Excel是当今世界最为流行的电子表格处理软件之一.docx

Excel是当今世界最为流行的电子表格处理软件之一，是微软公司Office办公自动化套件家族成员之一。Excel不仅具备传统电子表格的一般功能，例如建立表格、填充数据、打印报表等，而且还具有较强的文字处理、图表绘制、数据库管理、决策支持分析等功能，并能与Internet网络共享资源。此外，Excel还能利用VBA语言开发面向特定应用的程序。本资料文字部分参考了鞠明君完全掌握Excel 2007的部分内容，在此表示感谢。1.1 Excel 2007概述1.1.1 Excel 2007的启动和退出一、启动Excel 2007启动Excel 2007常用以下几种方法：1、从开始菜单启动Excel 2007单击任务栏上左边的“开始”按钮，弹出“开始”菜单。依次单击“所有程序/Microsoft Office/Microsoft Office Excel 2007”菜单命令,如图1-1所示。图1-1 从开始菜单启动Excel 20072、利用Excel工作簿在任何地方选择任意Excel工作簿文件，双击即可启动Excel，同时自动加载该文件。3、利用“我最近的文档”单击任务栏上左边的“开始”按钮，选择“我最近的文档”菜单，其中列出的是最近使用过的各种文档。如果其中列出了最近使用过的Excel工作簿，选择其中一个单击即可启动Excel，并同时打开所选中的工作簿。4、双击Excel 2007图标如果Windows桌面上有“Microsoft Office Excel 2007”的快捷方式图标，双击该图标即可启动Excel 2007。二、退出Excel 2007退出Excel就是关闭Excel窗口，通常有以下几种方法：1、单击Excel窗口右上角的“关闭”按钮。2、双击Excel窗口左上角的“Office”按钮。3、单击Excel窗口左上角的“Office”按钮，再从弹出的菜单中选择“关闭”命令。4、按下键盘上快捷键Alt+F4。如果在退出之前，用户正在编辑文件，并且文件没有存档，那末在退出的时候系统将弹出保存提示对话框，如图1-2所示。如果需要保存文件，请单击“是（Y）”按钮。如果不需要保存文件，请单击“否（N）”按钮。如果要取消退出，则单击“取消”按钮。图1-2 保存提示对话框1.1.2 Excel操作环境和以前版本的Excel相比，Excel2007采用了全新的面向结果的用户界面。1、Excel 2007的界面每个Windows应用程序都有独立的窗口。启动Excel2007后将出现如图1-3所示的界面。Excel2007的窗口主要包括标题栏、功能区、表格操作区、状态栏等部分。图1-3 Excel2007操作界面2、Office按钮2007版的Microsoft Office System程序中的用户界面已经全面重新设计。“Office按钮”取代原有版本中的“文件”菜单，它位于Excel界面的上左上角，如图1-4所示。图1-4 Office按钮3、标题栏Excel 2007的标题栏也与以前版本不同。默认状态下，标题栏左侧显示“快速访问工具栏”，在标题栏的中间显示当前编辑的表格的文件名称。启动Excel时将创建一个空白的工作簿文件，默认的文件名为“Book1”。若按下快捷键将继续创建新的工作簿文件，Excel将分别以“Book2”、“Book3”等作为新文件的文件名。4、快速访问工具栏通常，“快速访问工具栏”在Excel工作簿的左上方，也可以在“Excel选项”对话框的“自定义”页面中选中“在功能区下方显示快速访问工具栏”复选框，将其放置在功能区下方。右键单击任何命令按钮，从弹出的快捷菜单选择“添加到快速访问工具栏”命令，将该命令按钮添加到其中，也可右键单击“快速访问工具栏”，在弹出的菜单中选择“从快速访问工具栏中删除”选项，将该命令按钮从工具栏中删除。5、功能区在Excel 2007中，功能区是菜单和工具栏的主要替代控件。为便于浏览，功能区包含多个围绕特定方案或对象进行组织的选项卡，每个选项卡上的控件进一步组织成多个组。功能区可比菜单和工具栏承载更加丰富的内容，包括按钮、图片库和对话框内容。功能区的常规选项卡如图1-5所示。图1-5 功能区选项卡，是面向任务设计的。组，每个选项卡中的组都将一个任务分成多子任务。命令按钮，每个组中的命令按钮执行一个命令或命令菜单。6、对话框启动器在功能区的某些组中，还显示有一个小的图标，如图1-6所示。这个图表为对话框启动器。图1-6 对话框启动器单击对话框启动器将打开相关的对话框或任务窗格，其中提供与该组相关的更多选项。7、状态栏Excel 2007的状态栏如图1-7所示。在状态栏中，可显示各种状态，也可进行很多快捷操作，如显示单元格的统计数据，设置表格的视图方式、调整表格的显示比例、录制宏等。图1-7状态栏右键单击状态栏，将弹出如图1-8所示的“自定义状态栏”菜单，单击对应的菜单项可在状态栏中显示或隐藏对应的项目。