浅谈会计账簿的建立与登记.doc

浅谈会计账簿的建立与登记Discussion on the accounting books of the establishment and registration（甘肃兰州 2010春会计学（本）专业 李春玉 730000）目录一、内容摘要3二、关键词3三、正文4四、参考文献10摘 要 在会计核算过程中，对发生的每一项经济业务，都必须取得和填制会计凭证。一个单位通过会计凭证，虽然可以具体的详细地记录和反映经济业务，但会计凭证是大量的、分散的、互不联系，因而难以全面，系统、分类地反映一段时期发生的全部经济业务，更不能完整地为经济管理提供必须的会计信息。只有通过设置和登记会计账薄来实现的。通过账簿记录，既能对经济业务活动进行序时核算，又能进行分类核算，即可提供各项总括的核算资料，又可提供明细核算资料。关键词 会计账薄 分类 登记Abstract：In the process of accounting, on the occurrence of each economy business, must obtain and prepare accounting documents. A unit through the accounting documents, although can be specific to record and reflect economic business accounting vouchers, but is large, scattered, unconnected, making it difficult to comprehensive, system, classification to reflect the period of all economic operations, but not complete for economic management to provide the necessary accounting information. Only by setting up and registering accountant Zhang Bo Lai achieved. Through books, not only the economic business activities in order when the accounting, but also can carry out the classification of accounting, can provide the general accounting data, and can provide a detailed accounting information.Keywords: Accounting classification registration ledger一、会计账薄的作用与分类（一）会计账薄的定义会计账簿是指由一定格式的账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，用以全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍，简称账簿。设置和登记账簿是会计核算方法之一，是会计核算工作的重要环节。（二）会计账薄的作用1.可以全面、系统、连续地反映各单位的资金运动情况以及资金、负债的变化。监督的合理使用，以及单位财产物资的安全完整。2.可以提供各项资金、成本和利润指标，用以考核资金、成本、利润计划的执行情况，评价企业的经营成果。督促企业改善经营管理，提供资金使用效益。3.可以为编制会计报表提供主要资料来源。会计账薄的登记是否正确、完整，直接影响会计报表质量。经核对无误的账簿资料，是编制会计报表的主要依据。（三） 会计账簿的分类1.按账簿的用途分类（1）序时账簿序时账簿亦称日记账，是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔顺序登记的账簿。普通日记账，也称通用日记账，是用来登记各单位全部经济业务的发生完成情况的日记账。特种日记账是专门用来记录某一特定项目经济业务发生完成情况的日记账（2）分类账簿分类账簿也称分类账，是对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。分类账簿又可分为总分类账簿和明细分类账簿两种。总分类账簿（也称总分类账，简称总账）是按照总分类账户进行分类登记的账簿，明细分类账簿（也称明细分类账，简称明细账）是按照明细分类账户进行分类登记的账簿，（3）备查账簿备查账簿又称辅助账簿，是对某些在序时账簿和分类账簿中未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。2.账簿按其外表形式分类（1）订本式账簿订本式账簿亦称订本账，是在启用之前，就将若干账页固定地装订成册，并对账页进行连续编号的账簿。（2）活页式账簿活页式账簿亦称活页账，是指在启用之前和使用过程中，不把账页固定地装订成册的账簿。（3）卡片式账簿卡片式账簿亦称卡片账，是指用印有记账格式的卡片登记各项经济业务的账簿3.账簿按其账页格式分类（1）两栏式账簿两栏式账簿是指由设置借方和贷方两个基本金额栏次的账页组成的账簿。（2）三栏式账簿三栏式账簿是指由设置借方、贷方和余额三个金额栏的账页组成的账簿。