论商务秘书的素质商务文秘专业毕业论文.doc

河南工程学院毕业论文论商务秘书的素质学生姓名 周 莹 系（部） 人文社会科学系 专 业 商 务 文 秘 指导教师 李 中 华 2012年5月10日河南工程学院毕业论文摘 要商务秘书是指在工商企业中从事秘书工作的专业秘书。由于企业是以利润最大化为目标的，性质上与国家机关单位、行政、党团不同。商务秘书面临的环境有其自身特点，因此对商务秘书的素质要求也有自身的特点，与其他行业秘书比较，商务秘书处于商业环境之中，商业环境具有多样性、盈利性、易变性和时代性等特点，这对其能力素质提出了更高的要求。特别是在科学技术日新月异的21世纪，社会发展把现代企业推到代表社会文明进步的重要位置，也对现代企业商务秘书人员的素质提出更高的要求。21世纪是以知识与信息为发展动力的时代，即知识经济时代。需要的是适用型、技能型、复合型的高素质的综合性人才。这就要求商务秘书应是一个“全才”。本文主要论述了商务秘书具备的素质，即：思想道德素质、知识能力素质、商务礼仪素质、身体和心理素质等。 论文的主题共分为五个大部分，讲述作为商务秘书具备良好素质的重要性、思想道德素质、知识能力素质、商务礼仪素质、身体和心理素质。关键词：商务秘书 素质 AbstractCommerce secretary is to point to in industry and work in enterprise engaged in the professional secretary. Due to the industry and commerce enterprise is the maximum profit as the objective, the nature and the state agency unit, administrative, different groups. Business secretary face environment has its own characteristics, so the business secretary of the quality demands have their own characteristics, and other industry secretary comparison, commerce secretary in a business environment in, business environment has diversity, non-profit, changeability and characteristics of The Times, this to its ability quality put forward higher request. Especially in science and technology are developing rapidly in the 21 century, the social development of modern enterprise to push on behalf of social civilization and progress of the important position, and also for the modern enterprise business secretary personnels quality put forward higher request. 21 century is an era which based on knowledge and information of development powerful , it is the age of the knowledge economy. Need is suitable, skilled, the high quality of the comprehensive talent of compound. This requires the business secretary should be an all-rounder. This paper