的方式： 商品部组织人员进行试用，依据试用人员的反 馈意见决定评审结果。 商品部通过门店进行消费者免费体验调查，依 据消费者的反馈意见决定评审结果。 商品部通过门店进行样品的试销，依据试销情 况决定评审结果 2)在试销的过程中，注意进行成本的核算，以确定合 理的商品价格，为商品的正式引进确定依据。 工作重点工作重点 样品评审反馈意见的收集，这些信息是评审的主要依据。 商品部 样品评审报告 商品采购计商品采购计 划划 商品引入评审通过后，制定商品采购计划，主要确定商 品的供应商、商品的采购批量、商品物流方式等。 工作重点工作重点 品类、价格带、数量、采购时间规划 商品部 7 1.31.3商品采购商品采购 1.3.11.3.1 商品采购流程商品采购流程 新商品采购流程 信息管理部财务部商品部（配送中心）供应商商品部（采购部门） 商品检验 编制采购单 开始 供应商谈判 结束 付预付款 商品开发流程 供应商准入流程 签订采购协议 商品送货 新商品信息及价格 制定 新商品信息及价格 录入信息系统 付尾款 Y 接收退回商品 赔偿违约损失并及 时组织运送新一批 商品 N 商品入库流程 8 商品补货流程 财务部商品部（配送中心）供应商商品部（采购部门） Y N 接收退回商品 付预付款 赔偿违约损失并及 时组织运送新一批 商品 结束 开始 编制采购单 商品送货 付尾款 商品检验 商品入库流程 供应商评估 1.3.21.3.2 商品采购规范商品采购规范 商品采购依据供应商的来源可以分为内部采购和外部采购；依据采购商品的批次可以分为新商品采 购和商品补货采购。 内部商品采购是指商品的供应商隶属于优德控股集团范围内的商品提供者，原始部落（爱养生）的 商品也属于内部商品采购。 外部商品采购是指商品的供应商不属于优德控股集团内部。 新商品采购是指在体系中首次引入某一新种商品，寻求供应商、供应商谈判及商品送货的过程。 商品补货是指在与供应商签订采购协议之后，依据仓库的实际需求，向供应商要求补货。 新商品采购规范 步骤步骤操作规范操作规范/标准标准责任部门责任部门/岗位岗位工具表单工具表单 9 供应商谈判供应商谈判 1)根据商品开发流程中所制订的采购计划，以 及供应商准入选择流程选择至少 2-3 家合适的 供应商，与之进行谈判 2)采购人员在谈判过程中的内容包括：询价、 议价、定价、质量、交货时间、供货能力等 工作重点工作重点 与供应商的谈判技巧 商品部（采购 部门） 商品采购谈判记录表 编制商品采编制商品采 购单购单 采购人员根据需要制定商品采购单，需包括：商 品名称、采购数量、规格、单价、商品总金额等 细节内容 工作重点工作重点 在充分考虑门店数量和对新商品的销售预测基础 上编制商品采购单 商品部（采购 部门） 商品采购单 付预付款付预付款 1)付款方式依据签订的采购协议确定，常用的 方式有： 现金支付，即在购买商品之前将货款先 行支付给供应商。 预付定金，即在购买商品之前先行缴纳 一部分定金给供应商，待商品到仓之后 在交付尾款，完成货款支付。 货款月结，即在签订采购协议之后，供 应商按采购商的采购单供货，以月度为 结算周期进行货款的支付。结算周期一 般有 30 天，60 天，90 天。 2)商品部依据付款方式，要求财务部协助完成 货款的支付。目前阶段由于采购量限制多采 用现金支付方式。 工作重点工作重点 依据签订的付款方式，及时完成货款支付，与供 应商形成良好的合作关系 商品部、财务 部 新商品信息新商品信息 及定价及定价 在新款商品到总仓之前，制定好商品信息及定价 信息及时知会运营部和商品部配送中心信息人员， 以便提高作业效率。 工作重点工作重点 新款信息及定价及时知会相关部门 新商品信息新商品信息 及定价录入及定价录入 将商品部（采购部门）制定好的新商品信息录入 信息系统中。 工作重点工作重点 保证信息录入的准确性 信息管理部 商品送货商品送货 1)商品送货方式依据签订的采购协议确定，常 用的方式有： 供应商送货，即供应商送货到采购商的 仓库或是送达指定的门店。 采购商取货，即采购商去供应商处取货， 商品部、供应 商 10 物流费用由双方协商。 第三方物流，指由第三方物流负责将商 品由供应商处送达采购商处。第三方物 流的费用依据签订的采购协议确定。 2)目前由于采购量的限制多采用自取货及第三 方物流的方式，承担物流费用。 工作重点工作重点 无论采取何种物流方式，首要确保的是商品按时 按质按量到库 商品检验商品检验 结合的实际情况及商品情况，采取抽检方式。