物业公司财务管理制度.doc

财务管理制度第一章 总则 第二章 账簿的设置及管理制度 第三章 财务收支审批、报销制度 第四章 流动资金管理制度 第五章 财产物资管理制度 第六章 固定资产管理制度 第七章 债权债务管理制度 第八章 发票票据管理制度 第九章 财务档案管理制度 第十章 预算管理制度 第十一章 库房管理制度 附一 工作职责 附二 出差管理规定 附三 收入、借款、报销、支出凭单具体审核操作要求附四 发票开具操作程序 附五 财务核算要求 附六 流程图汇总 第一章 总 则第一条 为了适应公司经营发展的需要，规范本公司的财务行为，加强财务管理和经济核算，制定本制度。第二条 公司财务部、公司所属分支机构财务部门的一切财务活动，必须遵循中华人民共和国会计法以及财政部颁布的企业财务通则、企业会计准则等有关财经法规，依法行使职权，设置和使用会计科目，建立健全内部财务管理制度，做好财务管理基础工作，如实反映财务状况，依法计算和缴纳国家税收，确保公司财产的安全完整和保值增值。第二章 账簿的设置及管理制度第一条 公司财务部、公司所属分支机构财务部门必须根据会计制度的规定设置应有的账簿，并正确使用会计科目，不准以表代账、以单代账。第二条 账簿的登记必须遵守“两则”及会计工作规范，做到及时准确、字迹清晰，不得跳页隔行，改错要符合规定，保持账面整洁，按规定记账、结账，逐月有合计、累计。第三条 启用会计账簿应按以下规定执行：(一) 在账簿封面上写明单位名称和账簿名称；(二) 账簿扉页上应附经管人员一览表，内容包括单位名称、账簿名称、账簿页数、启用日期、会计主管和记账人姓名，并加盖名章和单位公章，经管或接管日期，移交日期；(三) 账簿第一页，应设置账户目录，内容包括：账户名称，并注明各账户页次；(四) 启用订本式账簿，应按顺序页数使用，不得跳页、缺号；使用活页式账页，应按账户顺序编号，并装订成册。年度终了再按实际使用的账页顺序编定页数和建立账户目录。第四条 会计人员要根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。(一) 填制记账凭证必须符合规范要求，附件齐全，制单人、记账、稽核(或会计主管)等均须加盖名章；(二) 登记账簿时，应按记账凭证日期、编号、经济业务内容摘要、金额等逐项记入账内，做到登记准确及时，书写清楚；(三) 结账前，必须将本期内发生的各项经济业务全部登记入账，属于本期调整的账项也要按规定全部结转有关账簿；(四) 编制会计报表前，必须把总账和明细账登记齐全，试算平衡，不准先出报表，后补记账簿和办理结账。第五条 必须坚持对账制度，做到账证、账账、账实相符。(一) 账证相符月终发现账证不符，就要对账簿记录和会计凭证进行核对。1. 检查总账与记账凭证汇总表是否相符；2. 检查记账凭证汇总表与记账凭证是否相符；3. 检查明细账与记账凭证及所涉及的支票号及其他结算票据种类是否相符。(二) 账账相符1、检查总账资产类科目各账户与负债、所有者权益科目各账户的余额合计数是否相符；2、检查总账各账户与所辖明细账账户的各项目之和是否相符；3、检查会计部门的总账、明细账与有关职能部门的账、卡之间是否相符。(三) 账实相符1、现金日记账的账面余额与现金实际库存数额每日核对并填写库存现金核对情况报告单，作为记录。发生长短款，应即列作“待处理财产损溢”，待查明原因，经批准后再进行处理。会计主管人员应经常检查。2、银行存款日记账的账面余额与开户银行对账单核对。每收到一张银行到账单，经管人应在三日内核对完毕，每月编制一次银行存款余额调节表，会计主管人员每月至少检查一次，并写出书面意见。3、有价证券账户应与单位实存有价证券（或收款单据）核对相符，每半年至少核对一次。4、商品、材料等明细账的账面余额，应定期与实存数额相核对；对其他财产物资账户也要定期核对，年终要进行一次全面的清查。5、各种债权、债务类明细账的账面余额与债权、债务人核对清理，清理结果要及时以书面形式向会计主管人员汇报。并报总经理采取措施，积极催办。6、出租、租入、出借、借入财产等账簿，除合同期满应进行结清外，至少每半年核对一次，以保证账实相符。(四) 对账完毕，相符者应在数字后划“”号，不相符者，要及时更正、调整。第六条 按期编制会计报表，及时报送有关部门，并对公司财务状况做出分析报告。第三章 财务收支审批、报销制度第一条 公司一切收入必须上缴财务部统收进账，不准私设账外账、小金库或截留公司收入，不得私存私分、据为己有，不得挪用公款。第二条 借款、领用支票审批程序：（一）领取借款单，填写全部内容后，领用人签字；结算起点在500元以上的支出须使用支票支付。（二）审批签字程序：1、总经理的终审权限（即总经理审批后，财务部即可办理账务处理）： 1）经经理级以上会议讨论决定或董事长同意每月定额支付的员工津贴 和补贴（包括交通补贴、通讯补贴、住房补贴、伙食补贴、退付职工 工服折余款）。但不包括每月职工工资。 2）金额在500元（含500元）以下的员工借款。 