企业文书档案管理浅析.docx

企业文书档案管理浅析 摘 要：企业文书档案作为记录企业生产经营活动的有力载体和记录，是企业文化的重要组成部分，也是企业在运营过程中对相关问题有据可查的依据，因此，对于企业的文书档案管理要格外重视，才能保证企业在企业文化建设完善、日常生产经营中的各项工作都真实可查。 关键词：企业；文书档案；管理 1 企业文书档案管理的意义 文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。企业的文书档案是企业各项经营活动的记录，是对以往的真实再现，汇集了企业发展的大量资料和信息，不仅对企业回顾发展有着重要的作用，对于企业关于未来的发展前景提供了可借鉴的经验记录。企业文书档案的管理完善，将企业以往发展的各项工作用文字记录下来，形成档案并根据不同的类别分门放置，有利于企业在生产经营活动中出现问题时及时、准确、快速地找到问题关键点，为迅速解决问题提供了可能。从企业的文书档案中，可以找到企业过去发展的轨迹，可以为企业未来发展提供可供借鉴的资料和数据，使得企业的管理层在做决策时能够更加有针对性和准确性。同时，企业文书档案的建立和管理，是建立健全企业文化的一部分，对于企业宣传和企业核心竞争力的形成具有重要作用。因此，对企业文书档案进行有效管理，是企业生产经营活动中不可或缺的部分，也是完善企业发展机制的一个重要组成部分。 2 当前企业文书档案管理存在的问题 （一）企业对文书档案管理的认识不够 由于企业文书档案管理一般是放在企业办公室等文职部门，不管是企业员工还是企业管理层，对企业办公室的印象都还停留在拟定通知、收发通知等与企业生产经营活动没有直接关系的层面上，所以，对要整理归档的企业文书档案工作不够重视。我国经济发展起步晚，但是发展速度很快，企业在发展的过程中也往往只注重效益增长等眼前能看到的利益，而对于企业的长远发展规划则略显薄弱，比如企业文化的建设就不够重视，企业文化建设机制不健全。企业领导层的注意力大部分放在如何将实际生产力和销售额提上去，没有意识到企业文化的建立健全对于企业的长远发展具有重要作用。企业领导层对企业文书档案管理的不重视，就导致企业员工觉得处理文书档案工作的部门无关紧要。企业对文书档案管理的宣传不到位，领导不重视，员工跟着感受不到文书档案管理的重要性，就使得处理文书档案管理工作的部门对此项工作更加不重视，那么企业的文书档案管理就越发不能发挥其长处，导致恶性循环。 （二）企业对文书档案的工作衔接机制不完善 企业文书档案工作一般是分开进行的，由于文书与档案的要求有时候会有不同的情况，所以在实际操作中，文书档案管理的工作往往会出现文化与档案的格式不一致，所用文种不同，编号不规范等问题，使得对文书的处理与档案的管理衔接不上，造成文书档案管理工作繁杂且不够标准。同时，由于文书档案是对企业生产经营活动中的文书的整理，那就需要企业生产经营活动中的相关部门提供材料，才可以顺利进行，但是企业的部门之间的工作以及所提供的资料往往不够及时和规范，甚至出现资料提供不完全的情况，这就导致企业文书档案管理的工作衔接不够流畅，阻碍了企业文书档案管理工作的顺利进行。 （三）企业对文书档案管理的现代化工具利用不足 互联网的产生对社会的影响深远，特别是人们的工作方式由此发生了很大变化。由互联网产生的很多办公工具在当下运用地十分普遍，现代化的办公工具和手段使得人们的工作变得轻松了不少，但是目前还有不少企业对文书档案管理还是将其作为纸质化处理，而没有采用电子化，使得企业文书档案管理工作既费人工又费时间，工作效率低下。而有的企业在文书档案管理中运用了电子化，但是只是将相关文书档案制成电子文稿，而没有根据相关的工具来进行有效的处理，使得电子版与纸质版差别不大，只是单纯地将纸质版的文字和材料搬上了电子文档，这样就不太符合现代化的企业文书管理要求，只是机械地进行模仿，而没有真正地将现代化技术与工具充分利用起来，不利于企业文书档案管理工作的开展。 3 提高企业文书档案管理的措施 （一）提高企业对文书档案的重视程度 企业文书档案就是企业文化中重要的一项，它是企业发展历程的记录，是将企业员工与企业发展紧密联系起来的一个重要纽带，通过对企业发展过程中相关文书的回顾，能迅速将企业的发展亮点以及特征展露出来，使老员工能够通过文书档案找到与自己共鸣的地方，也能使新员工能很快找到自己与企业的契合点，从而加强企业和员工之间的关系。因此，提高企业对文书档案管理工作的重视程度，对企业发展具有深远的意义。企业可以从管理层开始进行企业文书档案重要性的宣传和学习，使得领导认识到文书档案管理的重要性，从而在企业的决策上能够将重心稍微偏向文书档案管理上来，使得企业文书档案工作能够顺利开展。在企业将文书档案的用途以及重要性作专题讲座或是宣传，使得企业员工对文书档案能够有一个充分的认识，在了解其重要性的基础上，支持企业文书档案管理工作，保证企业文书档案工作的顺利展开，打好群众基础。 （二）建立健全企业文书档案管理机制 企业的文书档案管理工作离不开企业各个相关部门的支持，因此，建立健全企业文书档案管理机制，就需要企业各个相关部门的配合。将企业文书档案管理工作作为企业文化建设的一部分去抓，制定相关的管理制度，统一文书档案管理的格式、各类文件等的规范要求以及对资料的完整性也作一标准规定，使得企业其他部门在做相关工作时能够有所参照，解决了它们在文书档案工作中的疑虑和困惑，如此一来，它们的工作积极性和配合度就会相应增加，也为企业文书档案管理工作的部门解决了工作衔接不畅的问题。同时，多与相关部门进行沟通，建立部门之间的信息互通互联机制，畅通信息渠道，提高信息利用率。企业的文书就是文书档案的前奏，企业相关部门在拟定文书时就可以将文书档案管理的观念融入其中，做好材料的收集整理工作，为文书档案管理工作扫清障碍。同时，在文书档案工作处理中，应该严格按照专业的档案人员的要求，遵守先关法律法规，确保文件能够收集整理完整，同时根据不同要求进行科学分类，整齐归档。在处理新的文书档案时，要认真核查，发现不合规定的文件，及时联系相关负责人进行核实和情况说明，按照相关要求，依据程序将其退还或要求修改。 （三）利用现代化工具，提高企业对文书档案管理的利用率 企业之前的文书档案管理的工作一般是用纸质记录，这样既不便于翻阅查看也不便于保存，一旦年份过长，就会出现各种纸质文书档案堆放在一起丢也不是留也不是的尴尬场景。因此，信息化时代就要学会利用各种信息化的现代化办公工具和手段，使得企业文书档案管理方便易查而且省时省力。除了将纸质的文书档案制作成电子版之外，还要学会利用工具将其分门别类地排列好，甚至做成可以将其作为以后企业文化博览的一部分。利用网络档案管理信息系统等平台，将文书档案提供给平台，使公众能够通过平台对企业的各项可以公开的事务进行监督和查询，拓宽了企业文书档案管理的运用渠道，另一方面，也对企业文书档案管理工作进行了有利宣传