苏宁电器连锁集团行政管理手册ISO.doc

1苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册 SAC-M02-2005SAC-M02-2005 1 目 录 第一篇 总则.2 第二篇 基础管理2 第一章 行政体系组织机构2 第一节 组织机构设置 2 第二节 内部沟通.2 第二章行政管理制度建设.2 第三章 行政体系的数据管理2 第一节 数据.2 第二节 报表.2 第三节 ERP . 2 第四章 内部监管2 第一节 内部监管的原则2 第二节 上级对下级的监管2 第三节 对基层单位的监管2 第五章 持续改进2 第三篇 行政管理篇 2 第一章 行政物资的管理2 第一节 行政固定资产及低值易耗品管理规定.2 第二节 服装管理规定 2 第三节 印刷品管理规定2 第四节 行政办公用品管理规定2 第二章 通讯费用管理 2 2苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册 SAC-M02-2005SAC-M02-2005 2 第一节 手机卡及话费管理规定2 第二节 固定电话费用控制及管理规定 .2 第三章 餐饮住宿管理规定2 第一节 员工工作餐管理办法2 第二节外包餐管理规定 2 第三节 物流食堂管理规定2 第四节 员工住宿管理规定2 第四章 保洁管理规定2 第一节 清洁岗位工作职责2 第二节 清洁卫生工作程序、标准2 第三节 规章制度、规定2 第四篇 物业管理篇 2 第一章 工程维修管理 2 第一节 工程维修管理2 第二节 电 气 管 理2 第三节 水系统管理2 第四节 消防、监控系统管理2 第五节 中央空调、电梯设备管理 .2 第五篇 采购管理篇 2 第一章 行政采购过程管理2 第二章 行政采购招标管理2 第三章 行政采购物资仓库管理2 第六篇 安全管理篇 2 第一章 日常安全管理 2 3苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册 SAC-M02-2005SAC-M02-2005 3 第一节 保安岗位职责、工作流程2 第二节 职业道德及礼仪规范2 第三节 治安防范及安全保卫工作基本常识.2 第四节 保安管理制度及规定2 第五节 车辆管理规定 2 第六节 保安管理条例 2 第二章 筹建安全管理 2 第一节 安全筹建工作的开展2 第二节 保安人员的招聘、培训与管理.2 第三节 施工现场的安全管理2 第五节 开业保卫方案的制定2 第六节 开业现场的维护与保卫2 第七节 开业后期的调整与交接2 第三章 消防安全管理 2 第一节 消防器材、设备管理制度 .2 第二节 消防安全检查工作制度2 第三节 消防整改措施制度2 第四节 仓库防火制度 2 第五节 动火用电申请制度2 第六节 防火安全教育制度2 第七节 消防安全防火奖惩条例2 第八节 消防、防火知识培训2 第四章 应急响应管理 2 第七篇 附则.2 4苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册 SAC-M02-2005SAC-M02-2005 4 第一篇第一篇 总总 则则 随着苏宁电器连锁集团规模的日益发展壮大，行政管理的职能也日益细化完善。 为指导总部及各大区、子公司的行政管理工作，使行政管理工作有章可循，行政管 理部在总结集团成立以来行政管理经验的基础上，制定本行政管理手册，以此作为 集团各公司各项行政工作的指南。 苏宁电器集团的行政管理工作主要系各项后勤事务的管理，包括行政费用预算 管理、行政物品采购管理、手机和固定电话费用管理、办公及环境管理、餐饮住宿 管理、行政固定资产及低值易耗品管理、印刷品管理、服装管理、安全保卫管理等。 行政工作复杂、繁重、琐碎，要求每一位行政管理工作人员能够吃苦耐劳，工作细 心周到，有责任心意识。 备注：备注：本手册中“行政部”一词若非特别指出，泛指集团各级行政部门，即总部 的行政管理中心（下设行政总监办、行政后勤部、物业管理部、行政采购部、安全 保卫部）和大区、子公司的行政物业部。 第二篇第二篇 基础管理基础管理 第一章第一章 行政体系组织机构行政体系组织机构 第一节 组织机构设置 行政管理中心下设总监办、行政后勤部、行政采购部、物业管理部、安全保卫部五 个部门，大区、子公司设行政物业部。 行政管理中心 行政后勤部物业管理部安全保卫部行政采购部总监办 行 政 后 勤 一 组 行 政 后 勤 二 组 行 政 后 勤 三 组 工 程 组 设 备 组 工 程 预 算 组 治 安 组 消 防 组 行 政 采 购 组 保 管 发 放 组 计 划 结 算 组 内 务 组 各部门职能职责如下各部门职能职责如下 1 1、总监办、总监办 5苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册 SAC-M02-2005SAC-M02-2005 5 （1）基本职能：全面负责行政物业管理工作 （2）基本职责： 负责本中心全年及各阶段工作计划的制订、执行、督促、跟进、总结及问题 的整改、反馈； 负责集团行政物业费用预算的审核及执行过程的控制； 负责本中心内各部门、集团内各中心、部门及相关对外事务的协调、沟通； 负责集团行政、物业、保安人员人事档案、人员调配、人员培训、考核的管 理； 负责行政物业及安全保卫制度的梳理、完善及对子公司行政各项规章制度的 执行进行监督、检查与指导； 负责本中心收、发文及各种文档的管理。 