3）金额在1500元（含1500元）以下的离（辞）职员工工资。2、公司报销坚持“一支笔”的原则，除总经理审批权限外的所有的财务支出必须由董事长最终签字才能支款，否则，财务部不予受理。董事长出差期间，按照职务排序由董事长授权总经理，总经理出差或外出时授权副总经理临时代行最终财务审批权，后报董事长补签，无董事长签字的票据财务不得入账。3、项目管理中心业务属于项目中心日常经营所需要的开支，借款人持填写完整的借款单经所在部门经理、项目经理、公司财务部经理、总经理、董事长签字同意后到财务部办理付款；项目管理处发生的费用或支付事项如属总部职能部门管理的，还应经总部职能部门审批（如清洁卫生费、工程维修费用、环境绿化费、水电气费等）。4、分公司业务借款人持填写完整的借款单经部门经理、主管副总、财务部经理、总经理、董事长签字同意后交财务部办理付款。借款单“领用人签字”处必须由借款实际使用人签字，任何人不得代签。领取借款时应由本人直接到财务部领取，确需由他人代领的，代领人需在借款单及支票登记簿上签字并注明代何人领用。（三）财务出纳根据符合审批手续的借款单，支出现金或签发支票。第三条 费用报销审批程序：（一）一切费用报销必须填写支出凭单并附原始凭证，原始发票各项目应填写完整，“付款单位”处必须标有本公司名称的字样，经办人必须在原始发票背面签字；（二）经办人须持填写完整的支出凭单及原始凭证，经部门经理、项目经理、主管副总签字后交财务部经理审核；（三）财务部经理就原始凭证的合法性、票据数据的准确性、费用开支的合理性审核无误签字后签字后呈总经理、董事长签字批准；（四）财务出纳根据符合审批程序的支出凭单，进行复核合格后，方可给予报销；（五）因特殊情况无法及时归还的借款，借款人应以书面形式说明并注明预期结款时间，报公司领导批准后方可延期还款。（六）财务部出纳、会计应于每月20日对各项目当月尚未清款的借款以书面形式进行催款，对超过10个工作日逾期未还且无书面批示的借款，财务部将在借款人当月工资中扣除其所借款项，当月工资不足以抵扣的顺延至次月直至全部扣回。（七）公司统一报销时间为每周二，公司领导除有重大事情外，一般报销日不外出，报销日如遇法定节假日，报销日顺延至节假日后第一个工作日，非报销日一律不受理报销业务。（八）费用的报销周期为一周，超过一周的费用财务有权不受理。借款应在发生后的10个工作日内办完全部审批手续后到财务部报销。（九）各分公司保安伙食费，允许每半个月预支一次，须由分公司财务人员专人负责借款，自借款之日起20天内，到公司财务部报销已预支的实际保安伙食费用，多退少补。（十）公司采购、探望病人、支付员工或他人医药费用而发生的借款，经办人（借款人）应于一周内持有效发票或就医收据到公司财务部报销冲账。（十一）公司安排短期内到外埠出差、工作、学习，需要借款的人员，应于工作、学习结束返回本岗位后7个工作日内到财务部冲账。（十二）因工作需要，借支备用周转金的员工，应于本年度末12月20日前将备用金交还（或报销冲抵）公司财务。来年需继续借用备用金时，应重新办理审批手续。 第四条 费用开支范围与标准：（一）工资标准按国家有关规定及本公司工资体系中的级别工资执行，由行政人事部制表上报总经理批准决定。公司财务部负责工资的发放和个人所得税的代扣代缴。（二）差旅费标准参照公司出差管理规定执行。（三）业务招待费是公司、项目中心为业务经营的合理需要而发生的招待费用，包括接待国内外宾客的宴请费、礼品费、招待用烟茶费、举办招待会经费、开展国内外购销业务中必需的活动经费，以及公司负担的其他接待费用。业务招待费原则上不超过公司年营业收入的千分之五。（四）福利费是指按照国家规定提取的用于职工福利支出的费用，包括职工福利费、工会经费和教育经费，计提标准分别为工资总额的14%、2%、1.5%；以及按照国家有关规定应当由企业负担的各项保险；以上费用参照国家规定的比例提取、缴纳。第五条 备用金分为日常工作备用金（指各部门有关人员确因工作需要而预借的作为零星开支的款项）和项目管理用备用金。为了控制这部分零星而分散的支出（主要形式是现金）采用先领后用，用后报销的办法。（一） 日常工作备用金 1、使用范围和标准 1）各分公司伙食补贴支出，一般为半月的伙食补贴。 2）司机备用金200元。 3）采购备用金2000元。 4）总经理备用金3000元。 5）董事长备用金20000元。2、经办人在费用事项发生后应及时办理审批手续，一般在7个工作日内到财务部报销，对于未支付的业务借款应在7个工作日内归还财务部，定额备用金然年终清理归还。3、对于给付外单位和个人的款项（包括押金），经办人有催收的责任和义务，部门负责人负有连带责任。（二） 项目备用金1、 备用金标准现行项目备用金标准分为三档，一档3000元，二档2000元，三档1000元。以项目距公司总部的距离作为确定备用金标准的依据，距公司远的项目备用金额度相对较高，距公司近的项目备用金额度相对低。2、 项目备用金使用范围1） 各项目日常单项金额不超过200元的零星采购和紧急采购。