图1-8 自定义菜单栏1.1.3 Excel的基本概念1、工作簿工作簿是Excel2007用于处理和存储数据的文件，在启动Excel后产生的第一个空白文档“Book1”就是一个工作簿。工作簿是用户在Excel中所用的文件，所有对文件的操作在Excel中都变成了对工作簿的操作。每个工作簿都可以包含多个工作表，这些工作表可以是各种类型的，如：一般的工作表、图表工作表、宏工作表和模块工作表等。因此可在单个文件中管理各种类型的相关信息。工作簿可以由一个工作表组成，也可包含多个工作表。在Excel 2007中，工作簿中工作表的个数不再受限制，只要计算机的内存足够大，就可以增加任意多个工作表。在默认情况下，新建一个工作簿时将包含3个工作表。2、工作表工作簿由工作表组成，每个工作表在屏幕上占用相同的空间。工作表的名称显示在工作簿窗口底部的工作表标签上，通过窗口底部的工作表标签进行工作表的切换，活动工作表的标签处于按下状态，如图1-9所示。图1-9 工作表标签3、单元格Excel作为电子表格软件，其数据都在组成表格的单元格中完成。从图1-10可以看出，Excel将工作表分成很多行和列，这些行和列交叉构成了一个个的单元格。为了能够在工作表中浏览大量数据，Excel 2007支持每个工作表最多有1048576行、16384列。在Excel中，每个单元格都设置有参考坐标，称为“单元格的引用位置”，如图1-10所示，行坐标以数字表示（1-1048576行），列坐标以字母表示（A-XFD列）。对于某一单元格的引用，用列标加上行号表示，如位于第2行第2列的单元格，用B2表示。在工作表的某个单元格上单击鼠标，可选中该单元格。被选中的单元格周围会出现加粗的边框，其行号、列标也会以不同的颜色突出显示，同时，上方的编辑框中也会显示单元格引用，如图1-10所示的B2单元格。图1-10 单元格4、编辑栏编辑栏位于功能区的下方，表格的上方，如图1-11所示。图1-11 编辑栏编辑栏由3部分组成，分别为左侧的名称框、中间的功能按钮和右侧的公式框。（1）名称框名称框用于显示活动单元格的位置。但选择单元格或区域时，名称框中将出现相应的地址或区域名称。单击名称框右侧的下拉箭头，可从中选择已命名的单元格区域，在表格中选中单元格区域，在名字框中输入名称就可进行命名，对单元格或区域命名后，就可以使用该名称引用该单元格区域了。使用单元格名称可以快速跳到某个单元格上，如：在名字框中输入H20，并按“回车”键即可将活动单元格快速移动到第20行第H列。 （2）功能按钮功能按钮可用来调整名称框和公式框的大小。要将名称框的宽度调小或调大，将鼠标指针悬停在名称框和公式框之间，直到指针变为水平双箭头，左右拖动水平双箭头到所需的位置，单击水平双箭头或按“回车”键。另外，单击“函数”按钮，可在活动单元格中插入函数。（3）公式框编辑栏右侧的是公式框，用于向活动单元格输入、修改数据。当向单元格中输入数据时，在名字框和公式框之间出现两个按钮，如图1-12所示，单击“确定”按钮，确认该单元格的内容，退出编辑状态。单击“取消”按钮，取消对该单元格的编辑。图1-12 公式框1.1.4 使用功能区1、功能区的组成功能区可以帮助用户快速找到完成某一任务所需的命令。命令被组织在逻辑组中，逻辑组集中在选项卡下。每个选项卡都与一种类型的活动（例如为页面编写内容或设计布局）相关。功能区有三个基本组成部分，如图1-13所示。图1-13 功能区（1）选项卡功能区顶部有8个选项卡。每个选项卡代表在Excel中执行的一组核心任务。（2）组每个选项卡都包含一些组，这些组将相关命令项显示在一起。（3）命令命令是指按钮，用于输入信息的输入框或命令列表等。2、操作功能区用鼠标单击相应的按钮即可调用指定的功能。1.1.5 使用对话框在Excel 2007的功能区中包含了很多常用的设置选项，但在进行某些操作时，还是需要调用对话框来进行更详尽的设置。1、对话框的组成对话框是用来与Excel程序进行对话的窗口。它允许用户在窗口中输入交互数据或进行相关设置，在Excel中会大量的使用对话框。典型的对话框如图1-14所示，该对话框包含了很多控件，如“下拉列表框”、“单选按钮”、“命令按钮”、“复选框”、“数值调节钮”等。图1-14 对话框除了图1-14所列的控件外，常见的对话框控件还有很多，下面简单介绍常见控件及其作用。（1）标签标签是用来显示一段固定文本，主要用作提示信息。（2）文本框文本框是一类基本控件，与标签控件不同的是，文本框允许用户直接在其中输入文字。单击文本框时，文本框中将显示一个闪烁的光标作为插入点。（3）命令按钮命令按钮是对话框中使用十分频繁的一个控件。在命令按钮上有提示文字，用户单击该按钮，应用程序将调用程序完成相应的功能。（4）列表框列表框由一个方框、一些位于方框中的项目列表以及方框旁边的滚动条组成，通过使用滚动条或单击滚动条箭头可上下滚动查看列表。单击选中项目可完成相应的功能。（5）下拉列表框下拉列表框由一个文本框和一个下拉箭头组成，单击下拉箭头可打开一个下拉列表，用户可在列表中查找并选择对应的选项。（6）单选按钮单选按钮总是成组使用，用于显示多个选项，但只能从中选择一项。