discusses the business secretarys quality, namely: the moral, intellectual ability quality, business etiquette quality, body and psychological quality and so on. The theme of the paper is divided into five most, about as commerce secretary of the importance of good quality, moral, intellectual ability quality, business etiquette quality, body and psychological quality. Key words: Commerce secretary quality 目 录前 言1一、商务秘书具备良好素质的重要性2（一）对个人的重要性2（二）对企业的重要性2二、商务秘书的思想道德素质2（一）坚定的政治道德素质2（二）良好的职业道德素质3三、商务秘书的知识能力素质4（一）丰富广博的专业知识4（二）信息技术和计算机知识4（三）文字语言表达能力5（四）综合分析与决策能力5（五）高效率的办事能力5（六）灵活的应变和社交能力6四、商务秘书的商务礼仪素质6（一）个人礼仪6（二）社交礼仪7（三）公务礼仪8五、商务秘书的身体和心理素质8（一）身体素质8（二）心理素质9总结11参考文献12致谢1314前 言商务秘书是社会企业工作中不可或缺的一个特殊职位，商务秘书人员自身素质修养直接影响着所在单位的工作质量与效率。21世纪竞争的最大资本是人才，人才的支点在于素质。人才资源作为特殊的资源，在企业生存和发展中占有十分重要的地位，企业的优势最根本的也就是体现在拥有大量高素质的人才上。因此对企业商务秘书人才提出了更高的要求，企业商务秘书人才具备怎样的素质才能适应知识经济时代的需要呢?具备怎样素质的秘书才能在激烈的市场经济竞争中游刃有余呢?我认为，21世纪的企业商务秘书人员的基本素质应具备思想道德素质、知识能力素质、商务礼仪素质、身体和心理素质等方面的素质。一、商务秘书具备良好素质的重要性（一）对个人的重要性作为一名商务秘书，良好的素质在自己的工作中有着很大的作用，可以在交往中获得对方的好感和赞赏，可以使上司信任，并委以重任，在工作中全面发挥自己的各方面的能力，从而实现自身的人生价值。我们知道杜拉拉的成功并不是偶然的，是必然的。她具备良好的素质，因此可以在各项工作中游刃有余，解决面对的一切问题，从而在工作岗位上一步一步的使自己得到提升。（二）对企业的重要性商务秘书作为企业中的一员，其素质的高低直接反映着企业的实力和经营理念。目前，世界经济形势正在发生重大变化，多元化经济格局和经济全球化趋势要求企业调动一切积极因素，利用一切有效手段，提高企业的知名度。训练有素秘书队伍，形成强大的凝聚力。商务秘书人员代表着企业和个人的双重形象，良好的素质反映着企业奋发向上的精神面貌。商务秘书人员维护个人形象也就是维护企业形象，社会公众正是通过感受商务秘书的素质而对企业产生好感的。因此商务秘书具备良好的素质对企业来说非常重要。二、商务秘书的思想道德素质（一）坚定的政治道德素质1.坚定的政治立场和政治态度能否坚持正确的政治立场，对于商务秘书人员来说是十分重要的。尤其是在国际形势纷繁复杂，国内改革逐步深化的今天，商务秘书人员必须站在党和人民的立场来想问题、办事情。不管在任何情况下，都要在政治上、思想上、行动上与党中央保持高度一致，自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。2.较强的政治识别能力商务秘书工作有较强的政治性，具备较强的政治鉴别力有利于毫不动摇地坚持党的路线、方针、政策，按党的要求做好各项工作；有利于在工作中分清是非，奉公守法；有利于正确对待改革开放中的新情况、新问题，并正确地研究和解决。3.较高的遵守纪律的自觉性纪律具有十分重要的意义，正是依靠铁的纪律，我们的党才能和人民群众万众一心，取得改革、发展、稳定的大好局面，取得政治、经济和社会的全面发展。