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关于档案管理安全问题的思考 摘要：档案管理的安全性问题一直是档案管理方面高度重视的问题。影响档案安全的因素众多，因此，为发挥档案的正常功能，应构建科学的档案管理系统。 下载 关键词：档案；安全；信息；载体 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）03-00-01 一、关于档案管理安全性问题的概述 1.档案管理的安全性的含义 关于档案管理的安全性的问题一直是档案管理部门高度重视的问题。对于档案管理的安全性的认识，从不同的角度分析，往往认识也不一样。但通常认为，所谓档案管理的安全性，是指为保证档案的齐全完整，使档案的载体和信息免受外界不利因素的影响的存在状态和保障条件。档案管理的安全性包括档案管理的状态性安全(即档案载体的安全性和档案信息的安全性)和保障档案条件的安全性两部分构成。影响档案安全的条件因素众多，主要包括自然因素(各种自然灾害)、环境因素(档案管理的外部环境和档案管理部门的环境)和人员因素(包括档案管理人员和档案使用利用人员)。 2.档案管理安全性基本要素 所谓档案管理的安全要素，通常认为是指在一定条件下状态下，能独立地成为实现案安全的充分条件。主要包括：人员、设备、环境和全系统四要素。 3.档案安全的特征 档案具有的唯一性的和原始性和特点，觉得了其是一种文化财富和重要的信息资源，如一旦损毁，将会造成不可弥补的损失。档案安全的特性主要表现为以下几个方面: (1)标准的相对性。由于人类认识水平所限和对科技发展的渐进性所限，对档案安全的认识也随着认识水平和科技技术的进步而进步，揭示档案安全的运动规律是逐步的，对安全本质的认识逐步深入的。而且关于档案安全的标准也受到科技水平、政治制度、文化水平、伦理道德以及安全观念、法制观念的制约。档案安全的标准是一种相对的有条件的安全，并逐步提高的有条件，是相对的，并随着社会的不断发展而不断提高；(2)经济性的特征。档案的安全性，不仅收到经济投入的限制，还要注意为保障档案安全付出和回报的比例问题；(3)复杂性的特征。档案安全会涉及到档案本身、人、环境、系统四个要素。其安全性还取决于档、人、环境及其相互关系的协调，具有极大的复杂性。另外，档案还具有唯一性的特性，一旦损毁，无法再现；(4)潜隐性的特征。其是指控制多因素、多媒介、多空、交混综合效应而产生的潜隐性安全程度。 二、影响档案安全的主要因素 影响档案安全的因素众多，主要有以下几种：(1)自然因素。即各种自然灾害；(2)环境因素。包括外部环境因素和内部环境因素。外部环境因素主要包括经济发展水平、技术水平、立法和执法水平、社会监督体制等。内部环境因素，主要是指档案管理的部门的内部环境，如档案馆库建设情况、档案管理制度与水平、载体因素的形式、信息材料本身的因素等；(3)档案人员的管理水平。主要是指档案管理者的素质水平、安全意识、保密意识直接影响档案安全。目前，档案人员对档案安全的影响主要体现为蓄意破坏和管理疏忽；(4)消防安全和建筑安全。消防安全要注意防火，目前档案消防工作中存在的问题主要有如火灾报警与灭火系统设计不合理，存在较高的火警误报率；有的档案馆库房选址不合理，消防安全存在先天性的不足；用火用电管理不规范，消防安全存在隐患；档案馆消防规章制度不健全，责任不明等，这些都在很大程度上影响档案馆消防安全工作。因此，应提高防火灭火意识，加强组织领导。加大消防投入，加强设备和技术更新。加大对档案库房消防安全建设的投入。加强档案库房配套设施的消防安全工作等。建筑安全主要讲述档案库房建筑的安全性问题。其不安全因素主要表现在：库房选址、设计不合理和档案装具、档案安全防护基础设施不完善；(5)档案信息安全。档案安全包括档案载体安全和档案信息安全。保证档案信息安全，要保证档案的物理安全(即存储环境、设备和载体安全)、网络安全、信息安全和系统的安全。 三、档案管理安全性标准体系构建的构建原则和方法 (一)档案管理安全性标准体系构建的构建原则 档案安全体系的建设需要综合系统的设计和规划，要遵循以下原则：(1)系统性原则，即系统性原则是指构建档案安全标准体系时，要运用系统理论对档案安全管理的各环节、各要素进行系统分析，以达到优化档案安全管理的目的。(2)实用性和通用性原则。实用性要求档案安全标准体系建设要从档案部门的实际情况出发，适时制定有关标准。建立档案安全标准体系要具有通用性的特点。(3)权威性原则。目前的档案工作标准不具有强制性，因此要求档案安全标准体系内颁布的任何一部标准，都具有指导性或强制性。 (二)档案管理安全性标准体系构建的构建方法 (1)要处理好不同标准之间的关系，即如何协调国际标准、国家标准和行业(地方)标准的关系。不能一味强调不同标准的差异性和优缺点，应优先采用使用范围较广的标准，尽量做到一步到位。如果国际标准适用于档案安全管理，可以直接采用国际标准；对政策性和特色性要求较强的，可以采用国家标准；同时结合档案工作实际，借鉴、参考其他行业如图书馆、博物馆的标准，适当加以补充和完善，形成符合档案行业实际情况的标准；(2)要处理好与相关领域标准间的关系。档案与图书、文物、遗产等领域在保护对象、保护措施和管理方法上都存在交叉和相似之处；(3)要处理好标准管理与制度管理的关系。构建档案安全标准体系可以以标准管理为主，以制度管理为辅，配合相关的法规制度来保障标准执行中的不足。我国档案安全标准体系的建设要从实际出发，以综合、宏观的角度来设计、规范。对那些重要或是急需的档案安全标准应作为标准工作的重点，及时发布；对那些已被实际工作证明适用于档案安全工作的技术标准，档案部门要积极采用，促使档案安全工作统一化、标准化、规范化。 综上所述，档案管理的安全性问题是档案管理工作的重要内容，需要在思想上，制度上、基础设施上和管理上做好工作，需要加强建设、提高认识，加强相关法律法规的建设，完善技术标准，使其有章可循，实现管理的统一化、标准化和规范化。 参考文献： 方昀,刘守恒.档案安全风险评估活动实践与思考J.中国档案,2012(01). 方昀,刘守恒.档案馆档案安全风险评估内