戴德梁行档案分类编制方案.doc

物业管理公司档案分类编制方案（参考稿）戴德梁行物业管理有限公司谨呈物业管理档案分类编制方案为加强规范物业管理档案科学化、标准化、现代化管理，特制订以下编制方案1、 术语类目：是档案分类的基本单位，是构成档案分类的主要成分，用以表示某一类档案的概述类号：是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列的顺序。2、类目设置“1） 设8个一级类目（详见后表），37个二级类目。2）一级类目、二级类目按本“方案”规定设置3）三级和三级以下类目由物业管理公司根据实际情况自行设置。3、 标识符号：1） 本方案采用阿拉伯数字编号制2） 上位类目和下位类目代码之间用“。”隔开，案卷号与上位类目之间有“”隔开。4、 编号结构形式：编号结构形式采用五段制，编号由左到右排列，各段均用阿拉伯数字表示，一至四段之间用“。”隔开，四至五段之间用“”隔开第一段：为卷宗码第二段：为一级类目代码，用“1-8”表示。第三段：为二级类目代码，用“01-08”表示。第四段：为年度码，用四位阿拉伯数字表示。第五段：为案卷流水码。物业管理档案编号结构： XXXXXXXXXXX卷宗码 一 级 类 目 代 码 二 级 类 目 代 码 年 度 码卷宗流水码例 1 1012000001第一号卷宗物业管理类物业管理文件2000年 第 一 份 卷 宗 5、 保管期限短期：15年长期：50年永久：地籍产权终止日物业管理档案一级类目分类编号表一级类目编号备注物业管理类1经营管理类2物业接管类3户主入住类4设备、设施类5维修、维护类6声像类7会计类8 （一） 物业管理档案类目代号表一级类目二级类目 文件形成部门类号类目名称 类号 类目名称1 物业管理类01物业管理文件物业管理部02业主自治管理物业管理部03物业管理服务物业管理部04投诉和处理物业管理部05保卫、保安管理保安部06消防、安全管理保安部07清洁、绿化管理物业管理部08社区文化管理物业管理部（一） 物业管理档案类文件材料归档范围及保管期限表一级类目二级类目文件材料归档基本范围保管期限类名类号类名类号物业管理类1物业管理文件011物业管理单位营业执照、税务登记证明长期2物业管理单位资质证书长期3物业管理费收费许可证长期4物业管理的法规、法例长期5物业管理委托、服务合同长期6物业管理单位年度计划长期7物业管理单位有关规定长期8物业管理单位用房、租房的请示、批示长期9房屋勘丈平面图、租金计算表、计算公式、汇总表、房屋情况统计表长期10物业管理费用申请、请示、批复长期11物业租赁情况报告、市场调查材料短期12其它业主自治管理021业主代表大会形成的文件长期2业主委员会章程、公约、合同长期3业主委员会的决定长期4历届业主委员会名单长期5物业维修基金使用管理情况长期6业主的意见、建议及处理情况短期7其它物业管理服务031物业设备运行服务产生的文件材料长期2保洁服务产生的文件材料短期3保安服务产生的文件材料长期4物业维修、更新费用、财务管理形成的文件长期5有偿服务收费标准短期6其它投诉和处理041 投诉处理程序长期2投诉处理意见短期3其它保卫、保安管理051保安管理制度长期2保安培训考核记录长期3突发时件处理报告长期4停车场管理制度长期5其它物业管理类1消防、安全管理061消防管理制度长期2消防演习长期3火灾应急方案长期4其它清洁、绿化管理071清洁、绿化管理制度长期2清洁、绿化服务标准长期3绿化总平面图长期4清洁、绿化整改文件材料短期5其它社区文化管理081社区文化活动长期2会所管理制度长期3其它(二）经营管理档案类目代号表一级类目二级类目文件形成部门类号类目名称类号类目名称2经营管理类01经营决策办公室及有关部门02计划统计办公室及有关部门03物资管理行政人事04财务管理财务部 （二）经营管理档案类文件材料归档范围及保管期限表 一级类目 二级类目文件材料归档基本范围保管期限类名类号类名类号经营管理 