纪律是我们事业成功的重要保证。就商务秘书人员而言，纪律是推动一切工作正常运转的根本。由于他们贴近领导，辅助领导工作，所以必须高度自觉的严格要求和约束自己，把自己置于组织和群众的监督之下。（二）良好的职业道德素质职业道德是人们从事具体职业活动所应遵守的行为规范，是道德在各行各业的具体表现，充分反映了社会对各行各业的根本要求。各行各业都有自己特定的道德规范，商务秘书工作也是如此：1.热爱祖国，为人忠诚这既是每个中华人民共和国公民最基本的人生准则和道德规范，也是商务秘书人员最基本的行为准则。忠于职守，即是忠于党，忠于国家和人民利益的具体表现，也是要为本单位、本机关努力做好工作的要求，这两个方面从根本上是统一的，商务秘书人员要把他们结合起来。2.工作积极，求真务实服务领导是商务秘书工作的基本职能。市场经济瞬息万变，令人难以把握，商务秘书人员要强化主动服务，及时把握经济运行和社会发展变化情况。一要认真为领导决策服好务，做到知情早、晓事快、见事深、谋事准，坚持换位思考，多角度、全方位看问题；二要认真为基层群众服务，转变作风，走出机关，深入基层，听取呼声，做到下情上达，上情下传，互相沟通；三要讲求效率，求真务实。工作要雷厉风行、讲求时效，这种工作作风是我们党一直都在提倡的优良传统。3.与人为善，团结友善商务秘书工作头绪极多，同上下左右发生联系，涉及面广，往往需要多方面合作共同完成。因此，要有团结合作的精神，与各个方面人员搞好团结，到相互配合，步调一致。4.谦虚谨慎，平等待人商务秘书人员接触机要，接近领导，在人们心目中是领导机关和领导的代言人。他们的言行、道德修养、工作作风往往对群众影响很大。因此，商务秘书的一言一行、一举一动都要从维护领导机关的威信出发，摆正自己的位置，为领导当好参谋。具有坚定正确的政治立场，热爱社会主义祖国，拥护党的基本路线、方针、政策；掌握马克思主义的基本观点，具有正确的世界观、人生观和价值观；热爱商务文秘工作，具有诚实守信的职业道德和良好的社会公德；具有良好的艺术修养和一定的审美能力。三、商务秘书的知识能力素质商务秘书作为领导的助手和参谋，要想更好的发挥其作用，就必须要有广泛的涉猎和知识结构。（一）丰富广博的专业知识专业知识是商务秘书人员知识结构的核心部分，也是区别于其他人才知识结构的依据。随着社会主义市场经济体制的逐步完善，对商务秘书人员知识的要求会越来越高。逐渐向“复合型”通才方向发展，其知识体系趋向庞大和复杂。现代企业需要具有多种能力的“复合型”人才。商务秘书工作是一项综合性工作，需要掌握丰富的知识，各个学科各个专业的知识无所不包，要当好领导的咨询员和参谋，只具备秘书专业相关知识，而没有足够的相关专业的知识，是绝对行不通的。在实际工作中，必须有广博的科学文化知识作为后盾和依托。这里所提到的广博知识包括秘书学专业知识，速记知识，规范的办公室工作方法，管理学知识，与企业所从事的生产、研究的相关科学技术知识，法律知识，心理学知识等。（二）信息技术和计算机知识一定的现代信息技术是商务秘书工作的基础知识。以Internet为核心的现代信息技术的广泛使用，使许多商务活动正在逐步搬上Internet网，过去的信件、传真等已被E-mail所代替，许多商业信息都是通过Internet网获得，并通过它进行传递。如果没有较强的使用现代信息系统能力，就不可能在最短的时间内获取大量的信息，也就不可能为上司当好参谋。能熟练地操作现代办公设备并能适应设备的更新。现代化办公设备的使用能力是衡量商务文秘人员技能的一个重要方面。现代办公设备包括计算机文字处理系统，E-mail收发与Internet网络浏览器，文件复印机、传真机等。（三）文字语言表达能力文字语言表达能力包括口头表达能力和书面表达能力两个方面，即通常说的“能说会写”，它们是从事工作必备的两大基本技能，是商务秘书人员思维深度、知识广度、性格和品质的反映。口头表达能力。口头表达能力是指在管理活动中使用言辞开展有关工作所展示的技能。商务秘书经常要汇报工作、回答问题、提出建议、传达指示、协调工作、接待来访等，需要具备较强的说话能力，“能说会道”是对其最起码的要求。书面表达能力。书面表达能力即运用文字书面形式反映客观情况、传递信息、表达思想的能力。