2） 因突发事件、临时检查等而产生的招待费。3） 其他因计划外事件发生而产生的费用支出。3、项目备用金的管理1）各项目备用金支取时须由项目负责人批准，同时以电话方式向公司总经理请示批准后方可使用。使用范围应符合公司用款有关规定，不符合的不予报销，并要求借款人以现金清偿。2）借款人须在借支备用金后的7个工作日内向本项目收款员办理清款报销手续，超过7个工作日收款员有权拒绝办理，并要求借款人以现金清款。3）各项目收款员在每月25日前应将当月发生的备用金借款全部结清，保证库存备用金的数量。每年末12月20日前将备用金交回公司财务部，来年需继续借用时重新办理审批手续。4） 当月25日未能完成报销手续的备用金借款，收款员应要求借款人做出书面合理解释并说明预计可清款时间。无合理说明的，收款员应及时上报公司财务部，由公司财务部在借款人当月工资中予以扣除。5）各项目收款员在离职时应及时清还原领取的备用金，由接任收款员重新办理备用金借款手续。6）项目清算时，应及时将前借项目管理备用金交回公司财务。（三）财务部应严格控制备用金的领用，备用金使用部门必须严格按照备用金审批的用途使用。（四）财务部门必须设立备用金明细账，按部门、使用人设立户头，以便及时反映备用金的领用、开支和核销，各明细账余额必须定期与总账余额相核对。（五）财务部应按季与备用金使用部门核对备用金使用情况，对于长期未使用的备用金（原则上为半年），应通知领用人及时进行核销。部门经理对本部门备用金的安全使用负完全责任。（应由项目会计对备用金负责，按规定借给使用人，并及时报销收回）第六条 人事部应配合财务部对离职人员借款及备用金的清查工作，未能及时清还借款及备用金的员工不允许离职。（应改为所有员工的离职都至少应经财务部签字确认无借款事项，方可办理离职手续。）第七条 公司一切借款、费用报销的程序，必须遵守以上规定，任何人不得违反规定，擅自扩大费用标准，否则财务部不予办理。第四章 流动资金管理制度第一条 为加强流动资金管理，合理运用流动资金，确保公司资金安全高效运转，对流动资金（现金、银行存款）收支实行计划管理。（预算管理）第二条 财务部负责公司一切财务收支预算的管理、编制、执行工作。（一） 公司各部门必须于每年11月25日前上报本部门下年度的资金收入与支出计划，由财务部根据各部门上报的资金计划进行汇总、调整，并结合总公司下达的经济指标编制公司下年度财务收支预算，（经审计部审核）后于12月15日前上报公司总经理审批同意后，由财务部执行实施。（二）公司一切费用开支必须严格按照预算执行，由财务部将年度预算按项目、部门分解，按月控制。（三）各部门每月的费用支出原则上不得超过当月费用预算，要提前支出的属于年度预算内开支需向财务部和（审计部）说明情况，由部门经理、财务经理、总经理、董事长批准后支付，财务部应适当调整该部门其他月份的预算金额，该部门当年费用累计支出不得超过该部门当年费用预算总额。（四）各部门如遇特殊情况确属公司经营所必需的预算外支出，应写出紧急用款报告说明情况、原因及其必要性，经财务经理、总经理、董事长批准后，由财务部安排筹集资金。（五）为保证公司的利润收入，各项目管理中心的费用开支不得超过当年该项目管理中心收入总额的90%。（六）公司所属各部门须结合实际情况，认真编制资金收支计划，凡没有上报用款计划或超计划用款，又未经董事长批准的费用支出，财务部一律不予办理。（七）由审计部对预算和计划的实际执行情况进行检查、监督和考评。）第三条 现金的使用管理必须遵守现金管理暂行条例的规定。（一）库存现金必须严格遵守银行核定的库存现金限额。（二）在日常经济交往中，凡现金收付其原始单据上必须有收款人、经办人签字，并加盖收讫、付讫章。（三）现金的使用范围：1、职工工资津贴；2、个人劳务报酬；3、根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；4、各种劳保福利费用，以及国家规定的对个人的其他支出；5、向个人收购农副产品和其他物资的价款；6、出差人员必须随身携带的差旅费；7、结算起点（1000元）以下的零星支出；8、中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。（四）不得坐支现金，凡现金收入应于当日，最迟不超过第二天上午送交银行。（五）不得用任何方式套换现金。（六）不得将公司部门的现金按个人存款方式存入个人储蓄户头。（七）不得携带大量现金到外埠采购。（八）现金管理必须建立现金账目，使用订本式账簿，按时间顺序记账，逐笔记载现金收付，做到日清月结，保证账款相符；不得白条顶现金库存。（九）财务部必须设立现金出纳岗位专人负责现金管理，存入保险柜，保守柜码的秘密；妥善保管印章，按规定用途使用。（应明确什么印章）。（十）银行存取款必须乘专车（应改为存取金额在1万以上），（金额在5万以上）由财务部两人办理，款额大时须增加保护人数，确保现金安全。（十一）各项目管理处必须配备专职或兼职的财务出纳，管理处经理一律不得兼任财务人员，非财务人员不得办理财务业务。