行政管理制度34105780.doc

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肂芃袁膈莁节薁羁芇芁蚃膇膃莀螅羀聿荿袈螂莇荿蚇羈莃莈螀袁艿莇袂肆膅莆薂衿肁莅蚄肄莀莄螆袇芆蒃衿肃膂蒃薈袆肈蒂螁肁肄蒁袃羄莂蒀薃腿芈葿蚅羂膄蒈螇膈肀蒇袀羀荿薇蕿螃芅薆蚁罿膁薅袄螂膇薄薃肇肃薃蚆袀莂薂螈肅芈薁袀袈膄蚁薀肄肀蚀蚂袆莈虿螅肂芄蚈羇袅芀蚇蚇膀膆芄蝿羃肂芃袁膈莁节薁羁芇芁蚃膇膃莀螅羀聿荿袈螂莇荿蚇羈莃莈螀袁艿莇袂肆膅莆薂衿肁莅蚄肄莀莄螆袇芆蒃衿肃膂蒃薈袆肈蒂螁肁肄蒁袃羄莂蒀薃腿芈葿蚅羂膄蒈螇膈肀蒇袀羀荿薇蕿螃芅薆蚁罿膁薅袄螂膇薄薃肇肃薃蚆袀莂薂螈肅芈薁袀袈膄蚁薀肄肀蚀蚂袆莈虿螅肂芄蚈羇袅芀蚇蚇膀膆芄蝿羃肂芃袁膈莁节薁羁芇芁蚃膇膃莀螅羀聿荿袈螂莇荿蚇羈莃莈螀袁艿莇袂肆膅莆薂衿肁莅蚄肄莀莄螆袇芆蒃衿肃膂蒃薈袆肈蒂螁肁肄蒁袃羄莂蒀薃腿芈葿蚅羂膄蒈螇膈肀蒇袀羀荿薇蕿螃芅薆蚁罿膁薅袄螂膇薄薃肇肃薃蚆袀莂薂螈肅芈薁袀袈膄蚁薀肄肀蚀蚂袆莈虿螅肂芄蚈羇袅芀蚇蚇膀膆芄蝿羃肂芃袁膈莁节薁羁芇芁蚃膇膃莀螅羀聿荿袈螂莇荿蚇羈莃莈螀袁艿莇袂肆膅莆薂衿肁莅蚄肄莀莄螆袇芆蒃衿肃膂蒃薈袆肈蒂螁肁肄蒁袃羄莂蒀薃腿芈葿蚅羂膄蒈螇膈肀蒇袀羀荿薇蕿螃芅薆蚁罿膁薅袄螂膇薄薃肇肃薃蚆袀莂薂螈肅芈薁袀袈膄蚁薀肄肀蚀蚂袆莈虿螅肂芄蚈羇袅芀蚇蚇膀膆芄蝿羃肂芃袁膈莁节薁羁芇芁蚃膇膃莀螅羀聿荿袈螂莇荿蚇羈莃莈螀袁艿莇袂肆膅莆薂衿肁莅蚄肄莀莄螆袇芆蒃衿肃膂蒃薈袆肈蒂螁肁肄蒁袃羄莂蒀薃腿芈葿蚅羂膄蒈螇膈肀蒇袀羀荿薇蕿螃芅薆蚁罿膁薅袄螂膇薄薃肇肃薃蚆袀莂薂螈肅芈薁袀袈膄蚁薀肄肀蚀蚂袆莈虿螅肂芄蚈羇袅芀蚇蚇膀膆芄蝿羃肂芃袁膈莁节薁羁芇芁蚃膇膃莀螅羀聿荿袈螂莇荿蚇羈莃莈螀袁艿莇袂肆膅莆薂衿肁莅蚄肄莀莄螆袇芆蒃衿肃膂蒃薈袆肈蒂螁肁肄蒁袃羄莂蒀薃腿芈葿蚅羂膄蒈螇膈肀蒇袀羀荿薇蕿螃芅薆蚁罿膁薅袄螂膇薄薃肇肃薃蚆袀莂薂螈肅芈薁袀袈膄蚁薀肄肀蚀蚂袆莈虿螅肂芄蚈羇袅芀蚇蚇膀膆芄蝿羃肂芃袁膈莁节薁羁芇芁蚃膇膃莀螅羀聿荿袈螂莇荿蚇羈莃莈螀袁艿莇袂肆膅莆薂衿肁莅蚄肄莀莄螆袇芆蒃衿肃膂蒃薈袆肈蒂螁肁肄蒁袃羄莂蒀薃腿芈葿蚅羂膄蒈螇膈肀蒇袀羀荿薇蕿螃芅薆蚁罿膁薅袄螂膇薄薃肇肃薃蚆袀莂薂螈肅芈薁袀袈膄蚁薀肄肀蚀蚂袆莈虿螅肂芄蚈羇袅芀蚇蚇膀膆芄蝿羃肂芃袁膈莁节薁羁芇芁蚃膇膃莀螅羀聿荿袈螂莇荿蚇羈莃莈螀袁艿莇袂肆膅莆薂衿肁莅蚄肄莀莄螆袇芆蒃衿肃膂蒃薈袆肈蒂螁肁肄蒁袃羄莂蒀薃腿芈葿蚅羂膄蒈螇膈肀蒇袀羀荿薇蕿螃芅薆蚁罿膁薅袄螂膇薄薃肇肃薃蚆袀莂薂螈肅芈薁袀袈膄蚁薀肄肀蚀蚂袆莈虿螅肂芄蚈羇袅芀蚇蚇膀膆芄蝿羃肂芃袁膈莁节薁羁芇芁蚃膇膃莀螅羀聿荿袈螂莇荿蚇羈莃莈螀袁艿莇袂肆膅莆薂衿肁莅蚄肄莀莄螆袇芆蒃衿肃膂蒃薈袆肈蒂螁肁肄蒁袃羄莂蒀薃腿芈葿蚅羂膄蒈螇膈肀蒇袀羀荿薇蕿螃芅薆蚁罿膁薅袄螂膇薄薃肇肃薃蚆袀莂薂螈肅芈薁袀袈膄蚁薀肄肀蚀蚂袆莈虿螅肂芄蚈羇袅芀蚇蚇膀膆芄蝿羃肂芃袁膈莁节薁羁芇芁蚃膇膃莀螅羀聿荿袈螂莇荿蚇羈莃莈螀袁艿莇袂肆膅莆薂衿肁莅蚄肄莀莄螆袇芆蒃衿肃膂蒃薈袆肈蒂螁肁肄蒁袃羄莂蒀薃腿芈葿蚅羂膄蒈螇膈肀蒇袀羀荿薇蕿螃芅薆蚁罿膁薅袄螂膇薄薃肇肃薃蚆袀莂薂螈肅芈薁袀袈膄蚁薀肄肀蚀蚂袆莈虿螅肂芄蚈羇袅芀蚇蚇膀膆芄蝿羃肂芃袁膈莁节薁羁芇芁蚃膇膃莀螅羀聿荿袈螂莇荿蚇羈莃莈螀袁艿莇袂肆膅莆薂衿肁莅蚄肄莀莄螆袇芆蒃衿肃膂蒃薈袆肈蒂螁肁肄蒁袃羄莂蒀薃腿芈葿蚅羂膄蒈螇膈肀蒇袀羀荿薇蕿螃芅薆蚁罿膁薅袄螂