（3）数量金额式账簿数量金额式账簿亦称三大栏式账簿，是指由在借方、贷方和余额三大栏内，又分设数量、单价、金额三个小栏目的账页组成的账簿。（4）多栏式账簿多栏式账簿是指由在借方、贷方两个基本栏次中按需要又分设若干专栏的账页所组成的账簿。二、会计账簿的建立（一）会计账簿建立的原则1账簿的设置要组织严密、体系完整，有关账簿之间要有统驭关系或平衡的制约关系，以提供科学完整的核算指标，满足有关各方对会计信息提供的要求。2账簿的设置要在满足实际需要的前提下，考虑节省人力、物力，防止重叠设账、重复记账；同时，账簿格式的设计要力求简便实用，避免繁琐复杂，以提高会计工作效率。3账簿的设置要保证能正确及时地提供编制会计报表所需要的资料。4账簿设置要符合单位的实际情况，有利于财会部门的内部分工和加强岗位责任制，便于进行记账、算账、报账工作，单位规模大小、会计机构和人员配备的不同，账簿设置也应有所不同。（二）小规模企业应选择的账簿体系 小规模企业，业务量小，会计账务处理工作量也小，会计人员少，有的甚至只有一个会计、一个出纳。会计业务只有1至2人承担。在这样的企业里，若采用记账凭证核算形式，则可选择设置如下账簿体系：1.序时账：设置现金日记账，银行存款日记账。2.明细账：设置物资材料账，固定资产账，应收应付往来账成本、费用账。3.总账 。若采用日记账核算形式，则可设置以下账簿体系：1.序时账：设置现金日记账，银行存款日记账。2. 明细账：设置物资材料账，固定资产账，应收应付往来账成本、费用账。3.设置日记总账。（三）大中型企业应选择的账簿体系大规模企业会计业务量较大，会计人员较多，分工较细。可根据不同的核算形式和账务处理程序，采用和选择不同的会计账簿体系，具体如下：1采用科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算的形式，可采用和选择如下会计账簿体系：(1) 序时账：设置现金日记账，银行存款日记账。(2) 明细账：固定资产账，应收应付往来账，长（短）期投资，各类成本、费用账，商品销售账，各类存货账，实收资本账，应交税金账等。(3) 总账2若收付款业务量多、转账业务较少，则可采用多栏是日记账核算形式。起账簿体系可设置如下：（1）序时账：多栏式现金日记收入账、现金日记支出账、多栏式银行存款收入日记账、银行存款支出日记账。（2）明细账：固定资产账，应收应付往来账，长（短）期投资，各类成本、费用账，商品销售账，各类存货账，实收资本账，应交税金账等。（3）总账。3若付款业务较多、转账业务亦多，可采用多栏式日记账兼汇总凭证核算形式，起账簿体系可设置如下：（1） 序时账：采用多栏式收付现金日记账和银行存款日记收付账个两本。（2） 明细账：同上设置（3） 总账。4若转账业务较少，可采用科目汇总表兼转账核算形式，其账务体系可设置如下：（1）序时账：现金日记账，银行存款日记账。（2）明细：同上（3）转账日记账。（4）总账。三、会计账簿的格式和登记法（一）日记账的格式与登记方法1普通日记账在设置普通日记账的情况下，一般可不再编制记账凭证。在规模较小，经济业务不多且又比较简单的单位，可以使用普通日记账。2特种日记账（1）三栏式现金日记账三栏式现金日记账的基本格式包括“收入”、“支出”和“结余”三个栏目，分别用来登记库存现金每天的收入、支出和结存情况。由出纳人员根据审核无误的现金收款凭证、现金付款凭证和银行存款付款凭证（从银行提取现金的业务），按经济业务发生的先后顺序，逐日逐笔进行登记。（2）三栏式银行存款日记账三栏式银行存款日记账的格式与三栏式现金日记账的格式基本相同，由出纳人员根据审核无误的银行存款收款凭证、银行存款付款凭证和现金付款凭证（将现金存入银行的业务），按经济业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔进行登记。（3）多栏式现金、银行存款日记账多栏式日记账是在三栏式日记账的基础上发展来的，其收入栏按与现金和银行存款收入相对应的贷方科目设专栏，支出栏按与现金和银行存款付出相对应的借方科目设专栏。为了坚持内部牵制原则，出纳人员只负责登记现金、银行存款日记账，不得兼任嵇核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。（4）转账日记账 转账日记账是根据转账凭证登记除现金、银行存款收支业务以外的经济业务的一种序时账簿。（二）分类账的设置与登记1总分类账的设置与登记（1）三栏式总分类账三栏式总分类账是通常采用的一种总账格式，是在一张账页上开设一个总分类账户，其基本格式为“借方”、“贷方”、“余额”三个栏目。（2）多栏式总分类账多栏式总分类账是把全部总分类账户集中设立在一张账页上。2明细分类账的设置与登记（1）三栏式明细分类账三栏式明细分类账的账页只设有借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。它适用于那些只需要进行金额核算而不需要进行数量核算的账户。（2）数量金额式明细分类账数量金额式明细分类账的账页，在借方（收入栏）、贷方（发出栏）和余额（结存栏）三大栏内，再分设“数量”、“单价”、“金额”三小栏。（3）多栏式明细分类账借方多栏式明细分类账借方多栏式明细分类账是在账页的借方设置若干专栏，贷方不分设专栏的明细账。贷方多栏式明细分类账贷方多栏式明细分类账是在账页的贷方设置若干专栏，借方不分设专栏的明细账。借方贷方多栏式明细分类账借方贷方多栏式明细分类账是在账页的借方和贷方均分设若干专栏的明细账。