《文字与文书》PPT课件.ppt

文字工作能力,文字工作是“三办”的基础和工具,第一练习 公文起草（模拟）,假设您是新闻学院秘书。 经院务会议研究，拟在“五一”期间，组织师生游览本市市容及部分旅游景点。 共安排3天，每批1天。看国际大巴扎、华凌商贸城、经济技术开发区；游红山。 租车费由学院负担；门票、午饭师生自理，争取免公园门票；安全由学院负责。 毛院长布置秘书起草学院给职大的公文，请求批准此事，并由职大出具公函，以便学院向开发区及市园林局联系免门票等事宜。,这是一份仅数百字的公文稿 请同学们构思后 讨论此文的文种和结构,文种：报告？请示报告？请示？ 结构 1，理由及依据； 2，具体打算； 3，请求事项 A.请求批准; B.请求以大学名义出具联系函; C.请求职大一位或数位领导参加以示关怀。,*大学人文学院文件 *大人文2004 号 签发人： 大学人文学院关于“五一”期间拟组织师生 游览市容和部分旅游景点的请示 *大学： 为了丰富全院师生假期生活，并对师生进行了解乌鲁木齐、热爱乌鲁木齐的教育，激发师生为把自治区首府建设成为现代化国际商贸城贡献力量的热情,经院务会议研究，拟在今年“五一”长假期间，组织全院师生游览本市市容和部分旅游景点。,游览活动拟分期分批组织开展，共安排3天，即从五月三日至五日每天安排一个年级。主要游览二道桥国际大巴扎、华凌商贸城、乌鲁木齐经济技术开发区和红山公园、水磨沟清泉山等。经费开支：租车费（约三千元）拟由学院负担；门票、午饭由师生自理。争取向有关方面联系求援，免收两处公园门票。安全由学院领导及各班主任负责。 请求*大学批准我们组织此项活动；请学校领导一人或数人参加此项活动，以示关怀并作指导；请求以职大名义出具分别致开发区管委会、园林局的公函，争取他们派员给师生作介绍，并免收两处公园的门票。,妥否，请批示。 *大学人文学院 二零零四年四月二十五日 主题词：行政 节假日 请示 人文学院办公室 2004年4月29日 共印汉文5份,请大家给模拟文稿 作评价 挑毛病,文种是否正确? 格式有无毛病? 结构是否合理? 表达是否得体? 字、词、句、段方面有哪些要修改的？,文字工作概述,概 念 意 义 特 点,概念 文字文书，文章 文字工作广义；狭义 意义 A.文字功底是作者的基本素质(“第一流的文字处理能手”)； B.文字表达能力居作者应具备的“六大能力”之首（表达、办事、管理、交往、应变、研究能力）；,C.作者做好文字工作是对领导工作的有益补充。从一定意义上讲： 是对领导意图的完善和升华； 是对领导知识和智能的补充和延伸； 是对领导精力和体力的“代偿”。 12-1-3 特点（四性）,A.写作活动的 “受动性” (相对 “自主性” 而言),“养之有素” 注重知识的 积累和更新 “倚马可待” 随时准备接受 领导者的交拟,要求作者,B.思维形式的 “抽象性” （形象思维、 抽象思维、 直觉思维）,要求,既具备扎实的 现代汉语知识 又很好地掌握 形式逻辑知识,C.表达方式的 “综合性” （“记叙”“说明”“议 论”“抒情”中，以 说明为主，兼有 记叙和议论）,要求,熟悉记叙、说明 和议论等表达方式 努力形成自己 独特的语言风格,D.成文过程的 “程序性” （交拟拟稿审 核签发印发）； （会商会稿会签）,要求,懂得并熟悉 行文程序； 严格按照有 关规定行文,文字记录,文字记录的种类 （8种） A.电话记录 a.发出电话记录,市园林局办,2004.4.30,市职大人文学院,郝敏,园林局办刘主任,12345678,郝:向园林局求助两件事.五一期间我校组织师生游览 红山公园,时间五月二日上午北京时间11点,350人(含 教师30人)。请贵局派导游；并请免收门票。,园林局刘主任回答：导游可解决；免票待请示贺局长定。,b.接收电话记录,B.值班记录,C.来访记录,D.会议记录,E.大事记 一事一记、按日编排。 F.调查记录 第一要件是倾听；记录要快速、精确；根据不同情况采用不同的记录方法。 G.领导讲话记录 不论领导人有无讲稿都应记录，详略可根据情况有所不同。有讲稿应详记补充发挥部分；无讲稿应“有言必记”。 H.领导口授记录 作好准备，随时记录；注意聆听，边听边记；疑问之处，随手标示；口授结束，复述要点。,文字记录的过程 A.备好纸笔,随时记录 B.用心倾听判断，快速作出记录 C.重视“后整理”，形成记录稿 文字记录的方法 A. 