第四条 银行存款是企业存入银行和其他金融机构的货币资金。财务部设立银行出纳岗位，负责银行存款的专职管理，其职责是遵守国家政策法规，按公司管理制度和银行的要求，处理银行存款的收支事项，及时准确地记录与监督存款的增减变化，保证存款的安全完整。（一）银行账户的管理规定：1、公司开设银行账户，由财务部主办，上报财务经理、总经理、董事长审批。开设账户后，及时通知公司相关部门，严禁其他部门自行开设账户，对未经财务部申办，总经理、董事长批准的开户文件，一律不予加盖公章。2、银行预留印鉴只设有一套，由财务部专人负责保管，预留人名印章，须经总经理、董事长批准。（财务部经理保管财务专用章、出纳保管人名章）3、公司银行账户，仅限本单位使用，不得出租、出借账户。4、变更账户名称，撤消、合并账户时，均需报财务经理、总经理、董事长批准，由财务部统一办理。5、财务人员要定期对账户的使用情况进行清理，对于长期闲置不用的账户，及时上报处理。6、公司银行存款的开户情况，非工作需要不得透露给公司以外人员与单位，确有必要提供的要经财务经理同意；同时，禁止财务部人员将公司存款情况提供或透露给财务部以外人员（总经理、董事长除外）。（二） 银行存款收付的管理规定：1、财务部收到转账支票时，应当检查其有效性；银行存款要及时入账，明确原始单据日期，并通知相关部门。2、银行存款支出，必须严格按照审批程序办理，财务人员需仔细检查各项手续是否完备，并将相关证明与银行凭证对照保存，确认填写日期，以备后查。大额付款要自行复查，并经他人复核。3、出纳人员要按时编制银行存款余额调节表，检查账户存款余额，避免发生透支现象，当存款余额过低时，要及时向主管经理报告。（三） 支票使用管理规定：加强对支票的管理，严格支票领用制度。从银行领用的空白支票，必须指定专人妥善保管。1、领用支票必须按照审批程序的要求，填写借款单，写明领用用途、预计金额、张数和支票号码，经有关负责人签字后，出纳人员方可签发支票。2、签发支票时，必须填写签发日期、款项用途和金额，按预留银行的印鉴盖好印章，能确定收款单位的应填写收款单位名称，金额难以确定的可暂不填写金额，但必须填写规定限额。3、不得签发空白支票、远期支票、空头支票和印章与银行预留印鉴不符的支票。4、根据工作需要，业务人员一次领取支票不得超过三张，限在规定用途内使用，领用后应在10个工作日内向财务部报销，限期内不能报销者，对其停止签发支票；长期未报支票又无特殊原因的，财务部将根据支票结算金额从领用人工资中扣除。5、凡签发的限额支票，领用人必须在规定的限额内使用，有确实需要的超限额开支，必须事先经财务经理同意后方可支用。否则，因此造成的损失由使用人承担，并取消其支票使用资格。6、逾期未用的转账支票要及时交回财务部注销，对于填写错误的支票必须加盖“作废”戳记，作废支票不准撕毁或丢失，注销后应与“存根”一起交财务部门保存，订入记账凭证，妥善保管。7、银行出纳人员必须严格按规定管理支票，监控支票的使用情况，及时催报支票，随时将有关情况上报财务部经理，保证银行资金的安全运转。第五章 财产物资管理制度第一条 为保证公司财产物资的安全完整，加强财产物资的管理，规范财产物资的采购、使用及保管行为，特指定本制度。第二条 公司财产物资主要划分为固定资产、低值易耗品、物料用品，固定资产的管理按固定资产管理制度执行，本制度仅适用于低值易耗品、物料用品、库存商品的管理。第三条 低值易耗品的管理规定（一） 低值易耗品是指使用年限在一年以下或单位价值在2000元以下的不能作为固定资产核算的管理用具、办公家具、器具等。主要包括：手机、寻呼机、电话机、办公家具、办公器具等。1、行政部负责低值易耗品的实物管理，建立备查账，全面登记低值易耗品的编号、名称、购入时间、使用部门、使用人，保证易耗品的安全完整。2、财务部负责低值易耗品的建账、核算工作，低值易耗品的核算采用一次摊销法。（二） 低值易耗品的购置1、由各部门根据需要填写请购单，写明所需品名、数量，交由采购部统一采购。采购部本着“货比三家，择优采购”的原则，合理选择经销商进行采购。因特殊情况或采购物品专业性较强，可由行政部指定有关部门人员共同采购，各部门应予以配合。2、请购单审批程序：经办人凭填写完整的请购单经部门经理、项目经理、主管副总、财务经理、总经理、董事长签字同意后，据以办理借款手续。（三） 低值易耗品的入库1、购回的货物必须办理入库手续，由采购人员凭原始发票、货物清单经库管员验收确认无误后填制入库单（一式三联），入库单上须有采购人员、库管员同时签字。2、办理入库手续后，将原始发票、请购单、入库单第二、三联交采购人员据以办理财务报销手续。（四） 低值易耗品的领用1、各部门需要领用的物品须填写领用单由领用人、部门经理、项目经理或主管副总、库管员、财务经理签字后，据以办理领用出库手续。2、库管员每月将领用单进行汇总，统一填制月物料发生情况汇总表于25日前上交财务部作为结转成本费用依据。（五）各部门经理负责对本部门使用的低值易耗品监督、管理，对易耗品的丢失、毁损负连带责任。