抽 检指对到仓的商品随机抽取部分进行检验，这种 检验方式所需人力、时间较少，但是存在检验不 到位的情况。 工作重点工作重点 商品检验严格按照检验流程进行，确保入库商品 的质量、数量等满足入库要求。 商品部（配送 中心） 供应商评估、供应商评估、 资料归档资料归档 1)供应商评估办法详见下文供应商管理 2)交货完成后，要将所有采购相关资料进行归 档，需要存档的资料：供应商报价单，采购 申请单、采购合同。其中，采购合同交给总 经办保存正本，商品中心及财务部相关人员 保留复印件供以后参考查询。 工作重点工作重点 及时对供应商的合作情况进行评估 商品部（采购 部门/配送中心） 供应商评审表 商品补货规范 商品补货流程是新品采购流程的一个简化，节省了供应商谈判和商品信息制定环节。付款、商品送货、 商品检验等环节可以参照国内新品采购规范执行。 11 2 2商品价格管理商品价格管理 2.12.1新商品定价新商品定价 新商品的价格参考竞争对手价格、生产成本价格等情况制定。 竞争对手有的商品定价=竞争对手的价格 生产成本的商品定价 生产成本的商品定价=生产成本价格+运营成本+赢得利润=最终的产品定价 加盟商销售的商品必须按照总部制定的价格统一销售。 2.22.2商品价格变动管理商品价格变动管理 2.2.12.2.1 商品价格变动类别商品价格变动类别 主动促销变价 竞争变价：由于市场竞争的原因，商品部对相应的商品进行售价的调整 季节变价：由于季节的变换，商品部对相应的商品进行进价及售价的调整 企划促销变价：商品部根据企划的促销方案对商品价格进行价格调整 被动清仓变价 临期商品变价：对于滞销临期的商品进行降低价格，清仓处理，直至售完为止。 瑕疵商品变价：对于外包装有破损但是不影响商品品质的商品进行降价处理，尽可能降低损耗。 成本节约变价 进价降低商品变价：由于体系不断壮大与发展，在销售谈判中的话语权增强，商品进价降低， 同步的将商品的零售价格降低。 物流成本节约商品变价：物流渠道的改善，物流费用在商品成本中的比例降低，从而商品零售 价格降低。 2.2.22.2.2商品价格变动规范商品价格变动规范 变价前必须做好准确的商品盘点，确保该商品库存的准确性。 商品价格调整方案确定后，信息管理人员必须价格信息无误的录入到信息系统中。门店收银员 必须严格按照收银流程，在打开收银机的第一时间查询有无商品变价信息。督导人员必须注重 重视终端门店的零售系统是否正确变价，如果没有，即时采取补救措施。 变价商品必须有醒目的 POP，价格标志明显，以达到吸引顾客和渲染门店气氛的目的。 除清仓降价、季节性降价、成本节约变价外，其它的降价方式应在降价结束后的第一时间内恢 12 复原来价格。 13 3 3供应商管理供应商管理 3.13.1供应商准入制度供应商准入制度 3.1.13.1.1 供应商准入规定供应商准入规定 3.1.1.13.1.1.1 供应商入围基本条件供应商入围基本条件 依法成立，具有法人资格，有独立承担民事责任的能力； 遵守国家法律、法规，具有良好商业信誉和纳税记录； 具有良好的资金，财务状况； 通过 ISO 质量管理体系认证； 供应商具备长期供货能力； 供应商客户服务意识强烈，能及时有效的沟通，满足产品连锁要求。 3.1.1.23.1.1.2 供应商需提供的资料供应商需提供的资料 供应商需向商品部提供真实的企业资料，方便公司进行供应商档案管理 营业执照，税务登记证 营业许可证 产品生产资质 银行资信证明 供应商基本信息 商品画册等 3.1.1.33.1.1.3 供应商评估供应商评估 商品部负责对供应商的信息资料进行初步审核，符合条件的统一备案，进入供应商评估程序。 公司对进入供应商评估程序的厂商：属于制造企业的，运用供应商准入评估表-制造商进行 评估，评估项目为管理能力、员工能力、工艺技术能力、品质、供货能力、价格，满分 100 分； 属于代理公司的，运用供应商准入评估表-代理商进行评估，评估项目为管理能力、客户服 务能力、商品丰富度、品质、供货能力、价格，满分 100 分； 由商品部、运营部配合共同打分，厂商综合得分 70 分以上， “品质”和“供货能力”两项总得 分 24 分以上，可以通过准入评估。 公司商品部经理、运营部经理共同组成评估小组，对供应商资格做出最终认定，由总经理审批。 