要点记录法； B. 详细记录法； C. 常用速记法； D. 特殊标识法； E. 笔记录音并用法。,文稿撰拟,文稿撰拟,12-3-1 文稿撰拟范围4方面 A.各种法定公文 （即党和国家明文规定的） 党的机关14种、行政机关13种： 决议、决定、命令（令）、指示、意见、议案、通知、公告、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等 规定严格、标准统一。,B. 各种常用公文（即法定公文以外的各种书面材料） 文种远多于法定公文。约定俗成、自成规矩，撰拟时也不能自行其事。 简报类：政务简报、信息摘报、情况反映、信访动态、值班简报、接待简报等。 规章类：章程、办法、细则、通则、规则、公约等。 总结类（略） 计划类（略） 提纲类（略） 各种行业文书,C.领导的各种讲话稿 开幕词、闭幕词、发言稿、讲演稿、工作报告（动员报告、传达报告、总结报告、政府工作报告 ？、领导述职报告等）。 撰写领导讲话稿是秘书文字工作的“重头戏”，或者说是秘书实务诸业务中的“重中之重”，也是衡量秘书是否成为文字工作“高手”的重要标志。一位秘书，如能胜任各种讲话稿的撰写任务，即可以说其文字表达能力已进入了成熟时期和自如阶段。,D. 各种公关文书企业、事业单位用得 较多！ 书信类：祝贺信（贺电），慰问信（慰问电），致敬信（致敬电），感谢信（感谢电）等。 致辞类：贺词、欢迎词、欢送词、答谢词、祝酒词等。 宣传类：说明书、解说词、广告词等。 目前，公关文书的种类不断增加。秘书应注重公关文书的写作知识并学会撰拟。,文稿撰拟过程（即通常情况下一篇文稿的成文流程）,“三部曲”,准备阶段 a.授受意图 理清思路 b.收集材料 寻求依据 c.拟定提纲 构思布局,草拟阶段 注意 a.讲究语法 字斟句酌 b.讲究逻辑 表达准确 c.讲究格式 遵规循俗,定稿阶段 a.审核 发现问题 b.修改 改错与调整 c.定稿 领导审定 签发通过,文稿撰拟要求,除符合一般的写作要求外，还有若干特殊要求 一要符合必须行文的原则； 二要符合国家现行法律、法规； 三要符合党和国家方针、政策； 四要符合实际情况； 五要符合领导意图； 六要做到所提措施办法切实可行； 七要与相关方面充分协商、协调一致； 八要做到文字表达合乎语法、修辞、逻辑； 九要符合有关公文格式、标点符号等规定。,文稿撰拟的3种方式,A.个人撰拟（适用于一般性文稿如通知、业务性请示、专题性报告、批复、转发批转以及简报、致词、书信等类文稿撰拟） B.集体撰拟 （适用于重要而且综合性强的和“大块”文稿的撰拟，如大型会议文件、长期工作计划、年度全面总结、综合性报告及规章的起草等） C.文稿代拟（大机关、大单位适用。其部门分工及专业细化度较高，以此弥补秘书专业知识之不足。用于专业性强的文稿）,文稿审核,文稿审核（核稿）概念,A.审核是文稿撰拟第三阶段（定稿阶段）中一道非常重要和实质性的“工序”，即文稿拟成之后、送领导审定签发前进行的最后把关工作，因而是公文制发的关键环节。 B.文稿审核的和意义和作用主要有三： a.控制发文总量，提高行文质量； b.确保文稿质量，避免行文出错； c.减轻领导阅批文稿的负担。,审核内容（亦即把关的重点） 主要从6个方面审查核定 A. 把好法律法规关； B. 把好政策规定关； C. 把好事实即材料数据关； D. 把好文字表述关（主题、观点、结构、语言、标点符号、数字与计量单位等等）； E. 把好体式关（语体、规格、式样等）； F. 把好程序规范关。,文稿审核的方法 A. 程序性方法“三审”制 初审。由专兼职核稿人员进行初步审核。 复审。由秘书机构负责人对修改稿进行审核。 终审。核稿人对领导者已签发的审批稿进行最后的审核。 B. 组织性方法四种 a. 个人审核 b. 集体审核 c. 会商（会审） d. 专家审核,文书工作能力,文书工作能力,本 讲 要 点,发文处理 A.交拟与拟稿 B.审核与签发 C.印制与校对 D.用印与登记 E.封发与传递,收文处理 A.收文与阅文 B.筛选与传阅 C.拟办与批办 D.承办与催办 E.立卷与归档,概 述 A.文书与文 书工作的概念 B.文书工作的 五大作用 C.文书工作的 六项原则 D.行文关系与 行文制度,文书与文书工作,公文,文书工作是 指通过互相联系的 一系列环节，完成 文书制发、传递、 办理、保管的全过 程（亦称文书处理 或文书管理）,本讲主 要研究,“公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。” 