会议活动策划者的职责.doc

会议活动策划者的职责:会议公司的服务项目包括联系酒店,预定航班,安排会议议程,组织宴会及娱乐活动,制定菜单和装饰用品,安排会议室,安装会议所需的音频视频设备和组织体育活动等等,就像某位仁兄打趣地那样,这种公司就是所谓的全职保姆.会议策划人有时候也被称作重大活动调度员,全职负责组织公司的各种会议,宴会,研讨会和学术会,不管是国内会议还是国际会议,都在他的职责范围之内.会议的实质气氛和会议内容却是高级管理层的责任.股东年会: 公司最重要的大会就算是小公司的ceo也看中年会，会把它看作是跟最重要的听众公司所有者（股东们）直接交流的大好机会，股东年会也是管理层人员展现自身的才能，踏实和坚毅的机会，以此告诉股东们自己是完全值得信任和值得花钱聘用的。有时候，深厚历史的企业需要使用一些“作秀”手段，比如说在会场入口处悬挂大型图片，播放一部短片，举行幻灯片展，甚至还有时装表演（如果该公司与服装贸易有关）。图像或者音频，视频展览如果做得很好的话，会给股东们留下深刻的印象。并且影响他们对企业的投资力度。年会的时间和地点通常会一年举行一次年会，一般定在春季，这是正值年终财务结算结束时，最常见在早晨或者下午的早些时候举行年会，以便媒体在次日报纸付印前有足够的时间进行全面的新闻采写。公司章程或者议事程序规定了年会的地点和时间，到时所有的股东都会收到邀请函。举行年会的场地可以选在任何地方，比如总部办公楼，分厂，溜冰场，酒店宴会厅，也可以是足球场等。向会者交待会议时间，地点及安排大型股份公司的ceo至少要在年会开幕前提前三道四周通知每个股东，以便给对方充分时间作答复，与开会通知一并送出的是一份股东委托书（说明会议地点，时间以及讨论内容的文件）此外还要给无法到场的股东发送一张选举卡，股东填写好选举卡后立即记录下来，因为一般这些评论显示了股东对现任管理层的看法，从委托书还可以猜测出年会上可能遇到的麻烦，比如有人对公司政策持反对意见。会议秩序：以前，股份公司年会的唯一作用就是形式化的批准CEO的一系列决策，但现在情况已经大不一样了，当公众提出某个合理的问题时候，公司应该负责的进行回答，而不是对此怀有敌意，年会并不是用来尔虞我诈的，CEO首先应该做出表率，他和股东们要尊重互相的观点。如果公司管理层组织有序，能很专业的处理好会议事务的话，现场就井然有序，如果有人想提问，应该在会议开始之前就提交，上交委托书也是在这个时候，这海洋可以让CEO有充分的时间准备合时的答案。股东的礼仪给股东发会议指南1 股东及投票委托人未经主席同意不得发表演说，在主席示意讨论前，与会者不得提出或者发表任何有关业务的问题及评论，其他方面的问题和评论可以在提问或者评论时间提出，发言时请站到过道处并使用话筒。2 对他人权利的尊重时本次会议与会者言行优劣的判断标准，为了举办一个公平，公正的商务会议，我们要求与会者们互相尊重并互相理解。、3 希望您能配合本次会议的时间表，为公平起见，每个股东和投票委托人只能发表一次评论或提一个问题， 如果时间允许，可以等其他发言人讲完后第二次发言，如果有必要，主席可以强制限定时间。会议议程：年度股东大会议程：（日期和具体时间）（城市，具体地点）1 宣布会议开幕2 介绍董事会成员，荣誉董事，公司高层管理人员及其他人。