被选中的单选按钮旁边带有一个点的标记。（7）复选框复选框控件用来指示选项是打开还是关闭。每个复选框都是独立的，各复选框可分别进行作。选中复选框时，其左侧的框中便出现一个对勾标记，再次单击该复选框，则取消对勾标记。（8）数值框数值框控件由一个显示数值的文本框和文本框右侧的上下箭头组成。单击右侧上箭头，可以使文本框中的数值增加，单击向下箭头可使文本框中的数值减少，也可直接在文本框中输入数值。（9）选项卡很多对话框包含不止一个对话框窗口。利用选项卡可以在多个对话框窗口中来回切换，但单击某一选项卡时，就可以切换到相应的对话窗口。2、操作对话框对话框的操作包括对话框的移动、关闭、对话框中的切换及时用对话框中的帮助信息等。（1）移动对话框用户要移动对话框时，可以在对话框的标题上按下鼠标左键，将对话框拖动的目标位置再松开。（2）关闭对话框打开对话框进设置之后，无论是否采用对话框中的设置值，都需要退出对话框以便进行后续的操作，关闭对话框的方法有以下几种。单击对话框中的“确认”或“应用”按钮，可在关闭对话框的同时保存用户在对话框中所作的修改。如果用户要取消所做的改动，可以单击对话框中的“取消”按钮，或者直接在标题栏上单击“关闭”按钮。（3）选项卡的切换由于有的对话框中包含多个选项卡，在每个选项卡中又有不同的选项组，在操作对话框时，可以用鼠标单击对应的选项卡实现切换。1.2 输入和编辑数据1.2.1 Excel的数据类型在Excel 2007中，一个工作簿可以包含任意多个工作表。每个工作表由大量的单元格所组成。每一个单元格可以保存3种基本类型的数据：数值、文本、公式。数值和文本可以直接在单元格中输入，这些数据包括数值、日期、时间、文字等，并且编辑完成后数据值将保持不变。公式就是以“=”（等号）开始的一串数值、单元格引用位置、函数、运算符号的集合，其值会随着工作表中引用单元格的变化而变化。所以这3种数据也可以说成两种类型：常量和公式。1.2.2 手动输入数据输入数据可以直接在单元格内进行，也可以在编辑栏里输入。但各单元格数据输入可采用如下步骤。1、选定需要输入数据的单元格，如B2单元格。2、输入数字或文本，按“回车”或键，或单击编辑栏上的“确定”按钮即可。在输入数据时，若需要更改数据，可以按键盘上的键，状态栏左下角显示的“输入”将变为“编辑”，表明现在是编辑数据状态，当编辑完成后，按“回车”键或单击公式栏中的“确定按钮”。输入完数据后可以直接在单元格中更改数据，只需在单元格上双击鼠标左键就可进入“编辑”状态，此时可直接更改数据，更改完成后，按“回车”键。1.2.3 填充数据填充数据包括记忆式键入、日期序列填充、数值序列填充、文本序列填充以及自定义序列填充等内容。1、设置记忆键入为了快速输入数据，可以让Excel自动重复数据或者自动填充数据。如果在单元格中输入的前几个字符与该列中已有的项相匹配，Excel会自动完成包含文字或文字与数字组合的项。只包含数字、日期或时间的项不能自动完成。Excel仅在插入点处于当前单元格内容的末尾时，才完成自动输入。2、使用填充柄利用自动填充进行数据输入离不开填充柄，填充柄就是选定区域右下角的一个黑色小方框，如图1-15所示。拖动填充柄之后，出现“自动填充选项”按钮，单击此按钮，将列出如图1-16所示的填充项目，包括：复制单元格、仅填充格式、不带格式填充。图1-15 填充柄图1-16 填充柄选项例如：利用填充柄复制数据（1）选择需要复制数据的单元格，如图1-17所示。（2）用鼠标左键拖动右下角的填充柄，到需要填充的B10单元格，如图1-17中图所示，得到如图1-17右图所示的填充效果。 图1-17 利用填充柄填充数据3、使用填充命令在填充数据时可以使用填充命令，用相邻单元格或区域的内容填充活动单元格或选定区域。4、日期/时间序列填充制作工作表时，如果所填充的数据类型是按照某一数据系列扩展的，如：编号、标题、日期或时间，Excel的自动填充功能使填充这种序列变得简单，可以自动填充日期、时间和数字系列（包括数字和文本的组合系列），如：一月、二月、三月，或第一季度、第二季度、第三季度等。5、数值序列填充如果选定区域包含数据，可以控制要创建序列的类型。数值序列最常见的是等差数列和等比数列。建立等差序列时，Excel通过对每个单元格值依次添加“步长值”（正数或负数）来决定数据的升序或降序，在等差序列中相邻之间的差值相等。建立等比序列时，Excel通过对每个单元格值依次乘以“步长值”计算出序列。等比序列中相邻之间的比值相等。6、文本序列填充文本序列是对文字中存在的数字序列进行填充，文字部分不会变化。如果文字中不存在数字，文本序列的填充仅仅完成复制。1.2.4 编辑单元格内容电子表格中的业务数据经常需要修改，熟练掌握常用的编辑方法，可以快速完成工作表的编辑。编辑操作可以直接在单元格中进行，也可在编辑栏中进行。1、插入点对单元格中的数据进行编辑之前，需要首先激活单元格，激活单元格有两种方式。（1）双击单元格激活单元格的文字输入区，就可以在单元格内对数据进行编辑操作，这是，应该看到单元格中有闪烁的光标（插入点）存在，如图1-18所示。