XXX集团有限公司文书管理制度n.doc

集团公司公文管理制度第一章总则第一条 为使广东XXX集团有限公司（以下简称“集团公司”）的公文处理工作制度化、规范化、科学化，建立规范、严谨、高效的公文处理程序，提高公文处理的效率和公文质量，特制定本制度。第二条 集团公司的公文，是集团公司在公务来往中形成的具有约束力、体式规范的文书，是维持集团公司正常运转不可缺少的重要工具。第三条 行政部负责集团公司公文处理和指导集团各部门、各子公司公文处理工作，负责公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。第四条 公文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格执行有关保密法规，确保国家秘密和集团公司商业秘密的安全。第五条 集团公司直属各子公司应根据本制度的要求，制定本企业的公文处理制度，并应报集团公司行政部备案。第二章公文种类第六条 集团公司的公文种类主要包括：（一）决议，经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项；（二）决定，对公司重要事项或重大活动做出安排；（三）通告，在公司范围内公布应当遵守或周知的事项；（四）通知，传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项；（五）报告，向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项；（六）请示，向政府部门、上级机构请求指示、批准的事项；（七）批复，上级答复下级的请示事项；（八）意见，对重要问题提出见解和处理方法。可用于上行文、下行文和平行文；（九）函，对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。答复下属公司一般审批事项的请示可以用“复函”；（十）会议纪要，记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。第七条 集团公司向上级机关行文，常用“请示”、“报告”和“意见”。请求需答复的事项，必须用“请示”；汇报无需上级答复的事项，应用“报告”；回复对一般问题、事情的看法，可以用“意见”。第三章公文格式第八条 集团公司公文一般由发文单位、秘密程度、紧急程度、发文编号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、附注、附件、印章、主题词、抄送单位、多发人员、成文日期等部分组成。需要印发的文件，要注明印发单位和印发日期。（一）涉及国家秘密和集团公司商业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号；涉及商业秘密的文件可标明“秘密”；（二）紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”“紧急”、“急件”，普通文件不作标注。（三）发文单位标识应由发文单位全称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部；（四）发文编号应包括企业代字、年份、序号组成。联合行文，只标明主办单位发文字号；（五）上报的请示，必须在首页注明签发人姓名，最后写上联系人及联系电话；（六）公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，标明公文种类，标题中除法规性文件使用书名号外，一般不用标点符号；（七）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称；（八）除会议纪要外，其他公文须加盖印章。联合上报公文，加盖集团公司印章；联合下发公文，联合发文部门都加盖印章；（九）成文时间，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；领导签发的，以领导签发的日期为准；联合发文，以最后签发领导人或部门负责人的签发日期为准；一般信函、传真电报，以发出日期为准；（十）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称；多发人员是指需知晓公文的领导或人员，应写明具体姓名。（十一）公文应当标注主题词。可参照国家公文主题词表填写；（十二）文字从左至右横写、横排；（十三）公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准（GB/T9704-1999）执行；（详细标准请自行上网下载查阅）（十四）公文用纸采用国际标准A4型（ 210mm297mm），左侧装订。第四章行文规则第九条 行文应当确有必要，注重效用。集团公司对各部门行文（下行文），原则上只发到需要阅办的部门。转发上级机关、单位的文件，不必再抄送上级机关、单位。第十条 集团公司向上级机关、单位正式行文（上行文），发送至上级机关、单位文书管理人员处，不得直接主送或抄送其领导和相关业务处室。