秘书的书面表达能力主要表现在应用写作能力上，应能写出符合文法、观点正确、内容充实、结构严谨、表达有力、语言流畅的各类应用性文体。较强的文字处理能力。文字处理是商务秘书的中心工作之一。每天需要处理大量的文字资料，所以，文字录入速度快是用人单位首先考虑的条件，也是商务秘书必须具备的素质。（四）综合分析与决策能力所谓综合分析就是从整体上把握事物，把事物视为多层次、多方面、多阶段相互联系的统一体，对各部分和各要素进行周密的分析，把有内在联系的要素归结起来，从整体上真正认识客观事物。作为商务秘书人员在处理各种繁杂的事务时，具备综合分析能力是必不可少的。商务秘书虽然没有决策权，但在实际工作中，要辅助上司进行决策，就必须具备一定的决策能力，这种能力主要体现在决策前收集信息、提供咨询；决策中的组织论证、编制计划和决策后的协助试验、检查督办等方面。（五）高效率的办事能力所谓高效率的办事能力，就是快速、有效地处理各种日常事务和工作的本领。商务秘书的许多工作实际上都是办理各种各样的事务，如办文办会、信访接待、日常值班、生活管理等。社会组织管理工作十分讲究效率，讲究质量，因此具备较强的办事能力是对商务秘书人员的基本要求。商务秘书的事务性工作具有繁琐性、重复性、智能性和程序化的特点，这些特点要求商务秘书人员要：明确职责范围、通晓办事程序、区分轻重缓急、善于社会交往、善于应用SWOT的分析法来分析和解决问题等。（六）灵活的应变和社交能力灵活的应变能力就是面对变化的环境能够沉着应付，妥善处理问题的能力，是商务秘书其它能力和素质在特殊情况下的综合反映，是对秘书才能经验的全面检验。因此商务秘书人员要善于观察、反应敏捷、从容镇定、随机应变等。社交能力，就是与他人进行社会交往的能力。在日常的工作中，每天都要和人打交道，商务秘书的工作性质和工作范围决定了面对各种各样的人际关系，这就要求必须具备善于和人沟通，要有良好的人际交往能力。需要注意的是：知己知彼，准确定位；文明礼貌，讲究方法；充实知识，加强修养等。四、商务秘书的商务礼仪素质 礼仪作为一种人际关系的润滑剂，商务秘书在人际交往中，对于交际的艺术礼仪的掌握，就显得尤为重要了。可以说礼仪是商务秘书内在修养的体现，亦是商务秘书良好形象的体现。（一）个人礼仪1.商务秘书的仪表礼仪仪表包括仪容、化妆。仪表礼仪是通过着装、配饰、美容、美发等表达出来的礼仪。这是商务秘书个人形象的重要组成部分。商务秘书必须注重自己的仪表，这是商务秘书礼仪的起点。同时，良好的礼仪，不仅塑造自己的个人形象，也可以使自己成为组织良好形象的代表。2.商务秘书的仪态礼仪仪态，就是人的身体姿态，又称为体姿。人的体姿在社会交际中起着十分重要的作用。人们往往通过体姿的变化反映内在的信息、表达感情，展示自己的内涵、修养，这就是我们通常所说的“体态语言”。体态语言学大师戴尔的研究成果表明：在两人的沟通过程中，有65%的信息是通过体态语言来表达的。因此商务秘书用优美的体态来表现礼仪，会比用语言更让人感到真实、美好和生动。3.商务秘书的表情礼仪表情是指人的面部表情，是眉、眼、嘴、鼻的动作和脸色的变化表达出来的内心思想感情。在体态语中，面部表情最为丰富，且最具表现力，能迅速而又充分地表达各种感情。面部表情使个人的气质、内涵、学识、性格等反映在脸上。因此商务秘书应注重自己的表情礼仪，以健康的表情给人留下良好的第一印象，力求对公众产生一种亲和力。4.商务秘书的服饰礼仪服饰指着装和配饰。在商务交往中，服饰在一定程度上反映着一个人的社会地位、身份、职业、收入、爱好、个性、文化素养和审美品位，是一种特殊的“身份证”。得体的服饰能够表现出人们的自尊，显示出他们的气质和风度。选择好服饰，它既可以衬托出一个人的品味又可以起到画龙点睛的作用，增加个人魅力。对商务秘书而言，服饰就等于自身的名片，等于所代表企业的徽章，它直接起着沟通人际关系的作用，直接代表所在企业的风采和形象。因此，商务秘书应高度重视服饰礼仪。（二）社交礼仪1.商务秘书的交往礼仪现代社会随着市场经济的蓬勃发展，社会交往成为人们生活中必不可少的一项内容。而商务秘书的角色，要求其必须与他人建立良好和谐的人际关系，交往礼仪是商务秘书进行交往的通行证。其中包括见面礼仪、交谈礼仪、馈赠礼仪等。2.商务秘书的宴请礼仪宴请是社交活动中最常见的活动形式之一。