14 3.1.23.1.2 供应商准入流程供应商准入流程 供应商准入流程 信息管理部门总经理运营部商品部（采购部门）供应商 开始 收集供应商基本信息 能否满足得力臣 需求 索取供应商资料 提供供应商资料 供应商评估配合完成供应商评估 评估是否通过 审批 潜在供应商资料建档 合作关系确定 供应商管理 合格供应商资料建档 结束 Y N Y N Y N 15 3.1.33.1.3 供应商准入供应商准入规范规范 步骤步骤操作规范操作规范/标准标准责任部门责任部门/岗位岗位工具表单工具表单 获取供应获取供应 商信息商信息 1)获取供应商信息 2)获取供应商信息的方法：自行搜集、供应商投递、 第三方介绍 3)自行搜集供应商的渠道有：网络、黄页、电话、报 刊、行业杂志等媒介 工作重点工作重点 供应商信息多渠道收集 商品部（采购 部门） 供应商初供应商初 步甄别步甄别 1)了解、核实供应商信息是否真实有效，一般通过电 话、网络和相关资质等 2)对供应商信息进行甄别：主要是甄别供应商提供商 品与品牌定位、商品规划是否一致。 3)符合商品需求的，进入初步洽谈；不符合需求的， 暂时终止，归入潜在供应商资料库 工作重点工作重点 核实供应商的基本情况 商品部（采购 部门） 索取供应索取供应 商资料商资料 1)索取供应商资料，包括供应商企业简介及资信证明、 产品介绍、联系人、联系方式等 2)填写供应商基本资料卡 工作重点工作重点 初步洽谈，了解供应商企业及产品信息 商品部（采购 部门 供应商基本资 料卡 评估与审评估与审 核核 1)结合与供应商的访谈情况，调查供应商核实其提供 资料的真实性 2)商品部与运营部一起对供应商进行综合评估，填写 供应商准入评估表 3)对供应商进行评估审核，填写供应商评审表 4)通过评估审核的供应商可以建立合作关系；未通过 审核的，归入潜在供应商资料库，以备需要时调用 工作重点工作重点 评估工作真实有效，减少评估人员的主观性干扰 商品部、运营 部 供应商准入评 估表-制造商 供应商准入评 估表-代理商 供应商评审表 建立合作建立合作 关系关系 1)商品部与通过评估、审核后的供应商建立业务合作 关系 2)把供应商的资料整理、归档，进行合作供应商管理 工作重点工作重点 把供应商资料归档，注意供应商的维护工作 商品部（采购 部门 16 3.1.43.1.4供应商准入工具与表单供应商准入工具与表单 3.1.4.1 供应商基本资料卡供应商基本资料卡 供应商基本资料卡供应商基本资料卡 填卡日期： 编号： 1 企业名称： 企业性质： 2 地址： 邮政编码： 3 电话： 传真： 4 负责人或联系人姓名： 移动电话： 5 营业执照号码： 注册资金： 6 开户银行： 帐号： 税务证号： 7 企业成立时间： 8 员工总数： 技术人员： 检验人员： 管理人员： 产品品类规格 9 产品执行标准 10 年产量： 年产值（万元）： 11 小批量订货供应周期： 12 生产特点： 成批生产 流水线生产 单台生产 主要生产及检测设备名称规格型号生产厂商拥有数量备注 13 14 工艺文件： 齐备 有一部分 没有 16 主要客户（公司/行业）： 17 新产品开发能力： 能够开发创新产品 只能开发简单产品 没有自行开发能力 18 国际合作经验： 是外资企业 是合资企业 与外资企业合作生产部分/全部产品 无对外合作经验验 19 职工培训情况： 正规培训 偶尔开展培训 基本不培训 是否经过产品和质量管理体系认证： 是 否 20 通过的认证（体系或标准）： 填写人： 注：本表格由商品部填写并备案管理 3.1.4.23.1.4.2供应商评审表供应商评审表 17 供应商评审表供应商评审表 评审日期：评审日期： 年年 月月 日日 供应商名称：供应商名称： 电电 话：话： 地地 址：址：联联 系系 人：人： 在行业地位在行业地位 具权威性 具较高知名度 一般知名度 不知名 综合评估得分综合评估得分 品质和供货能力得分品质和供货能力得分 评审意见评审意见 通过 不合格，拒绝 不合格，可再次补充评审 评审部门评审部门商品部运营部 核准核准 注 1：供应商综合得分 70 分以上， “品质”和“供货能力”两项总得分 24 分以上，确认供应商 资格。 注 2：本评审表由商品部与运营部配合完成填写，并由商品部备案管理。 3.23.2供应商动态评估供应商动态评估 为了保证供应商的供应能力的稳定，对通过公司供应商准入制度成为公司正式供应商的制造商或代 理商要进行动态评估，以此对供应商进行监督、考核。所有的供应商，按照五星制动态评估。 3.2.13.2.1 评估标准评估标准 销售数量品类占有率 供应商所提供的商品销售金额占商品销售金额的 80%（含）以上获得一星，小于 80%将不能获得一星。 