公文不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。（一）上行文发送“请示”应一文一事，应只写一个主送机关、单位，如需同时送其他机关、单位，应当抄送形式，但不得同时抄送下级单位。除领导直接交办的事项外，公文不得直接送领导个人。使用“报告”文种的公文，不得夹带请示事项。（二）行政部是集团公司对外正式行文的管理部门，集团公司各部门如对外行为必须通过行政部审核发送；各子公司可自行行文向对口公司或相关业务部门洽谈工作。第十一条 公文的编号规则：（一）董事会决议按董事会任届编总序号，“届次”，并加编年度序号；决议后应有参加会议董事签名；均用“广东省XXX集团有限公司董事会文件”专用纸印发；（二）总经理办公会议纪要按年度顺序及会议时间编“2第期”。用“总经理办公会议纪要”的专用纸印发；（三）工作会议纪要发文字号为“XXX纪要2号”。用“工作会议纪要”的专用纸印发；（四）广东XXX集团有限公司文件发文字号为“XXX2号”；一般函件发文字号为“XXX函2号”，均用“广东XXX集团有限公司文件”专用纸印发；（五）中共广东XXX集团有限公司党支部文件发文字号用“XXX党2号”。用“中共XXX集团有限公司党支部文件”专用纸印发；（六）广东XXX集团有限公司工会委员会文件发文字号用“XXX工2号”。用“广东XXX集团有限公司工会委员会文件”专用纸印发。（七）广东XXX集团有限公司安全委员会文件发文字号为“XXX安2号”；用“广东XXX集团有限公司安全委员会文件”专用纸印发。（八）各部门发文1、行政部。发文字号用“行政部2号”，纪要用“行政部纪要2号”，用“广东XXX集团有限公司行政部文件”专用纸印发。2、财务部。发文字号用“财务部2号”，纪要用“财务部纪要2号”，用“广东XXX集团有限公司财务部文件”专用纸印发。3、人力资源部。发文字号用“人资部2号”，纪要用“人资部纪要2号”，用“广东XXX集团有限公司人力资源部文件”专用纸印发。4、发展经营部。发文字号用“发展部2号”，纪要用“发展部纪要2号”，用“广东XXX集团有限公司发展经营部文件”专用纸印发。（九）其他类型的文件集团公司其他机构的文件，根据业务发展和管理的需要，另行确定。第十二条 草拟公文的基本要求：（一）符合集团公司的利益和有关法律、法规及其他有关规定；（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。草拟“请示”必须说理清晰透彻，要求明确妥当；草拟“报告”必须综合情况，叙述完整而简练；草拟“意见”必须切合实际，有较强的针对性和可靠性；（三）公文的文种应当根据行文目的、集团公司与主送机关、单位的行文关系确定。标示公文紧急程度与密级程度，应事出有因，切合实际；（四）人名、地名、数字、引文、词句等使用要规范、准确。引用公文应当先列标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体的年、月、日；（五）结构层序数。第一层为“一”，“第二层为（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”；（六）应当使用国家法定计量单位；（七）公文标题、正文及附件等可使用规范简称。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，且文内简称必须统一。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第五章公文办理程序第十三条 公文办理分为收文、呈批文、发文。收文的一般办理流程包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序；呈批文一般办理流程为草拟、审查、审核、转呈、审批、退办、办理、归档、销毁等程序；发文办理程序一般包括草拟、审查、审核、会签、签发、打印、校对、印刷、用印、分发、归档、销毁等程序。第十四条 集团公司收到的各类文件（含所附的申报材料）、函件、信件或其他邮件（不含私人信件、包裹和各类报刊杂志），无论是通过文书管理人员收到的，或者由发文机关、单位派人送来的，或者通过邮递等其他途径送到集团公司的，均由行政部统一签收。文书管理人员对每天的收文进行登记、编号。直接送往集团公司领导及各部门的文件，应登记编号后再发送办理。个别急需办理的文件，经办人员在办理完毕后应尽快送文书管理人员处进行补录登记。第十五条 行政部文书管理人员负责对当日来文提出分办意见，并由行政部主要负责人审核。对来文提出分办意见按如下原则掌握：（一）来文若属政府（省、市、区）相关职能部门及其有关领导批转的文件、急件、批办件，或属重要政策性文件、涉及集团经营管理重大方面的文件，各子公司上报的重要请示，以及确实难以把握的文件，由行政部提出拟办意见，呈集团公司总经理阅批后再交有关部门办理；（二）对各子公司上报的其他文件、其他一般性文件，或政府有关职能部门、外单位送集团公司征求意见的稿件等，由行政部按照各部门职责直接送有关部门办理；（三）收文主送单位为集团公司有关部门的，一般视为反映情况或报告信息，只作传阅件处理，原则上不予正式办理。直接主送集团公司领导个人的文件，一般也按阅件处理。