巧用快捷键轻松设置Excel单元格格式.doc

巧用快捷键轻松设置Excel单元格格式Ctrl + Shift + ：应用“常规”数字格式“常规”格式不包含特定的数字格式，相当于在“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡中选择“常规”。比如原来的数字格式为“货币”或“百分比”形式，使用该快捷键可以将这些格式清除掉，恢复到常规的格式。我们可以对比一下，使用普通的方法需要在单元格上单击右键，从弹出菜单中选择命令“设置单元格格式”，然后对话框中选择“常规”。与使用快捷键相比，肯定是麻烦了许多。Ctrl + Shift + $：应用带两个小数位的“货币”数字格式，(负数在括号中)Ctrl + Shift + %：应用不带小数位的“百分比”格式Ctrl + Shift + ：应用带两位小数位的“科学记数”数字格式Ctrl + Shift + !：应用带两位小数位、使用千位分隔符且负数用负号 (-) 表示的“数字”格式Ctrl + Shift + &：对选定单元格应用外边框Ctrl + Shift + _：取消选定单元格的外边框Ctrl + B：应用或取消加粗格式Ctrl + I：应用或取消字体倾斜格式Ctrl + U：应用或取消下划线Ctrl + 5：应用或取消删除线Ctrl + 1：显示“单元格格式”对话框Ctrl + 0：隐藏单元格所在列Ctrl + 9：隐藏单元格所在行Ctrl + -：删除选定的单元格，会弹出一个对话框供选择隐藏单元格内容选中要隐藏内容的单元格区域，右击选择“设置单元格格式”，在“数值”选项卡的“分类”列表中选择“自定义”，在“类型”输入框中输入三个半角的分号“;”（如图1），再切换到“保护”选项卡下，单击选中“隐藏”复选项，确定后单元格内容就被隐藏了。再单击菜单“保护/保护工作表”，设置密码保护工作表，即可彻底隐藏单元格内容。要取消隐藏得先单击菜单“保护/撤消保护工作表”。然后再从“设置单元格格式”中选择相应数值格式，或者选中单元格区域单击菜单“编辑/清除/格式”即可恢复显示。值得大家注意的是，保护工作表后单元格是无法修改的。若希望保护后仍可修改单元格内容，可先选中需要输入的单元格，右击选择“设置单元格格式”，从“保护”选项卡中单击取消“锁定”复选项前的“”，再进行保护工作表设置。这样被隐藏的单元格照样可以输入或修改，但是输入后单元格内容会被隐藏。隐藏行列有一些特殊表格像“工资单”、“人员记录”等可能就经常需要在打印前隐藏工作表中“等级”、“出生年月”、“扣费标准”等行列，在编辑时又要显示出，这样重复切换是比较麻烦的。对此有一个简单的方法可快速隐藏、显示指定行列。以隐藏“C:D”、“G”、“J”列为例：选中“C:D”列，单击菜单“数据/组及分级显示/组合”，此时工作表上会显示分级的1、2按钮（如图2）。重复这一步，分别选中G列、J列进行组合。现在只要单击1按钮即可隐藏“C:D”、“G”、“J”列，单击2按钮则恢复显示。对于行的设置也是一样，只是行的1、2按钮是左侧。隐藏的行或列在通过拖动选择或按Shift键选中时会同时被选中，复制粘贴后会发现隐藏内容也同时被复制过来了。对此可在拖动或按Shift键选中区域后，再按下“Alt+;”键，这样就会只选中可见单元格，而不包括那些被隐藏的行或列。提示：一般对象或图形默认会随所在的行列一起被隐藏，若不想同时隐藏图形，可双击图形打开“设置图片格式”窗口，在“属性”选项卡中选中“大小、位置固定”选项。隐藏工作表单击“工具/宏/Visual Basic编辑器”，在弹出窗口左侧选中要隐藏的工作表名，如：“Sheet4”，在属性窗口中把“Visible”项的值设置为“2-xlsheetveryHidden”（如图3），若没有属性窗口可按F4显示。然后右击“VBAProject(XXXX.xls)”选择“VBAProject 属性”，在“保护”选项卡中选中“查看时锁定工程”，并输入密码，保存文档退出。