供应商所提供产品在该品类商品销售金额占该类商品销售金额的 80%（含）以上获得一星，小于 80% 将不能获得一星。 说明：此评级项目星级不能兼有 结算方式 供应商的商品结算周期，结算周期在一个月以上的，并且有销售发票的供应商可以获得一星，否则 不能获得星级。 交货准时率和缺货率 18 以评估周期为单位，交货准时率达到 100%且缺货率为 0 时，供应商可以获得一星，否则不能获得星 级。 供应商广告宣传支持 供应商对自身商品有大力的广告宣传，并且能够配合做一定的商品广告支持（免费体验、促销、海 报等） ，供应商可以获得一星，否则不能获得星级。 售后服务 对于客户（包括）每次提出的商品售后服务需求响应及时并且能够妥善解决需求的供应商可以获得 一星，否则不能获得星级。 3.2.23.2.2 评估规定评估规定 动态评估每季度进行一次，由公司商品部完成，运营部、商品部（配送中心） 、门店店长等配合。 3.33.3供应商退出机制供应商退出机制 3.3.13.3.1 供应商退出原因供应商退出原因 3.3.1.13.3.1.1 供应商被动退出供应商被动退出 在供应商动态评估过程中如有下列情况的，要求供应商退出： 一次被评为一星，公司将由商品开发部通知供应商退出。 一次被评为二星，公司将警告该供应商整顿（整改期限为 1 个月，整改期满，公司派遣专人对 该供应商进行重新评估，要求配合评估） 。 连续二次被评为二星，公司将由商品开发部通知供应商退出。 连续三次被评为三星，公司将警告该供应商整顿（整改期限为 1 个月，整改期满，公司派遣专 人对该供应商进行重新评估，要求配合评估） 。 3.3.1.23.3.1.2 供应商主动退出供应商主动退出 供应商由于自身的一些原因主动提出退出合作的，在保障双方合作利益的基础上，可以根据实际情 准许其退出。 19 3.3.23.3.2 供应商退出流程供应商退出流程 供应商退出流程 信息管理部门财务部商品部供应商 开始 通知评估结果并要求退出 主动申请退出 供应商维护人员与供应商 沟通 是否还可以合作 继续合作 签订退出协议 双方财务核算 财务清算 Y N 双方终止合作后续事宜处理 录入终止合作供应商 资料库 结束 20 3.3.33.3.3 供应商退出规范供应商退出规范 步骤步骤操作规范操作规范/标准标准责任部门责任部门/岗位岗位工具表单工具表单 供应商退供应商退 出原因出原因 1)供应商没有通过评估，被要求退出 2)供应商由于自身原因申请退出 工作重点工作重点 要将评估结果通知给供应商。主动申请退出的需要说明 退出原因，并要求其按照合作协议承担相关赔偿责任 商品部 供应商 供应商维供应商维 护人员与护人员与 供应商的供应商的 沟通沟通 1)双方做到充分的交流沟通 2)对被要求退出的供应商明确指出供应商的不足；对 主动要求退出的供应商以尽量挽留为原则 工作重点工作重点 不管原因如何，都要保持较好的维护关系 商品部 供应商 签订退出签订退出 协议协议 1)依据签订的合作协议，明确双方需要承担的责任， 并严格遵守 2)明确双方终止合作后相关后续事宜的处理方式和时 限、责任人 工作重点工作重点 注意明确双方的责任和权利 商品部 供应商 供应商退出协 议 后续事宜后续事宜 处理处理 1)供应商订购的商品是否已经全部到位 2)可退供应商的商品是否已经全部退回 工作重点工作重点 做到商品无差错 商品部 供应商 财务核算财务核算 1)确认后续事宜处理完毕后才进行财务核算 2)财务核算时要将相应的赔付计算在内。 工作重点工作重点 核算做到仔细认真 商品部 供应商 财务结算财务结算 1)依据财务核算结果完成财务的结算 2)对于应收账款和供应商的赔付要做到催促尽快到账 工作重点工作重点 要做到及时结算 财务部 供应商 录入终止录入终止 合作供应合作供应 商信息商信息 1)将终止合作的供应商从合格供应商资料库中移到终 止合作供应商资料库 2)保留对供应商因商品品质问题造成损失的追讨权利 工作重点工作重点 录入信息的及时准确 信息管理部门 21 4 4仓库作业管理仓库作业管理 4.14.1仓库分区仓库分区 配送中心（仓库）区域划分为：收货区、扫描区、库存区、分拣区、包装区、发货区、办公区。 库存区分：商品区（合格品区） 、次品区（不合格品区） 、退货区、非商品区（低值易耗品、礼品、 赠品等） 。 商品区又按各商品品类、产地、规格等区分，分门别类摆放。 