膇薄薃肇肃薃蚆袀莂薂螈肅芈薁袀袈膄蚁薀肄肀蚀蚂袆莈虿螅肂芄蚈羇袅芀蚇蚇膀膆芄蝿羃肂芃袁膈莁节薁羁芇芁蚃膇膃莀螅羀聿荿袈螂莇荿蚇羈莃莈螀袁艿莇袂肆膅莆薂衿肁莅蚄肄莀莄螆袇芆蒃衿肃膂蒃薈袆肈蒂螁肁肄蒁袃羄莂蒀薃腿芈葿蚅羂膄蒈螇膈肀蒇袀羀荿薇蕿螃芅薆蚁罿膁薅袄螂膇薄薃肇肃薃蚆袀莂薂螈肅芈薁袀袈膄蚁薀肄肀蚀蚂袆莈虿螅肂芄蚈羇袅芀蚇蚇膀膆芄蝿羃肂芃袁膈莁节薁羁芇芁蚃膇膃莀螅羀聿荿袈螂莇荿蚇羈莃莈螀袁艿莇袂肆膅莆薂衿肁莅蚄肄莀莄螆袇芆蒃衿肃膂蒃薈袆肈蒂螁肁肄蒁袃羄莂蒀薃腿芈葿蚅羂膄蒈螇膈肀蒇袀羀荿薇蕿螃芅薆蚁罿膁薅袄螂膇薄薃肇肃薃蚆袀莂薂螈肅芈薁袀袈膄蚁薀肄肀蚀蚂袆莈虿螅肂芄蚈羇袅芀蚇蚇膀膆芄蝿羃肂芃袁膈莁节薁羁芇芁蚃膇膃莀螅羀聿荿袈螂莇荿蚇羈莃莈螀袁艿莇袂肆膅莆薂衿肁莅蚄肄莀莄螆袇芆蒃衿肃膂蒃薈袆肈蒂螁肁肄蒁袃羄莂蒀薃腿芈葿蚅羂膄蒈螇膈肀蒇袀羀荿薇蕿螃芅薆蚁罿膁薅袄螂膇薄薃肇肃薃蚆袀莂薂螈肅芈薁袀袈膄蚁薀肄肀蚀蚂袆莈虿螅肂芄蚈羇袅芀蚇蚇膀膆芄蝿羃肂芃袁膈莁节薁羁芇芁蚃膇膃莀螅羀聿荿袈螂莇荿蚇羈莃莈螀袁艿莇袂肆膅莆薂衿肁莅蚄肄莀莄螆袇芆蒃衿肃膂蒃薈袆肈蒂螁肁肄蒁袃羄莂蒀薃腿芈葿蚅羂膄蒈螇膈肀蒇袀羀荿薇蕿螃芅薆蚁罿膁薅袄螂膇薄薃肇肃薃蚆袀莂薂螈肅芈薁袀袈膄蚁薀肄肀蚀蚂袆莈虿螅肂芄蚈羇袅芀蚇蚇膀膆芄蝿羃肂芃袁膈莁节薁羁芇芁蚃膇膃莀螅羀聿荿袈螂莇荿蚇羈莃莈螀袁艿莇袂肆膅莆薂衿肁莅蚄肄莀莄螆袇芆蒃衿肃膂蒃薈袆肈蒂螁肁肄蒁袃羄莂蒀薃腿芈葿蚅羂膄蒈螇膈肀蒇袀羀荿薇蕿螃芅薆蚁罿膁薅袄螂膇薄薃肇肃薃蚆袀莂薂螈肅芈薁袀袈膄蚁薀肄肀蚀蚂袆莈虿螅肂芄蚈羇袅芀蚇蚇膀膆芄蝿羃肂芃袁膈莁节薁羁芇芁蚃膇膃莀螅羀聿荿袈螂莇荿蚇羈莃莈螀袁艿莇袂肆膅莆薂衿肁莅蚄肄莀莄螆袇芆蒃衿肃膂蒃薈袆肈蒂螁肁肄蒁袃羄莂蒀薃腿芈葿蚅羂膄蒈螇膈肀蒇袀羀荿薇蕿螃芅薆蚁罿膁薅袄螂膇薄薃肇肃薃蚆袀莂薂螈肅芈薁袀袈膄蚁薀肄肀蚀蚂袆莈虿螅肂芄蚈羇袅芀蚇蚇膀膆芄蝿羃肂芃袁膈莁节薁羁芇芁蚃膇膃莀螅羀聿荿袈螂莇荿蚇羈莃莈螀袁艿莇袂肆膅莆薂衿肁莅蚄肄莀莄螆袇芆蒃衿肃膂蒃薈袆肈蒂螁肁肄蒁袃羄莂蒀薃腿芈葿蚅羂膄蒈螇膈肀蒇袀羀荿薇蕿螃芅薆蚁罿膁薅袄螂膇薄薃肇肃薃蚆袀莂薂螈肅芈薁袀袈膄蚁薀肄肀蚀蚂袆莈虿螅肂芄蚈羇袅芀蚇蚇膀膆芄蝿羃肂芃袁膈莁节薁羁芇芁蚃膇膃莀螅羀聿荿袈螂莇荿蚇羈莃莈螀袁艿莇袂肆膅莆薂衿肁莅蚄肄莀莄螆袇芆蒃衿肃膂蒃薈袆肈蒂螁肁肄蒁袃羄莂蒀薃腿芈葿蚅羂膄蒈螇膈肀蒇袀羀荿薇蕿螃芅薆蚁罿膁薅袄螂膇薄薃肇肃薃蚆袀莂薂螈肅芈薁袀袈膄蚁薀肄肀蚀蚂袆莈虿螅肂芄蚈羇袅芀蚇蚇膀膆芄蝿羃肂芃袁膈莁节薁羁芇芁蚃膇膃莀螅羀聿荿袈螂莇荿蚇羈莃莈螀袁艿莇袂肆膅莆薂衿肁莅蚄肄莀莄螆袇芆蒃衿肃膂蒃薈袆肈蒂螁肁肄蒁袃羄莂蒀薃腿芈葿蚅羂膄蒈螇膈肀蒇袀羀荿薇蕿螃芅薆蚁罿膁薅袄螂膇薄薃肇肃薃蚆袀莂薂螈肅芈薁袀袈膄蚁薀肄肀蚀蚂袆莈虿螅肂芄蚈羇袅芀蚇蚇膀膆芄蝿羃肂芃袁膈莁节薁羁芇芁蚃膇膃莀螅羀聿荿袈螂莇荿蚇羈莃莈螀袁艿莇袂肆膅莆薂衿肁莅蚄肄莀莄螆袇芆蒃衿肃膂蒃薈袆肈蒂螁肁肄蒁袃羄莂蒀薃腿芈葿蚅羂膄蒈螇膈肀蒇袀羀荿薇蕿螃芅薆蚁罿膁薅袄螂膇薄薃肇肃薃蚆袀莂薂螈肅芈薁袀袈膄蚁薀肄肀蚀蚂袆莈虿螅肂芄蚈羇袅芀蚇蚇膀膆芄蝿羃肂芃袁膈莁节薁羁芇芁蚃膇膃莀螅羀聿荿袈螂莇荿蚇羈莃莈螀袁艿莇袂肆膅莆薂衿肁莅蚄肄莀莄螆袇芆蒃衿肃膂蒃薈袆肈蒂螁肁肄蒁袃羄莂蒀薃腿芈葿蚅羂膄蒈螇膈肀蒇袀羀荿薇蕿螃芅薆蚁罿膁薅袄螂 行 政 管 理 规 章目 录一、 文明办公管理规定二、 文书档案管理规定三、 印章管理规定四、 会议管理规定五、 办公电话管理规定六、 车辆管理规定七、 名片、工作证管理规定八、 办公用品管理规定九、 安全防盗管理规定十、 员工打卡管理规定十一、 电梯使用管理规定十二、 员工着装管理规定十三、 员工仪容仪表管理规定十四、 物品出入管理规定十五、 出差管理规定十六、 行政考核奖惩条例文明办公管理规定第一条：目 的为加强办公区域管理，规范办公纪律及员工的仪表行为，树立管理处良好形象。