2 2、行政后勤部、行政后勤部 （1）基本职能：负责集团行政制度、标准的制定与完善及监督执行；负责行政 物资的配置、采购、发放管理；负责集团行政预决算编制及费用控制管理，集团日 常行政项目预算计划编制；负责大中型行政物资招标工作的配合 （2）基本职责： 1）行政后勤一组： 项目内容包括：通讯、行政低值易耗品事务管理； 负责集团通讯、行政低值易耗品配置标准的制定、完善及监督执行； 负责各地区管理中心、子公司通讯、行政低值易耗品预决算的编制及审核， 每月根据各地费用执行情况出具决算报告； 负责根据预算编制、汇总集团年、季、月度行政物资采购预算； 负责通讯、行政低值易耗品的管理； 负责对地区管理中心、子公司通讯、行政低值易耗品管理工作的指导与监 督。 各地区管理中心、子公司行政体系日常报告审核、跟进。 2）行政后勤二组： 项目内容包括：服装、印刷品事务的管理； 负责服装、印刷品配置标准的制定、完善及监督执行； 负责各地区管理中心、子公司服装、印刷品预决算的编制及审核，每月根 6苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册 SAC-M02-2005SAC-M02-2005 6 据各地费用执行情况出具决算报告； 负责根据行政项目费用预算，编制和汇总集团年、季、月度行政物资采购 预算； 负责地区管理中心、子公司服装、印刷品管理工作的指导与监督； 负责服装、印刷品的管理； 各地区管理中心、子公司行政体系日常报告审核、跟进。 3）行政后勤三组： 项目内容包括：餐饮、住宿、保洁、卫生防疫类事务的管理； 负责餐饮、住宿、保洁各项标准的制定、完善及监督执行； 负责各地区管理中心、子公司餐饮、住宿、保洁预决算的编制及审核，每 月根据各地费用执行情况出具决算报告； 负责各地区管理中心、子公司餐饮、住宿、保洁、卫生防疫类报告的审核； 负责各地区管理中心、子公司行政工作的指导与监督； 各地区管理中心、子公司行政体系日常报告审核、跟进。 3 3、物业管理部、物业管理部 （1）基本职能：负责集团日常物业各项标准及管理制度的制定和完善及监督、 执行；负责物业预决算的编制及费用控制管理；负责各类物业费用尤其是工程改造 项目的预决算审核；负责集团各公司设备、设施的台帐管理；负责对集团各公司的 设备设施检修保养情况进行指导、监督 （2）基本职责： 1）工程组： 负责集团各公司房屋档案的建立； 负责各类装修、改造工程工作的落实、指导、跟进； 负责集团各公司房屋的维护、修缮管理（包括与业主的协调） ； 负责对集团各公司房屋租赁费的付款周期及付款金额的审核。 2）设备组： 负责建立设备、设施使用及管理的各项规定，并对各公司执行情况进行监督、 检查及指导； 负责制定集团设备、设施的保养计划，并督促各公司定期对设备设施进行维 护、保养； 7苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册 SAC-M02-2005SAC-M02-2005 7 负责对租赁物内设备、设施的质量、性能进行评估； 负责对集团各公司设备设施维护费用的审核，并制定采购计划； 负责集团各大区、子公司各门店设备、设施档案的建立。 3）工程预算组： 负责对集团各公司土木工程、水电工程、设备设施改造工程预决算的审核； 负责组织土木工程、水电工程、设备设施改造工程的招标工作； 负责集团物业各项费用的统计、分析； 负责土木工程、水电工程、设备设施改造工程档案的管理。 4 4、安全保卫部、安全保卫部 （1）基本职能：负责建立、健全集团各项安全管理制度及其监督、执行；负责 集团安全保卫队伍的建设管理；负责安全保卫工作年度预算的编制、审核 （2）基本职责： 1）治安组： 建立、健全总部和各地区管理中心、各子公司、各连锁店、各仓储内（外） 库的治安安全管理制度和日常工作流程； 指导集团的安全保卫工作，根据集团及行政管理中心的总体工作规划，制定 安全保卫工作的计划、任务及要求； 负责对各地区管理中心、各子公司、各连锁店、各仓储内（外）库治安管理 制度实施的跟进，对日常工作流程执行的检查； 负责对各地区管理中心、各子公司、各连锁店重大节假日期间的促销活动的 安全维护工作并进行指导； 负责对外相关对口部门的接洽、沟通、协调； 本体系日常事务的处理。 2）消防组： 建立健全总部和各地区管理中心、各子公司、各连锁店、各仓储内（外）库 的消防安全管理制度和日常工作流程； 负责对各地区管理中心、各子公司消防管理制度实施情况的跟进，对日常工 作流程执行的检查； 建立、健全集团消防管理体系，组建总部及各地区管理中心、各连锁店、各 仓储内（外）库的义务消防队； 8苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册 SAC-M02-2005SAC-M02-2005 8 制定符合总部及各地区管理中心、各连锁店、各仓储内（外）库实际情况的灭 火、应急疏散预案，对全体员工进行消防知识方面的宣传、培训并组织实地演练； 根据集团消防配置标准检查各地区管理中心、各子公司、各连锁店、各仓储 外库消防设施的完善情况； 本体系日常事务的处理。 