4.24.2验货入库管理验货入库管理 4.2.14.2.1 商品验货入库流程商品验货入库流程 商品验收入库流程 采购人员财务部人员库存区工作人员扫描区工作人员验收工作人员收货区工作人员 开始 到达货物卸货 合格货物信息扫描 进信息系统 入库作业 验收作业 责任认定 不合格品处理 入库货物入账 结束 Y N 22 4.2.24.2.2 商品验货入库规范商品验货入库规范 4.2.2.14.2.2.1接运作业接运作业 接运作业是指商品运达制定地点后，收货单位（配送部门）组织人力、物力，向承运部门领取商品 的一系列活动。 货物到仓库的方式 供应商送货到仓库。 运输部门派车去供应商处或是码头等货物集中地接运货物，即接运作业。考虑到现阶段的实际 情况，接运作业是目前的主要方式。 接运作业的注意事项 凭货物领取通知单和有关证件，在规定日期内提货，防止因延期提货造成的费用增长。 接收商品时，应有专人到场，并会同承运部门清点商品，并做好接收记录。 交接手续办完后，及时将货物运回仓库，并将运输交接单回执在 3 天内盖章送回供应商。 认真检查、分清责任，出现问题及时处理。商品清点检查出现问题的，要经承运部门复查确认 后，由承运单位填写“货运记录” ，并交给接运人员。 4.2.2.24.2.2.2验收作业验收作业 验收方式：由于的商品属于“多品种、大批量”商品，所以只能选择抽检的验收方式。 抽检的验收方式最重要的是确定一个合适的抽样比例。 商品在 10 箱以下的，要全检。 10 箱到 20 箱的，抽检比例为：10 箱+20%抽检 21 箱到 50 箱的，抽检比例为：10 箱+15%抽检 51 箱-100 箱，抽检比例为：10 箱+10%抽检 100 箱以上，抽检比例为：10% 验收的要素：数量验收、质量验收、包装验收、条码验收。 商品验收中要注重商品保质期的验收，要求所有到库商品生产时间不能超过 2 个月。 验收中单证不符或单证不全的处理 有货无单。是指货物先到达而有关凭证还未到达。出现这种情况，可先进行商品预检，并同时 向采购部门索要凭证。待凭证到齐后，再正式办理入库手续。 有单无货。是指有关货物凭证已到，而在规定的时间内商品未到库。应及时向采购部门反映以 便采购部门及时向供应商或承运部门查询。若经过一段时间后仍没有见到货物，应查明原因， 将单证退回注销。 货未到齐。指由于运输方式的原因，同一批商品不能同时到达，对此，应分单签收。 验收中质量不合格的处理 在生产中或货物运输中或保管不善造成商品损坏或变质的，责任在供应商，应及时与供应商联 系，做出退货或是调换的决定。验收人员在接收时应详细说明数量和变质的程度。 在承运过程中发生的商品变质，责任方在承运方，验收人员应索取承运方的记录，交由供应商 23 或是采购部门交涉处理。 验收中商品数量不符的处理：如经验收后发现商品的实际数量与凭证上所列的数量不一样时，应由 收货人员在凭证上详细做好记录，按实际数量签收，并及时通知供应商和承运方。 4.2.2.34.2.2.3入库作业入库作业 商品检验合格，商品信息扫描入信息系统后，商品可以入库作业。 商品的入库作业要严格按照 5.1.1.1 的商品储存策略、商品储位管理进行入库。并且入库商品要做好商品 的保管维护。 4.2.34.2.3商品验货入库工具表单商品验货入库工具表单 4.2.3.14.2.3.1商品验收单商品验收单 商品验收单 表单编号： 订购单编号： 日期： 年 月 日 规格符合 编号商品名称订购数量 是否 单位实收数量单价总价 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 供应商分批交货 是 否 检验抽样 %不良验收结果 采购仓库检验总经理 主 管 制 单 员 主 管 收 货 员 主 管 检 验 员 24 4.34.3出库管理出库管理 4.3.14.3.1商品出库流程商品出库流程 商品出库流程 财务部配送中心（仓库） 运输部门/ 第三方物流 分货作业 订单作业 开始 拣货作业出库商品信息扫描 发货检查 包装作业 堆码、贴标签 交接手续 登记入账 结束 Y N 25 4.3.24.3.2商品出库规范商品出库规范 4.3.2.14.3.2.1 订单作业订单作业 物流企业的配送中心从接受客户及各门店订货开始至准备着手拣货之间的作业阶段称为订单处理， 包括各门店（直营店和加盟店）订单的资料确认、存货查询、单据处理及出货配发等内容。 