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档案管理纳入企业绩效考核的可行性研究 摘要：企业绩效考核是企业实现生产经营目标、提高工作效率的重要途径和方法。在目前的企业绩效考核中，却普遍尚未形成科学合理的“量化”评分体系，打分中无法摆脱“凭印象”、“看人缘”的怪圈。面对这一现象，应以独立模块的方式，将档案管理纳入企业绩效考核，发挥档案模块可量化评分的优势，加快企业绩效考核量化评分的改革进程，更好地为企业发展服务。 下载 关键词：档案管理 档案模块 绩效考核 量化 中图分类号：G271 文献标识码：A 企业绩效考核的核心目的是更好地管理企业，激发企业中全体部门、全体员工的活力，让成绩效益与工资挂钩、与奖金挂钩，是现代企业打破平均主义，调动所有部门、所有员工发挥主观能动性的有效方式，也是企业稳定健康持续发展的自由选择。 然而，企业绩效考核的现状却普遍不尽如人意。有些企业，在绩效考核中，对各个部门之间、所有人员之间直接打分，完全凭感觉，让绩效考核成了企业内部权衡、制衡的工具。稍好一些的企业，在绩效考核中加入了任务完成情况、协作精神、创新创造力等几方面的模块，强化了打分的科学性，但是依旧没有找到一个“量化”的标准，无法排除人为因素的干扰。为了推动企业绩效考核发挥其应有的作用，应当在企业绩效考核中，加入部分模块，采用量化标准，实现部分模块的量化打分，进而实现企业绩效考核科学合理的量化体系。档案管理因其自身的特点，应作为独立的模块，纳入企业绩效考核，成为企业绩效考核量化改革的中?粤俊? 1 企业绩效考核现状 目前，企业绩效考核普遍没有实现绩效考核设置的初衷，流于形式、表面功夫的现象比比皆是，甚至一定程度上打击了员工的工作热情，没有起到积极效果。究其原因，在于企业绩效考核尚未形成合理的量化方法，打分摆脱不了“凭印象”、“看人缘”的怪圈。 所谓“凭印象”，在不熟悉的部门之间尤为常见。身处一个大型企业，各部门之间有分工，并不是所有部门之间都有联系的机会，有些部门因职责划分，也许一直处于平行线上，很难有工作上的交集。在这种情况下，互相打分，就只能“凭印象”而为之了。 所谓“看人缘”，是量化之前的绩效考核都避免不了的弊端，也是令人诟病的所在。部门“一把手”负责制，是将责任有序划分的高效工作机制。然而这也造成在绩效考核中，各个部门互相打分时，部门“一把手”的人缘，则成了部门占比最高的权重。如果部门“一把手”在公司深得领导器重、颇有威望，则整个部门一起沾光；反之，则是部门全体员工一起受牵连，绩效考核反而成了不公平的制造者。 2 档案管理纳入企业绩效考核的原因 为了企业实现自下而上的完成生产经营的目的，树立全体员工的主人翁意识，企业应采取特定的标准和指标，运用科学的方法，将绩效考核客观量化。具体方式是在绩效考核的总分中，划定部分分数为档案模块分数，由档案管理部门负责该模块的分数评定工作。 第一，企业的档案管理部门通常隶属于企业总经理办公室等部门，身份上具有纳入绩效考核的条件。 企业总经理办公室等部门，在企业中的职能设置是协助领导处理企业日常工作，主管企业文秘、行政事务的综合职能部门，在企业中具有上传下达的工作性质，并直接由企业的总经理负责。档案管理部门作为企业总经理办公室中的一名成员，在这样的背景下，作为独立模块纳入绩效考核，具有得天独厚的条件。不仅身份上可以服众，客观上也在企业中肩负着作为先行者、先驱者的责任。档案模块以量化的打分方法，纳入绩效考核，是由企业总经理主抓企业绩效的体现，表现了企业标准化管理的决心，是企业综合管理量化、制度化的一面镜子。 第二，档案管理工作具有需要所有其他部门协作的鲜明特点。 档案管理工作可分解为收集、整理、归档这三大步骤。归档之后，档案管理部门可以通过开发利用、编纂创新，让档案增加附加值。但是档案管理部门永远不是一个“制造性”机构。档案管理开展的“第一步”，是从各个部门移交开始的，这是档案工作的先决条件，也是客观事实。这一鲜明特点，决定了档案管理工作与企业各个部门之间无一例外的紧密联系，档案管理部门与企业其他所有部门均具有协作工作的关系。 第三，档案管理工作具有以时间为节点、以归档卷数和件数等为统计依据的量化指标。 根据中华人民共和国档案法、国家档案局令第10号企业文件材料归档范围和档案保管期限规定、和企业档案管理规定等政策文件的有关要求，结合企业多年档案管理工作形成的工作方法，企业档案管理工作具有很强的时间节点特点，这样的时间节点可以成为量化打分中，毫无争议的评分标准。