3）内务组： 负责总部及各地区管理中心、各子公司、各连锁店、各仓储内（外）库全年 安全工作计划实施的跟进； 负责建立、健全总部及各地区管理中心、各子公司、各连锁店、各仓储内 （外）库的安全保卫台帐（含人员、设备、器材等） ； 负责制定总部及各地区管理中心、各子公司、各连锁店、各仓储内（外）库 全年安全工作的费用预算； 负责对各地区管理中心、各子公司各项安全费用的审核、跟进； 负责对各地区管理中心、各子公司根据总部全年工作规划制定的保安月工作 计划进行审核、调整； 负责安全事故的统计、分析、处理，并提出整改措施、方案、建议。 5 5、行政采购中心、行政采购中心 （1）基本职能：行政物资的采购、保管、发放 （2）基本职责： 1）计划结算组： 根据集团各体系行政类物资的需求编制行政物资采购计划并组织实施； 负责各类采购合同标本的制定、完善； 负责采购合同的审核、签定、保管； 负责行政物资采购费用的审核、结算工作； 所有行政物资招标工作的组织安排。 2）行政采购组： 负责采购流程的制定； 负责组织制定采购标准、采购手册； 各类行政物资的采购工作； 9苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册 SAC-M02-2005SAC-M02-2005 9 负责集团各类物资的市场调研，准确掌握各类物资的价格、质量的变动状况， 定期对供应商进行梳理； 建立、健全集团性的供应商网络，组织执行对供应商的评估工作； 3）保管发放组： 负责制定仓库管理、验收、发放等相关标准； 负责各类采购物资的验收、入库、出库工作； 负责对仓库里的物资进行日常维护（防盗、防损） ，安排和指导具体物资在仓 库内装卸及摆放； 负责行政物资发放的审核、控制，各类物资的台帐的建立及费用的月度分摊、 分析； 负责各类物资的定期盘点； 根据调拨计划，合理安排具体划拨过程，对划拨给子公司的物资，负责向物流部 门申请长途运输配送。 10苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册 SAC-M02-2005SAC-M02-2005 10 11苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册 SAC-M02-SAC-M02- 20052005 11 第二节 内部沟通 一、一、沟通的原则沟通的原则 实事求是原则,通过沟通实现资源共享,部门间工作的衔接达到最佳理想状态。 二、工作汇报二、工作汇报 （一）行政管理中心工作汇报，一般情况下各部门人员向本部门负责人汇报工作,各 部门负责人向中心负责人汇报工作. （二）一般情况下大区、子公司行政物业部定期向行政管理中心对口部门汇报工 作，汇报方式可用书面形式或电话的形式，如遇对口部门无法解决的问题，可由 对口部门负责人向中心负责人反映，或大区、子公司行政物业部负责人向中心行 政总监办汇报 （三）间接上级指派的任务，要在执行的过程中设法向直接上级汇报，无法汇报 时应，完成任务后在汇报。 因工作需要与其他部门多次沟通协调无果，无完成自己的工作职责时，应及时汇 报。 突发事件的发生，应在第一时间内向直接上级汇报，同时也可向间接上级汇报。 事件结束或告以段落时，应将书面材料向上级及总部汇报 因其它工作的需要，须向上级汇报且又不方便向直接上级汇报时，可向间接上级 汇报。 由于电话关机或线路故障等原因无法联系时，可向间接上级汇报，并说明无法与 直接上级联系的实际情况。 （四）上报的方式：网发、传真和电话 三、与其他部门之间的沟通三、与其他部门之间的沟通 （一）本中心部门之间的沟通，主要是工作方面资源、数据的交流沟通，提出合 理化的、建议、具有指导性的意见或是对中心乃至整个集团具有建设性意义的课 题，最大限度的实现中心资源共享，使得中心内各部门能顺畅的开展工作。 （二）与中心外部门之间的沟通，主要是中心与中心之间工作流程衔接的沟通， 使整个集团对行政管理中心的工作性质、工作流程、规章制度等方面有具体的了 解，避免其他中心部门与行政管理中心共同配合开展工作时出现不必要的失误， 提高办事效率，保证工作质量。 四、部门内部沟通四、部门内部沟通 根据工作需要每个部门内设若干工作小组,都有明确的分工,各工作小组直接对部 门负责人负责。各工作小组之间可通过晨会、周末例会或日常工作中进行沟通、 交流，整合部门内现有资源，梳理工作流程，共同努力、相互协作实现本部门制 定的工作目标。 五、与基层单位的沟通五、与基层单位的沟通 与基层单位的沟通重在指导与监督，中心各部门作为全国各大区、子公司行政物 业部的上级部门，在业务上对下级单位进行必要的培训与指导，把下级单位的员 工培训成业务精通，工作责任心强苏宁人。下级单位定期向中心对口部门汇报工 12苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册 SAC-M02-SAC-M02- 20052005 12 作，对于下级单位不理解的的问题，中心部门应该对其进行必要的说明与指导， 对工作中出现的一些错误给予纠正，并对下级单位工作进行必要的监督，把总体 的行政物业费用控制在理想的效果状态内，以期各下级单位在中心总的方针指导 下顺利完成中心的工作任务。 