以后想展开VBAProject(XXXX.xls)时会弹出一个要求输入密码的对话框，没密码就别想查看或修改了。用这方法隐藏的工作表，不能通过单击“格式/工作表/取消隐藏”取消隐藏，也不会影响其它工作表操作。Excel函数应用实例：按性别统计职工数(1)函数分解COUNTIF函数计算区域中满足给定条件的单元格的个数。语法：COUNTIF(range,criteria)Range为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域;Criteria为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。(2)实例分析假设上面使用的人事管理工作表中有599条记录，统计职工中男性和女性人数的方法是:选中单元格D601(或其他用不上的空白单元格)，统计男性职工人数可以在其中输入公式“=男&COUNTIF(D2:D600,男)&人”;接着选中单元格D602，在其中输入公式“=女&COUNTIF(D2:D227,女)&人”。回车后即可得到“男399人”、“女200人”。上式中D2:D600是对“性别”列数据区域的引用，实际使用时必须根据数据个数进行修改。“男”或“女”则是条件判断语句，用来判断区域中符合条件的数据然后进行统计。“&”则是字符连接符，可以在统计结果的前后加上“男”、“人”字样，使其更具有可读性。Excel中快速复制四周单元格的数据如果你经常要将上(左)行(列)单元格的数据复制输入到下(右)行(列)对应的单元格，那么，下面的一组技巧对你肯定适用:选中下面的单元格，按下“Ctrl+(单引号)”或“Ctrl+D”组合键，即可将上面单元格中的内容复制到下面的单元格中来;选中上面一行及下面一行或多行单元格区域，按下“Ctrl+D”组合键，即可将上面一行数据复制到下面一行或多行对应的单元格区域中;选中右侧单元格，按下“Ctrl+R”组合键，即可将左侧单元格中的内容复制到右侧的单元格中来;选中左侧一列及右侧一列或多列单元格区域，按下“Ctrl+R”组合键，即可将左侧一列数据复制到右侧一列或多列对应的单元格区域中。在Excel中，系统会默认把输入的“6-2”变成日期“6月2日”，有时觉得非常不方便。以下方法可以解决这个问题：方法一：选定单元格(可以是多个单元格)后选择菜单“格式单元格”（或直接在单元格上单击鼠标右键后选择“设置单元格格式”）在打开的“单元格格式”窗口中单击“数字”选项卡，在“分类”中选定“文本”并“确定”即可。方法二：在输入内容的前面加上一个英文半角的单引号，就是告诉Excel将单引号后的内容作为文本处理（单引号本身并不会被打印出来）。以上方法的扩展应用：除了输入“6-2”、“2005-6-2”这样可转换为对应日期的内容会被Excel自动理解为日期外，常见的电话号码尤其是11位的手机号码以及不含字母“x”的身份证号码输入时也会被Excel自动理解为数字。由于位数多，会被自动变为科学记数法的形式（如1.26584E+17 ），要想保持正确的格式，上面的两种方法都是解决之道。另外，在单元格中文本默认是左对齐的，而包括日期在内的数字都默认是右对齐的，从这一点可以直观地看出差别。注意:单元格的内容在强制变回文本时其值可能会发生变化，如日期变成相对于1900年1月1日的天数、身份证号码的后几位被科学记数法舍为0等，需要留意加以订正，以免产生差错。不让Excel图表随源数据改变而改变在默认情况下，Excel的图表在一个区域中存放数据，如果改变该区域中的数据，图表就会自动更新。有时我们希望将图表与数据区域的链接断开，这样就可以得到一个静态的图表，它不会随数据的改变而改变。例如，假设在一个工作表中创建两个图表，一个是静态的，不会随数据改变而改变，另一个是动态的，当数据改变时，图表自动更新，这样可以将数据改变前后的图表进行比较，这时静态的图表就成为一个很好的参考。