第二条：规 定1、 保持办公场所安静、有序、空气清新，严禁在办公区内嘻戏、喧哗或大声交谈，严禁擅离岗位或无事在办公区内四处走动；2、 办公室布置要整洁规范，不得在墙上乱钉、乱挂、乱贴、乱画，保持室内清洁 卫生。 3、 除有招待情况下，严禁中午在上班时间内饮酒。4、 严禁随意搬动、改装办公设施，严格按要求使用，共同爱护公共设施；5、 勤俭节约，严禁滥用、乱拿或浪费公司财物（如纸张应充分利用等）；6、 非因公务严禁占用公司电话或上网，严禁利用公司资源从事工作之外的事情；7、 仪表端庄、举止文明、互相尊重，衣着整洁；女士不得穿露肩装、露脐装、超短裙等过份暴露或过分凌乱的服装上班。不得穿拖鞋及无跟凉鞋上班。8、 举止大方得体，上班时间严禁在办公区内趴桌子、坐桌子、打瞌睡等不雅举止；9、 准时上班并按规定打卡，下班后及公休日非因公务严禁在办公区内停留；10、加强电源管理，一切电器设备须由专业电工安装维修，不得超负荷用电。11、不准带家属或与工作无关的朋友到办公区域。12、下班后关闭所有办公设备的电源，检查门窗是否关好锁牢，做好安全防范。13、常说礼貌用语，如“您好”、“欢迎您”、“请”、“对不起”、“不客气”。14、与客人相遇时，要主动让路；与客人同行时，应礼让客人先行；15、电话铃响应立即接、转，铃响不得超过三声。接转电话，要先说“您好！”，要仔细听，声调要温和，使用本岗位礼貌用语。文书档案管理规定 第一章 总 则第一条：目的为规范管理处各类文件、图书以及档案资料的管理。第二条：适用范围清友园物业管理处所运行的各类文书档案。第三条：定义本规定所指文书档案包括：1、 管理处内部传递和对外收发的各类公文函件；2、 管理处起草制定的各类制度程序等文件和表格；3、 管理处需要归档的各类档案；4、 其它列入管理范围的等；第四条：职责 办公室负责管理处各类文书档案的管理、归档和借阅。 第二章 文件管理第五条：文件标签 文件按类归档第八条：文件收发1) 管理处文件的内部流转、传递由综合部负责。，起草人应做好文件的备份；2) 综合部收到文件后，应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登清楚，上报给管理处总经理。3) 总经理审阅批复后的文件，由综合部转交给部门。4) 外来文件由综合部专人负责签收，并分类登记发放。签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。5) 传阅文件由综合部专人负责收回，对上级指示的文件，应及时组织传达和落实。6) 在公告栏中张贴的公文，需事先经管理处总经理批准同意。在文件要求失效2日内，由张贴部门负责收回。7) 收文程序：收文综合部登 记编 号总经理审 批转发主 办部 门协 办部 门 综合部归 档落实情况处理意见 8) 发文程序：拟稿总经理审 批定 稿签 字盖 章发 文第九条：文件保管归档 管理处各类文件的保管和归档按照档案管理条款执行。 