是机关、团体、企事业单位等社会组织或个人出面组织的，出于一定的目的，以用餐形式出现的聚会。从礼仪的角度来看，宴请是一种高层次的社交活动，对礼仪的要求极为严格。商务秘书作为宴会的筹办者，宴会礼仪的掌握是必要的。3.商务秘书的涉外礼仪涉外交际是与外国人进行交往，交际对象非常复杂，涉及不同的国家、不同地区、不同政治概念、不同宗教信仰、不同生活习惯等多种因素。随着经济全球化的趋势进一步加强，国际间的交往和合作将会越来越频繁，地位越来越重要。对商务秘书来说，更多的掌握涉外礼仪知识就成为必备的一项素质。（三）公务礼仪1.商务秘书的接待礼仪接待是商务秘书日常工作的主要内容。接待工作的好坏，不但体现了个人的素质，更反映出一个组织的工作作风和公众形象。因此在接待工作中要讲究礼仪，为组织广结良缘，创造一个良好的氛围。2.商务秘书的会务礼仪会议是组织的一项日常工作，会议多种多样，有日常性的一般会议，也有临时性的特殊会议。不同的会议对礼仪有不同的要求，但不管是哪一种会议，作为会议准备工作的负责人，必须要保证会议的顺利进行。所以，对于商务秘书来说，掌握会务礼仪也是不可或缺的。3.商务秘书的通讯礼仪通讯指人们利用一定的电子设备来进行信息传递的活动，商务秘书接触最多的通讯手段主要有电话、传真、电子邮件等。在目前信息化社会交往中，信息就是财富和生命，而各种现代化通讯手段为人们获取信息、传递信息提供了方便。通讯礼仪在交往中就变的日益重要了。五、商务秘书的身体和心理素质（一）身体素质身体健康是指商务秘书要具备能适应繁重工作的体力、精力、脑力。身体健康的人做起事来精神焕发、活力充沛，对前途乐观进取，并能负担起较重的责任，而不致因体力不济而功败垂成。只有具有良好的身体体能，才能胜任本专业岗位的工作。我们经常可以看到这样的情况，在一件事情的处理过程中，越是能够坚持到最后一刻的人，才越是有机会成功的人。在处理日益复杂的问题时，需要商务秘书时刻保持清晰的头脑，具备一定的脑力。（二）心理素质心理健康是指乐观、自信、开朗、自制、稳健、坚毅的性格，良好的心理承受能力和心理调节能力。心理素质是决定商务秘书活动和行为好坏的一个重要因素。商务秘书工作的职业特点决定了必须具备多方面的心理素质。心理素质的好坏，集中表现在商务秘书的角色意识上，角色意识对于各项工作具有指导意义。商务秘书的角色意识是指商务秘书个体在社会实践中发展起来的，通过思维、语言为核心的心理活动，对所从事的职业的认识和评价。商务秘书必须具备如下五个角色意识：1.辅助意识辅助意识主要是指商务秘书人员应该认识到对领导的辅助功能，自觉地、心甘情愿地当好领导的参谋助手，演好领导的配角。商务秘书活动无论从工作方法还是工作内容看，都表现出辅助管理的特性。只有具备了辅助意识，才能在领导的管理决策过程中，沿着领导工作的方向和目标，根据领导的决策意图，随时选择有效的方法和途径，为领导管理决策提供智力和体力服务，充分发挥商务秘书人员的参谋助手作用。2.信息意识对于现代的领导来说，掌握准确的信息，是进行科学决策和管理的前提和基础。所谓信息意识，就是指对信息作用的认识和获取信息的努力程度。商务秘书具有了信息意识，应能随时根据领导的意图、需求和愿望，通过合乎逻辑的方式去搜寻各种有鲜度、有价值的信息，及时准确供给领导者在管理决策活动中使用。3.效率意识“效率”原是一个经济术语，即用最少的劳动消费获取最大的经济效益。现在是一切工作目的的通用语，效率意识逐渐引入人们的行为规范中，成了衡量新型领导者和现代人才的标准。对商务秘书来说，效率意识就是在为领导提供有效服务时，对其成果大小的超前估价和认识，衡量其效率意识的强弱的标准就是看其活动成效的优劣。商务秘书效率意识的强弱程度如何，直接关系到本部门甚至领导部门工作效率，因此商务秘书如果不培养和树立效率意识，要想提高对领导的服务质量，那只能是一句空话。4.自我意识自我意识是人类特有的一种心理现象，是一个人对自己的评估和看法。商务秘书的自我意识，即是商务秘书个体借助内部语言和思维，对自身状态和心理变化进行感知和控制的一种心理活动，包括三方面内容：一是自我察觉，主要解决“我是一个什么样的人”、“我是怎样做的”问题；二是自我分析，主要解决“我这个人怎么样”、“我是否