第二章第二章行政管理制度建设行政管理制度建设 行政管理制度建设伴随的企业的发展壮大而不断加以补充修订，中心各部门根据 多年来积累的实践经验，相应制定本部门的一些制度、规定。随着中心部门的重 组、职能的细化，行政管理制度建设也迈向新的台阶。 前期行政管理中心分为总务部、行政采购部、安全保卫部三个部门，每个部门根 据自身的职责编写一些相应的规章制度，对大区、子公司工作进行必要的指导， 作为新进部门人员了解、熟悉、进入行政管理工作角色的学习资料。随着我司规 模的不断扩大，公司遍及全国，不同地域及人文环境对我司行政管理工作也提出 了新的课题。旧的行政管理制度已逐渐不能完全满足公司发展现状，为更好的为 公司快速发展提供可靠的后勤保障，使行政管理工作适应公司发展的要求，对行 政管理中心的职能进行重组划分，由原来的三个部门增加到五个部门，即行政总 监办、行政后勤部、行政采购部、物业管理部、安全保卫部。管理、服务的职责 和范围相比以前更广泛，工作内容包括低值易耗品及固定资产、印刷品、办公用 品、服装、餐饮、住宿、卫生保洁、通讯、工程维修、电气管理、水系统管理、 消防监控系统管理、中央空调电梯设备管理、行政物资采购发放、安全保卫工作， 每个部门内对岗位职责进行细化，使责任更明确。 第三章第三章 行政体系的数据管理行政体系的数据管理 第一节 数据规范性管理 数据主要分为两大块：一是每年度费用的预、决算数据和新开店筹建预、决算数 据；二是采购计划数据和已采购物资的汇总数据。要求每一个数据的来源、产生 建立在一定依据的基础上或实事求是实际发生的数据。行政物业部门在开展工作 过程中以这些数据为依据进行行政费用的审核、控制，预算数据建立在实际发生 的决算数据基础上，准确的决算数据是完成预算的可靠依据，建立各项目的配置 标准，完善对基础数据的管理，数据一旦确定将保持其稳定性，不得随意更改。 行政物资采购计划数据和已实际发生的采购数据建立台帐进行管理，根据这些数 据可适时掌握整个集团行政物资的采购动态。通过对数据规范性管理把总体行政 13苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册 SAC-M02-SAC-M02- 20052005 13 物业费用有效控制一定范围内。 第二节 报表 报表主要是中心各部门上报行政总监办的三六报、月度工作总结和大区、子公司上传的 月度报表、采购计划表，通过对这些报表项目的分析，能及时掌握全国各大区、子公司的工 作开展现状及费用控制情况。利于行政管理中心制定相应的措施对大区、子公司进行针对性 的指导和监督。 第三节 ERP ERP 系统能够帮助企业建立一种新的管理体制，能迅速提高工作效率，节约劳动成本，能 实现企业内部的相互监督和相互促进，并保证每个员工都自觉发挥最大的潜能去工作，使每 个员工的报酬与他的劳动成果紧密相连，管理层也不会出现独裁现象。 对于企业来说，ERP 首先应该是管理思想，其次是管理手段与信息系统。管理思想是 ERP 的灵魂，不能正确认识 ERP 的管理思想就不可能很好地去实施和应用 ERP 系统。 ERP 作为一种先进的管理思想和手段，它所改变的不仅仅是某个人的个人行为或表层上 的一个组织动作，而是从思想上去剔除管理者的旧观念，注入新观念。从这个意义上讲，不 管是国外的 ERP 产品还是本土的 ERP 产品，关键看其管理思想是否新颖又实用，并且不脱离 现实。 ERP 系统与日常工作的结合 1、采购管理 随着企业的外购件和原材料在全部零件中所占的比例逐渐上升和对零件质量要求的提高， 采购管理显得越来越重要。采购管理能帮助客户确定合理的订货量，选择优秀的供应商，保 持最佳的安全储备，保证按时到货，避免停工待料。同时为采购人员提供强有力的决策支持， 使采购员可以将注意力集中到影响采购活动的关键环节上去，提高采购效率，降低采购成本。 采购计划采购计划通过运行 MRP 计算产生采购计划，与生产相关的直接物料由系统直接生成采购 申请单。而其它所有的间接物料，则根据相关的采购策略，由手工或系统生成。 采购询价采购询价通过询价，报价的处理，公司对合理的价格进行确认，作为采购单价的依据。 订单输入、变更及跟踪订单输入、变更及跟踪一旦达成采购协议，可以录入采购订单，订单输入后可以修改、 报废和撤销，可对订单的执行情况进行追踪分析。 产品库存查询产品库存查询订单执行后，需要进行产品库存查询，以便决定是分批发货还是生产完工 后一并发货，满足客户需求。 14苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册 SAC-M02-SAC-M02- 20052005 14 采购接收采购接收包括来料暂收管理（尚未检验）、验收入库管理、订单核销管理等。 零星采购零星采购日常备品备件的采购管理。 供应商评估供应商评估通过与供货商合作的历史记录，以行业地位、信誉、履约率、产品发展、工 艺技术、质量、成本服务、运输、通信联系方法等方面为评估依据，精确的计算出供货商的 信用，对正确评价供货商提供量化的依据。