第三章 公文管理第十条：公文分类根据管理处日常工作需要，常用行政公文包括： 上行文：请示、汇报、报告、计划、总结； 下行文：批复、决定、通知、通告、通报； 平行文：函、会议纪要、备忘录、内部行文；请示请上级指示和批准，用“请示”。汇报向上级汇报工作，反映情况，用“汇报”。决定对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”。决议经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。通知传达上级指示；要求下级办理或者需要告知的事项；转发上级、同级或不相隶属单位的公文，用“通知”。 第十一条：格 式1、 公文格式一般包括：抬头、标题、拟文/发文、主送、正文、附件、时间、抄送、公文字号等。版式应做到字间距适当，以清晰、美观为原则；2、 文件需有企业标识和中英文名称（使用规范参见CI手册）；3、 文件需有编号，编号方式参见编号规则条目。4、 发文管理以公司名义发文，一律使用 银物发040412 XX号 ；以管理处名义发文，一律使用 银物管发040412 XX号； 5、 文件应由路径标识，便于检索。 第十二条：审 批1、 管理处总经理负责一般性内部行文及对外发文的审批工作。2、 公司总经理负责涉及公司重大问题的对外发文审批及所有用印文件的审核。第十三条：公文处理1、 管理处各类公文是请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，必须认真做好公文处理工作，提高公文处理的效率和质量。2、 公文处理必须做到及时、准确、安全。上报的公文均由专人承办或执行总经理授权人员办理，保密文件由起草人自行传递。3、 各部门的公文处理工作，必须实行严格的保密制度。4、 对上级请示或报告，用管理处名义发文。 5、 参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件转交综合部立卷归档，并填写文件资料归档登记表。6、 发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发，并填写文件发放登记表。 第十四条：文印管理 1、 管理处文件的复印、传真，须经管理处总经理同意后才予办理，并指定专人负责对复印、传真的文件资料进行登记工作。2、 复印人员应树立严格的保密观念。不得随意将复印或传真资料中有关公司和管理处须保密的事项透露他人或将复印文件遗落复印处，造成内容外泄。并不得截留任何文件。第四章 图书管理第十五条：图书的申购1、 部门经理依据本部门业务开展需要提出购书申请，申请应包括以下内容：申请的原因、依据、事项、要求、预算等；2、 购书申请经综合部审核后，报管理处总经理签批，由综合部负责购买； 第十六条：图书的管理1、 图书的日常管理工作由综合部文员负责，经理负责监管。2、 所有购买的图书，均应加盖管理处骑缝章。3、 文员负责所有图书编号、登记。并填写在图书目录中。内容应包括：编号、 书目名称、类别、册数、单价、金额小计、购买时间、借出时间、借阅人、备注等栏目。每次购进新书，需进行编号登记，再办理借阅手续。4、 文员负责图书的日常保管工作，注意防潮霉、防虫蛀、防火、防盗工作。5、 文员每季度对图书进行一次清点，每半年将清点结果记录在图书目录内报部门经理审核。