国务院办公厅修订的国家行政 机关公文处理办法第5章第22条,公文处理程序示意图,传 递,签收,登记,分发,拟办,批办,承办,立 卷 归 档 销 毁,分发,登记,用印,校对,缮印,签发,拟稿,审核,催 办 查 办,文书工作的任务,A.基本任务:准确、及时、安全地处理各类公文，当好领导的参谋和助手，为改革开放和社会主义现代化建设服务。 B.具体任务： a.发文处理； b.收文处理； c.文件管理； d.文件保密； e.文件贯彻落实情况的督促检查工作； f.领导人交办的有关文件处理的其他工作。,文书工作的作用,文书工作是一项专业性、综合性和机要性都很强的工作。做好文书工作，对于改进文风、消除“文山”，提高办公效率，具有重要的意义。 五项作用： A.可以提高文书的质量； B.可以控制文书的总量； C.可以加快文书的运转； D.可以确保文书的安全； E.可以促进档案的管理和利用。,文书工作六项原则,A.准确无误； B.及时迅速； C.安全保密； D.力求精简； E.集中统一； F.党政分开。,13-1-4 行文关系与行文制度（1）,行文关系根据组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。 主要有两种类型的行文关系： A.有隶属关系的上下级机关之间的行文。 B.无隶属关系的机关之间的行文。此类中又有两种（通常用“函”行文）： a.平行机关之间的行文； b.不相隶属的机关之间的行文。,13-1-4 行文关系与行文制度（2）,B.行文制度：机关行文必须共同遵守的办文规程和准则。主要有6种 a.相互行文制度。 b.联合行文制度。 c.逐级行文制度。 d.文稿代拟制度。 e.一文一事制度。 f.公开行文制度。,案 例 二 则,1，某市卫生局向市委、市政府呈报了关于我市艾治病防治情况及有关问题的报告。但公文报出后其所反映的问题未能及时得到解决。从文书工作角度，您认为责任在谁？ 2，五一前夕，市政府向驻乌所有县级以上单位发出关于正确悬挂国旗的通知。有些自治区、兵团及中央部门所属单位认为行文有误。您看呢？,发文处理,发文处理,发文处理五环节： 各环节主要注意事项 A. 交拟、拟稿：交拟时，交拟人和执笔人均必须透彻地搞清4方面内容，即拟文的背景、依据、意图、要求。 拟稿时的注意事项已在上一讲详细介绍了。,交拟 拟稿,审核 签发,印制 校对,用印 登记,封发 传递,B.审核、签发： 关于审核的要求也已在上一讲详细介绍过。主要是抓住文稿内容、体式、行文规则，进行综合审查与核定。 签发，是指机关领导人对已审核的文稿进行审批，签署表示核准发出的意见。它是文稿形成定稿的最后环节，也是保证公文质量的最后关口。因此也是制发公文的决定性环节。 关于公文签发的权限。 签发文书3项要求（认真；明确；规范）,C.印制、校对 对印制工作的要求内容准确；格式规范；页面整洁；字迹清楚；美观大方，便于阅读和保管。 校对非常重要，也最容易出差错，要求校对人员必须严肃认真、一丝不苟。 校对3种方法 a.对校法。 b.折校法。 c.读校法（两人合作）。,D.用印、登记 发文用印注意4点：确认有领导人签字并且适合规定；盖印份数必须与原稿上标明的相同；印章应盖在落款中央，上不压正文，下要压日期（“骑年盖月”）；盖印必须端正清晰，忌“歪、倾、斜、偏、花”。 登记即对准备发出的公文作统一记载，以便于日后对公文进行清点、控制、查找和回收。 一般应使用发文登记簿，一文一页登记表，其项目有：发文日期、文号、标题、发往机关、份数、秘密等级等。,E.封发、传递 封发，即装封发出。分5个步骤：a.清点； b.写封； c.填写发文回签单（也叫发文回执） d.装封；e.加封。 传递。根据文件密级高低和缓急时限的不同，其渠道和方式有：机要通信传递；机要交通传递；专职人员传递；文件交换站传递；电信传递（无线密码电报、有保密设施的传真机、计算机网络）。 传递文件3条基本要求：迅速及时；安全保密；手续完备。,收文处理,收文处理5环节 各环节操作程序与注意事项 A.收文、阅文： a.收文。包括签收、分类、登记3流程。 检查、清点无误后方可签字。,收文处理,收文 阅文,立卷 归档,筛选 传阅,拟办 批办,承办 催办,对所收文件进行正确分类。