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关于转变基层档案管理工作方式的探析 摘要：一提起档案管理，就容易联想起“清冷”二字。长期以来，基层档案管理就是个资料的收集保管。事实上，这种形式，从有史以来一直在延续。但是，随着社会的发展，基层档案管理工作也进入了一个脱胎换骨的重要节点。档案，不能再是沉睡的历史，而应该成为基层服务发展、提供参考的重要依据，本文就对新的历史条件下，基层档案管理的特点及采取的对策，加以阐述。 下载 关键词：基层档案管理 工作方式 转变 中图分类号：G271 文献标识码：A 社会在发展，时代在进步。基层档案管理工作也面临新的挑战和机遇，档案管理担负着信息收集、历史见证、工作参考的功用。如何顺应时代发展，为一个地方的经济社会去服务，这不但是领导层面应该考虑的事情，更是我们档案管理工作者应该去思考的创新与实践，我们应该在做好具体工作的同时，以全新的理念去不断地探索和求证。 1 基层档案管理工作面临的问题 1.1观念老化 目前，许多基层单位的档案管理工作因循守旧、不思进取，满足于收收发发、造册登记，没有根据发展的需要归类、归档，甚至于根据计算机管理的需要，用汉语拼音次序来编码，或者二维码的需要，一扫就可以看到。有的还在沿用旧的方式，一叠叠地堆放，一张张地整理，给以后的使用和参考带来很大的不便。所有这些，都是观念老化的具体表现。 1.2设备老化 一些大的地方和单位，对档案管理工作比较重视。而一些小的单位和地方，特别是基层单位，把档案管理工作视作可有可无、可轻可重的边缘化部门。有的领导甚至认为，档案管理工作不产生经济效益，没有考核的硬指标，所以就不太关心，满足于“推着走”“不出事”。档案管理工作的设备大大老化，应该配的设备设施没有配。 1.3人才断档 毋庸讳言，基层档案管理工作是个冷门工作。从经济效益上来说，比不上一些研发部门，甚至行政部门。从社会效益上来看，既没有财经权也没有人事权，是属于典型的求人部门，不是人求的部门。年轻人招不进来，招进来的留不住，留得住的不安心，基本形成了以中老年为主的员工主体，缺少活力。一些基层档案管理单位想开展一次运动会，都没有年轻人。年轻人的缺乏，直接导致了管理人才的断档和缺失。 2 做好档案管理工作是我们党的优秀传统 毫无疑问言，档案是资料，也是历史，更是记忆。 在我们党每一个历史阶段，党的领导人都非常重视档案管理工作。 在土地革命时期，毛泽东同志曾对身边的红军说：“我们自己非做收集材料的工作不可”。因为，相当长一段时间，红军战士没有经验，打了仗忙着收粮和扩大队伍，忽视了资料收集。所以，在红四军刚刚成立之初，毛主席就要求前委秘书处和红军其他各部队，广泛进行档案材料的收集工作，包括收集国民党方面的书报刊物、军方情报资料。因为，有了这些材料，才能做到知彼知己，才能决胜千里。1999年，时任中共中央总书记胡锦涛同志指出，档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。党的十八大以来，习近平总书记也对档案工作非常关心，他曾经就档案部门利用历史档案反击日本右翼言论做出重要批示；李克强总理也在政府工作报告中提出要发展档案事业 所以，从革命斗争到革命建设，档案工作从来不是可轻可少，而是一门重要的事业。在服务各个历史时期、服务于战斗或者生产和建设等方面，都发挥了极大的作用。 3 做好基层档案管理工作是时代的需要 3.1发展的需要 档案记录着一个地方的发展的点点滴滴，大到发展履历、人事变化，小到一个企业的创业者是谁、何时盈利、何时扩张、战略目标调整过几次、掌门人有无变动等等，都可以从档案中找到答案。 3.2决策的需要 不管是做决策，还是出方案，档案都会发挥极其重要的作用。