6、 综合部每季度末将图书目录提供给各部门，供各部门选择借阅。第十七条：图书的借阅1、 图书出库一律办理借阅手续，否则不准出库；2、 借阅人到综合部文员处查阅图书目录，按需要选择图书，每次借书一般不得超过2本(套)，并在图书目录中签名并注明借阅时间；3、 图书借阅一般不超过1个月，超过1个月的需要办理续借手续；4、 图书借阅工作必须经综合部文员办理，同事之间不可相互转借；5、 借阅人应爱惜公司财产，不得在图书中勾画、涂改、撕毁、损坏；6、 因不慎丢失图书，照价赔偿；7、 借阅人应在归还日期前主动将图书归还；经综合部两次催交不还，视为丢失，管理处有权在员工当月工资内按图书原价的2倍价款予以扣除；8、 借阅人将图书归还，应注销本人签名。 第五章 档案管理第十八条：档案编号1、 管理处不设专职档案管理员，管理处的档案管理由综合部安排专人负责。2、 档案编号包括：公司、管理处、部门编号，年份编号及档案顺序号。编号方式参见文件编号。第十九条：档案分类根据管理处实际情况，将物业档案分类如下：1) 业主档案，包括：业主的有关证件复印件及有关业主的各类情况登记表；与业主签订的各类合同、协议、公约等； 业主产权确认登记(产权证书)； 其他应保存的业主资料。 2) 工程档案，包括： 物业产权资料 (规划许可证；投资许可证；土地使用证；开工许可证等)； 综合竣工验收资料 (竣工图；各类验收合格证、使用许可证及协议等)； 施工设计资料 (地质报告书；设计图纸；预决算报告书；施工记录等)； 其他应保存的工程资料。 3) 设备档案，包括： 设备台账及设备管理制度； 有关设备的出厂合格证、使用说明书及保修卡、保修协议等；有关设备的安装、调试报告及运行、维修、保养、更新改造等各项记录； 有关设备供应商、维修保养单位的相关资料； 其他应保存的设备资料。 4) 物业管理运作档案，包括： 公司管理运作档案 (有关公司的各类管理运作文件和相关记录)； 管理处运作档案 (有关管理处的各类管理运作服务文件和相关记录)； 5) 来往文书档案，包括：公司及管理处日常对外、对内收发的各类文件。 6) 合同档案，包括管理处对内、对外签署的各类合同、协议等。7) 员工人事档案，包括：员工入职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录。8) 财务档案，包括：固定资产类资料，会计、审计报表及账册等各项财务记录。第二十条：档案归档1、 据档案类别，综合部指定专人档案分别立卷、标贴并编制档案目录（内容应包括：序号、文件编号、标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档号、备注等）。2、 档案标贴纸上的档案类别名称为标准黑1号字体， 贴于距档案盒或文件夹顶部3厘米处，其格式如下： 银谷大厦物业管理处XX档案 。第二十一条：档案保管1、档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。2、管理处按部门需要对档案的保存价值进行鉴定及标注。3、档案保管的工作任务是： 1) 便于查阅，易于调用； 2) 保证档案的安全，防止档案的损坏； 3) 采取修复技术，延长档案寿命。