门店订货方式 门店信息系统会在每一个订货时间点自动给出门店的订货单，门店店长（店主）对门店订货单做出 必要的调整后，通过互联网将门店订货单电子传递到运营部，运营部审核后，将订货单转交商品部 的配送部门，进入商品出库流程。 订单处理作业内容 接收订单：是订单处理的第一步，主要是获取门店的订货资料，包括门店基本信息、所订商品 的信息及数量。 处理订单 1)门店订单建立档案。 2)订单资料的核对与确认：详细核对订单所包含的门店信息、商品信息，核对无误后，生成 最终的订单资料。 3)分配存货：按照订单的顺序及特殊要求分配库存商品。 4)订单资料输出：经处理后的订单资料，会形成一系列出货单据，以辅助开展后续作业。主 要有拣货单、送货单等。 4.3.2.24.3.2.2拣货作业拣货作业 拣货是指依据连锁门店订单的要求，将物品按品种、出入库先后顺序挑选出来，并放在指定位置的 物流作业活动。 拣货作业基本环节 产生拣货信息：订单作业生成的拣货单是拣货作业的指导文件。 拣货人员的搬运：拣货人员根据拣货单在库存区寻找商品并拿取商品。行走路线和搬运距离的 选择是提高配送中心（仓库）拣货效率的关键。要根据配送中心（仓库）的布局、商品储位安 排制定合理的行走路线。 获物拣取：工作重点是根据拣货单认真核对货物品名、规格、数量等内容，保证拣取商品的正 确。 货品集中：将拣选完毕的货物集中于分拣区，待分拣完毕后组织货物的包装及发运。 出库商品信息扫描 出库商品信息的扫描与拣货作业同步完成。在将拣选的商品搬运到分拣区时完成商品信息的扫描， 对库存信息进行相应的调整。 4.3.2.34.3.2.3 分货作业分货作业 分货作业是指拣货作业完毕后，再将商品按门店或配送路线的区别做分类集中。分货作业依据送货 单进行，分货作业要认真负责，保证分货的准确性。 26 4.3.2.44.3.2.4 包装作业包装作业 包装是在物流过程中保护产品、方便储运、促进销售、按一定技术方法采用容器、材料及辅助物等 将物品包封和标志的工作总称。配送中心（仓库）出库的商品有的可以直接装运出库，有的还需要经过 包装待运环节才能满足商品运输机销售的要求。 配送中心（仓库）包装作业的种类 散装货的包装：指将散装商品按照一定的标准封装，以便于运输与商品数量计量。 拆分商品的包装：指依据销售的实际需要，将大规格的商品分装为小规格的商品包装。 防护性包装：指为了在商品的运输、存储和装卸的过程中保护商品所进行的包装。 4.3.2.54.3.2.5 交接作业交接作业 包装完毕，并且贴上相应的标签后，进行交接作业。库管员与领货人（运输部门人员或第三方物流 人员）当面点验商品，办理交接手续，交清后，由领货人在“出库单”上签名。 4.3.2.64.3.2.6 登记入账登记入账 货物交接后，库管员将一联出库单交予财务部人员，财务人员要及时将出库信息录入到财务系统中， 以完成对门店的财务管理与监督。 27 4.44.4退库管理退库管理 4.4.14.4.1 商品退库流程商品退库流程 商品退库流程 商品部（采购部门）财务部商品部（配送中心）门店 开始 通知门店做好退货准备 门店商品退货流程 退库商品运回 与供应商协商退库商品 处理方案 退库商品运回供应商 退库商品入库保管 结束 门店账务核算 与供应商账务核算 与供应商账务结算 28 4.4.24.4.2 商品退库规范商品退库规范 退库作业时间要求 运营部在每个月的第 2 周周五补货前提醒门店完成门店退货流程；商品部（配送中心）在每个月的 第 2 周周五补货前提醒门店完成退货前准备（退货商品整理打包，封装） 。 退库商品运回配送中心（仓库）规范 退库商品由补货车辆在返程时运回配送中心（仓库） 。 商品退货单必须与退货商品一并送达配送中心（仓库） ，如无商品退货单的，可退回门 店（加盟商） ，由此产生的一切费用由门店（或加盟商）承担。 退库商品入库保管规范 库管人员根据商品退货单清点整理退库商品，数量核对无误后入退库商品区保管。 仓库将退回的商品，视不同退库原因，分别存放于退库区并做相应标记。 29 5 5仓库日常工作管理仓库日常工作管理 5.15.1仓库库存管理仓库库存管理 5.1.15.1.1 商品存储管理商品存储管理 仓库的商品存储管理有两层含义： 商品的储存，是指依据仓库的布局和商品特性，将商品存放在适宜存放的环境或场所的活动。 商品的保管，是指为保证商品安全可靠、数量无差错、质量无变化而进行的商品看管和维护作 业。 5.1.1.15.1.1.1商品的储存商品的储存 储位指派的原则： 确保商品安全原则：对商品叠压的高度、湿度有特殊要求的商品，必须存放在要求的存储环境 中。 