财务管理案例6上海胜华制药有限公司企业内部控制制度.doc

案例六 上海胜华制药有限公司企业内部控制制度 中美合资上海姓华制药有限公司于19年由中国总公司、上海公司,美国艾瑞丝公司共同出资组建。公司董事会有10人组成,中美双方各5人。中方一人任董事长,4人任副总经理,美方一人任总经理,一人任副总经理。公司设立10多年来,中美合资上海胜华制药有限公司建立健全了一套完整的管理制度,并加以规范运作,从而实现对企业各个环节、各个部门有效的控制,有效确保生产经营的有序进行。一、预算监控管理 中美合资上海胜华制药有限公司参照美国和欧洲等国际上一些大公司的成功经验,十分重视强化内部预算管理,以确保企业健康持续发展。 1.预算管理的全面性 中美合资上海胜华制药有限公司对涉及与企业经济活动有关的内容,例如销售、成本、 重要资产投资、人员流动、现金流量等全部纳入预算轨道,实行有效监控。预算每年8月开始.年底董事会通过后,第二年开始执行。企业每个部门以及总监以上管理者都有一份预算。预算执行情况纳入考核,包括管理者的个人费用,专门设立一个账户,既不能超支,也不能结余,否则说明预算制定缺乏准确性。 2.预算管理的严肃性预算通过后,必须坚决执行,由于预算正确执行与否对各部门领导的升降有着十分重要 要的关系,因此,中美合资上海胜华制药有限公司的管理干部对此十分认真,每年在制定预算时，对可能出现的预算增减,部门经理必须站在讲台上,面对审查人员的提问,说出预算升、降的根据,其中包括要预计到下一个年度国家宏观经济的走向;市场销售新产品的力度；广告费投入的数量等,所有这些内容都要有充足的依据。总经理、财务总监和市场总监要到总部汇报预算制定和执行的情况,这一切既是监控预算执行情况的需要,也是公司实际工作中测评考核管理人员业务能力的需要。二、责任授权管理 该公司从总经理到部门主管,所有的权力都是有限的,被约束的。授权管理的方法是通过授权通知书来明确授权事项和使用资金的限额。授权管理的原则是,对在授权范围内的行为给予充分信任,但对授权之外的行为不予认可。授权通知书除授权人持有外,还下达公司的有关部门,这些部门一律按授权范围严格执行。根据授权管理原则,公司设计好管理程序,管理人员如违反要求,将受到追究和处理, 以至除名。对于公司内部的重大问题由公司管理委员会集体讨论决定,该委员会有董事长、总经理、副总经理和财务总监等人组成。三、职责分离管理 该公司按照总部的要求,对所有相关职责的岗位实施分离管理,以化解可能出现的危害 公司利益的风险,这方面最集中地体现在工程招投标和内部采购方面,这样做的结果可能会降低一些效率,但实践证明是利大于弊。 在公司工程部,负责招投标的是物资采购部。工程部没有决定承包工程的权力,他只负责提供三家以上的承包方,以及与此相关的资质证书,决定工程招标时,按照同价情况下看质量,同质量情况下取最低价的原则进行比较,除此之外,财务部还具有监督和否决权力, 即你:认为这个工程的报价最低,财务部认为在相同质量下还有比这一价格更低的,就可否决你的方案。公司质量部口和采购部之间在职责上同样也是实行分离制约管理,采购部门无权决定最终供货单位,他只有寻找三家以上单位的权力,提供依据报质量部门,由质量部门认定需要哪一家。其中质量部门必须分别出几个问题,让三家供货单位测试,挑选回答最为齐全的单位。并到该单位察看现场后再谈妥价格成交,而采购部门只负责到期去提货。 在采购方面,该公司甚至连办公用品以及机票购买等均实行货比三家。从实践中他们体会到:不管采购什么,如果监督不严,必然会滋生腐败。只有实行货比三家,把风险降到最低,并实行定点购买,使采购员无私利可图,那么,他就会寻找价廉物美的供货方,为企业着想。四、信息记录管理国外跨国公司强调所有经济活动都要有记录,公司在信息管理上要求做到完整性、准确 性、及时性和安全性。信息的完整性就是禁止账外账,并做到有始有终;信息的准确性就是保持账与账之间的真实,并定期核对,信息的及时性就是经济业务发生后及时入账,无论什么财务账,必须在规定时间入账;信息的安全性,就是将所有的客户建立档案,输入电脑, 按业务量和信用情况给予不同的信周额度。公司设立了黑名单,如果欠账未付清黑名单就会出现,绝对输不进销售单。