创建静态图表的方法之一是将图表复制并粘贴为图片。选中图表后，按住Shift键的同时选择菜单命令“编辑复制图片”(注意：一定要按住Shift键才能够从“编辑”菜单中看到“复制图片”命令)，这时会出现如图1所示的“复制图片”对话框。保持默认的设置不变，然后单击“确定”按钮，在工作表的其它任意位置单击，然后选择菜单命令“编辑粘贴”，这样就得到了一个图表的图片，如图2中右侧所示。图1图2另一种创建一个静态图表的方法是改变数据系列的公式参数，将数据引用转换为具体的值。单击图表中的一个数据系列，然后单击公式栏，这时在公式栏中显示出如图3所示的公式。图3按一下F9键，可以看到如图4所示的结果。用同样的方法转换另一数据系列的公式。如此一来，图表的数据系列就不再会随数据区域的数值改变而改变了。(文 李东博)图4Excel有一个小小的缺陷，那就是无法自动识别重复的记录。为了清除这些重复记录，有的朋友是一个一个手工删，既费时又费力。虽说Excel中并没有提供给我们清除重复记录这样的功能，但我们还可以利用它的高级筛选功能来达到相同的目的。今天，笔者就来向大家介绍一个如何利用Excel的“高级筛选”巧妙删除重复记录的小技巧。(注:本文所述技巧已于微软Excel 2003环境下测试通过)具体操作步骤如下:1. 打开一份带有重复记录的Excel文档。如图1所示 (注:本图已用Photoshop处理，其中彩色部分为重复的记录)图12. 选中图表中的所有记录(注意，此时应将每列的标题行也选择上，否则筛选完的数据表中将不再包含有该标题行)，执行“数据”菜单“筛选高级筛选”命令3. 在弹出的“高级筛选”对话框中选择“将筛选结果复制到其他位置”一项，并点击“复制到”选择框后面的范围按钮来选择一块区域以存放筛选后的数据(注意:此处千万不要与原数据所处的单元格相重合，否则数据表将会混乱)，最后，勾选“选择不重复的记录”复选框后，点击“确定”按钮即可。如图2所示图24. 此时，Excel便会将所有的重复记录自动删除掉，确认无误后，您就可以把新生成的数据清单拷贝到新的工作表中继续使用了。如图3所示图3刚考完试，领导心血来潮，要求统计一下男女比例、平均分、及格人数等各项信息。学校一直使用专用软件登记考生资料，但该软件竟没有这些统计功能，暴汗。幸好发现这软件能把基本数据导出为文本文件，我想，拿到Word或Exce里或许有办法解决。下面是导出的文本，如图1。要统计各项数据，首先要把连在一起的各列数据分开，首先想到的是用Word的文本转换为表格功能，但尝试后发现，在Word中要将文本转为表格，必须具有文字分隔符，但从图1可见，几列数据是连在一起的，没有Word能够识别的符号分隔，所以此路不通。只能再试试Excel了，终于在“数据”菜单中找到了Excel的“分列”命令，以下就是解决问题的全过程。1.复制文本，在工作表中的A1单元格中执行“粘贴”，数据已自动分行，如图2。2.选中A列，在“数据”菜单中，单击“分列”命令，如图3。3.在打开的“文本分列向导”对话框中，根据基本数据的特点，选择“固定宽度”。如图4。4.单击“下一步”，设置字段宽度。单击建立分列线，按住左键可拖动分列线的位置，双击可取消分列线。如图5。4.分列完毕后，单击“下一步”，设置每列的数据类型。如:第一列要设置为“文本”，否则分列后，考号最前面的“0”将被舍去;而第三列设置为“常规”即可，Excel将按单元格中的内容自动判断并设置数据类型。如图6。5.单击“完成”。眨眼工夫分列完毕，然后使用Excel的筛选、排序等功能就可以统计所需要的数据了。如图7。巧借Excel快速把Word表格行列互换有时我们需要将Word表格的行与列进行交换(也称为表格转置)，但Word本身并没有提供现成的功能可供使用，传统的办法要不就是手工转换，要不就是通过单元格合并再拆分的方法来实现(具体方法可参考天极网文章 /20030116/1648673.shtml )。