凡属个人原因，使用不当造成易耗品的毁损、丢失、灭失的，由责任人承担赔偿责任。第四条 物料用品、库存商品的管理规定（一） 物料用品是单位价值较低，用于日常工程设备、电器，日常清洁等工作中的器具、零件、电料及物品等。（二） 物料用品的购置、入库、领用程序参照低值易耗品的相关规定执行。（三） 物料用品的核算1、物料用品、库存商品购入时，财务部根据原始发票、入库单注明的数量按实际价格核算成本。2、物料用品领用时，财务部根据月物料发生情况汇总表（领用单汇总）注明的数量按加权平均价格结转成本。（四）库管员应尽保管职责，凡属个人原因，监管不当造成物料用品的毁损、丢失、灭失的，由责任人承担赔偿责任。第五条 财产物资的清查、盘点制度（一） 公司所属财产物资实行定期清查盘点制度，确保其安全完整。1、月末盘点：由库管员于每月末自行盘点，并在每月31日前填制月末盘存表由库房主管签字后上报财务经理，财务经理签字确认后上报财务总监并分送采购部、工程部备查。2、半年盘点：由财务部经理组织会计主管、库房主管、库管员每半年进行一次彻底清查、盘点工作，以核实物料用品、库存商品的真实情况，保证物料用品账实相符。（二） 公司所属低值易耗品如通讯器材、办公家具、办公用具等贵重物品，每半年进行一次彻底清查、盘点工作，由财务部、行政部共同负责，以核实低值易耗品的真实情况，保证易耗品账实相符。（三）盘点时间：1、 月末盘点：每月26日至29日2、 年中盘点：6月第三周3、 年终盘点：12月第三周（四）各经管部门对于盘盈、盘亏、毁损以及报废的物资，要及时查明原因，由经管人员、部门经理、项目经理、主管副总、财务经理签字后，上报总经理、董事长同意，由财务部进行账务处理。（六）各经管部门应配合做好对账工作，按时进行物资盘点，分清责任，确保账账、账实相符。第六条 各经管部门应认真负责确保公司财产物资的安全完整，如属个人原因，造成公司物资毁损、丢失，由责任人赔偿经济损失。第六章 固 定 资 产 制 度第一条、固定资产是公司资产的主要构成项目，必须规范其管理活动，以保证公司所有的固定资产正常使用和完整存在，防止闲置和浪费，正确核算固定资产，计提折旧费用。第二条、我公司固定资产划分标准；使用期限在一年以上的房屋，建筑物、机械设备、工具器具等资产；不属于经营活动主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过两年的均作为固定资产核算管理。主要包括：汽车、计算机及附属设备、手持电话、传真机、投影仪、电视机、摄像机、录象机、照相机、工程维修设备、高档家具等。第三条、固定资产实行分级归口管理（一）财务部是公司固定资产的主管部门，负责建立公司固定资产明细分类账，使用专用账页，按固定资产部门、种类、具体品名设户管理。（二）行政部负责公司固定资产的监管，负责对公司所有固定资产的监督管理。登记公司物品台账，统一对固定资产及低值易耗品进行编号，记载其类别、名称、规格、数量、购进时间、附属设备和使用部门、具体负责人等项目，依据编号为固定资产及低值易耗品统一做出标识，并将其中固定资产的编号报财务部且负责对固定资产转移、调拨、完好状态进行监管。（三）按照公司固定资产的类别，由使用部门负责归口管理，按各类固定资产的使用层次，实行分级管理。房屋、交通工具、办公设备由行政部管理，机器、动力设备等由工程部管理，保洁、绿化工具由保洁、绿化主管负责，业主提供的财产由各项目管理。（四）使用部门按照公司固定资产管理规定执行，做到谁使用谁负责，保证固定资产的安全及正常使用。第四条、固定资产的核算与管理应符合国家有关规定（三） 固定资产购置的管理1、各部门应依据公司业务发展计划，根据实际需要，填写请购单，按规定程序执行审批手续（请购固定资产必须提供三个或以上的报价）。2、新购置的固定资产由采购部会同使用部门共同清点数量、检查质量、核实造价、验收无误后报行政部进行编号，并将编号填制在固定资产验收单（一式三联）上，固定资产验收单经三方共同进行确认，财务部、行政部、使用部门各执一联。（四） 固定资产使用管理1、按固定资产的使用部门对自用固定资产进行登记，实行谁用谁管，责任分明。2、各部门所使用的固定资产由固定资产监管部门调配管理，对固定资产的增减变动和分布情况及时进行登记，对内部调拨、报废等及时将变更信息报财务部进行财务处理，并经常与财务部核对。3、使用部门应做好固定资产的日常管理，定期维修保养，防止机器设备毁损、丢失零件等，努力提高设备完好率和利用率，成套设备不得任意拆件改做他用，保证财产完好无缺。4、财务部应对本公司固定资产建立台账，同时将行政部对固定资产的统一编号标注在对应的固定资产账中作为备查资料。按照国家的规定正确计提折旧，本公司固定资产计提折旧采用平均年限法，折旧年限参照房地产开发企业固定资产折旧相关规定执行。