类2经营决策011关于经营决策性文件永久2关于经营管理的计划、总结、报告长期3关于经营管理的统计报告长期4履行经营管理合同的检查报告短期5其它计划统计021关于计划统计工作的规定、通知长期2召开的计划、统计会议文件短期3有关计划统计工作的请示、报告及相关批复、意见短期4关于计划统计工作的年度计划、总结长期5公司对有关计划工作的签报、批示短期6编制的中长期报表、分析报告长期7计划完成情况统计报表、分析报告长期8各种合同协议书长期9其它物资管理031关于物资管理的规定、制度长期2关于物资的采购计划短期3关于物资管理台帐长期4其它财务管理041财务工作制度、规定、实施办法长期2财务工作计划、 总结、报表长期3各项财务收支计划、经费的请示和批复长期4关于外汇管理、贷款、集团购买、经费等规定、办法、通知等长期5验资评估、咨询证明长期6年、季、月财务分析、总结长期7管理处关于财务工作请示、报告与公司批复、意见长期8财务年报 长期9各类经济合同 长期10其它（三）物业接管档案类目代号表一级类目二级类目文件形成部门类号类目名称类号类目名称3物业接管档案01基本建设竣工档案建设单位02接管验收档案物业管理单位（三）物业接管档案类文件材料归档范围及保管期限表一级类目二级类目文件材料归档基本范围保管期限类名类号类名类号物业接管档案3基本建设竣工档案011土建基础主体部分长期2土建打桩部分长期3土建钢结构部分长期4土建水、卫安装部分长期5土建电力安装部分短期6土建通风与空调安装部分长期7土建电梯部分短期8外墙部分短期9竣工图长期接管验收档案021物业全面接管通知单长期2项目批准文件永久3用地批准文件永久4建筑执照永久5房屋产权证永久6房屋土地固定资产清单长期7物业变更注销通知单长期8接管变更注销物业回报单长期9房屋查勘记录永久10转让协议、合同永久11房屋勘丈平面图永久12组合计算表、计算公式永久13房屋情况统计表长期14房屋设备设施清单长期15接管验收合格凭证长期16接管验收检查中发现的问题和整改方案、整改结果长期17其它（四）户主入住档案类目代号表一级类目二级类目文件形成部门类号类目名称类号类目名称4户主入住类门牌号、单元号住宅/写字楼/商场业户资料物业管理部出售、出租资料物业管理部 (四)户主入住档案类文件材料归档范围及保管期限表一级类目二级类目文件材料归档基本范围保管期限类名类号类名类号户主入住档案类4住宅/写字楼/商场业户资料门牌号、单元号1业户资料长期2入户通知单长期3单元验收单长期4遗漏工程跟进表长期5入住手续办理单短期6业主公约长期7入户资料签收单短期8业主入户所交费用一览表长期9领取钥匙单长期10住宅装修申请表短期11装修管理规定长期12装修施工人员登记表短期13其它出售、出租资料门牌号、单元号1商品房出售合同永久2业主身份证复印件永久3商品房认购书永久4商品房出售会签单永久5商品房用地面积表永久6公证书永久7产权证永久8房屋价目表长期9租赁合同长期10租户身份证复印件长期11业主委托协议书长期12房屋调整协议书长期13降租、续租、退租协议长期14欠租、催交租金来往公函长期15法院审理判决材料短期16其它（五）设备设施档案类目代号表一级类目二级类目文件形成部门类号类目名称类号类目名称5设备设施类01供电设备供货商单位移交02电信设备03电梯设备04供水设备05空调设备06消防设备07办公设备08机械设备09运输设备10智能化系统设备（五）设备设施档案类文件材料归档范围及保管期限表一级类目二级类目 