公司只与通过认证的供货商进行交易。 产品报价产品报价以先前对本部件或相似部件的报价记录或部件模板为依据，快速计算出部件的 成本，包括物料，外发加工，人工及其他费用的成本；还可在报价单中加入附加费用，如使 用费或设计费等。 客户信用审核客户信用审核可对客户信用进行审核，核定其信用额度，当应收帐款加上本次交易金额 之和大于信用额度时，一般不予交易。有关客户信息可以在单据上随时查询。 交货期的确认及交货处理交货期的确认及交货处理 决定交货期和发货事务安排 2、库存管理 仓库是连接生产、供应、销售的中转站，是生产过程中必备的周转场所，自始至终贯穿 企业生产经营的全过程，对促进生产提高效率起着重要的辅助作用。库存管理为企业更好地 计划和管理仓库提供了一个强有力的工具。可以使管理者对库存成品、半成品、原料作出更 好的规划和控制，帮助控制库存，保证生产中有足够的供应量，保证存货的准确性并且跟踪 货物的流向，减少库存损耗，降低库存成本，提高库存周转率。 入库管理入库管理用于处理入库操作，记录各种收货的类型(如：外购入库、产品入库、委外加 工入库和其他入库等)，记录入库物品的物品代码、仓库、货位、数量、单价、供应商或车 间、批号等信息，并打印入库单。 出库管理出库管理用于处理出库操作,记录各种发货的类型(如：销售出库、生产领料、委外加工 发出和其他出库等)，记录出库物品的代码、存放仓库、货位、出库数量、单价、客户代码 或领用部门(车间)、领料单号或发票号等信息，并打印出库单。 入库检验入库检验对采购来的材料进行检验，合格物品入库，不合格材料进行索赔或退货处理。 仓库调拨仓库调拨按照企业业务和管理方式不同，分别处理物料内部调拨处理和存货异地移库处 理，提供物料移动数量变化的调入仓库、调出仓库管理模式，保证仓存的实际数量精确。 库存盘点库存盘点可根据需要选择使用定期或连续盘点方式，既可对一个仓库的所有物料盘点， 又可对某一个物料单独盘点，自动汇总盘点数据，及时生成盘赢亏调整单。 库存控制和优化库存控制和优化可按不同条件快速查询物料及现有库存，对库存信息实时监控。对企业 内的各类物料进行 ABC 分类管理，并提供最低库存量、最高库存量、安全库存量的预警功能。 3、结算管理 结算管理系统用于对企业的应收应付账款进行全面的核算、管理、分析、预测决策。应 用软件管理应收款业务能够改善发票和付款处理的精度，及时提供客户对帐单，减少处理应 收款的时间，改善客户查询响应；应用软件管理应付款业务能减少处理应付款的时间，改进 现金支付的控制，提高商业信用。 应收系统：应收系统： 1 发票管理将订单信息传递至发票，按订单查询发票，发票的审核和打印，发票调整的 审计，查询历史资料。 2 客户管理提供有关客户的信息，如：使用币别、付款条件、折扣代号、付款方法、付 款银行、信用状态、交易金额、折扣额等。 3 收款管理提供多种收款处理方法，如：自动处理收款条件、折扣、税额和多币种的转 15苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册 SAC-M02-SAC-M02- 20052005 15 换。列出指定客户的付款活动和信用证的应用情况。 4 帐龄分析建立应收帐客户的付款到期期限以及为客户打印结算单的过期信息，并打印 对帐单。 应付系统：应付系统： 1 发票管理将发票输入之后，可以验证发票上所列物料的入库情况，核对采购订单物料， 计算采购单和发票的差异，列出指定发票的有关支票付出情况和指定供应商的所有发票和发 票调整情况。 2 供应商管理提供每个提供物料的供应商信息，如使用币别、付款条件、折扣代号、付 款方法、付款银行、会计科目、交易发票金额、折扣额等。 3 支票管理可以处理多个付款银行和多种付款方式，能够进行支票验证和重新编号，将 开出支票与银行核对，查询指定银行开出的支票，作废支票和打印支票。 4 帐龄分析可以根据指定的过期天数和未来天数计算帐龄，也可以按照帐龄列出应付款 的余额。 第四章第四章 内部监管内部监管 第一节 内部监管的原则 明确责任、适时通报、定期上报的原则。各部门每日召开晨会，每周五召开周末 例会，定期上报周计划、月度总结，中心通过上报的计划和总结及时掌握各部门 工作完成情况和工作动态。 第二节 上级对下级的监管 上级对下级的监管主要体现在对下级完成工作任务、质量上的监督和对下级员工 在工作责任心、对待工作态度是否认真的检查以及下级员工如何认同、融入苏宁 企业文化的培训和指导。 第三节 对基层单位的监管 对基层单位的监管主要体现在对基层单位完成工作目标、工作质量方面的检查和 对全国各大区、子公司行政物业部门是否控制在集团整个行政体系内的监管以及 对行政费用控制在整体预算范围内的监督。 16苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册 SAC-M02-SAC-M02- 20052005 16 第五章第五章 持续改进持续改进 识别并确定不符合的原因 是 对不符合的性 质进行分析 结束 分析评价消除/防止不符合 发生所需要的措施 确定所需要的 纠正或预防措施 组织实施所确定的 纠正或预防措施 对所采取的纠正或预防措 施进行跟踪并记录 根据纠正或预防措施实施 的情况完善现有的体系 判定是否需要实施 纠正或预防措施 否 对纠正或预防措施 及其效果进行评价 是 否 17苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册 SAC-M02-SAC-M02- 20052005 17 第三篇第三篇 行政管理篇行政管理篇 第一章第一章 行政物资的管理行政物资的管理 第一节 行政固定资产及低值易耗品管理规定 一、总一、总 则则 （一）为加强集团行政固定资产及低值易耗品的管理，提高行政固定资产及低值易耗品的使 用效益，保证资产的完整性。根据相关规定，并结合我司实际，特此拟定此办法（行政固定 资产及低值易耗品以下简称物品） （二）行政固定资产及低值易耗品的划分： 1、固定资产的标准：根据会计制度规定，使用期超过一年的房屋、建筑物、机器、运输 工具等，或非生产经营用单位价值在 2000 元以上，并且使用年限在 2 年以上的，称作为固 定资产。根据集团对固定资产管理部门的划定，行政管理中心所管理的：房屋及建筑物、办 公设备、机器、制冷类、监控设备、电梯扶梯、配电设备、消防设备等凡附合上述规定的统 称为行政固定资产。 2、低值易耗品是指不能作为固定资产的各种用具物品、单位价值较低（2000 元以下；50 元以上） ，在使用过程中基本保持其原有实物形态不变的物品。属行政管理中心管理的低值 易耗品统称为行政低值易耗品，主要分为四大类，一是办公家具类，包括办公桌椅、洽谈桌 椅、会议桌椅、电脑桌、商场休闲椅、长条桌椅、服务台、沙发、文件柜、保险柜、更衣柜、 书橱、双人高低床等；二是办公设备及工具类：包含点钞机、开水器、碎纸机、考勤机、收 银箱、饮水机、电风扇、平板车、老虎车、电子秤等；三是餐厅低值易耗品类：包括员工食 堂、物流食堂的锅、碗、勺、盆、灶等。第四其它：包括货架、隔断、屏风、窗帘、门帘等。 (三)行政固定资产及行政低值易耗品的管理部门： 总部-行政管理中心，大区-大区行政物业部，子公司子公司行政物业部； 18苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册 SAC-M02-SAC-M02- 20052005 18 （四）管理部门的管理职责 1、负责制定行政固定资产及低值易耗品的配置标准； 2、负责对使用部门保管及使用的监督； 3、负责组织定期与不定期的盘点； 4、管理部门的台账与使用部门台账数量相吻合； (五)使用部门的职责：使用部门负责本部门行政固定资产及低值易耗品的保管、维护、 保养、维修及申领、调拨、报废手续的办理。 （六）管理原则：谁使用、谁负责，统一领导、分工管理、层层负责、管用结合、物尽其 用，责任到人。 （七）管理的主要任务是：完善管理体制；健全规章制度；摸清财产状况，明晰产权关系； 建立科学的运行机制；合理配置低值易耗品及固定资产；保证低值易耗品及固定资产安全、 完整、完好。 二、行政固定资产及低值易耗品的购置 1、行政固定资产及低值易耗品采购规定 集团销售的行政固定资产及低值易耗品一律采用内部调拨方式进行购置，集团内部不能 调剂的情况下方可同意从集团外进行购买。 行政固定资产采购时必须实行货比三家，行政低值易耗品采购金额达 1000 元时必须实 行货比三家，并将货比三家表作为申请报告附件报相关部门审批。 行政固定资产及低值易耗品购置价格达 10 万元的，应当按规定进行招标。 2、行政固定资产及低值易耗品内部调拨流程 总部：部门经办人部门负责人部门总监行政管理中心总监财管管理中心总监 总裁办经办人凭报告到财务办理调拨到行政物业部办理入库及领用手续 子公司：在标准内：子公司经办人部门负责人子公司行政物业部负责人 子公司财务子公司总经理大区行政物业部大区财务大区负责人经办人凭报告到 财务办理调拨到行政物业部办理入库及领用手续 超标准：以上流程签批后，还须报总部行政管理中心总监财务管理中心总监总裁办 凭报告到财务办理调拨到行政物业部办理入库及领用手续； 3、行政固定资产及低值易耗品外部采购流程 总部：部门经办人部门负责人中心总监行政管理中心总监财务管理中心总监 总裁办 子公司：子公司经办人部门负责人子公司行政物业部负责人子公司财务子公司 总经理大区行政物业部大区财务大区负责人行政管理中心总监财务管理中心总监 总裁办 4、各行政物业部在办理行政固定资产及低值易耗品领用手续时，应当留存经财务及事 业部确认后的调拨单据（复印件） 、申购报告（复印件）及相应采购单据（或合同）以予以 存档。总部以中心为单位，各大区、子公司以部门为单位进行存档。 5、分公司办理行政固定资产及低值易耗品内部调拨或外部采购后，应当将固定资产 详细情况报总部行政管理中心备案，以及时调整相关管理台帐。 三三、行政固定资产及低值易耗品的领用 19苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册 SAC-M02-SAC-M02- 20052005 19 1、行政固定资产及低值易耗品采购到位后行政物业部门应当及时办理验收、入库手续， 认真检查附属设备设施（附件）情况。 2、内部调拨的行政固定资产及低值易耗品，申领部门凭批准报告办理领取的手续。 