《档案管理办法》word版.doc

档 案 管 理 办 法第一章 总则第一条 为规范公司档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，更好地为公司各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、企业档案管理规定和有关工程建设管理法规、制度，结合公司实际，制定本办法。第二条 公司档案是指在党群、行政、工程监理、商务、财务审计、干部人事、科学研究、试验仪器、基本建设等工作过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的文件材料。第三条 档案工作是公司工作的组成部分，是衡量公司管理水平的一个重要尺度，是维护公司历史真实面貌的一项重要工作。任何人都有维护公司档案完整和安全的义务。各部门应把档案工作纳入公司规划和管理制度，配合档案工作，保证档案工作的积极开展。第二章 管理机构与职责第四条 公司档案工作由公司一名领导分管，各分公司、部室应有一名负责人分管档案管理工作。第五条 公司档案室是保存和提供利用公司档案的部门，各分公司、部室应配合档案室工作，按规定定期移交档案，任何人不得将档案材料据为己有或无故拖延归档。第六条 公司档案室的职责是：一、贯彻执行档案法和有关档案工作的方针政策，规划公司档案工作；二、制定公司档案工作规章制度，并负责贯彻落实；三、负责收集、整理、鉴定、统计、保管公司的技术、文书、商务等档案资料；四、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；五、开展档案的开放和利用工作；六、利用档案积极开展多种形式的企业文化教育活动； 第七条 各分公司、部室档案工作的职责是：一、学习和执行档案工作方针、政策和公司关于档案工作的各项规章制度；二、做好分公司、部室档案的形成、积累、立卷和移交工作；第八条 档案人员要努力提高政治与业务素质，忠于职守，严守机密，钻研业务，踏实细致，热心服务，保证工作任务的完成。第三章 文件材料的形成和归档第九条 各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。各部门应按工作程序进行文件材料的形成、积累，工作结束时，按归档要求经本部门负责人审查合格后归档。第十条 文件材料的归档范围：一、党群类：主要是指党委、纪检、工会、团委在工作过程中形成的有保存价值的文件材料。包括党委红头文件、各种党务活动材料等； 二、行政类：主要是指公司为保证政令畅通，保证经营管理活动的顺利进行而发放的有保存价值的文件资料。包括行政红头文件、公司年度工作报告、领导重要讲话、各种重要会议材料等；三、商务合同类：主要是指公司在对外商业活动过程中形成的有保存价值的文件资料。包括委托监理合同、施工承包合同等； 四、财务审计类：主要是指公司财务管理和会计活动中直接形成的文件材料。包括各类统计报表、财务报表、财务报告、投融资报告、各种财务凭证、审计报告等； 五、工程监理技术类：主要是指各监理项目运行过程中形成的有价值的技术资料。包括监理规划、监理组织机构、人员任命、监理实施细则、监理工作总结、重要技术方案的审核资料等； 六、科学研究类：主要是指自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片等； 七、基本建设类：主要是指基建综合管理和各项工程项目(包括新建、扩建、改建、维修等)全过程形成的文件材料。包括开工、竣工资料、施工图纸、决算资料等；八、试验仪器设备类：主要是指试验检测仪器设备综合管理和各种国产与国外引进的精密、贵重仪器设备(价值在10万以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、说明、维修和改进工作中产生的文件材料； 九、干部职工人事档案类：主要是指公司员工的年度花名册、人事档案、干部任免档案以及职工的合同、保险资料等； 十、业绩荣誉类：主要是指总公司、各分公司、各部室取得的工作业绩、荣誉，包括工程交竣工鉴定证书、奖杯、锦旗、荣誉称号等；第十一条 归档要求：一、实行由文件材料形成单位部门统一归档的制度；立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理组卷，并编写页号或件号，输入卷内目录、填写备考表，拟定案卷标题，注明密级和保管期限； 二、归档的文件材料应为正本，签署完备，格式统一，质地优良，符合规范和标准的要求；填写的字迹要工整，应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水，可用计算机打印； 三、文件材料整理立卷后，由立卷人经本部门负责人审查签字后，拟制移交清单，向公司档案室移交； 四、凡由几个部门合作完成的项目，由主办部门立卷归档；五、重要的、利用频繁的档案材料，可复制副本随原件一同归档，以便保护原件。第十二条 归档时间是：一、一般要求文书档案在次年六月底前将上年度形成的档案材料归入档案室； 二、商务监理合同应在合同签定后一个月内连同廉政合同、安全合同一并交档案室存档； 三、技术档案应在工程项目竣工验收后三个月内接收归档。第四章 档案的管理与保管 第十三条 对入库的档案做到分类科学、排架合理、整理系统、保管安全、统计正确、利用方便。 第十四条 严格执行安全和保密制度。档案库房、阅览室、办公室三分开，添置必要设备，要有“八防”措施，经常检查档案保管情况，确保档案安全。 第十五条 定期检查档案情况，发现破损、变质的档案，及时修补和复制。第十六条 档案人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走和销毁档案材料。第十七条 对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。第十八条 做好档案管理的各项基础工作和档案计算机管理工作，逐步实现档案的标准化、规范化的现代化管理。第十九条 档案工作经费，应列入公司预算，统筹解决。第二十条 建立档案借阅制度。借阅人在指定地点查阅，不得随意拆卷、抽取、涂改、损毁或转让他人。第五章 档案的开放与利用第二十一条 除有特殊规定的以外，档案室应将保存的档案，按照档案法和有关规定，向公司公布和开放，持有合法证明的单位和个人，都可利用已开放的档案。属下列情况之一的档案，不对外公布：一、涉及专利或者技术秘密的；二、涉及个人隐私的；三、档案形成部门规定限制利用的。第二十二条 档案室要编制各种必要的检索工具，逐步实现档案计算机检索，努力开发档案信息资源，积极主动做好提供利用服务。第二十三条 开放和利用档案必须遵循以下原则：一、本公司工作人员因工作需要，查阅已公开的档案材料，或查阅本人承办部分的未公开档案材料，经办理查阅登记手续，均可查阅；二、查阅本部门其他不予公开的档案，须经本部门负责人签字；三、重要的档案须经分管领导签字批准，方可借阅；第六章 档案的鉴定和销毁第二十四条 档案鉴定工作在分管领导主持下，由档案室、有关责任部门组成鉴定小组。其职责是调整密级和保管期限，提出销毁无保存价值档案的意见。第二十五条 档案保管期限分为永久、定期两种。划定的原则是：一、凡是反映公司主要职能部门活动、基本历史面貌和各项工作，具有长远利用查考价值的档案，列为永久。二、凡是在一定时间内公司进行各项工作需要利用查考的档案，可列为定期，定期一般分为30年