五、总部审计管理艾瑞丝公司总部每年派人员来公司审计,目的主要是看对胜华总部制定的政策执行情况 如何。审计的重点一是合法销售,公司产品的销售是建立在质量服务、价格和其他合法的市 场机制上的;二是禁止贿赂,以贿赂获取销售在公司无一席之地,将被完全杜绝;三是无政治性捐助;四是公私分开,包括打电话上公私也要严格分开,胜华公司认为如果一个人公私不分,那么这个人的素质是有问题的;五是一切活动都要有记录,因此总部每年来重点审计,且来的人不可能重复出现,以后再来另一批人审计,专门找毛病,对查出的问题必须严肃处理或辞退。上海胜华制药有限公司企业内部控制制度理解与分析一、名词解释（1）内部控制：单位为保证业务活动的有效进行，确保资产的安全完整，防止欺诈和舞弊行为，实现经营管理目标等制定和实施的一系列具有控制职能的方法、措施和程序。（2）预算监控：预算管理，即把公司的决策目标和公司资源配置规划下，以科学地量化，促使该目标和规划能够实现的内部管理运作或过程。（3）授权控制：在某项财务活动发生前，按既定的程序对其正确性、合理性、合法性加以核准并确定是否让其发生所进行的控制。（4）实物控制：为保护公司实物的安全和完整，防止舞弊行为所进行的驾驭和支配。实物控制的主要内容包括：实物限制接近；实物保护和实物清查等。二、理论分析1、中美合资上海胜华制药有限公司所采取的预算监控、责任授权、职责分离、信息记录等四方面的财务管理控制手段是否恰当？你认为还应该增加哪些方面的内容？总的来说中美合资上海胜华制药有限公司在财务管理控制的手段运用恰当，内部控制制度健全完整。如果从一个健全的公司财务控制体系来讲，还应包括责任制度、定额标准控制、实物控制、财务总监委派制度等方面的内容。2、中美合资上海胜华制药有限公司的授权控制状况如何？职责是否全部进行了合理的分离？你认为如何进行调整，才能使之更加完善？中美合资上海胜华制药有限公司内部控制的一项重要举措是授权控制。授权控制的方法是通过授权通知书来明确授权事项和资金使用限额。授权控制原则是对在授权范围内的行为给予充分信任，对授权之外的行为不予认可。该公司从总经理到部门主管，所有人员的权力不仅是有限的，而且是被约束的。公司授权控制的要点是：公司所有人员不经合法授权，不能行使该项权力；公司所有业务不经授权不能执行；经营业务一经授权必须予以执行。该公司的授权控制做法十分吻合财政部颁布的内部会计控制基本规范中第20条的内容。中美合资上海胜华制药有限公司依据不相容岗位相互分离，不相容职务分工的内部控制原理，将公司所有相关职责的岗位实施分离管理，化解可能出现的危害公司利益的风险，对公司的运作进行有效制约和监督。如公司采购部与质量部在工程招投标进行明确分工。该公司将所有相关岗位实施分离管理的做法可能会影响效率，但分工起到化解可能出现的危害公司利益的风险，防患于未然的作用，实践证明利大于弊。在考虑安全的同时，也需要考虑效率,在采购环节设立核价岗位，直接向总经理和管理当局负责,减少部门之间信息传递的时间，提高工作效率。3、试采用流程图法描述中美合资上海胜华制药有限公司的财务控制程序。预算监控。该公司实行全方位、全过程、全员的预算管理，具体运作方式是：每年8月份开始编制预算，年末经董事会审核通过后，于第2年开始执行；公司各部门及总监以上管理者都有一份预算表，预算报告情况纳入考核；预算执行人要求准确掌握预算的执行态势，能了解市场,预计国家宏观经济走向；预算期终对预算实际执行和预算相互情况考核，特别强调两者一致性。责任授权。该公司从总经理到部门主管，所有人员的权力不仅是有限的，而且是被约束的。董事会以授权通知书形式对总经理等高级管理人员授权；总经理在其授权范围内对下属职能部门及中级管理人员以授权通知书形式授权；各部门主管以授权通知书形式对下属岗位人员进行授权。公司各部门人员都在被授权范围内执行任务。职责分离。将公司所有相关职责的岗位实施分离，明确职责，各有关部门既相互独立，又相互牵制。经济业务处理过程分工；财物记录与保管分工。 信息记录。中合资上海胜华制药有限公司在信息管理上做到完整性及时性准确性和安全性。禁止账外账,做到有始有终；账与账定期核对 ；每笔经济业务发生后在规定时间内入帐；建立客户档案，输入电脑，给予不同的信用额度。4、试阐述内部审计与财务总监委派派制的关系。