图1-18 激活单元格（2）激活单元格所对应编辑栏的文字输入区，这是可以在编辑栏中对数据进行修改，同时，修改的结果即在单元格中呈现出来，如图1-19所示。图1-19 激活编辑栏插入点主要用于指明当前文字录入的位置。通过移动插入点，可以设置当前编辑内容的输入位置。所有后续操作都从当前的插入点开始。2、插入操作在Excel中，可以根据需要向工作表插入单元格以及整行或整列，并对其进行填充。（1）插入单元格在某个位置插入单元格，可以按照以下步骤进行。单击选择要插入单元格的位置。在“开始”选项卡的“单元格”组中，单击“插入”按钮，打开如图1-20所示的命令列表。图1-20 插入命令列表选择“插入单元格”命令，将弹出如图1-21所示的对话框。图1-21插入若选中“活动单元格右移”，则当前位置被插入新的单元格，原来的单元格向右移动。若选中“活动单元格下移”，则当前位置被插入新的单元格，原来的单元格向下移动。（2）插入整行或整列若在表格中插入整行或整列，可以按照以下步骤进行操作。单击选择要插入行或列的位置。在“开始”选项卡的“单元格”组中，单击“插入”按钮，打开如图1-20所示的列表。选择“插入工作表行”命令，将在当前活动单元格位置插入新行，原来的数据向下移动。选择“插入工作表列”命令，将在当前活动单元格位置插入新列，原来的数据向右移动。其实，在插入单元格时也可以插入行或列，在图1-21所示的“插入”对话框中选择“整行”或“整列”即可。3、删除操作可以从表格中删除单元格、整行或整列的数据。（1）删除单元格要删除某个单元格，可以按以下步骤操作。单击选择要删除的单元格。在“开始”选项卡的“单元格”组中，单击“删除”按钮，打开如图1-22所示的命令列表。图1-22 删除命令列表选择“删除单元格”命令，将弹出如图1-23所示的对话框。图1-23 删除若选中“活动单元格左移”，则当前单元格被删除，原来的单元格左移动。若选中“活动单元格上移”，则当前单元格被删除，原来的单元格向上移动。（2）删除整行或整列若在表格中删除整行或整列，可以按以下步骤进行操作。选择要删除的行或列，或单击选择要删除行或列的某个单元格。在“开始”选项卡的“单元格”组中，单击“删除”按钮，打开如图1-22所示的列表。选择“删除工作表行”命令，可讲当前单元格所在行删除，下方单元格上移。选择“删除工作表列”命令，将在当前单元格所在列删除，右侧单元格左移。4、清除操作清除操作和删除操作不同，如果删除单元格，Excel将从工作表中移去这些单元格，并调整周围的单元格填补删除后的空缺。而清除操作只是删除了单元格中的内容，清除后的单元格仍然保留在工作表中。5、移动或复制单元格中的数据在Excel中，可通过鼠标拖动进行数据移动和复制操作，也可通过剪切板进行数据移动和复制操作。1.2.5 撤销、恢复操作在单元格的编辑操作中，如果发现操作错误，可以按键来取消对单元格内容的修改。但是，当以确认了对单元格的修改，却又因为某种原因希望取消该操作时，就只能够使用Excel的撤销命令了。在Excel中，可以撤销和恢复多达100项操作，在保存工作表之后，也可以重复任意次数的操作。1.3 操作单元格和区域1.3.1 选取单元格在Excel中编辑数据前必须先选定操作对象。此对象可以是一个单元格，也可以十多个单元格（也成为单元格区域），还可以是行和列。1、选取一个单元格当启动Excel并打开工作簿时，工作表中的第一个单元格（即A1）是处于选中状态的，被选中的单元格周围带有粗黑边框。可以用鼠标单击所需的单元格，来选取一个单元格，被选定的单元格成为活动单元格，其边框为粗黑线条。2、选取单元格区域所谓单元格区域，使指工作表中的两个或多个单元格。区域中的单元格可以相邻，也可以不相邻。可以使用鼠标选择单元格区域，也可以使用键盘按键选取单元格区域。选取一个单元格区域后，所选定的区域以反色显示。可以使用如下几种方法进行选择。用鼠标指针指向起始单元格，按下鼠标左键，拖动鼠标到结束单元格，释放鼠标左键，完成单元格区域的选定。在任意位置单击鼠标左键将取消所选定的区域。用鼠标指针指向起始单元格或用键盘光标键指向起始单元格，按下键，用鼠标或键盘光标指向终止单元格，再按下键，完成单元格区域的选定。用鼠标指针指向起始单元格并单击（或用键盘光标键指向起始单元格）选择，按下键的同时用鼠标指针或键盘光标指向终止单元格，完成单元格区域的选定。3、选取整行或整列通过在工作表行（或列）标题上进行操作，可选择整行或整列。行标题和列标题的位置如图1-24所示。图1-24 工作表的行标题和列标题将鼠标指针移动到工作表左边的行标题时，鼠标指针将显示为指向右方的箭头，这时单击鼠标左键，即可选取该行的所有单元格，选定的整行将以反色显示，如图1-25所示。图1-25选取整行将鼠标指针移动到工作表上边的列标题时，鼠标指针将显示为指向下方的箭头，这时单击鼠标左键，即可选取该列的所有单元格，选定的整列将以反色显示，如图1-26所示。