3 会议注意事项4 到场的股东及股东代理名单5 宣读股东寄回的委托书，代理声明书（这些辉占用会议不少的时间）6 宣布到场人数已达到法定限度7 秘书宣读上次股东年会的摘要8 某位董事示意可以省略宣读上次股东年会的摘要9 CEO作报告10 播放新产品的宣传短片11 任命选举监察员12 清点选票后宣布当选董事13 某些决策的表决14 选举产生下一年度的审计员15 其他需要讨论的业务问题16 提问时间17 闭会董事会会议这是首席执行官职业生要中最重要的会议，该公司的董事会秘书会把材料寄出去，材料：会议的全部议程，包括日期，时间和地点会议报告内容（统一格式，其中最重要的是财务报告）前次董事会议的内容（如果没有任何错误的话，此次会议立即通过该项内容）关于公司政策，手续，预算或委员会报告的专门汇报委员会会议的全部内容预定会议场地和服务时的谈判成功的会议策划者不会听到第一个报价就拍板，他要么跟对方讨价还价，要么在这个价格上争取得到更多的服务，如果你负责策划某个会议，就要以下各方面进行谈判：会议室租用费套房费用表演费用宴会场所娱乐设施的使用总支出中的小费比列如果主办方公司事先答应用现金支付所有与会议相关的费用（这样场地所有人九可以不用照百分比向信用卡发行银行支付巨额手续费，那就意味着主办方也可以省下一大笔支出，会议主办方可以根据向对方要求较为优惠的价格，不需要为此感到难为情，这就是所谓的生意经）一定要让酒店，旅游景点以及其他供应商根据谈妥的价格签订合同，包括从套房之送达会议室的最后一杯冰水的所有服务。你还需要事先书面确认的是所有物品和服务的供应时间。会议策划者的备忘录1， 基本信息2， 活动举办场地的预先评价3， 会后对场地的评价4， 邀请函5， 预算6， 接送交通安排清单7， 客房分配8， 会议供应品清单9， 鲜花10， 视听设备清单11， 演讲者和演出人员12， 会场布置13， 菜单14， 感谢信15， 给场地总经理的信及备份一， 基本信息包括活动名称活动目的日期地点活动主办方（比如公司的某个部门）主办方的联系方式二， 场地评估以下人员的姓名，电话，传真号码总经理助理经理宴会和销售经理上述人员的秘书会议场地与机场及火车站的距离停车场地会议举行期间可能出现的天气状况与供应商谈下列服务价格会场租用宴会双人，单人间预定套房和别墅预定次等房间（有噪音，窗外风景不佳等等）的数目硬件设施外观状况（卧房，套房，会议室）该场地的推荐者及推荐原因商业中心的状况和特殊供应以下设备的提供情况助理服务传真集，打印机复印机邮政设施备用文具场馆内部或者附近的体育设施自行车出租室内泳池室外泳池壁球场网球场滑冰场乒乓球桌排球场18洞高尔夫球场滑雪场钓鱼场骑马徒步远足飞碟射击桑拿健身中心相关培训计划台球室跑道食物及饮料质量冷藏设施服务质量房间服务质量房间清洁服务医疗服务服务态度购物是否便捷文化活动餐厅是否便捷及对其的评估宴会/会议大厅类型名称容量地点4 会后对场地的评价饮食服务食物，饮料的质量行李运送电话和送信服务以下设施的状况房间和卫生间地面待客厅新闻发布室商务设备（电脑，打印机，传真以及相关物品）视频，音频设备体育设备空气质量，暖气和空调停车方便与否大巴和专车服务 前台工作人员的服务态度入住登记和退房效率4会议邀请函邀请函设计者印刷厂家，地址及电话定制数量预定日期最后审核者姓名宾客名单汇编者姓名信封书写者及书写方式邮寄日期RSVP负责人会议策划人备忘录上的这部分内容还包括每位来客的全面信息，来宾姓名其配偶姓名客人头衔所在公司或者组织者名字电话号码6接送交通安排清单宴会策划者应该安排好与会者的接送,将单子发给每位工作成员,包括飞机场或者火车站接待人员的姓名,失物招领和保卫处.另外,单子上还要列出每位与会者到达和返回的时间,是否需要接送服务等.如果清单上有出租车,上面写清各大出租车公司的名称,电话号码,联系人,会者需要的车辆类型和给每个人安排的汽车型号另外还有两项内容是租用的客车(日期，时间和每辆客车的容量)和预定的大轿车（日期，时间和哪几个与会者可乘坐。）