5、固定资产调拨管理为了使公司合理安排资金，减少浪费，固定资产变更使用部门，在部门之间转移，应由固定资产转出部门填写固定资产转移单一式三联，经监管部门、财务部、调出、调入项目经理或主管副总签字报总经理层核准后，一联退还固定资产监管部门，据以更改固定资产使用部门，一联留存转出部门作为转出依据，一联交财务部备案据以调整使用部门，几方同时登记台账。6、固定资产报废的管理A）需报废的固定资产，由使用部门填写固定资产减损单，要写明报废原因、使用年限、已提折旧额等，并由部门经理签字后交到固定资产监管部门。B）由行政部及专业技术人员、财务人员组成鉴定小组，对申请报废的固定资产进行技术鉴定和作价，并负责在固定资产减损单上签字，注明意见，作为报废固定资产的依据。C）总经理对注明意见后的固定资产减损单签字批准。D）财务部根据总经理签字后的固定资产减损单，进行固定资产报废账务处理。E）相关部门依据审批完成的固定资产减损单进行登记。8、固定资产有偿调出的管理A）对有偿调出或变卖的固定资产，由使用部门填写固定资产调拨单。B）由专职技术人员根据固定资产的新旧程度、所提折旧额，按质论价，合理确定价格，经行政部、财务部，总经理、董事长批准签字后方可出售，任何人不得私自作价出售。C） 任何部门不得擅自调出变卖公司的各种财产。第五条、固定资产必须定期进行清查盘点。1、行政部定期对各部门固定资产进行抽查，保证固定资产数量、存放地点、使用状况与台账登记一致。财务部每年会同行政部对固定资产情况进行盘点。2、各使用部门应定期与行政部进行本部门固定资产的盘点，做到账账相符、账实相符。3、发现盘亏盘盈的固定资产，应认真查明原因，分清责任，以书面形式上报固定资产监管部门，总经理、董事长，待批示后及时处理。4、因使用保管不当而造成的固定资产损坏、丢失、减值，应查明原因，追究使用部门及保管使用人的责任。5、清查盘点时间为每年12月份的第三周。第七章 债权债务管理制度第一条 债权和债务管理本着专人负责，及时清理的原则。财务部核算应收、应付账款必须按客户设置明细账，详细记录款项、内容、经办人、批准人等内容，由经办部门负责落实专人催收、清理。第二条 跨年度应收、应付账款，财务部每年都要进行对账确认，核实准确，并按客户逐笔结转次年（包括内容、发生时间等）。第三条 财务部必须设专人核算应收账款，按地区、单位、个人建立户头，与经办部门每月认真核对，发现问题应及时查明原因，调整差异，并联系客户单位财务部门，核对确认，保证应收账款客户余额数据的真实准确。第四条 应收票据由财务部指定专人管理，经管人员须认真审核应收票据的真实性、合法性，妥善保管及时办理兑付。第五条 预付账款应严格按照购货合同执行，经总经理、董事长批准后，由财务部协同经办部门办理。第六条 其他应收款的核算应分清项目，按部门、按借款人设立明细账，由专人负责清欠。(一) 公司员工差旅费借款，必须于回公司后五日内报账，不得长期占用，年末一律结清；(二) 备用金借款按照财务收支审批报销制度中备用金相关规定执行，由经办部门查对清理；(三) 银行退票应查明原因，由财务部和经办部门及时联系，共同负责清欠；(四) 其他应收款项参照以上条款办理。第七条 应付账款、其他应付款，须查明业务内容，由各经办部门负责人签字，并提供可靠的证据或经济合同书，由财务部核实后，经总经理批准，按期付款。第八条 债权、债务时间过长经努力后确实无法清理的，应查明原因，写出报告，经部门负责人签字，报总经理批签后，由财务部进行账务处理。第八章 发票票据管理制度第一条 发票的使用管理应遵守中华人民共和国发票管理办法及北京市发票管理暂行办法的规定。第二条 财务部设专人负责发票的购买、登记、领用、管理。(一) 发票的购进，必须做到有计划购买，购买发票要先进行检查，发现缺张少页等问题的，不能使用，应立即与税务机关更换；(二) 发票购进后，必须由专人负责保管，并登记造册；(三) 发票领用要严格执行领用制度，设立发票使用登记簿，领用时必须按发票号码顺序登记，领用人必须签章；(四) 凡发票领用部门，都要建立发票领用登记簿，定期与财务部门核对，领用人必须按发票号码顺序使用，各联复写，逐栏如实填写清楚。第三条 发票的使用必须按照分类使用的要求，对不同性质的经济业务，必须按照规定的专用发票办理。(一) 开具发票应当按照规定的时限、顺序、逐栏、全部联次一次性如实开具，并加盖单位财务专用章或发票专用章；(二) 开票人员务必按规定认真填制发票，并妥善保管增值税票及票据存根。执行“谁领用、谁保管、谁负责”的原则，如有丢失，立即报告财务办理挂失，并承担全部责任；(三) 填写错的发票，应加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得销毁，用完的发票存根联要及时交回财务部登记，不得缺页。第四条 任何部门和个人不得转借、转让、代开发票；未经税务机关批准，不得拆本使用发票，不得自行扩大业务使用范围。第五条 根据税务机关的要求，公司发票的使用情况要定期上报，已经开具的发票存根联和发票登记簿，应保存五年，保存期满，报经税务机关查验后，由税务机关集中销毁。