提高作业效率原则：对周转频次高，商品重量大的商品，要靠近拣货区和发货区，以节省拣货 的时间和拣货的工作量。 储位编码 当规划好各储区储位后，对每一个储位进行编码，并将储位编码与储存的商品的品种、商品的条码 对应起来。大大简化了商品查找的过程，提高了商品入库、拣货及商品维护的工作效率。 5.1.1.25.1.1.2商品的保管商品的保管 商品保管主要有以下几个方面的工作： 严格商品验收。商品入库时要严格把关，查清商品状况，防止在储存期间出现商品挤压、破损等的 变化，造成商品损坏。 认真检查商品。定期或不定期的检查库存商品状况，如商品的数量、质量、包装等。可与商品的盘 点同时进行。 确保仓储条件。保证商品特性所要求的保管条件，特别注意仓库温度湿度控制、保持库存区清洁， 以维护商品质量安全。如有异常情况发生，应及时采取有效措施加以防治，并上报配送部门主管。 5.1.25.1.2 商品存货管理商品存货管理 商品存货管理是将商品的库存量保持在适当的标准内，以免存货过多造成资金积压、增加保管困难， 或存货过少导致仓容浪费、货品供不应求，对的销售造成影响。 仓库安全库存的制定 仓库综合商品的供应商情况、商品在体系中的销售数据、订购商品的到货时限等因素，制定出 每一类商品的安全库存。 安全库存并不是一成不变的，要随着商品在体系中的商品销售生命周期动态确定。 30 5.25.2仓库盘点管理仓库盘点管理 5.2.15.2.1 仓库盘点时间仓库盘点时间 每月与门店同步进行盘点，一般安排在每月的 25 号，采取全盘方式。盘点时需有财务人员监督盘点 过程。 不定期的对畅销商品和贵重商品进行盘点。 5.2.25.2.2 仓库盘点流程及规范仓库盘点流程及规范 步骤步骤操作规范操作规范/标准标准责任部门责任部门/岗位岗位工具表单工具表单 盘点前准盘点前准 备备 1)明确建立盘点的程序和具体方法 2)配合财务会计做好准备 3)准备盘点使用的基本工具和表单 4)盘点计划的制定，盘点人员的准备 5)结算库存资料 工作重点工作重点 商品出入库资料的结算；盘点人员的到位 商品部（配送 部门） 财务部 培训盘点培训盘点 人员人员 1)对盘点的方法、盘点作业流程和要求进行培训 2)盘点人员需熟练掌握盘点的基本要领、工具表单填 写 3)部门管理人员作为盘点监督人员，要熟悉盘点现场 和盘点工作 工作重点工作重点 培训盘点人员，保证其掌握盘点要领和工具表单的填写 商品部（配送 部门） 清理库存清理库存 区区 盘点工作开始前，要对库存区及库存商品进行清理，包 含的主要工作有： 1)对尚未办理入库手续的商品，应予以标明，不在盘 点之列。 2)对已办理出库手续的商品，要提前通知有关部门或 人员，运到相应的配送区域。 3)帐卡、单据、资料均应整理后统一结清。 4)整理商品堆垛、货架等，使其整齐有序，以便于清 点计数。 5)通知各需求部门预领所需物品，盘点开始后，不能 取用库存区商品。 工作重点工作重点 界定清晰盘点的商品，对未入库或已出库的商品不能计 入盘点数据 商品部（配送 部门 盘点作业盘点作业 1)进行盘点工作 2)由于盘点工作比较单调，要注意加强对盘点人员的 商品部（配送 部门 商品盘点表 31 监督与领导，活跃工作气氛，注意劳逸结合。 3)盘点人员工作要仔细认真，防止出现差错。 工作重点工作重点 盘点人员工作要仔细认真，监督人员加强监督 盘点盈亏盘点盈亏 处理处理 1)盘点结束后，依据商品盘点表进行盘点盈亏分 析 2)查找盘点盈亏的原因，对商品盘点盈亏进行调整， 使账面数和实物数一致。 工作重点工作重点 通过盈亏分析及调整，保证商品账面数和实物数一致。 商品部（配送 部门 财务部 商品盘点分析 表 商品盘点盈亏 调整表 5.2.35.2.3 盘点工具表单盘点工具表单 5.2.3.15.2.3.1 商品盘点表商品盘点表 商品盘点表商品盘点表 表单编号： 编号商品条码商品名称规格型号 存放 位置 盘点数量复查数量盘点人复查人 1 2 3 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 33 5 52.3.22.3.2 商品盘点盈亏调整表商品盘点盈亏调整表 商品盘点盈亏调整表商品盘点盈亏调整表 表单编号： 盘盈盘亏 编 号 商品条码商品名称单位 账面数 量 实存数 量 单价数 量 金 额 数 量 金额备注 1 2 3 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 连锁企业总部采购物流手册模板 5.35.3仓库日常维护仓库日常维护 5.3.15.3.1 仓库的卫生规范仓库的卫生规范 为了提升配送中心（仓库）的整体形象和员工的自律能力，做好配送中心（仓库）的卫生工作，特 制定配送中心（仓库）的“5S”规范。 