7客房分配在每个会者名字后面，标明这些信心：宾馆房间号住宿类型，单人，双人，或者套房到达和离去的时间8会议供应品清单清单应该包括以下这些东西：电脑，激光打印机， 绳或者细线打印纸和其他打印时所需要用到的东西，邮资计费器或者邮票复印机，橡皮筋电脑软件器，剪刀，便携式黑板和粉笔，或者软木公告板和大头钉空白录音带和磁带，铁丝订书机计算器，公司信纸日程安排表，速记本大信封（标明尺寸）其他相关的打印材料，尺子便千本，文件夹钢笔和销好的铅笔，笔记本：有线纹和没线纹的活页纸销铅笔的工具，自粘便条纸回形针，物品申购单，现金传票订书机，空白证券纸起定器，记号笔黏胶带，邮政快递信封和表格玻璃纸9 鲜花信息包括：花店名称及电话号码需要摆放鲜花地方接待处待客厅VIP客人（发言者，表演者的房间等）宴会餐桌的中央装饰物需要摆放鲜花的餐桌主桌圆桌鸡尾酒桌午餐桌的布置演讲台上的鲜花迎宾线旁的花树舞台旁的树10.视听设备清单内容包括：活动日期地点负责人聘用的服务公司，联系人和电话号码掌管灯光，拉窗帘，操纵投影仪会议及其他负责后勤的公司人员演讲者及发言时间电工及其电话号码插座个数接线板个数录像，电视显示器电视录像器材投影仪数量和类型，空幻灯片，备用的灯泡和支架电子指示器投影幕演讲台上方有：公司标志，水罐和水杯麦克风（有线麦克风和直立式麦克风）个数录音设备（如有需要的话）黑架板黑板，粉笔和黑板刷11演讲者和演出人员演讲者或者表演者的姓名，地址，电话号码和传真号码还要记录：其在会议上的亮相时间段其所在的演讲人公司的名称或者经济人姓名，地址，电话和传真号码。节目或者演讲题目节目的时间长短来回交通方式，到达和离去的时间，负责买票的人住宿类型，房间号对方是否允许录像或者录音对外宣传负责人，是否安排记者招待会？宣传资料是否准备好，是否要安排签售活动是否邀请客人坐演讲或者表演有名人与会者一同进餐么视频设备预演时间所需的化妆间向演讲者或者演出者说明着装要求其简历和宣传用照片，收到日期酬金和花销，通过什么方式支付，支付给谁负责介绍演讲者或者表演人员12会场布置13如果想节省会议聚餐时间，并且减少服务人员，那可以这样做a将第一道菜提前摆放在餐桌上，不管是自助式用餐还是有服务人员。b如果这时一次非自助式用餐，时间比较紧，也可以将甜点提前摆放，置于餐桌中间c不要将沙拉放在主菜和甜点之间作为单独的一道菜，这样做很浪费时间d如果是自助餐，可将甜点单独放在主菜桌边上e最先上的甜点可以选择小果子先斌早餐：例如60人的自助餐桔子汁，葡萄汁或者水果之甜瓜片炒蛋熏肉干麦片烤面包，松饼，黄油，等果酱咖啡，咖啡或茶牛奶糖或者人工甜料14、感谢信会议结束后，给场地总经理写信该部分备忘录用来保存写给会议场所的总经理信的副本，在这封信上，会议策划者向其表示感谢和赞赏，同时也提出一些建设性的建议。中肯的批评是给会场机构负责人的最好礼物。会议登记发给每一位会者的资料袋有介绍该城市的资料单和小册子与会者家属们的日程安排活动日程（包括演讲者名单和其简历，高尔夫和网球活动时间）着装要求（如果有必要的话）与会者名单，公司地址，电话和他们各自在会议中心入住的房间号应急指示旅游观光信息，著名博物馆，教堂等附近高档餐馆清单著名购物中心清洁当地教堂和犹太教会堂清单分贝针对男士和女士的理发单清单交通安排付小费和买单的指导信息资料袋里面还有一份小礼物（实用的礼物）会议胸卡会议胸卡应该别在与会者右肩部胸卡上之需写佩戴者的职衔，比如，医生，将军等如果与会者互不相识，并且来自不同地方，那需要在名字下方写上各公司名字和所在城市如果与会者配偶或者公司人所熟悉如果公司邀请了很多客人参加会议，在公司员工胸卡