第九章 财务档案管理制度第一条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算资料，它是记载和反映经济业务的重要史料和证据。第二条 会计档案的范围：(一) 会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款对账单及余额调节表等。原始凭证是进行会计核算的基础，平时无论在任何部门保管，年度终了，都必须按照规定归档。(二) 会计账簿：包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。(三) 财务报告：包括会计制度规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告也包括在内。(四) 其他会计核算资料：凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。实行会计电算化单位的软件数据资料、程序资料及存储于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案一并管理。第三条 会计档案的整理立卷会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。第四条 会计档案的归档保管(一) 当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后原则上应由财务部门移交给公司的档案部门保管。移交时开列清册，同时要填写交接清单，并在账簿启用表移交日期栏填写年12月31日，移交日后的签章项由账簿经管人签章，次行经管人员姓名项由会计档案保管人员签章。(二) 会计电算档案中，由计算机打印输出的凭证、账簿、报表，其保存期限与手工方式完全一致。存储于磁性介质上的会计资料在未打印成书面资料前要妥善保管。同时，财务部门应明确复制备份数据的时间间隔，以及清除数据的时间间隔。会计数据的备份应分别存于两个或以上不同的存储空间或磁盘内。（记帐凭证每月打印终了后15日内打印装订完毕，帐簿年度终了后30日内打印装订完毕，每天进行账套备份）(三) 财务部门应指定专人负责会计档案管理工作，负责全部会计档案的整理、立卷、保管调阅销毁等一系列工作。(四) 保存会计档案资料应做到防盗、防火、防潮、防虫，磁性介质还要注意防尘、防热、防冻，要有相应的安全措施。(五) 机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。第五条 会计档案的借阅使用(一) 会计档案在财务部门管理的，除填写会计档案案卷目录以外，还应分别建立会计档案清册和借阅登记清册，即应将历年的会计档案的内容、保管期限、存放地点等情况登记清楚。使用会计档案借阅登记清册即将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。(二) 外单位借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经总经理和财务总监批准后，方可办理借阅手续。(三) 公司内部人员借阅会计档案，应经财务部经理批准后，办理借阅手续。(四) 借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。(五) 借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，必须经财务总监批准。需要复制会计档案的，也应经财务经理批准后才能进行复制。(六) 经批准借阅会计档案，应限定期限，并由会计档案管理人员按期收回。第六条 会计档案的保管期限应按照会计档案管理办法执行。规定的保管期限，应从会计年度终了后的第一天算起。(一) 年度会计报表要永久保存。(二) 各种账簿和会计凭证至少要保存十年。1、总分类账、银行存款日记账、现金日记账保存十五年。2、涉及外事、对私改造等重要账簿凭证要长期保存。(三) 月份、季度会计报表要保存三至五年。第七条 会计档案的销毁(一) 会计档案保管期满，需要销毁时，由本公司档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，编制会计档案销毁清册。经总经理审查，报经主管部门批准后销毁。对其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。(二) 公司按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务部门共同派员监销。(三) 监销人在销毁会计档案之前，应当按会计档案销毁清册所列项目逐一清查核对；销毁后，要在“销毁清册”上签章，并将监销情况以书面形式报告总经理。(四) 会计档案销毁后，经办人也要在“销毁清册”上签章，归入档案备查。第十章 预算管理制度第一条、目的1、计划性：将公司在下一个预算期内的经营目标以货币和量化的形式表现出来。