文件材料归档基本范围保管期限类目类号类名类号设备设施类5供电设备011供电设备台帐、图纸长期2设备安装运行、岗位责任制长期3设备测试、检查保养、运行记录管理制度、台帐长期4事故处理情况短期5其它电讯设备021电信设备安装运行、图纸长期2电信设备安装运行、岗位责任制长期3电信设备测试、检查保养、运行记录管理制度、台帐长期4事故处理情况短期5其它电梯设备031备件清单长期2安装调试检验记录移交书长期3电梯维护使用说明书长期4，电梯安装手册长期5部件安装图、线路图长期6购买合同长期7维修保养合同、签报长期8电梯运行、维修记录、改装和报废的文件材料长期9电梯安装质量评定表长期10电梯安全验报告长期11其它供水设备041备件清单长期2安装调试检验记录移交书长期3维修使用说明书长期4安装手册长期5部件安装图、线路图长期6购买合同长期7维修保养合同、签报长期8运行、维修记录、改装和报废的文件材料长期9其它空调设备051备件清单长期2安装调试检验记录移交书长期3维修使用说明书长期4安装手册长期5部件安装图、线路图长期设备设施类5空调设备056购买合同长期7维修保养合同、签报长期8运行、维修记录、改装和报废的文件材料长期9其它长期消防设备061备件清单长期2安装调试检验记录移交书长期3维修使用说明书长期4安装手册长期5部件安装图、线路图长期6购买合同长期7维修保养合同、签报长期8运行、维修记录、改装和报废的文件材料长期9其它办公设备071购置合同长期2使用、维修说明书长期3合格证、质保书等长期4使用、维修记录长期5开箱验收清单短期6其它机械设备081设备购置申请、批复长期2设备购置合同、协议长期3设备装机图、零件图长期4设备安装使用维修说明书长期5设备电路图长期6设备测试安装记录长期7设备安全、操作规程长期8设备合格证、质保书长期9设备运行、检修记录长期10其它运输设备091购置合同长期2使用、维修说明书长期3合格证、质保书长期4使用、维修记录长期5验车单长期6图纸长期7其它智能化设备101设备购置合同长期2设备租用文件材料长期3设备使用维修说明书长期4设备合格证、质保书等长期5智能化设备使用维修记录长期设备设施类5智能化设备106设备开箱验收清单长期7设备监控、通讯、自动办公系统网络图长期8有关信息数据磁盘、光盘备份、监控录像磁盘长期9水、电、电话、网络等电收手费记录长期10其它（六）维修、维护档案类目代号表一级类目二级类目文件形成部门类号类目名称类号类目名称6维护、维护类01房屋维修工程部02公共设施维修工程部03设备维修工程部 （六）维修维护档案类文件材料归档范围及保管期限 一级类目二级类目文件材料归档基本范围保管期限类名类号类名类号 维 修 维 护 类 6 房 屋 维 修 、 维 护 011房屋维修合同长期2房屋维修、维护申请单（报修单）、委托书长期3房屋维修、维护计划、批准文件长期4房屋维修、维护质量验收文件长期5房屋维修、维护预算、结算文件短期6图纸长期7房屋维修、维护制度长期8房屋维修、维护记录短期9其它 公 共 施 维 修 、 维 护 021公共设施维修申请单、委托书长期2公共设施维修计划、批准文件长期3公共设施维修质量验收文件长期4公共设施维修委托施工文件 长期5公共设施更新、更改部位形成的文件和图纸长期6公共设施维修、维护制度长期7公共设施维修记录长期8其它 设 备 维 修 、 维 护 031设备维修、维护申请单、委托书长期2设备维修、维护计划、批准文件长期3设备维修、维护质量验收文件长期4设备维修、维护制度长期5设备更新、改造形成的文件长期6设备维修、维护记录短期7其它（七）声像档案类目代号表一级类目二级类目文件形成部门类号类目名称类号类目名称 7声像类01照片有关部门02录像有关部门03录音有关部门04磁盘、光盘有关部门 （七） 声像档案类文件材料归档范围及期限表一级类目二级类目文件材料归档基本范围保管期限类名类号类名类号声像类7照片011党和国家领导人及市、区领导视察本物业的声像材料永久2物业管理召开的重要会议和重要活动的声像材料长期录音023业主委员会召开的重要会议和重要活动形成的声像材料长期4创建全国、市、区示范物业的声像材料 长期录像035物业发生事故和事故处理的声像材料短期6物业管理获奖的声像材料长期7物业文体活动形成的声像材料长期磁盘光盘048物业在外事活动中形成的声像材料长期4其它（八）会计档案类目代号表一级类目二级类目 文件形成部门类号类目名