图1-26选取整列在行标题或列表题上拖动鼠标，既可选择相邻行（或列）的所用单元格区域。4、选取所有单元格若要选取所有单元格，常用以下两种方法进行操作。单击工作区左上角的“全选”按钮，如图1-27所示。图1-27 全选按钮按快捷键可选择整个工作表。1.3.2 调整单元格通常单元格以默认大小出现，当在单元格中输入过长文本时，文本将不能被完整地显示出来，这时就需要调整单元格的宽度。在有的情况下，还需要调整单元格的高度以容纳更多的内容。1、单元格的合并与拆分在Excel单元格的操作中，可以将两个或多个选定的相邻的单元格合并产生一个外观更大的单元格，称作合并单元格。合并单元格后，将使用原始选定区域的左上角单元格的引用来代表被合并的单元格。例如，将A1：C1单元格区域合并后，该合并区域的引用为A1。当合并两个或多个相邻的水平或垂直单元格时，这些单元格就成为一个跨多列或多行显示的大单元格。其中一个单元格的内容出现在合并单元格中，如图1-28所示。图1-28 合并单元格（1）合并单元格合并单元格的操作很简单，步骤如下。选择两个或多个要合并的相邻单元格，如图1-28所示的A1：E2区域共计10个单元格。在“开始”选项卡的“对齐方式”组中，单击“合并后居中”按钮，如图1-29所示。图1-29 合并后居中所选单元格区域将在一个行或列中合并，并且单元格内容将在合并单元格中居中显示。要合并单元格而不居中显示的内容，单击“合并后居中”按钮旁的箭头，单击“跨越合并”或“合并单元格”按钮，如图1-30所示。图1-30 跨越合并若要更改合并单元格中的文本对齐方式，选择该单元格，在“开始”选项卡的“对齐”组中，单击任意对齐方式按钮。（2）拆分合并的单元格对于合并的单元格，还可将其再拆分为原来的单个单元格，拆分单元格的步骤如下。选择准备进行拆分的合并单元格。在“开始”选项卡的“对齐方式”组中，单击“合并后居中”按钮，取消其选中状态。合并单元格的内容将出现在拆分单元格区域左上角的单元格中，一个合并单元格重新拆分成多个单独的单元格。2、调整列宽在Excel工作表中，如果单元格的宽度不足以显示整个数据时，在单元格上的数据将以科学计数法表示或都被填充成“#”形式。当列被加宽后，数据就会显示出来。调整列宽最简单的方法就是用鼠标进行拖动，其操作步骤如下。（1）选择需要调整宽度的列，可以是一个、多个或全部列。（2）将鼠标移至所选列的列标题右边框上，定位正确后鼠标指针变为一个黑色水平双箭头，如图1-31所示。图1-31 拖动列宽（3）左右拖动列标题的右侧边界，即可调整列的宽度，直到达到所需列宽。如果选择了多列，则各列的宽度都将调整为相同的宽度。3、调整行高调整行高最简单的方法就是用鼠标进行拖动，其操作步骤如下。（1）选择需要调整高度的行，可以是一个、多个或全部行。（2）将鼠标移至所选行的行标题下边框上，定位正确后鼠标指针变为一个黑色垂直水平双箭头，如图1-32所示。图1-32 拖动行高（3）上下拖动行标题的下边界，即可调整行的高度，直到达到所需行高。如果选择了多行，则各行的高度都将调整为相同的高度。1.3.3 管理批注在Excel中，可以通过插入批注来对单元格添加注释性文本，如对于公式单元格，可在批注中写出公式的计算依据等。批注中的文字可以进行编辑，对于不需要的批注，也可以将其删除。1、添加批注可以向工作表中的每个单元格添加不同的批注，具体方法如下。（1）单击要添加批注的单元格。（2）在“审阅”选项卡的“批注”组中，单击“新建批注”按钮，如图1-33所示。图1-33 新建批注（3）在单元格右侧出现批注文本框，在其中输入批注文字，如图1-34所示。图1-34 新建批注（4）对于批注文字，可以设置文本格式。为了能够随单元格一起看到批注，可以选择包含批注的单元格，在“审阅”选项卡的“批注”组中，单击“显示/隐藏批注”按钮。如要在工作表中显示所有批注，单击“显示所有批注”按钮即可。2、编辑批注对批注中的文字，可根据需要进行编辑，编辑批注的具体步骤如下。（1）单击包含要编辑的批注的单元格。（2）在“审阅”选项卡的“批注”组中，单击“编辑批注”按钮（如果所选单元格没有批注，该按钮显示为“新建批注”）。3、删除批注当工作表中添加的批注不需要时，可将其删除。删除批注的具体步骤如下。（1）单击包含要删除的批注的单元格。（2）在“审阅”选项卡的“批注”组中，单击“删除”按钮。1.4 格式化工作表对于工作表中的单元格，在输入数据时可以不必在意数据的显示方式。在输入数据完成后，通过调整它们的显示和打印格式，使工作表的内容正确显示，便于阅读，可以美化工作表。Excel的格式化设置只改变数据的显示和打印方式，不会改变数据在单元格中的存储值，也不影响数据参与运算。1.4.1 设置字体在Excel中，能够使用Windows丰富多彩的字体资源进行完美的字符格式操作。字体格式化包括设置字体、字号、颜色、背景图案等。在“开始”选项卡的“字体”组中提供了常用的字体格式化命令，如图1-35所示。图1-35 字体格式化命令（1）设置字体Excel可使用Windows提供的各种字体，使用功能区中的“字体”列表框来选择字体是最简单的方法，具体操作步骤如下。