刍议电网企业差旅费报销分析.docx

刍议电网企业差旅费报销分析 摘要：本文针对电网企业差旅费报销业务管理现状，结合信息系统建设和应用情况，确定差旅费数据分析基础、框架与内容并提出改进建议，对于提高差旅费管理水平，强化风险防控具有较强的借鉴意义。 下载 关键词：差旅费；报销；分析 企业差旅费是指员工因公出差期间而发生的住宿费、交通费、伙食费和公杂费等各项费用，是一项重要性常规支出项目。电网企业员工差旅费主要包括参加各类会议和培训、线路巡视、营销推广、物资招标及驻厂监造等各类支出，一般占企业可控管理费用总额的比例较高，费用发生频繁，管控难度较大。 一、差旅费报销基本流程 随着电网企业信息化建设工作的不断深入，差旅费报销业务已实现线上处理，业务部门员工通过在员工报销系统中填写报销信息，包括出差事由、天数、地点、收款人等要素，系统根据有关补助标准自动计算伙食费和公杂费补助金额并生成待报销单据。同时，还需要上传报销发票影像，并与报销单据完成挂接后生成正式报销单据，单据经主管领导线上审批后在ERP系统中生成预制凭证，经财务人员审核后生成记账凭证。业务人员通过查询单据流转信息了解审批状态，确认审批通过后到财务部门办理报销收款。 二、管理中存在的主要问题 电网企业是资产资金密集型企业，计量装置涉及千家万户，供电线路跨越河流山川，资产分布广泛分散，供电营业所一般在各乡镇均有设立。为不断增供扩销，提高优质服务质量，并确保企业安全生产，上级单位和本级企业每年均会安排各类营销检查、施工监理、线路巡视及业务培训等工作。这种生产经营特点，特别决定了电网企业差旅费报销具有发生频次高、报销人员广、单次报销金额低，但年度费用发生总额高的特点。以线路巡视工作为例，安全管理部门按月制定巡线计划，巡视工人每月均会按计划开展线路巡视，做好鸟害防范、设备缺陷记录等工作。而供电线路短则几十公里，长则上百公里，完成一次巡视工作需要几天甚至一周才能完成，导致此类差旅费发生十分频繁。特别是检修公司，年发生差旅费报销单据上千笔，总金额一般占可控费用的比例会超过20%。对财务部门而言，差旅费报销占用了日常成本管理较多工作量，审核难度大，工作效率不高。在预算及成本管理方面，电网企业一般按照差旅费定额核定业务预算，根据单位定编人数，区分管理人员和一般人员比例，按照每人每年费用定额标准，计算确定差旅费年度预算。受物价水平和实际出差频次变动影响，科学合理的年度定额标准很难制定，如制定过高则不利于费用控制，存在费用套取空间，不利于风险防范；如制定过低又不能保证企业生产经营实际业务需求，挤占其他可控费用空间。在员工报销系统上线应用以前，差旅费出差频次、各类人员人均实际年发生金额难以计算，制定费用定额标准只能依靠大致估算，缺乏历史数据支持。 三、差旅费数据分析基础 差旅费报销业务实现信息化处理后，为深入开展数据分析提供了可能，分析数据主要来源于四个方面。一是员工报销系统基础数据。对于出差事由、地点及报销人等报销业务具体信息字段，可通过员工报销系统单据查询整理；二是差旅费账务数据。因报销会计凭证在ERP系统财务模块生成，可通过查询差旅费明细账和记账凭证获取报销账务处理信息；三是员工岗位信息基础数据。ERP系统上线后，人资模块实现对各单位全覆盖，人员岗位分类中的大类、中类和小类基本信息可通过人资模块获得；四是原始凭证影像信息。在办理报销业务时，业务人员扫描了有关发票影像并按报销单据号进行挂接，可通过对会计凭证的穿透查询进一步查看报销发票影像信息。 四、差旅费数据分析内容 综合员工报销系统基本业务信息及ERP系统人资模块和财务模块有关信息，可对电网企业差旅费报销开展多维度分析。一是费用构成分析。差旅费报销从内容上可划分为住宿费、交通费、公杂费及伙食补助四类。实际工作中，电网企业对不同级别人员住宿费报销标准有明确规定，对伙食费及公杂费补助按照供电区域内、省会城市及省外城市制定不同补助标准。简而言之，按照差旅费管理标准，四类报销项目之间以及单项报销项目与报销总额之间存在一定比例关系，如比例关系异常，则差旅业务报销的合规性及管理的规范性应予以重点关注。特别是对于没有住宿费及交通费报销发票，仅通过填写单据报销公杂费及伙食补助的业务，存在报销管控不严，滥发补助的可能性；二是组织机构分析。在ERP系统财务模块，电网企业一般按照本部管理部门、二级管理单位及不同班组划分成本中心，系统对差旅费报销记账凭证数据自动按成本中心归集。通过分析成本中心报销数据，并比对历史报销发生数据情况，可确定差旅费管理的重点机构、部门及班组。确定费用发生重点成本中心后，可进一步通过追踪员工报销系统报销单据，分析报销数据发生的合理性和规范性；三是岗位构成分析。按照电网企业员工岗位分类标准，员工岗位划分为经营类、管理类、技术类、技能类及服务类五类，并在ERP系统人资模块集成。通过导出员工报销系统报销单据，应用Excel有关函数以报销人为关键字段，与人资模块员工岗位分类信息进行匹配，可统计分析出电网企业每类员工差旅费发生实际情况，为进一步细化完善差旅费定额提供了数据基础；四是时间进度分析。电网企业生产作业和气候季节因素密切相关，并有较强的计划性。对东北地区，检修业务一般以春检、秋检的方式安排，而培训业务一般在冬季开展，招标业务按照年初规定批次进行。差旅费报销费用的发生，应与企业生产经营实际情况相吻合，如在年底出现费用集中报销，则存在突击花钱的可能性，应重点给予关注和审核；五是业务综合分析。对于通过费用构成、组织机构、岗位分类及时间进度分析，初步确定存在报销风险的业务，可通过系统远程追踪查看报销原始发票影像，进一步分析业务发生的真实性，必要时针对这些业务开展现场检查和审计。 五、有关启示与建议 一是提升完善系统功能。从目前财务信息化建设和应用实际情况看，现有信息系统功能还不能有效支撑差旅费数据分析需求，实际分析工作更多依赖人工导出基础数据后，应用Excel有关函数及数据透视表功能实现，工作效率有待进一步提高。未来应通过系统开发，集成人资模块岗位设置、人员分类等信息，包括集成财务稽核模块在内的有关数据，通过系统功能完善开发，自动开展差旅费分析。 二是完善细化定额管理。目前电网企业差旅费定额按照管理人员和一般人员两类人员制定，未按照供电企业岗位分类标准进一步细分。从分析结果看，输电运维及信息通信等小类人员年差旅费发生金额高于管理人员，与实际定额水平差距较大。未来应通过差旅费分析计算，参照历史费用实际发生水平，进一步完善细化定额管理，按岗位大类或中类甚至小类制定定额标准，提高差旅费定额管理的科学性。 三是强化报销风险防控。在当前形势下，电网企业对业务招待费及福利费等重要敏感性费用支出管控日益严格，如费用预算下达宽裕，基层单位存在通过差旅费报销，变通处理相关费用或发放补贴的可能性。为有效防范风险，一方面应强化差旅费日常报销审核和内部常规审计，加强日常过程管控；另一方面应通过对差旅费开展数据