,收 文 分 类,b.下级机 关请示、 平行及不 相隶属机 关商洽件,c.上级机 关批复件 及平行、 不相隶属 机关复函,d.内部各 部门调查 性及下级 机关陈述 性来件,e.内部刊 物、工作 简报等类 文书,a.上级机 关指令性 和指导性 文件,两种登记方法：分类登记法 流水式登记法,b.阅文 阅文是秘书办文的一个先决条件。 阅文的基本要求：“四看清”性质与大体内容；制发与主送机关；缓急与时限；秘密等级与保密时限。 阅文“三法”： a.泛读法； b.跳读法； c.精读法。,B.筛选、传阅 a.筛选的基本要求 经筛选，一般将文件分为三类： (a)必阅件领导者必须看到的文件，亦即秘书必须呈送的文件。 (b)批办件需要领导者审阅和批示的文件。 (c)参阅件仅供领导者参考的文件和材料。 秘书的提炼、综合；加写“内容提要”。,b.传阅 （a）传阅文件种类：凡需要领导者阅批、批办、阅知的文件（大致4种）。 （b）传阅方式：直接送传；专人送传；集中传阅。 （c）传阅注意事项： 掌握传阅范围，不得随意扩大和缩小； 遵循传阅方位，以秘书部门为传阅的运转轴心，采用“轮辐式”方式，严禁“横传”； 掌握传阅情况，防止文件失控。 为此，必须使用规范的传阅单。,C.拟办、批办 a.拟办与批办的区别和联系 “需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。” 国家行政机关公文处理办法 拟办，就是秘书部门或秘书人员对需要办理的来文提出办理的意见和建议，供领导批办时参考。,批办，则是指机关负责人根据文件内容和拟办意见，对文件的办理作出批示。它是承办的主要依据。批办属于文书处理中的决策活动，一般由机关领导人负责；有些文件的批办也可由秘书长或办公厅（室）主任负责。 （讨论：拟办也是文书处理中的决策活动吗？为什么？拟办对批办起什么作用？） （练习：如果您是职大校长办秘书，请对人文学院关于组织游览市容的请示写一个3050字的拟办意见）,b.拟办件的种类和拟办意见的几种签署形式,拟 办 件,本机关所属部 门或下级机关 主送本机关的 请示性文件,上级机关主送 本机关并需要 落实的文件,平级机关或不 相隶属机关主 送本机关需要 答复的文件,拟办意见签署形式,待 拟 办 文 件,阅知件,阅示件,阅办件,建议件,分3种情况 领导阅批后 传达办理； 部分领导研 究处理；领 导集体研究,分3种情况 不需办理； 内容重要； 领导阅知， 交有关部门 办理即可,分3种情况 提出办理意 见；转部门 办理；事情 重要待汇报,分2种情况 下级报告未 要求批转但 似应批转； 下级报告要 求批转但似 不必批转,C.批办意见的内容： 该文由何单位（部门）、何人负责办理； 如何办理、办到何程度； 对下级请示予以答复的原则性意见； 重要文件和急件的办理时限； 需两个以上单位（部门）或人员办理时，应批明主办单位或主办人。,D.承办、催办 承办根据领导者的批办意见，具体办理文件中提出的有关事项。 这是办文过程中最重要的环节之一，是落实领导批示的关键一环。 秘书承办公文的范围主要有5： a.对上级机关来文的承办。3种方法： 传达； 转发； 翻印。,b.对上级领导人批件的承办收到批件后，立即呈送本级领导人阅示，并按照本级领导人的批示意见，迅速转交有关部门、单位或人员办理。大事、急事应提出办理时限，并将办理结果报上级机关。 C.对本级领导人批件的承办秘书应严格按照领导人批示的意见办理，或将批件转交、传达给有关单位。批示的办理落实情况，要及时报领导。做到件件有着落、有回音。,d.对下级机关请示件的承办根据领导的批示： 或拟文批复请示单位和部门（转入公文制发程序）； 或电话回复请示单位和部门（准确传达和解释领导的批示意见并做好电话记录）； 或口头答复请示单位和部门（在请示件或呈批签中将口头答复情况详加注明）。 对下级的请示，上级机关的秘书部门和秘书人员务必快办、快复，不得延误！,e.对其他需要回复的来文的承办。包括： 上级机关布置、询问和要求办理的事项； 平行或不相隶属机关之间需作出答复的公文等等。 秘书部门应交由业务部门研究提出意见，经领导审阅批准后作出安排和回复。 承办单位应抓紧办理，不得延误。 若发现该件不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的，应迅速退回交办的文秘部门并说明理由