单击选择要改变字体的单元格或单元格区域（也可只选择单元格中的部分文字）。在“开始”选项卡的“字体”组中，单击“字体”下拉列表框右侧的箭头，列表框中将列出现在可用的字体，如图1-36所示。图1-36 选择字体在字体列表框中将显示字体的外观，在Excel 2007中，将鼠标指针移到字体名上时，单元格中的文字马上改变为对应的字体样式，可方便地预览设置的效果。找到需要的字体后，用鼠标单击字体名即可将单元格的文字设置为指定的字体。（2）设置字号字号是指文字显示的大小，改变字号可以按照以下步骤进行操作。单击选择要改变字号的单元格或单元格区域（也可只选择单元格中的部分文字）。在“开始”选项卡的“字体”组中，单击“字号”下拉列表框右侧的箭头，列表框中将列出现在可用的字号（单位为磅，数字越大表示字号越大），如图1-37所示。图1-37 选择字号将鼠标指针移到不同的字号上，单元格中的文字马上改变为对应的字号大小，选择合适的大小后单击鼠标左键。在字号列表中显示的最大值为72磅，如果还需要更大的值，可单击“字号”输入框，在其中输入具体的数值，输入的范围为1-409磅。（3）设置字形字形包括设置加粗、倾斜和下划线等格式，如图1-38所示。图1-38 字形按钮通常将文字设置为加粗，倾斜和下划线的目的是为了醒目，可按以下步骤进行操作。单击选择要改变字形的单元格或单元格区域（也可只选择单元格中的部分文字）。在“开始”选项卡的“字体”组中，单击相应的按钮。如果要取消文字的字形格式，可以再次单击对应的按钮。（4）设置字体颜色将字体设置适当的颜色，可以起到突出主题的作用，可以使表格更美观。为文字设置颜色的步骤如下。单击选择要改变字体颜色的单元格或单元格区域（也可只选择单元格中的部分文字）。在“开始”选项卡的“字体”组中，单击“字体颜色”按钮右侧的箭头，打开颜色板，如图1-39所示。图1-39 选择字体颜色将鼠标指针移到某种色彩上时，单元格中的文字颜色随之改变，选择合适的颜色后，单击鼠标左键。如果颜色板中的色彩都不满意，可单击下方的“其他颜色”命令，打开如图1-40所示的“颜色”对话框，选择更丰富的色彩。图1-40 调色板1.4.2 设置对齐方式在Excel中，文字的对齐是相对单元格的边框而言的。可以使用功能区的命令来设置对齐方式，也可以使用“设置单元格格式”对话框来设置对齐方式。在“开始”选项卡的“对齐方式”组中，有各种对齐方式的设置命令，单击相应的按钮可快速设置单元格中的万字的对齐方式，如图1-41所示。图1-41 对齐方式（1）基本对齐操作基本对齐操作包括文本的左对齐、右对齐和居中对齐，在Excel中，还将“顶端对齐”、“垂直对齐”和“底端对齐”这三个垂直对齐选项放在功能区中，方便用户快速设置垂直对齐方式。设置垂直对齐，可按以下步骤操作。选择单元格或单元格区域。在“开始”选项卡的“对齐方式”组中，单击对应的按钮即可。各种对齐方式如图1-42所示。图1-42 对齐方式（2）合并后居中在制作表头时，经常需要将多个单元格合并为一个单元格，这时可以使用“合并后居中”按钮，有关合并单元格的操作可参阅“1.3.2调整单元格”。（3）缩进文字通过对文字的缩进操作，可以改变单元格中文字与单元格左边框的距离。在“开始”选项卡的“对齐方式”组中提供了“减少缩进量”和“增加缩进量”两个按钮，可对文本的缩进方式进行设置。1.4.3 设置填充颜色和底纹用户不仅可以改变文字的颜色，还可以改变单元格的背景颜色，给单元格添加底纹效果，以突出显示或美化部分单元格。给单元格添加底纹，既可以使用“字体”功能区的“填充颜色”按钮来进行设置，也可以使用“设置单元格格式”对话框为单元格加上不同背景颜色或添加图案底纹。在“开始”选项卡的“字体”组中，有一个“填充颜色”按钮，单击该按钮可以为单元格填充颜色，具体步骤如下。选择需要格式的单元格或单元格区域，如图1-43所示的A3：E3。图1-43 选择填充区域在“开始”选项卡的“字体”组中，单击“填充颜色”按钮右侧的下拉箭头，打开如图1-44所示的“颜色”下拉面板。图1-44 填充颜色调色选择合适的颜色，结果如图1-45所示。图1-45 区域填充颜色后的效果3、设置工作表背景在Excel中，可以将图片设置为背景。工作表背景不会被打印，也不会保留在另存为网页的项目中，填加工作表背景的步骤如下。（1）单击选择要为其设置工作表背景的工作表。（2）在“页面布局”选项卡的“页面设置”组中，单击背景按钮，如图1-46所示。图1-46 页面布局（3）在打开的“工作表背景”对话框中选择作为背景的图像文件，单击“插入”按钮，则所选图片将填入工作表中，如图1-47所示。图1-47 设置工作表背景1.4.4 设置单元格边框工作表中可以在单元格周围快速添加边框和删除边框，可以是左侧、右侧、底端和顶端的水平线和垂直线的任意组合，以获得各种不同的边线格式效果。单元格的边框有一个特点，单元格与其相邻的单元格共享边框线。边框线只和应用的单元格一起打印出来。