古人说，千年的文字会说话。档案就是良师益友，沉默而不消极，真实而不夸张，档案管理良好的单位和地方，往往会给发展提供非常好的依据，使决策不迷航、不跑偏。 3.3记忆的需要 做好档案管理，在撰写地方史志时，不需要搜肠刮肚，不需要绞尽脑汁，不需要编造，只需要将发展史上的重要事件加以整理、总结，历史的脚印就清晰起来、丰富起来。 3.4宣?鞯男枰? 档案管理好的单位，需要进行宣传时，只需在档案室调取资料就行了，什么时候取得过什么成就，取得什么业绩，原来是什么样子，后来是怎么发展的，这些文字是最好的说明。 4 自觉适应信息化时代服务发展的转变 4.1载体的多样化 在一段时间里，我们档案管理工作的载体比较单一。除了专业的档案收藏之外，大多数采用的基本上都是纸质载体，从招商引资的材料到城市管网的铺设、人才人事档案以及交通变化的信息，都是如此。 当然，这不是说这样的载体不好，只是说，从时代发展来看，不够丰富，或者说，多元化、丰富化、现代化不足。 现代社会，载体丰富多样。从前几年的录影、录像所用的磁带，到后面的光盘，再到U盘，再到现在的虚拟空间、云端技术、数据储存专业盘。这些现代化的储存方式，载体多样化，大大丰富了档案的管理，拓展了管理的外延空间，同时，也可以节约储存空间，提升档案管理的品质，压缩纸质经费的支持，实现从传统单一型到现代多样型的转变。 4.2归类的精细化 无论从档案管理工作的性质来看，还是工作的重要性来说，档案管理从来不是一门“粗活”，而是一种细致、细腻、细心的工作，不精心、不精细、不精准，不但做不好，还会出问题，所以，必须实现精细化管理。 在笔者看来，精，首先是精准，只有把专业分清楚、把项目搞准确，从大概念到小前提，分门别类搞好了，才能算是精准。 其次是精心。业精于勤荒于嬉。无论是做档案管理工作还是做其他什么事情，精心，是一种境界、更是一种品质。敷衍塞责、马马虎虎，固然可以滥竽充数、得过且过，但是，只有精心、上心，才能把档案工作做得完美漂亮。 再次是精细。这是档案管理的必然之举。因为，一点点疏忽，就会对未来决策工作产生巨大的影响。就拿城市建设档案来说，有水、电、气、闭路，有移动的、联通的、电信的光缆，更有网络数据线。 这些档案的管理，可谓千头万绪，复杂而专业。就拿水一项来说，就要分清什么时期修建的，到什么路段，口径多大，用什么材料，日供水量多少，是进水还是出水，是污水还是雨水，是自来水还是消防水 所以，必须精准精细，才能为城市发展或者说未来的施工和检修提供最详实、最靠谱的证据，如果眉毛胡子一把抓，不精细，这些档案材料就会沦为一堆图纸的堆积，不能发挥应有的参考和借鉴作用。 4.3服务的专业化 在市场条件下，专业化的服务已经成为一种常态。比如，计算机技术人员对某个品牌的计算机硬件的维护、软件的升级。某个房地产商对楼盘的后期保养和物业的专业化，都是赢得消费者、获取市场认同的重要手段。 毫无疑问，档案管理也应该与时俱进，实现从被动调阅型向专业服务型转变。 按照市场需求，在不违反相关保密规定及不妨碍隐私的条件下，为单位、集体、个人提供精准、有偿服务。这样的专业化服务，可为档案管理创造价值，同时也满足了客户要求，使服务对象获得忠诚度；满足了档案管理员工岗位成就感，并减少员工流失率。 4.4阅处的信息化 树立“信息化、大数据、云计算”的新思路。有了现代化的档案管理载体，档案工作才会从后台走到前台。比如说，水利部门需要历史上的水系档案，只要通过电子系统，完成注册和缴费，可以马上为它开通一个端口，在一定时间段里，它可以多次调取和阅读使用，也可以复制相关资料。再比如，有个作家希望写民国时期的历史小说，需要参阅历史档案。他可以利用大数据，为他分析、找到相关材料。这样，档案就活了，减少了服务对象的时间，提高了阅处的效率，也使档案的阅处从低端向高端