2、管理控制：通过预算数和实际执行数进行比较而实施管理控制。3、授权与激励：将已确定的预算作为对各责任中心（包括：各部门、项目中心、子公司及分公司）管理人员在预算规定的水平内获取资源，承担开支和招聘新员工的授权，预算通过向员工制定严格可行的业绩目标而成为对员工及责任中心管理人员的激励手段。第二条、机构设置1、领导机构：由物业公司总经理、副总经理、财务经理构成“预算委员会”领导公司系统的预算工作。（应加审计负责人）1- 1预算委员会的职能：（1） 在民主集中的基础下，审定各部门、项目中心、子公司、分公司及公司整体预算方案，呈董事长批准。（2） 组织预算修改工作。（3） 监督预算的执行情况，定期对预算执行情况与预算目标进行比较（日常工作由财务部进行），对重大差异提出质询，并提交预算执行情况报告，以供公司领导决策之用。1-2预算委员会的会议时间（1）每年11月30日，由预算委员会提出要求，要求各责任中心编制各责任中心下年度的预算草案，并于10月25日之前上报到总部财务部。（2）预算委员会于应为12月中旬召开年度预算会议，审定各项目中心、子公司、分公司整体预算。2、机构：财务部负责预算的编制具体安排、各部门资料收集与汇总，日常执行的监督与分析工作。3、行机构：各责任中心为自身预算的执行机构，对其执行效果负责。第三条、预算标准1、同标准：公司与外单位之间资金收付所签订的明确的合同规定，可作为预算的重要标准。2、开支标准:公司针对工资、差旅费等开支所订立的严格的开支标准，可作为预算编制及执行的重要标准。3、历史标准:行业惯例或公司历史资料亦可成为预算编制及执行的指南。4、其他标准：与预算指标有关的其他标准。第四条、预算的核准“年度预算书”最终报董事会批准后执行。（具体核准与决定权限见下表）有关预算管理的核决权限明细表表1负责人董事长总经理副总经理公司财务部（审计部）项目或子分公司负责人部门经理项目一、年度预算的编制1项目中心/分公司/子公司预算决联核联核拟3汇总年度预算书决联核拟二、预算调整知决联核拟草拟三、预算执行监督知知监督执行执行四、奖惩决（重大）决第五条、预算要求1、预算数据应与业务相吻合。公司预算与业务开展相适应，各责任中心在编制预算之前应有详细的工作安排，并在此基础上编制预算。2、预算应具有可执行性。预算作为公司行动之标准，应该是可执行的，否则无法达到预制的目标或降低公司效率，预算要求应尽量切合实际。3、预算应具可控性。预算分解由各责任中心执行，即成为各责任中心的责任。各责任中心的责任应在其“能力”所能控制的范围之内，预算分解应遵循可控性原则，不能向各责任中心强加不现实的目标。4、预算应考虑不定因素。公司未来经营往往具有很大的不确定性，同时又是公司所不能控制的。在编制预算时在合理范围内应尽可能的考虑到不定因素对预算的影响。5、预算的及时调整。当预算所形成的客观条件变化时（如机构重组、物价上涨、国家法律规定），预算须进行调整，以适应新形势的需要。6、预算应具有可协商性。各责任中心根据物业公司确立的整体经营目标及预算编制要求编制预算草案，财务部同时亦对各责任中心测定的目标汇总编制整体分项预算及物业公司整体预算，提交预算委员会，通过协商确定各项预算指标。7、及时反馈信息。财务部应建立预算执行记录与报告制度，及时将各责任中心执行预算进度情况反馈给各责任中心负责人及总经理，以便及时发现不足，寻求改进措施。8、事后分析考核。年度结束后，应就预算目标与实际执行结果进行比较，分析其差异原因，对属于责任人的责任者，应列入业绩考核范围。视情节给予奖惩。第六条、预算构成与编制（一）预算的构成1、预算是公司的短期（一年和一年以下）通常可以用来控制未来年度（或月份）之业务。按时间分为年度预算、季度预算和月度预算。本公司除编制年度预算外，还需按月编制资金计划（具体见“资金管理规定”），一般不编制季度预算。2、公司预算年度及月份划分以公历制为准。（二）预算的编制1、每年11月底，由预算委员会提出要求，要求各部门、项目中心子公司及分公司编制各责任中心下年度的预算草案，安排预算编制事宜。2、各责任中心于12月15日之前将各自的预算草案及文字报告上报到公司财务部。2- 1预算草案内容及编制依据包括：（预算草案表样后附）l 支出预算（1） 人员薪资福利（1）-1人员薪资：包括1）工资：按各责任中心下年度人员构成参照公司制定的人员薪资等级标准，按年13个月核算制订。（第13个月工资一般在第二年的1或2月预算中体现）2）其他费用：包含各种奖励、加班工资以及劳务费支出。加班工资以基本工资作为计算基数。（1）-2餐费：以各责任中心人员构成数按人均一天一餐3元标准，月22天计。视各责任中心具体情况，而相关补助的责任中心不做此项预算。（1）-3保险福利：包括：养老20%、大病10%、失业1.5%、工伤0.4%、生育0.8%等险种的单位应缴部分以及财务核算中预提的福利费14%。以各责任中心人员月工资总额为基数，按25%标准计算提取。（1）-4工服折旧费：按管理层420元/套/人/2年、文员250元/套/人/