1、使用功能区设置边框在“开始”选项卡的“字体”组中，有一个设置边框的按钮，使用该按钮设置单元格边框的具体步骤如下。（1）选择要添加边框的单元格区域，如图1-48所示的A3：E5。图1-48 选定设置边框的区域（2）在“开始”选项卡的“字体”组中，单击“边框”按钮右侧的下拉箭头，打开边框设置命令列表，如图1-49所示。图1-49 边框类型（3）根据需要在列表中选择边框线，得到如图1-50所示的边框效果。图1-50 边框设置后的效果2、使用对话框设置边框通过“设置单元格格式”对话框可设置单元格的边框，具体步骤如下。（1）选择要添加边框的单元格区域。（2）在“开始”选项卡的“字体”组中，单击右下角的“对话框启动器”按钮，可打开“设置单元格格式”对话框，单击“边框”选项卡，如图1-51所示。（3）在“样式”列表中选择线条的类型，在“颜色”列表中选择线条的色彩。（4）单击“边框”中的各按钮，可为所选区域添加对应的边框线。再次单击某按钮时，将取消该类型的边框线。另外，预置区域有3个按钮。（5）单击“确定”按钮。注意：必须按以上顺序设置边框，才能达到预定效果。图1-51 边框设置对话框1.4.5 设置数据格式在工作表的单元格中输入的数据，通常按常规格式显示，但这种格式可能无法满足用户要求。Excel对常用的数据格式进行了设置并加以分类，包含了常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、特殊以及自定义等数据格式。通过应用不同的数据格式，可以更改数据的外观而不会更改数据，数据格式并不影响Excel用于执行计算的实际单元格值，实际值显示在编辑栏中。要设置数据格式，可通过“开始”选项卡的“数字”组的命令来完成（图1-52所示）。1.5 页面设置和打印操作对于在Excel建立的工作表，在完成对工作表数据的输入和编辑后，可以轻松的打印成报表。打印Excel报表非常简单，只需很简单的设置就可以打印出具有良好格式的报表。1.5.1 页面设置在打印工作表之前，可根据需要对工作表进行一些必要的设置，如页面方向、纸张大小、页边距等。1、设置页面方向页面方向是指页面是横向打印还是纵向打印。若文件的行较多而列较少则可以使用纵向打印，若文件的列较多而行较少则可以使用横向打印。可以在工作表中直接更改工作表页面的方向，以便在编辑工作表时查看其打印效果，也可以在准备好打印后在“打印机属性”对话框中选择工作表页面的方向。2、设置页边距页边距是指正文与页面边缘的距离。页边距设置的步骤如下。(1)在“页面布局”选项卡的“页面设置”组中，单击“页边距”按钮，打开如图1-53所示的命令列表。图1-53 设置页边距(2)若要显示更多选项，可单击“自定义页边距”命令，在“页面设置”对话框的 “页边距”选项卡上设置页面的上、下、左、右边距大小，如图1-54所示。图1-54自定义页边距3、设置纸张大小设置纸张的大小就是设置以多大的纸张进行打印，如A3、A4等，具体步骤如下。在“页面布局”选项卡的“页面设置”组中，单击“纸张大小”按钮，打开如图1-55所示的命令列表，用鼠标单击选择所需纸张大小。图1-55 设置纸张大小4、设置打印区域正常情况打印工作表时，会将整个工作表都打印输出。有时，只需要打印工作表中的某一部分，其他单元格的数据不要求（或不能）打印输出。这时，可通过舍之打印区域来完成该功能，具体操作步骤如下。(1)在工作表中选择需要打印输出的单元格区域。(2)在“页面布局”选项卡的“页面设置”组中，单击“打印区域”按钮，打开如图1-56所示的命令列表。图1-56 设置打印区域(3)单击选择“设置打印区域”命令，经所选区域设置为打印区域，这时，该区域周边将出现一个虚线边框。以后对此工作表进行打印或打印预览时，将只能看到打印区域内的数据。激活工作表后，在图1-56所示命令组中选择“取消打印区域”命令，可取消前面设置的打印区域，既又可打印输出整个工作表的数据了。1.5.2 打印输出打印项目设置完成后，并且打印预览效果也较为满意时，就可以在打印机上进行真实报表的打印输出了。具体的打印步骤如下。(1)单击“Office按钮”打开下拉菜单，选择“打印”命令，出现打印对话框，如图1-57所示。图1-57 打印对话框(2)从打印机的“名称”列表框中选择要使用的打印机。(3)在打印范围中设置要打印的文档范围。如果选中“全部”，则打印文档中的所有页；如果选中“页”单选按钮，并在后面输入起始页范围，可设置文档的打印页码范围。(4)在打印内容“”中可选中多个选项，其含义如下。选定区域：只打印活动工作表中选定区域的内容。整个工作簿：打印当前工作簿中所有工作表的内容。活动工作表：打印活动工作表的内容。(5)在“份数”数值框中社之打印的份数。(6)若要设置打印机的相关属性，可单击“属性”按钮，打开打印机的属性对话框进行设置。不同的打印机，其属性窗口也不相同。(7)在图1-55所示对话框中，单击左下角的“预览”按钮，可进入“打印预览”模式，在打印预览模式中，又可对各种打印参数进行设置。(8)所有打印参数设置完毕后，单击“确定”按钮，即可开始打印文档内容。