但这两种方法的操作步骤都过于烦琐，而且效率也都很低。其实，我们经常用到的另一款办公软件Excel中就包含了表格转置的功能，使得我们可以直接借助Excel来转置Word表格。本文以如图1所示的一个Word表格为例，向大家介绍具体的转置方法。图11. 首先要在Word中右击表格左上角的十字标全选整个表格，然后执行右键菜单中的“复制”命令2. 接下来打开Excel，在任意单元格处点击鼠标右键，选择“选择性粘贴文本”命令，将Word表格粘贴到Excel中。如图2所示图23. 右击并复制图2中这些带有数据的单元格(记住，此步不可缺少，至关重要!)4. 然后切换到另一空白工作表中，右击并执行“选择性粘贴”命令。最后在弹出的如图3所示对话框中勾选“转置”复选框后点击确定即可图35. 此时，您便会发现Excel表格中的行列已经按照我们的要求互换了，而且各个单元格的数据也分毫不差，这时再将转置好的表格拷贝回Word就行了。如图4所示就是已经转换好的Word表格，怎么样?效果不错吧。图4巧妙处理有多个合并单元格的复杂Excel表格Excel是功能非常强大的表格处理软件，特别是其表格计算能力，方便、快捷和自动化运算，使越来越多的人选择采用EXCEL来处理日常办公表格。但是，当碰到一些“不规则”的表格时，许多初学者感到十分棘手。表格“不规则”，主要表现为合并单元格太多，单元格或上下不对齐，或左右不对齐，复杂的甚至多行、多列不对齐。例如图1中的中美MBA报名表：图1细看上表，发现“职务”单元格和“性别”单元格上下不对齐、“手机”和“行业”不对齐、“企业性质”右边线和“E-mail”左边线不对齐等等。许多初学者做这样的表格时，总习惯于“性别”、“职务”、“手机”、“行业”、“邮编”、“家庭电话”、“办公电话”、“企业性质”、“E-mail”都按1行1列算，“照片”按4行1列来算，做出来的表格结果就是:“性别”与“职务”上下对齐，“手机”、“行业”、“邮编” 上下对齐，“家庭电话”、“办公电话”、“企业性质”、“E-mail”上下对齐，无论我们再怎么调整列宽，上述单元格都是对齐的，达不到我们想要的表格效果。见下图:图2那么，到底怎样才能做成上下不对齐的效果呢?其实并不难，我们现在以调整“性别”和“职务”为例，当“性别”和“职务”对齐的时候，这两个单元格所占的空间是1行1列(见图2)，当它们不对齐的时候，细心的人会很快发现，它们的行列已然发生了变化，为了方便读者观察，我们将图1中的这两个单元格的左右竖线分别用虚线画出延长线，效果如下:图3当“性别”与“职务”不对齐时，“性别”前空格、“性别”、“职务”都是占1行2列，“职务”后空格占1行3列。因此，我们可以在图2表格中的“性别”单元格前后分别各插入1列，效果如下;图4然后，将“性别”前两个空格合并，“性别”往右合并1格，“职务”往左合并1格，“职务”后两个空格合并，效果如下图:图5将上图中相应的列调到合适的宽度，就可以实现“性别”和“职务”的上下不对齐效果了。见下图:图6运用相同的办法，将“行业”与“手机”、“企业性质”与“E-mail”都调成上下不对齐，就可完成整个表格的制作了。效果如下图;轻松调整Excel奇数行行高朋友在使用Excel中遇到了难题，他想把数据区域中所有的奇数行设为相同的行高。当然，按住Ctrl键可以一一点选不连续的奇数行，但对于他的数千行数据来说，显然这是不明智的，而且稍有差池，前功尽弃。苦思冥想，俺终于帮他找到了解决办法。第一步，在工作表数据区域右侧选一空白列，如本例的F列，在第一个奇数行的单元格中输入“=1/0”，回车，如您所料，它将返回一个错误结果“#DIV/0!”，而这正是需要的。选中此单元格及下面一个空白单元格，将鼠标移至选择区域的填充柄处(此时指针变为十字形)，按住左键向下拖动，直到此列需要更改行高的最后一个奇数行单元格处。这样，鼠标所拖过的区域凡奇数行的单元格都被填充了“#DIV/0!”(如图1)。