（4）平行式明分类细账平行式明细分类也称横线登记式明细分类账，是将前后密切相关的经济业务在同一横行内进行详细登记，以检查每笔经济业务发生和完成情况，便于逐项控制的账簿。四、会计账薄的规则（一）会计账簿的启用规则 会计账簿是企业重要的经济档案。为了保证账簿记录的合法性、合理性，保证账簿资料的完整性，防止舞弊行为，明确记账责任，会计人员启用新的会计账簿时，应在账簿的扉页上填制“账簿启用表”和“经营账簿人员一览表”详细填明：企业名称、账簿名称、账簿编号、账簿页数和启用日期等。并填明会计主管人员、记账人员姓名、加盖公章或会计主管人员和记账人员名章，并在表内注明交接日期。（二）会计账薄的登记规则1根据凭证记账，登记内容齐全；2使用蓝黑墨水，红字限制使用；3账页连续登记，不得隔页跳行；4记账发生错误，按规定方法更正；5说明简明扼要，书写适当留格；6账页结转说明；7注明余额方向；（“T”形账户中没有余额时的表示方法。）8做好记账标记。五、错账更正方法（一）错账的基本类型1.记账凭证正确但登记账簿发生错误2.记账凭证错误引发账簿登记错误（1）记账凭证上会计科目用错（2）记账凭证上金额写多（3）记账凭证上金额写少（二）更正错账的具体方法1.划线更正法记账凭证正确，在记账或结账过程中发现账簿记录中文字或数字有错误，应采用划线更正法。更正时，在错误的文字或数字上划一红线注销，并使原来的字迹仍可辨认，然后在红线上方空白处用蓝字填上正确的文字或数字，并在更正处有记账人员盖章。2.红字更正法红字更正法也叫赤字冲账法或红笔订正法。适用于更正记账凭证会计科目用错而引发的错账和更正记账凭证上金额写多而引发的错账。第一种情况：记账凭证中的账户名称或借贷方向（无论金额是否有错）有误而导致错账。这种情况下的错账，实际上是“记错了地方”。出现第一种情况的错账，应采用“红字更正法”更正。其具体做法是：先用红字金额填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证，并据以用红字登记入账，以冲销原有的错误账簿记录；然后，再用蓝字填制一张正确的记账凭证，据以用蓝字登记入账，即达到更正目的。如职工出差预借差旅费5 000元，会计分录误写为： 借：管理费用 5 000 贷：现金 5 000 更正时应做： 借：管理费用 5 000(红字) 贷：现金 5 000(红字) 同时再做： 借：其他应收款X X X 5 000 贷：现金 5 000又如财务科已替职工垫付的住房公积金需从工资里扣除，共计20 000元，错写成： 借：其他应收款 20 000 贷：应付工资 20 000 更正时应做： 借：其他应收款 20 000(红字) 贷：应付工资 20 000(红字) 同时做： 借：应付工资 20 000 贷：其他应收款 20 000第二种情况记账凭证中的账户和记账方向正确，但所记金额大于应记的正确金额，过账后导致错账。这种情况造成的结果仅仅是使得账户金额多记。第二种情况也采用红字更正法进行更正。其具体做法是：将多记的金额用红字填制一张与原来错误记账凭证所记载的账户名称、借贷方向均相同的记账凭证，并据以用红字登记入账。如管理部门领用劳保用品一批，价值386元，记账凭证误记为3 860元，且账簿也登记为3 860元，错误凭证为： 借：管理费用 3 860贷：低值易耗品 3 860 更正时，只将其多记金额用红字冲销： 借：管理费用 3 474(红字) 贷：低值易耗品 3 474(红字)3.补充登记法适用于更正记账凭证上金额写少而引发的错账。这种情况造成的结果仅仅是使得账户金额少记。第三种情况采用“补充登记法”进行更正。其具体做法是：将少记的金额用蓝字填制一张与原来错误记账凭证所记载的账户名称、借贷方向均相同的记账凭证，并据以用蓝字登记入账。如：报销医药费580元，错记为58元，少记522元，但所使用会计分录是正确的，更正时应做下列补充： 借：应付福利费 522 贷：现金 522六、对账和结账（一）对账账户记录是编制财务报表的依据。会计期末，企业应当对账户（账簿）记录进行核对，以确保其准确无误。通常，账户记录的核对简称“对账”，包括记账凭证与账簿之间的核对（账证核对）、不同账簿之间的核对（账账核对）、账簿记录与财产物资实际情况之间的核对等内容（账实核对）。1账证核对。指账簿记录与记账凭证及相关原始凭证核对，核对内容包括记账时间、凭证字号、摘要内容、记账方向及金额。 2账账核对。指不同账簿之间依据它们的内在关系，核对其金额是否相符。主要包括：所有总账借方发生额的合计数与贷方发生额的合计数应当一致并核对相符；有关总账账户余额与其所属明细分类账余额核对相符；现金日记账和银行存款日记账的余额与其总账余额核对相符；会计部门有关财产物资明细账余额与财产物资保管、使用部门的有关明细账余额是否相符。3账实核对。指各项财产物资账面余额与实用数额之间的核对。主要包括：现金日记账余额与企业实际库存现金额是否一致；银行存款日记账余额与银行对账单金额是否一致；各财产物资明细账与其使用保管部门的财产、物资的明细账是否一致；有关的债权债务明细账余额是否与对方单位记录的金额一致。4 账务核对。指有关财产物资明细账的结存量应定期同实存量核对相符。（二）结账结账是指在会计期末结清账簿记录，即计算本期发生额和期末余额。结账可以是月末、季末、年度末，为编制会计报表做准备。结账是结算各资产、负债、所有者权益、收入和费用的发生额，并据以计算出企业利润。具体按下列程序进行：其一，结账前，必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账，包括本期调整的账