4、档案保管的责任部门： 1) 财务部保管财务档案和各类合同的原件；2) 综合部保管物业管理运作档案和业主、设备档案的原件；3) 各部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。5、保管程序 1) 各部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给综合部档案管理人员； 2) 档案管理人员将该资料登记在档案目录中，归入相应案卷并统一编号；3) 档案管理员定期将档案目录输入电脑，以便查询；4) 档案原则上保管原件。第二十二条：档案密级按照文件保密等级的规定，档案保密等级界定如下：保密等级代码包 括备注绝密A合同、重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案；须经公司总经理批准后查阅/复制机密B业主档案、人事档案、质量体系文件、重要的会议记录/纪要、物业管理运作档案和其他属机密的档案；须经管理处总经理批准后查阅/复制普通0设备档案，工程档案，计划总结、通知等普通性文件及其他不属于绝密及机密的档案；按权限查阅，复制须办理相关手续 第二十二条：档案查阅 1、查阅权限1) 公司总经理可查阅公司及管理处所有档案；2) 管理处总经理可查阅管理处所有档案；3) 部门经理及以上人员可查阅所属或分管工作的档案；4) 其他人员根据审批查阅有关档案。5) 所有财务类的档案均应由公司总经理审批。2、查阅借阅复制1) 查阅借阅复制人应在档案查阅借阅复制登记表中登记；2) 档案管理人员审核其查(借)阅资格：a) 权限内(经授权审批)的按正常手续办理；b) 权限外的机密(含)级以上档案，由档案管理人员开具档案查阅借阅复制审批单给查阅人办理审批手续。c) 档案管理人员负责督促借阅人及时将档案完好交还。 第二十三条：档案销毁1、 超过保管期限的档案，由档案管理人员依据档案的保管期限，每年编制销毁计划及清单，报综合部经理审核，审核无误后报管理处总经理审批。2、 经审批同意后，由综合部指定三名监销人员，监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点将超过保存期限的档案销毁。 北 京 银 谷 世 纪 物 业 管 理 有 限 公 司 BEIJING YINGU CENTURY PROPERTY MANAGEMENT CO., LTD.银谷大厦物业管理处印章管理规定状 态 / 暂 行制 定 / 综合部文 号 / YMS-2004-003印章管理规定 第一条： 目 的： 规范印章的刻制、用印、借用、保管与废止工作。第二条： 适用范围： 适用于物业管理有限公司及管理处各类印章的管理 第三条： 职 责：1、公司总经理负责公司印章用印的审批并承担审批责任。2、管理处经理负责管理处印章用印的审批并承担审批责任。3、综合部经理负责公司及管理处印章的刻制、发布、废止、监督管理和保管工作并承担相应责任。4、财务部经理负责财务专用章的管理并承担管理责任。 第四条：程序要点： 1、印章刻制 1) 管理处根据法律规定和实际业务需要，可印制管理处印章，经公司总经理审批同意后由综合部负责落实。 2) 综合部对印章进行登记，并附印模。 2、用印管理1) 部门填写盖章申请单，并附盖章文件原件。 2) 部门经理审核 3) 综合部报管理处经理审批。 4) 综合部负责登记，并核对公章、文件份数。 5) 综合部盖章并留存原件一份。 6) 综合部通知部门取回文件。 