OA办公自动化系统方案.doc

佳宝丽有限公司OA办公自动化系统规划方案一、需求分析 2.1 建设背景 现代社会是一个信息爆炸的社会，信息作为重要的战略资源，其开发与利用已成为企业竞争能力的关键标志和企业发展的重要推动力。随着市场经济的不断发展，企业竞争日趋强烈，国际化的合作不断增多，企业要在未来的市场竞争中占据主动地位，网络应用、信息化发展以及大规模的合作是必不可少的。信息产业、计算机技术、网络、通讯、多媒体、Internet的迅猛发展，使当今世界进入网络社会的前沿，集电视、电话、电脑、传真为一体的网络通信方式已成为当今社会的时尚。 在这场全球信息大潮中，我们的企业领导和决策人员面临着一个急需解决的问题：如何充分有效地利用企业内部、外部的各种信息进行办公整体作业的管理和企业发展战略的决策，极大地提高办公效率、提高管理水平和决策能力，使企业的日常运营纳入高效可靠的轨道。计算机产业的发展为我们提供了有力的工具，其优势在于信息处理速度快、准确性高，并可及时捕捉和反映企业的实时变动情况，通过完善的办公调度实现管理决策与经营的信息化，提高服务质量并由此提高经济效益。 2.2公司网络和业务系统现状 为了加快自身发展并适应逐步信息化的社会环境，各部门已经有一些自己的信息系统。我们必须充分认识到计算机信息系统的使用对自身发展的重大意义，并开始注重计算机在实际工作中的作用，但是，佛山市佳宝丽有限公司的计算机应用目前还处于初级阶段，一些应用系统的平台还比较低，办公网络应用很局限，无法满足公司经营管理的需求。 随着公司业务量的不断扩展，佛山市佳宝丽有限公司迫切需要现代化和高效率的办公方式来进行业务运作。而OA办公自动化信息系统的建立特别是Internet技术的应用是实现高效的办公的基础，它将起到准确、及时地收集公司内外部的各种数据信息，并及时加以处理，使信息交流自动化、规范化、科学化。 2.3 系统目标 本系统将充分利用现代化的计算机网络技术、组件技术、快速应用系统原型生成技术，按照“先进、开放”的原则，统一规划，统一实施，逐步构造佛山市佳宝丽了有限公司企业级Internet/Intranet网络平台。并在此平台上建设具有佛山市佳宝丽有限公司管理特点的各级业务管理系统。形成多层次，全方位的计算机应用体系，实现全公司的信息化管理。具体目标体现在以下几个方面： 信息成为一种资源：利用计算机技术，全面、及时、准确地收集各部门和分支公司的信息，并加以分析、归纳、总结，得出最佳管理方案，为公司的决策层服务。 1、实现企业管理规范化、科学化：以“统一标准，统一规划”为原则，量化管理为基础， 为公司各部门的管理提供科学的管理模型。 2、利用Intranet/Internet技术组建公司企业级通讯网络平台；3、以企业办公自动化为企业通讯平台、企业数据集成平台、工作流管理平台和知识管理平台，实现对企业物流、资金流内签审核工作流管理，业务报表查询和知识管理，实现无纸化办公。二、系统概述3.1 构建策略 公司信息化建设的具体实施应遵循“总体规划，分步实施，重点突破，全面推进”十六字指导思想。总体规划以根据公司战略与实际情况制定长远发展规划，首先解决管理瓶颈问题，集中资源，解决重点应用，待条件成熟，全面推进。根据公司的办公及业务需求，同时考虑到公司未来的发展规模，现阶段公司信息化的第一步就是推行OA办公自动化系统。公司OA办公自动化系统的建设应从以下几个方面出发： 3.1.1.按上市公司的规范运作为总体要求，结合现有办公实际情况和公司战略思路，在提高基础建设和实施要求、手段的同时，保证系统更新的平滑过渡。充分利用现有资源，保护原有投资。 采用当前主流技术及产品，保证投资的长期应用。 3.1.2.具有灵活的适应性和可扩展性，以便与财务管理、人事管理等其他系统的数据链接，将来也以便未来的机构改革和业务扩展时能够减少投入、快速更新。 广泛的信息交流、移动办公以适应迅速的信息发展，大规模的协作办公，以增强自身的市场竞争能力。 3.2系统功能说明 OA（办公自动化软件）是企业级办公管理平台，实现企业通讯、协同工作、处理企业工作流、企业数据集成应用和知识管理平台。OA是企业实现管理和业务集成应用的理想软件平台，通过集成数据智能系统实现对企业财务、ERP(企业资源管理系统)和CRM(客户关系管理)数据报表的访问，使企业决策层、计划管理层摆脱了企业虽建立了部门级管理系统软件，还要长期通过业务部门打印定期业务报表，提交企业中高层管理者阅读分析的模式，实现在OA系统中实时查询企业业务报表的需求。并通过与财务、ERP业务单据数据交流，实现无纸化审批的企业内签审核工作流管理。OA系统是企业全体员工应用的软件，是实现企业软件集成应用的平台。 3.3系统实施意义实施OA系统可帮助企业事业单位实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力；强化领导的监控管理；有效管理起有形（设备等）、无形(业务信息、知识)资产，避免流失；实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部的信息流。具体来说，实施协同OA办公自动化系统作用如下：n 建立内部的通信平台建立单位内部的消息中心，使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。n 建立信息发布的平台在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解企业的发展动态。n 实现工作流程的优化与自动化变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节。