来文属于阅件的，由行政部核定该份文件的送阅范围后送集团公司领导和有关部门传阅；（四）对时间要求特别紧急的收文，可在送行政部审核的同时多送一份给有关部门或分管领导个人，有关部门可先行准备意见，在收到正式批办件后正式处理；（五）普发性的法律、法规及政府文件，可订阅有关政府刊物，或直接印发有关单位执行，不必层层转发。一般性通知事项，可用电话、传真、电子邮件通知的，不发正式文件；（六）对于需要两个以上部门协同办理的文件，拟办意见中应明确主办部门、会办部门，分办意见经分管领导批阅后送有关部门办理。第十六条 行政部主要负责人核定文件的分办处理意见后，交文书管理人员进行登记，并在当天将收文送出，或通知有关部门领取。（一）各部门应指定专人负责对各类文件进行签收，并及时指定人员办理收到的文件。（二）对由本部门独立办理的文件，属急件的，应即收即办；属于一般件的，应在1-3个工作日内提出呈批意见，呈集团公司分管领导审批后办理；对于可直接起草文稿对来文进行答复的，原则上应在2-4个工作日内起草完毕呈集团公司分管领导审批。对于部分需要一段时间方可办理完毕的文件，各部门可根据本部门工作安排办理，不受前述时间限制，但应本着效率原则，抓紧办理。第十七条 如需要两个以上部门协作办理的文件，会办部门应在主办部门要求的合理时间内完成，主办部门收到会办部门反馈意见后2个工作日内，将汇总的办理意见呈集团公司分管领导审批。对需要子公司协作的文件，由主办部门本着讲求效率原则，负责与子公司协调、催办，原则上应在集团分管领导签发之日起7个工作日内办结。对于要求限期答复的来文，原则上应在来文要求的期限届满前2个工作日呈集团分管领导审批。第十八条 行政部文书管理人员有催促传阅文件的权利，各部门收到的传阅文件，应在当天阅签完毕并保存。因工作繁忙、部门领导出差等原因不能按期阅签的，应提前与文书管理人员联系，或退回文件，待时间许可时再借阅，以免影响其他部门阅文。对于阅件转办件的，有关部门应按前述办文程序进行办理。第十九条 部门送集团公司有关领导审批的呈批件，分为呈批发文稿件和非发文呈批件。（一）呈批发文稿件，应由部门主要负责人审查签字，并统一由行政部转呈，行政部文书管理人员应按本办法发文管理要求对呈批件进行审核。（二）非发文呈批件，则由部门主要负责人审查签署意见，并由部门主要负责人或指派人员呈集团公司有关领导审批。（三）呈批件应做到资料齐整，并按照以下顺序附上有关文件和资料：1.文件呈批表或草拟的文稿；2.相关来文；3.有关部门、公司的征求意见原稿；4.有关政策依据等材料。（四）对于由两个以上部门办理的呈批文件，主办部门在整理、提出拟办意见或草拟文稿时，对会办部门的意见在拟办意见中采纳与否，应加以说明和如实反映。（五）各部门员工因公出差或外出开会后起草的工作汇报或参加会议的情况报告，需呈批的，原则上应在外出回来后3个工作日内呈集团公司领导审阅。第二十条 便于文件的传递、办理、跟踪等环节的衔接，在集团公司领导批阅后呈批发文稿件统一交行政部，再退回各部门。第二十一条 批呈批件，主批人应明确签署意见，并签上姓名和日期，其他审批人圈阅或签上姓名，应当视为同意。拟稿、修改和签批公文，应当使用钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔、铅笔或红色笔。第二十二条 各部门呈送集团公司有关领导审批签发的文稿，除领导要求或紧急事项外，原则上先送行政部在发文前进行审核，审核的重点是：是否确需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法规定等。第二十三条 公司的公文拟稿与签发程序。（一）集团公司对外公文拟稿与签发程序。向政府部门（省、市、区）的请示，以及必须由集团公司法人代表签发的文件，由集团公司董事长签发；向政府部门、政府直属单位关于投资、经营、管理等方面的文件（请示除外），由集团公司总经理签发；其他对外公文，按照集团公司领导班子工作分工由有关领导签发。向上级党委关于党务工作的请示和报告，由集团公司党支部书记签发；向上级工会关于工会工作的请示和报告，由集团公司工会主席签发。向有业务来往的平级单位发送的公文，有必要上报集团签署的，按照集团公司领导班子工作分工由有关领导签发。对外公文拟稿签发程序表：收文机构文件类型拟稿审稿核稿签发政府部门、上级机构和其他行业管理部门请示以及必须由法人代表签署的文件主办部门有关人员主办部门负责人行政部董事长投资、经营、管理等方面的文件（请示除外）主办部门有关人员主办部门负责人行政部总经理其他上报公文主办部门有关人员主办部门负责人行政部总经理或分管副总经理上级党委党务工作的请示和报告党支部有关人员党支部相关负责人行政部党支部书记上级工会工会工作的请示和报告工会有关人员工会主席或副主席行政部工会主席不相隶属部门、单位重要投资、合作、经营等需要法人代表签署的函件主办部门有关人员主办部门负责人行政部董事长一般的函件主办部门有关人员主办部门负责人行政部总经理或分管副总经理（二）集团公司对内的公文拟稿与签发程序。集团公司的发文，按照集团公司领导班子分工，由集团公司总经理或分管副总经理签发；党支部发文，由集团公司党支部书记签发；工会发文，由集团公司工会主席签发。集团公司各