5.3.1.15.3.1.1“5S”“5S”的内容的内容 “5S”是指整理、整顿、清扫、清洁、素养，每一个 S 都是以前一个 S 为基础，因此顺序不能颠倒。 整理：把工作现场内的所有不需要的东西清理掉，把不常用的东西放远一点，把偶尔使用的东西集中 存放，把经常使用的东西放在作业区内。 整顿：定期存放，把需要的东西定位放置，定量摆放，方便取用，整齐排布，标识明显。 清扫：彻底清除污垢，使用的工具和物品要擦拭干净，清扫设备和工作区。 清洁：保持高水准的工作区域清洁。 素养：训练员工具有较强的自律精神，遵守作业规则，养成良好的工作生活习惯，自觉动手创造一个 整齐、清洁、方便的工作现场。 5.3.1.25.3.1.2“5S”“5S”活动细则活动细则 仓库区域依照作业内容的不同划分为不同的区域。 每个区域只摆放有用的设备工具，无用的设备工具搬离工作区，统一放置。 做到每个区域内所用到的设备工具定点定量摆放，并标示清楚。 工作完成后，及时完成工作区域的卫生清洁。并且每周三对仓库进行一次大清扫，做到地面无杂物， 货架无积尘，标示清晰无破损。 配送部门主管每周四对仓库区进行一次“5S”标准的检查，对违反“5S”标准的做出处罚，对于多次 违反的要加倍处罚（如在一个月内，第一次处罚 5 元，第二次处罚 10 元，第三次处罚 20 元，依次类 推） 。 5.3.25.3.2 仓库的防灾仓库的防灾 5.3.2.15.3.2.1 仓库的防火制度仓库的防火制度 保持防火通道畅通无阻。 保证防火器材完好有效。 严禁烟火，任何人不得在库内吸烟和使用打火机、火柴等。 严禁存放易燃、易爆物品。 除搬运用叉车外，任何机动车辆不得进入库房。 5.3.2.25.3.2.2 仓库的防水制度仓库的防水制度 每逢雨雪，库管员要认真检查库房有无漏水之处、地面返潮对货物的影响。发现问题，需及时向主 管汇报。 库房清扫洒水，不得沾湿或浸湿货物及包装。 饮品不得放置在货物上面。 35 5.3.35.3.3 仓库的除害仓库的除害 严禁在库房内食用食品。 经常检查库内有无老鼠、蚂蚁、蟑螂等，并投放药品。 除鼠除虫药品的投放必须做到专人负责，定点投放，不能污染商品。 5.3.45.3.4 仓库的防盗仓库的防盗 严禁闲杂人员进入库房。库管员在离开库房时，要关好窗、锁好门。 库房钥匙由库管员负责保管，库管员不得委托其他任何人代管钥匙。 库管员必须检查库房门窗是否牢固可靠，发现问题及时向主管汇报，共同采取措施。 36 6 6车辆管理车辆管理 6.16.1车辆管理细则车辆管理细则 依据物流规划：区域内的短途配送由配送部门负责，跨区域的物流配送由寻求第三方物流公司负责。 为了保证短途运输的及时到位及门店的正常营业不受影响，必须确保配送部门有充足的配送能力，严格 配送部门的车辆管理制度。本部分内容的车辆管理专指配送货车的管理。 车辆由车辆管理员管理，并指派专人负责保养。 车辆应由专任司机驾驶，需由他人驾驶时，应善尽驾驶人责任。专任司机应每周实施定期检查及保 养，以维持机件寿命，确保行车安全。 车辆的有关证件及保险资料统由车辆管理员保管，并负责一切违规费的缴纳及维修费用的缴纳报销。 需要使用车辆时，应事先填妥派车单 （一式二联） ，一份交由车辆保管员保管，以便查询车辆使 用情况，一份由当值司机保管，并且在车辆返回后交由车辆保管员存档。 派车单经配送部门主管 核准后方可调派。无“派车单”者，仓库保卫人员禁止出车。 “派车单”应详填用途，如配送货物时，应附带有“出货清单” 。保卫人员应就车辆所装载商品品名、 数量、规格与实际数相核对，若有不符，应即报请保卫部处理，并将情况及时向配送部门主管反映。 车辆进出厂应将“派车单”交保卫签注时间，并得接受保卫查点车上装载物品， 无“派车单”擅自出车，或不接受保卫人员查点载货者，应予惩处。 业务用货车因公务行驶而违反交通规则，如属人为过失其罚款概由当事人负担，如其原因可归属于 公司时其罚款由公司负担。其他情况违反交通规则的，事故责任及罚款一律由当事司机承担。 各单位派车交货、洽公时，应依下列规定办理： 车辆为运送公司商品及公务物品专用车辆。 车辆不得运载任何与业务无关的职员或物品。 车辆行前应特别