n 实现文档管理的自动化可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后，如企业来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。n 辅助办公它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。n 实现分布式办公变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。n 建立信息集成平台现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的，智能网络办公系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使企业员工能有效获取处理信息，提高企业整体反应速度。n 节省企业的办公费用支出将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。n 搭建知识管理平台系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。n 增强领导监控能力强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。三、项目计划1、 项目组织：成立OA项目实施小组，指定一名管理人员与一名信息部门主管为正副组长。人员安排应根据实际情况由人事部统一统筹调配。2、网络完善与建设：由于地域与厂区规划原因，生产1部办公室、采购科办公室、生产2部办公室、仓库科都没有与办公楼实现网络对接。现在由于OA系统对内部局域网的要求，必须相互做到无障碍连通。由于相隔距离超出普通双绞线的传输距离，必须采用光纤连接到办公楼主干网络。主办公室到办公楼大约150米，采购科办公室到办公楼大约400米，光纤造价约3元/米，另加光纤收发器4个，合计费用约2000元。注：由于分厂办公室设地不确定，暂时不予考虑连网。但保留对接接口,以备需时使用;3、软件选型：a、初步选型阶段(十数家) ,约谈4-5家;金和、用友、通达、新思创、金蝶、浪潮通软件、点击科技、神州数码、博科。该步骤完成的标志是：初步确定3-4家软件供应商，将每家的公司概况、软件功能介绍、系统报价、服务条款等编制成册。 b、精细选型阶段(2-3家) 精选的公司OA系统实施计划方案、每套方案的评价、详细的实施进度及进度控制方法。在这里要提出：考虑到公司已实施了金蝶财务软件，在挑选软件供应商的时候应该如何保障公司的利益，软件供应商必须提供接口程序保障现有资源不会浪费等等(这也属于风险计划的一部份)。 c、项目确认阶段(一至两家) 确认的公司(一家，以及候选一家)，该公司的项目计划交董事长批核。4、项目范围：由于现有基础网络设施的不完善，有两种方式可供选择：采取办公楼和研发楼的部门先实施，公司先计划在人力资源科、行政科、董事长办、财务科、营销科、资产科、工程科、项目科、品质科九个部门40个站点进行迸发(同时登录系统的用户数)实施。等生产1部、仓库科和采购中心网络建设完成后再把这三个部门纳入OA办公自动化系统。先构设光纤到地，等待厂房完工后，再铺设网线把生产1部和仓库科连接到办公楼主干网，也就是说完成所有网络建设后再在全公司范围内全面推行。5、项目费用： 硬件投入费用:公司目前的，实施OA系统以后，员工计算机部分可以继续使用的，有些需要加大内存与升级CUP，预计费用3000元，以实际使用为准。OA系统需要新购一台服务器，从DELL(戴尔)、HP（惠普）、IBM等大品牌主流机型中选择，预计费用10000元左右。合计硬件费用13000元。 软件费用:OA系统按站点收费，40个站点预计费用10元左右。 网络建设费用：2000元 项目总计投入费用约：3万元人民币。6、项目时间: 一个月完成系统测试与试用，第二月正式上线7、项目进度：A、项目选型阶段15天完成: 责任人:项目组长a、初步选型阶段(十数家) 7天完成; 责任人:IT部信息工程师(软件硬件)b、精细选型阶段5天完成 责任人:项目组长c、项目确认阶段3天完成责任人: 责任人:项目组长B、项目调研阶段10天完成承接项目确认阶段，主要是由已初步确认的软件供应商来进行市场调研。调研的时间安10天，每个部门至少两天，编写与提交调研报告规定在10天内完成。 承接项目的部门应在这期间整理公司的业务流程、目前存在的问题及分析对策、如何通过OA系统达到加强管理的目标等等。C、合同谈判期3天完成 (谈判成员: )三天左右就合同细节进行谈判，合同谈判由该项目经理负责，由公司董事长批核，付款条件(项目调研付5 %、预付百分比5 %、项目培训过程支付百分比 20 %、试用付百分比 50 %、验收完成付百分比 20 %)，具体百分比根据谈判结果而定。 D、项目培训期7天完成。8、培训计划：8.1.培训组织: 人事部; 责任人:人力资源主管;8.2.培训老师: 软件供应商专业顾问;8.3.培训考核:人事部+软件供应商培训老师;8.4.培训考核方式:试题与实操8.4.1.培训考核试题(含标准答案)由IT部信息工程师(含软件硬件)与软件供应商培训老师共同完成, 阅卷由IT部信息工程师完成,并形成汇总表呈报;8.4.2.实操由IT信息工程师)制定考核标准;按计划进行动态运作监督考核;计划OA实施培训需要一个星期时间，一般为每个部门一天，另集中培训两天。 应该由部门主管与操作员共同参加，培训的内容如下表：表2.OA的培训对象与培训内容培训对象培训内容培训时间培训教师培训形式高层领导 中层干部 业务骨干OA理念培训项目启动后一周内软件供应商安排以生动形式讲明