第二步，打开“编辑”菜单，选择“定位”命令，在“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，确认“公式”下的“错误”项被勾选，取消“数字”、“文本”、“逻辑值”的选择(如图2)。单击“确定”关闭对话框，可见此列凡奇数行的单元格均被选中了(如图3)。第三步，连续执行“格式”、“行”、“行高”命令，打开“行高”对话框，在文本框中输入要更改的行高值(如图4)。单击“确定”按钮，所有要求更改高度的奇数行行高已更改完毕(如图5)。最后，清空定位条件列(即F列)的数据或将其删除。注意:本例选择了“公式”的“错误”项作为定位条件，因为这一种情况在实际情况中出现的几率很小，当然还可以根据工作表中的数据类别定制和选择其他的定位条件。朋友顺利解决了问题，但又提出了新的要求：如果要对数据区域中所有的奇数行进行格式设置，又该如何办呢?显然，上面的方法选中的仅仅是参考列中的奇数行单元格，无法直接达到要求，只能另辟蹊径。突然想起了Excel的筛选功能，何不试试呢?!首先，还是在工作表数据区域右侧选一空白列作为参考列，在第一个单元格内输入“0”，第二个单元格内输入“1”。第二步，选中“0”、“1”两个单元格，按住Ctrl键，利用填充柄向下填充数据，直到数据区域的末行。选中参考列数据中的某一个单元格。第三步，打开“数据”菜单，执行“筛选”、“自动筛选”。第四步，单击参考列首行的按钮，选择筛选条件“0”，数据区域中，偶数列自动隐藏。下面就可以直接对奇数列的单元格进行操作了，不仅可以统一调整行高，还可以对单元格进行字体设置、颜色填充等各种格式操作。第五步，打开“数据”菜单，执行“筛选”、“自动筛选”，还原数据区域。最后，删除参考列。轻松快捷复制转移整张Excel工作表如果我们想把整张Excel工作表复制到另一个Excel工作簿，有个很轻松快捷的方法。打开目标工作簿，切换到包含要复制工作表的源工作簿。鼠标右击该工作表的标签(如:sheet1)，并在出现的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”。将选定工作表移至下拉菜单中，选择将接收该工作表的工作簿(如要将选定工作表复制到新工作簿中，请单击下拉菜单中的新工作簿)。 选中建立副本复选框(如果没有选中该复选框，该工作表将被移动走，而不是复制)。然后单击“确定”就可以了。这样一来是不是快多了呢?隐藏指定Excel行 不让它们被打印出来在有些情况下，我们并不需要打印Excel工作表的某些行。例如，包含机密信息的行，或者包含中间计算结果的行。这时，我们可以将这样的行隐藏起来，在打印完工作表之后再恢复其显示。如果工作表中包含许多不需要打印的行，隐藏与恢复显示的工作就会比较费时费力了。下面将向大家介绍一种快速切换行的隐藏与显示状态的技巧，使用这一技巧，会大大提高隐藏与显示非打印行的工作效率。该技巧主要用到Excel的“组与分级显示”功能。如图1所示，我们将以该工作表为例来进行练习，其中第5、10、15行是不希望打印的行。点击此处下载例子工作表。图1具体操作步骤如下。1.选中第5行，选择菜单命令“数据|组和分级显示|组合”(或者按快捷键Alt+Shift+向右方向键)，如图2所示。图2这时，在第5行左侧出现如图3所示的标记，并且在工作表的左上方出现1和2，这是分级显示符号。单击某级别的显示符号，可以隐藏或显示下一级的明细数据。我们要利用的正是分级显示符号的这一功能。图32.选择第10行，按F4键。F4键的作用是重复最近的一次命令。这里也可以按Alt+Shift+向右方向键，只不过不如F4来得快捷。3.选择第15行，按F4键。现在的工作表如图4所示。图44.单击左上角的分级显示符号1，将第5、10、15行隐藏，现在的工作表应如图5所示。图5经过以上操作，我们可以快速地将不需要打印的行隐藏起来，等打印完了可以再单击分级显示符号2将其恢复显示。小提示：Alt+Shift+向右方向键实际上是将某行降了一级，