内部审计，是指由部门 单位内部的专职机构和人员对本部门的经济活动所进行的审查和评价，借以维护财经法纪,改善经营管理，提高经济效益的一种独立性的经济监督活动。可分为内部财务审计和内部经营审计。财务总监委派制是母公司为维护集团整体利益，强化对子公司经营管理活动的财务控制和监督，由母公司直接对子公司委派财务总监，并纳入母公司财务部门的人员编制,实行统一管理与考核奖惩的财务控制制度与方式。内部审计与财务总监委派制都是企业内部控制制度的具体方法或具体的制度执行者,执行的目的都是为了确保企业集团的整体利益的完整，检查 监督企业自身财务经济活动行为合法合规与否，强化内部控制，促进和提高企业经营管理能力与水平。工作的侧重点不同。财务总监委派制的侧重在于监督和检查子公司的经营方针、管理政策 ，特别是财务政策是否符合母公司的总体政策目标或章程，子公司是否存在管理目标逆向选择，从而危机母公司和其他股东的合法权益；内部审计侧重于检查财会部门的工作情况和企业各部门遵守财务制度的情况，同时对企业各种经营活动进行合规性合法性检查，核实经营过程中存在的问题，提出解决问题的建议和改进措施。执行的人员不同。财务总监由母公司直接委派，以出资者身份，代表母公司对子公司财务活动进行监督，他的人事编制隶属总部的财务部门，由母公司对其进行考核与奖惩；内部审计人员属于企业专职审计人员，人事编制考核奖惩都由企业或部门内部进行，当母公司派总部审计人员对子公司或下属公司进行审计时，它的人员情况同财务总监相同。工作方式不同。财务总监作为子公司财务部门的具体岗位，参与日常工作的检查与监督，是“全过程”的控制;内部审计是定期或不定期对企业内部工作进行审核检查。 在实际工作中，两者是互相促进互补不足。应将两种控制方法有机的结合起来，以达到强化和完善内部控制的力度。三、案例讨论(利用所学的原理和有关政策，对某某卷烟厂试行生产辅料公开竞标采购进行点评)1、政策背景是财政部颁布的内部会计控制基本规范和加强货币币资金会计控制的若干规定。内部控制是指单位为了保证各项业务活动的有效进行,确保资产的完整，防止欺诈和舞弊行为，实现经营管理目标等而制定和实施的一系列具有控制职能的方法 措施和程序。 内部控制的基本原则是涵盖单位内部全部经济业务和各个部门及各个岗位，不得超越内部控制的权利，合理设置和分工，坚持不相容职务分离，权责分明，相互制约，相互监督，确保合理控制成本，达到最佳控制效果。内部控制的主要内容包括对货币资金筹资采购与付款实物资产、成本费用、销售与收款、工程项目、对外投资、担保等经济业务活动的控制。 对采购与付款业务做出明确的规定：应当合理规划采购和付款业务机构和岗位，建立和完善采购与付款的控制程序，强化对请购审批采购验收、付款等环节的控制,做到比质比价采购采购决策透明,堵塞采购环节的漏洞。2、理论分析：在企业的经营活动中，采购工作是非常重要的环节。它是生产经营的开始，它的工作质量直接影响企业的产品质量，产品的成本以及企业的经济效益，同时又容易产生漏洞和舞弊 ，滋生腐败，从而侵害企业的整体利益，浪费企业资源。 某某卷烟厂以往的卷烟生产辅料采购,都是由分管领导和物资供应部门与供货方一对一谈判，存在着漏洞和“暗箱”操作，采购形式缺乏透明，常出现盲目采购、重复采购和随意采购的现象。结果采购入库的辅料，有的质次价高，有的几年用不完占压资金，有的重量不足或长短不一，造成停车增多，残次卷烟量增多，既造成经济损失，又局部影响了产品质量及企业的信誉。某某卷烟厂采购生产辅料的做法，不符合内部会计控制基本规范的规定，应该进行调整。 新厂长上任后发现采购环节的严重问题，抓住关键，按照内部会计控制基本规范的原则与方法进行改革。提出“集中的权利分散化，隐蔽的权利公开化，建立公开竞争机制,严格控制采购成本，确保产品质量，提高经济效益”的采购管理思路。他的采购管理思路符合内部会计控制基本规范的要求，权利平衡相互制约，采购业务公开透明，货比多家，公开招标，在市场中选择质优价平的生产辅料，在保证产品质量的同时节约生产成本。为加强对辅料采购的领导，成立以厂长为主任，副厂长为副主任，企划财务原料物资供应生产质管科研所纪检审计等部门负责人为成员的原辅材料管理委员会，对采购事项民主决策，统一监控。这样可以对采购业务进行全过程内部