通常可理解为企业各个部门在每年的六月前，将前一年的文书档案、前两年的会计档案，移交至档案管理部门，即配合档案管理部门完成“收集”工作。档案管理部门在下半年，集中实施本年度档案的“整理和归档”工作。 各个部门向档案管理部门移交的文件，均可以以卷和件的方式进行精确的统计，这一数据客观精准，毫无修饰、商量空间可言。虽然因为各个部门因工作性质不同，档案移交的卷数件数具有客观上的差异，但不否认的是，移交档案卷数件数多的部门，档案工作量必然随之上升，在档案模块的绩效分数中获得更多的肯定，亦是合情合理。 由此可以看出，无论以移交文件的时间节点，还是以移交的卷和件的数量作为绩效考核中的量化打分指标，都具有客观性、真实性。这是无可辩驳的打分标准，完全避免的凭印象、看人缘的弊端。 3 档案管理在企业绩效考核中量化评分的实施方案 企业绩效考核的量化，不是一蹴而就的事情，要坚决规避“不管就乱、一管就死”的风险，最大限度发挥企业绩效考核的作用，促进企业的发展。档案管理作为企业绩效考核量化改革的一员，本着对企业负责、对部门负责、对个人负责的态度，应由简到难，在尝试中完善，在完善中圆满。 3.1以时间为节点作为考核标准 在档案的收集工作中，各个部门不能按时移交文件一直是一个困扰档案工作发展的问题。特别是在企业中，以生产经营为公司的主业，档案工作因其无法及时看到经济效益的自身特点，难免为其他工作让路，久而久之形成惯性，造成了收集工作年年催、一直催的现象，给档案工作带来了困扰。 在档案管理纳入企业绩效考核，开展量化评分的第一步，可以以时间节点这一简单、高效的方式进行打分。即如果六月之前，各个部门完成了档案移交，就是满分，否则没分。这种“非黑即白”的打分方式，看似不近人情，却是各方都无法挑出问题、瑕疵的方法，况且按时移交档案本也不是个难以完成的任务。所以，以时间节点作为绩效考核量化的第一步，是非常妥帖恰当的。同时，也是对档案收集时间要求以至于对企业制度的一次再强调。 3.2以归档卷数、件数作为考核标准 企业中各个部门对于档案的认识不同，重视程度也不尽相同。在各个部门归档时，有些部门能够抱着认真的态度，将部门有保留价值的文件均移交至档案管理部门，这给保留下尽可能多的有价值的文件创造了条件，也提升了档案管理的含金量。但是，还有一些部门，抱着应付了事、完成任务即可的态度，仅仅移交不得不归的文件，这就大大限制了档案管理的发挥空间。 将归档卷数、件数作为绩效考核量化的参照指标，具有数据清晰透明、客观真实的特点。但是，因为各个部门的工作职责不同，客观上会造成部分部门归档的卷数、件数具有先天的优势，比如人力资源部门会形成大量的人事任免档案。这时，如果完全用这一量化指标给绩效考核中的档案模块进行打分，不可避免的将造成对其他部门不甚公平的遗憾。面对这个问题，一方面，归档卷数、件数多的部门获得更高的?效考核分数，是对其档案工作难度大、任务重的鼓励；另一方面，企业可通过适当的调整变通，采取加权评分的政策，避免这种“不公平”造成的负面影响。 3.3 以档案质量、数量、完整度、时间等多项指标为基础，设计加权打分方案 企业绩效考核评分标准从来都是一个需要全局考虑，通过加权组合，从实际工作出发，巧妙设计各打分项的权重比例和打分标准，最终得到一个经得起推敲、耐得住考验的科学体系。缩影到档案模块作为绩效考核量化的重要组成部分，在经过以时间、卷数件数等简单明了的指标实践检验后，最终也要发展成为通过对各个部门的归档质量、数量、完整程度、归档时间等各个指标的综合考虑、科学测评，得出的一个经过加权之后的理想分数。 档案管理部门在绩效考核量化的完善中，要通盘考虑所需要的各种要素，以及各要素所占权重比例，并制定出各要素的打分标准。这一评分方式，要做到科学、合理、公正。这一工作，要成为档案管理部门在企业发光发亮的亮点工作，对档案管理部门在企业中的重视程度、在各个部门中的普遍评价起到积极的促进作用。 企业绩效考核为企业发展提供源源动力，对企业各个部门、全体员工应起到鼓励促进的作用，而不是又一官僚化的产物。将档案管理纳入企业绩效考核，是企业绩效考核通过量化，向科学、精准、高效发展的最优选择之一。这对档案管理部门而言，是挑战更是机遇。档案管理部门应借助企业绩效考核量化改革这一平台，改变刻板、陈旧、一成不变的既往印象，利用科学研判、合理评分，树立档案是企业一个严肃的、认真的、可依靠的力量的正面形象，担好企业绩效考核量化改革的责任，让企业绩效考核通过档案管理的加入，实现稳步发展，进而推动企业生产经营任务的有效完成。 参考文献：