7) 财务部用印时，由财务部直接报总经理审批后用印，并做好登记。 3、借用。1) 部门提出书面借章申请。2) 部门负责人审核借章用途是否属实及其可靠性，原则上公章不携带出公司。3) 公章借用必须经管理处总经理审批。1) 综合部收到经审批同意的申请后方可借出公章并登记。并派人一同前往。2) 公章必须在归还日期前完好地交还综合部。如果超时归还，需附书面说明并由部门经理确认后报综合部备案。3) 财务部携带公章出公司时，由财务部直接报公司总经理办理审批手续。 4、损坏、丢失处理。1) 印章丢失后，必须立即书面写出报告，部门经理审核确认后，报综合部登记。2) 综合部及时将报告转给管理处总经理，给出审批意见，由综合部予以备案，须予以登报声明的由综合部办理。3) 综合部按有关规定对责任人予以行政处罚。1) 综合部提出重新刻制申请，并经审批、刻制。2) 印章损坏，使用部门交还旧印章至综合部并领取新印章(丢失的直接领取)。3) 综合部核对，收回旧章并登记。第五条：印章的废止根据管理处需要如需废止印章，由综合部发文通知并派人收回，同时核对废止章，并记录归档。第六条：印章的保管 管理处公章由综合部安全妥善保管（统一放置于专用保险柜内）。附表： 盖章申请单行表1文件用印模式行表2公章印模登记表行表3借用公章登记表行表4 北 京 银 谷 世 纪 物 业 管 理 有 限 公 司 BEIJING YINGU CENTURY PROPERTY MANAGEMENT CO., LTD.银谷大厦物业管理处会议管理规定状 态 / 制 定 / 综合部文 号 / YM-2004-00会议管理规定第一条：目 的提高工作效率，解决实际问题，集思广益，沟通意见，纠正偏差。 第二条：规 定1、 部门经理应经常组织本部门员工进行各种形式的例会，检查本部门目前工作，督促下步工作计划，及时解决工作中存在的问题。 2、 管理处总经理，每周组织一次各部门经理的例会，检查工作安排情况，提出问题，拿出解决方案，对有争议的议题组织讨论，并提出下步工作重点。3、 管理处的各种例会，除有特殊情况不得请假，按时参加，并遵守会务制度。4、 各部门经理在参加会议前应做好准备工作，以便安排好会议议题。 5、 工作会议应尽量控制时间，会议简单扼要，直入主题。第三条：责 任 1、管理处各项会议由综合部统一组织，通知与会人员，布置好会场，做好会议记录。 2、综合部根据会议内容，拟写会议纪要，并及时发给与会人员。北 京 银 谷 世 纪 物 业 管 理 有 限 公 司 BEIJING YINGU CENTURY PROPERTY MANAGEMENT CO., LTD.银谷大厦物业管理处办公电话管理规定状 态 / 暂 行制 定 / 综合部文 号 / YMS-2004-003办公电话管理规定第一条：目 的 为更好地提高办公效率，便于管理处的业务开展，特制定本规定。第二条：规定1、 公司电话是为了方便员工联系业务和开展工作而配备，非工作需要及未经同意，任何员工不得使用公司电话长时间拨打与工作无关的私人电话。如有急事，应尽量缩短通话时间，不得超过三分钟。2、 公司禁止员工使用工作电话拨打私人长途电话和各种资讯收费电话，遇公事应进行登记。办理公务时也应尽量简单扼要，减少费用开支。3、 员工接打电话时，应在保证工作交待清楚的情况下，尽量缩短通话时间，以便于电话的打进及其它员工的使用和电话费用的节俭。4、 接听电话。1) 接听电话必须专业、规范、热情、大方。