3、内部调拨的固定资产在发放之前各行政物业部应当对照内部调拨单据确认附属设备 设施（或附件）情况，及时建立台帐，填写固定资产登记卡，并及时粘贴固定资产帖签。 4、使用部门到行政物业部门填写领料单，领料单一式三份，一份由使用部门保留，一 份交财务，一份由行政物业部门留存。 5、固定资产的日常保管工作由各使用部门负责，各使用部门不得随意移动相关固定资 产的使用地点。若因需要移动使用地点的，各使用部门应当及时通知行政物业部门进行处理。 四、日常管理四、日常管理 （一）归口分级管理：各大区负责对所辖的子公司行政固定资产及低值易耗品进行监督管 理，各子公司负责对其所属的行政固定资产及低值易耗品进行统一管理，各部门负责对本部 门的行政固定资产及低值易耗品进行具体管理。 （二）保管定人： 1、各部门负责人为本部门固定资产及低值易耗品管理的第一责任人，并进一步落实 到个人，使用人为直接责任人，实行谁用谁管， 2、各部门内勤作为日常管理员负责本部门占有、使用的行政固定资产及低值易耗品 实施日常管理，负责建立本部门行政固定资产及低值易耗品管理台帐。 （三）行政固定资产及低值易耗品进行编号： 1、公司代码 分公司具体代码标识方法为：公司代码使用公司所在地区的电话号码的区位号后三位 （如盐城分公司区号为 0515，则标识为 515，北京区号为 010，则标识为 100） 2、部门代码 总部各中心编号采用双位编制，分别为：总裁办-01，集团办-02，审计办-03，结算-04， 财务-05，人力资源-06，行政-07，信息-08，连发-09，营销-10，物流-11，律师事务部-12， 客服-13，市场-14，商场-15，售后-16，员工宿舍-17，规划-18，连管-19，党委-20，对公- 21。 大区、分公司各部门代码按总部对口管理部门编号。 3、行政固定资产及低值易耗品类别代码 房屋建筑屋类（101、201）：商场-10101，员工宿舍-20101，物流食堂-20102，职能食 堂-20103 电子设备类（生产经营用）：消防主机 10313，空调 10308，发电机-10405，消防报警主 机-10316， 电梯（104）：货梯-10401，扶梯-10402，客梯-10403 电子设备类（非生产经营性 202）：空调-20202 低值易耗类：办公桌 201，办公椅 202,计算器 203，文件柜 204，电风扇 205，饮水机 206， 碎纸机 207，沙发 208，保险柜 209，装订机 210，开水器 211，复印机 212，点钞机 213，考 勤钟 214，电子秤 215，货架 216，双人高低床 217， 20苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册 SAC-M02-SAC-M02- 20052005 20 4、固定资产编号 总部固定资产编号采用：固定资产类别号+部门代号+数量序列方法编制 大区及分公司固定资产采用：公司代码+固定资产类别号+部门代号+数量序列方法编制。 5、大区、分公司行政固定资产及低值易耗品的代码，与总部固定资产编号相一致。需 要增加时须与当地财务联系报总部，由总部统一通知添加。 （四）电子台帐建立与使用： 1、总部各中心、部门对所属范围内的行政固定资产及低值易耗品建立电子台帐交行政 物业部门。大区、子公司行政物业部负责所在分公司行政固定资产台帐的建立。 2、各级行政物业部门对所在分公司的行政固定资产及低值易耗品以部门为单位进行汇 总，并把汇总数据交一份至当地财务。 3、各子公司行政物业部门负责把行政固定资产及低值易耗品台帐上报至所属大区行政 物业部门，由大区行政物业部门把其所管辖的子公司的行政固定资产及低值易耗品台帐汇总 手上报总部行政管理中心。 4、对于新开连锁店，各分公司行政物业专员应当在开业后 15 日内建立并完善相应行政 固定资产及低值易耗品的管理台帐及供货协议、技术资料、合格证明等管理档案。 5、不属于本部门，但由本部门使用的物品，如赞助单位、厂家的物品也要登记，并在备 注栏作以说明。 6、各级行政物业部门根据仓库发放台帐与各部门内勤人员对台帐进行核对、整理，适时 更新，使台帐成为动态的管理台帐。 7、每季度末，各级行政物业部门与各部门内勤人员进行沟通，确认各部门所属物品现有 情况，内勤人员应如实向行政物业部门反映情况。对各部门内勤人员反映的问题，行政物业 部门记录备案。 8、对长期闲置、利用率低下的行政固定资产及时进行合理调配，提高利用率。 （五）建立管理卡片： 1、采用一物一卡方式进行管理，卡片记录行政固定资产及低值易耗品购进、接管或领 用日期，责任人、维修变更直至报废处理期间的详细情况。 2、卡片内容由行政物业部门填写，行政物业部门负责卡片保管。 3、卡片记录的行政固定资产及低值易耗品增减转移变化情况应与电子台帐相吻合， （见 附件） （六）行政固定资产及低值易耗品标识管理： 1、行政固定资产及低值易耗品标识指随行政固定资产及低值易耗品终生使用的行政固 定资产及低值易耗品帖签及编码。 21苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册 SAC-M02-SAC-M02- 20052005 21 2、行政固定资产及低值易耗品贴签注明物品名称、特性、责任人等 3、编码全集团唯一，一物一编码，一贴签对应一编码，贴签内容与资产管理卡片内容 相一致。 4、各使用部门在日常使用过程中必须保持贴签的完整性。 5、对于行政固定资产及低值易耗品贴签遗失、损坏等情形，若属人为因素造成的，则 在对行政固定资产及低值易耗品重新标识时，相应帖签成本费用纳入部门日常费用，并由各 使用部门负责人对费用予以确认。若发生帖签自然脱落或损坏的情形时，各使用部门应当及 时通知行政物业部门重新予以发放。 6、贴签制作、发放、张贴、变更由行政物业部门负责，随资产的贴签由相应的责任人 负责保管完好。 7、行政固定资产及低值易耗品内部转移时，转出部门应当通知行政物业部门，并对相 关行政固定资产及低值易耗品标识予以更换。 8、行政固定资产及低值易耗品责任人变更后，使用部门保管人应当及时通知行政物业 部门，及时变更相应的标识。 9、行政固定资产及低值易耗品报废后，帖签由行政物业部门予以回收。在新的固定资 产投入使用后，原编码可以重新投入使用，但管理台帐中应当予以注明。 （七）移动管理 1、若行政固定资产及低值易耗品（主要是固定资产）因工作需要须移至本中心或本部 门所属区域外时间超过 1 天（含 1 天） ，具体办理移动的人员需报本部门内勤人员备案， 2、若行政固定资产及低值易耗品因工作需要移出本中心、部门所属区域时间超过 7 天 （含 7 天）的，该部门内勤报行政物业部门进行登记备案。 3、行政固定资产及低值易耗品因工作需要移出本中心、部门所属区域的应记录移动物 品的编号、物品及附件现状和移动时间。待物品归还后，物品移动办理人员到本部门内勤人 员处注销物品移动登记，部门内勤人员检查归还物品是否完好及物品附件是否完整并报行政 物业部门。 （八）人员变更后对行政固定资产及低值易耗品的管理 1、行政固定资产及低值易耗品使用部门保管人或责任人离职或调任，在办理离职或调 人手续前，应做好相关保管工作的交接，办理离职或调职手续时到行政物业部门变更相应登 记。 2、因日常工作行政固定资产及低值易耗品使用部门需要变更保管人的，各使用部门负 责人应当及时通知行政物业部门变更相应登记。 3、行政物业部门在日常抽检或维保过程中若发现使用部门相关保管人员或责任人已经 变更的但尚未办理变更手续的，各级行政物业人员应当督促使用部门明确相关保管人员或责 任人，并及时变更管理台帐中相应记录。 4、行政固定资产及低值易耗品管理部门相关人员变更时应当做好固定资产管理的交接 工作。 5、使用部门相关人员变更后，行政固定资产及低值易耗品管理部门应当及时变更管理 卡片和管理台帐。 22苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册苏宁电器连锁集团股份有限公司管理手册 SAC-M02-SAC-M02- 20052005 22 6、人员变动时，应办理交接手续，行政固定资产及低值易耗品不随人员变化而变动。 （九） 、行政固定资产及低值易耗品的维修 1、行政固定资产及低值易耗品发生故障或损坏后使用部门通知行政物业部门进行维修， 各部门不得自行对资产作报废处理。物业维修人员在收到维修通知后应当及时予以维修，对 于因故无法及时维修的情况，物业维修人员应当及时与相关申报部门沟通并说明原因 2、若行政固定资产及低值易耗品损坏需维修的，维修后物业维修人员应当填写维修 单，记录使用维修材料，做好维修台帐，每月底对本月内发生的维修及使用维修材料情况予 以汇总。行政部门登记维修物品的编号、物品损坏的原因及损坏的具体情况，行政部门记录 备案。 3、维保期内的行政固定资产及低值易耗品发生故障或损坏需维修的，维修人员汇总报 于行政物业部门，行政物业部门与厂家联系商谈具体维修事宜。 4、维保后各行政物业部门应当督促使用部门保管人及时填写行政固定资产及低值易耗 品管理卡片中相关内容，各行政物业部门应当及时完善相应管理台帐中内容。 5、对于与相关单位签定维保协议的或因不能自行维修而聘请外部单位对行政固定资产 及低值易耗品进行维修的，各行政物业部门应当填写维修、保修联系卡，并对相关单位的维 保质量予以跟进。 6、日常使用过程中，行政固定资产及低值易耗品出现异常状况的非维修人员不得擅自 拆卸，应当及时通知物业维修人员。 7、由于人为原因损坏物品的，部门应当追究相关人员责任，无法提供相关责任人的，维 修费用记入部门日常费用；无法维修的，由损坏人员承担更换费用或赔偿全额损失外，视情节 轻重予以一定处罚。 五、行政固定资产及低值易耗品的盘点与清查 1、行政固定资产及低值易耗品使用情况检查 各行政物业部门定期或不定期对各部门行政固定资产及低值易耗品保管情况进行核查， 确保资产帐帐、帐卡、帐实相符。检查内容包括：行政固定资产及低值易耗品帖签是否完 整、帖签及管理卡片中责任人及保管人是否与实际情况一致，行政固定资产及低值易耗品 实际情况是否与管理台帐一致。行政固定资产及低值易耗品是否完好并能正常使用。 2、行政固定资产及低值易耗品的盘点 每年 11-12 月份行政物业部门、财务对行政固定资产及低值易耗品账、卡、物进行一 次核实。在盘点后，相关人员应当在行政固定资产及低值易耗品盘