1.6 数据有效性在很多情况下，设置单元格数据的有效范围非常重要，通过设置数据的有效范围，可以限制用户只输入有效数据，极大地减少了数据处理操作的复杂程度。1.6.1 设置数据有效性在“数据”选项卡的“数据工具”组中，单击“数据有效性”按钮右下角小三角形，在弹出菜单中选择“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。如图1-58所示。图1-58 数据有效性在“数据有效性”对话框中进行数据类型、数据范围、输入信息、出错警告、输入法模式等信息的设置，单击“确定”按钮完成数据有效性的设置。1.6.2 设置数据有效性首先需要设置单元格的有效性类型，打开“设置”选项卡，单击“允许”选项卡下方的列表框，可以看到各种类型，如图1-59所示。图1-59 设置数据类型1、任何值默认选项，对输入数据不作任何限制，表示不使用数据有效性。2、整数指定输入的数值必须为整数。3、小数指定输入的数值必须为数字或小数。4、序列为有效性数据指定一个序列。5、日期指定输入的数值必须为日期。6、时间指定输入的数值必须为时间。7、文本长度指定有效数据的字符数。8、自定义使用自定义类型时，允许用户定义公式、使用表达式或引用其他单元各种计算值来判定输入数据的正确性。1.6.3 设置操作符如果在“允许”列表框中选择了整数、小数、日期等项，则在“数据”列表框中可以选择相应的数据操作符，如图1-60所示。图1-60 设置操作符数据操作符包括：介于、未介于、等于、不等于、大于、小于、大于或等于、小于或等于。1.6.4 设置有效数据范围根据设置的数据类型和选择的操作符不同，设置数据范围的方法包括设置输入之范围、将序列设置为有效数据和使用公式设置有效数据三种。下面介绍将序列设置为有效数据的方法。图1-61 设置序列数据范围在如图1-61所示对话框的“来源”文本框中，若要在框中定义序列，键入序列值，并用逗号分隔；若要使用已命名的单元格区域，键入等号（=），随后键入区域的名称；若要使用单元格引用，在工作表上选择单元格，然后按回车键。设置好序列后，当点击该单元格时，单元格右侧将会出现一个下拉三角形，单击后打开下拉列表，在列表中单击选择显示出序列中的各项目，如图1-62所示。图1-62 使用序列1.6.5 设置提示信息为有效性数据设置录入提示信息，可以在输入数据前显示录入提示信息。设置提示信息的具体步骤如下。1、在“数据有效性”对话框中单击“输入信息”选项卡2、在“标题”和“输入信息”框中输入对应的内容，如图1-63所示。图1-63 输入信息3、当单击选中设置数据有效性单元格时，将显示“输入信息”，如图1-64所示。图1-64 显示输入提示信息1.6.6 输入法模式在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法很不方便，可以利用数据有效性进行设置，让输入法智能化地选择。具体操作步骤如下。1、选中需要输入中文的单元格区域。2、选择输入法。3、在“数据有效性”对话框中单击“输入法模式”选项卡。按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出，如图1-65所示。1.7 公式和函数的使用作为数据处理工具的Excel具有强大的计算功能，这是电子表格软件必备的功能，利用公式不仅可以进行简单的数字运算，还可进行复杂运算，甚至利用各种函数进行专业运算等等。1.7.1 公式公式是对工作表中的数值执行运算的等式。1、公式的构成公式以“=”开头，公式包括函数、单元格引用、运算符和常量等。Excel 2007中的公式允许的字符数最多为8192个，公式中的嵌套层级64级。2、输入公式的基本方法输入公式时可以采用手工输入方式，也可以采用键盘鼠标结合的方式。输入的过程中可以在单元格中输入也可在编辑栏中输入，无论采用哪一种方式，只要达到目的即可。3、编辑公式公式像文本一样可以进行编辑，如修改、复制、粘贴等。1.7.2 单元格引用在向工作表中的某个单元格中输入公式时，经常要引用其他单元格或单元格区域的数据，引用的作用在于标识工作表中的单元格或单元格区域，即指明公式中所使用数据的来源位置。通过引用，可以在公式中使用工作表中不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一单元格的数据，还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至引用其他程序的数据。下面主要介绍相对引用、绝对引用、在当前工作表中引用其他工作表中的单元格内容。1、相对引用公式中相对单元格引用是基于包含公式和单元格引用的单元格的相对位置，其引用形式为列标行号。如果公式所在单元格位置发生改变，引用也随之改变。如果多行或多列地复制或填充公式，引用会自动调整。其变化规律为：横向复制公式时，列标发生变化，而行号不变；纵向复制公式时，行号发生变化，而列标不变。默认情况下，公式使用相对引用。2、绝