电话铃响三声内，必须有人接听；2) 拿起电话，应清晰报到“您好，银谷大厦；您好，X X部门”等；3) 认真倾听对方的电话事由，若需传呼他人，应请对方稍等，然后轻轻搁下电话，去传呼他人(或转给当事人，如果当事人不在，应告诉来电人)；如对方有事相告时，应将对方要求逐条记录在工作日记内，并尽量详细回答；4) 中途若遇急事需要暂时中断与对方通话时，应先征得对方同意，并表示感谢；继续通话时，须向对方致歉；5) 通话完毕，须等对方放下电话后，方可放下电话。4、拨打电话。6) 电话接通后，应首先向对方致以问候，如“您好”，并作自我介绍；7) 使用敬语，将要找通话的人的姓名及要做的事交待清楚；8) 通话完毕时，应说“谢谢您了(麻烦您了)，再见”。第三条：处 罚1、公司综合部将定期打印电话请单，核对电话使用情况，如发现违反公司规定的，除缴纳实际话费金额外，还将处以相当于话费2倍的罚款。2、拨打违规电话，由当事人负责承担责任，如无法确认当事人时，则由所在部门人员共同承担。北 京 银 谷 世 纪 物 业 管 理 有 限 公 司 BEIJING YINGU CENTURY PROPERTY MANAGEMENT CO., LTD.银谷大厦物业管理处车辆管理规定状 态 / 制 定 / 综合部文 号 / YM-2004-00车辆管理规定第一条：目 的 为确保管理处办公用车，更好的加强车辆的管理，降低费用开支，节约运营成本。第二条：规 定1、管理处的办公用车一律由综合部统一调配，各部门因公外出用车须事先安排。2、凡管理处各部门因公务用车时，须先向所属部门经理申请，部门经理填写公务派车单交管理处总经理审批后，由综合部经理签字并根据具体情况安排车辆。1、 用车人员使用完车辆后，在派车单上签字确认内容。2、 各部门安排使用车辆，应尽量提前安排，并在前一天将派车单送交综合部，以便于合理安排车辆。特殊情况除外。3、 部门外出时，凡到同一目的地的，应尽量安排合乘一辆车。4、 司机按出车单中的地点、路线行车，严禁用车人随便改动行车路线。5、 管理处下班后，除公司特批情况下，所有车辆一律停放在管理处停车场，司机将钥匙交回综合部，由综合部统一保管。第三条：责 任1、综合部经理负责车辆的安排、调配。2、综合部经理负责管理处领导的用车及解决特殊情况用车的安排。3、综合部负责车辆的管理，合理控制费用、监控及核实所有费用的使用情况。1、 综合部司机负责车辆的日常保养、维护工作，及时提醒主管办理车辆的保险、年检。并随时检查车辆的运行情况，确保安全行驶及车辆的清洁卫生。附表：公务派车单北 京 银 谷 世 纪 物 业 管 理 有 限 公 司 BEIJING YINGU CENTURY PROPERTY MANAGEMENT CO., LTD.银谷大厦物业管理处私车公用管理规定状 态 / 制 定 / 综合部文 号 / YM-2004-00私车公用管理规定第一条：目的为提高公司办公效率，补偿私人车辆的损耗。第二条：规定1、在管理处没有办公用车，私人车辆用于从事管理处业务时，依照本规定办理。2、因公事需外出时，须由用车人向本部门经理提出申请，并填写用车申请单，经部门经理及管理处总经理批准后，方可使用。3、用车人在使用完车辆后，在申请单上签字，确认用车单内容。4、各部门使用车辆时，应尽量提前安排。5、私车公用所产生的费用，以汽油票作为报销依据，每月为一个结算期。6、公司向车辆的所有者支