Excel2003电子表格应用.ppt

工作薄和工作表 工作簿管理 公式与函数 数据管理与分析 数据图表 Excel 2003是Microsoft Office 2003办公套装软 件的重要组成部分，是一个通用的电子表格制作软 件，具有强大的电子表格处理功能。 利用该软件，用户不仅可以制作各类精美的电子 表格，还可以用来组织、计算和分析各种类型的数 据，方便地制作出复杂的图表和数据统计表。 n Excel 2003的功能 u Excel 2003的基本功能 l 制作电子表格。 l 强大的计算功能。 l 制作电子图表。 l 数据清单的处理和分析。 u Excel 2003新增的其他功能 统计函数的改进 新增任务窗格 信息的交流和获取 列表功能 另外还有并排比较文档、自动重新发布、工作表 保护等。 uExcel 2003的启动和退出 启动Excel 2003后，屏幕显示出Excel 2003 的主窗口，Excel 2003窗口中的标题栏、菜单栏 、工具栏、状态栏、任务窗格都与Word类似， Excel 2003也具有自己独特的工具。其组成部分 为： 【名称框】、 【编辑框】、 【工作表标签】 、 【行号】、 【列标】 、【单元格】、 【活动单元格】 、【任务窗格】。 工作薄与工作表工作薄与工作表 Excel 2003文档就是工作簿，它为用户提供了 一个计算操作环境。工作簿不仅提供了完整的计算 功能，还结合了许多应用数据处理的功能，如数据 筛选、图表制作、统计分析等，在各行各业都有广 泛应用。本节主要介绍工作簿的基本操作，如建立 新工作簿和打开工作簿等。 =80”），确认后，即可统计 出B1至B13单元格区域中，数值大于等于80的单元 格数目。 提示：允许引用的单元格区域中有空白单元格出现。 AVERAGE函数 功能：求出所有参数说明的算术平均值。 格式：AVERAGE(number1,number2,） 参数说明：number1,number2,：需要求平均值 的数值或引用单元格（区域），参数说明不超过30 个。 文本和数据函数 RIGHT函数 功能：从一个文本字符串的最后一个字符开始，截 取指定数目的字符。 格式：RIGHT(text,num_chars） 参数说明：text代表要截字符的字符串；num_chars 代表给定的截取数目。 MID函数 功能：从一个文本字符串的指定位置开始，截取 指定数目的字符。 格式：MID(text,start_num,num_chars） 参数说明：text代表一个文本字符串；start_num 表示指定的起始位置；num_chars表示要截取的数 目。 格式：LEFT(text,num_chars） 参数说明：text代表要截字符的字符串； num_chars代表给定的截取数目。 LEN函数 功能：统计文本字符串中字符数目。 格式：LEN(text） 参数说明：text表示要统计的文本字符串 提示：LEN要统计时，无论中全角字符，还是半角字符，每个字符均计为“1”； 与之相对应的一个函数LENB，在统计时半角字符计为“1”，全角字符计为 “2”。 LEFT函数 功能：从一个文本字符串的第一个字符开始，截 取指定数目的字符。 CONCATENATE函数 功能：将多个字符文本或单元格中的数据连接在 一起，显示在一个单元格中。 格式：CONCATENATE(Text1，Text） 参数说明：Text1、Text2为需要连接的字符 文本或引用的单元格。 其他函数 INDEX函数 功能：返回列表或数组中的元素值，此元素由行 序号和列序号的索引值进行确定。 格式：INDEX(array,row_num,column_num） VALUE函数 功能：将一个代表数值的文本型字符串转换为数值 型。 格式：VALUE(text） 参数说明：text代表需要转换文本型字符串数值。 FV函数 功能：基于固定利率及等额分期付款方式，返回某 项投资的未来值。 格式：FV(rate，nper，pmt，pv，type） 参数说明：Rate为各期利率，Nper为总投资期(即该 项投资的付款期总数），Pmt为各期所应支付的金额 ，Pv为现值(即从该项投资开始计算时已经入帐的款 项， 参数说明：Array代表单元格区域或数组常量； 或一系列未来付款的当前值的累积和，也称为本金） ，Type为数字0或1(0为期末，1为期初）。 MATCH函数 功能：返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元 素的相应位置。 格式：MATCH（ lookup_value,lookup_array,match_type） 参数说明：Lookup_value代表需要在数据表中查找的 数值； Lookup_array表示可能包含所要查找的数值的连续单 元格区域； Match_type表示查找方式的值（-1、0或1）。 u 单元格的引用 在公式中的引用有相对引用、绝对引用、混合引 用、三维应用等。 l 相对引用 当某个单元格的公式被复制到另一个单元格时， 原单元格内公式中的地址在新的单元格中就要发 生变化。但其引用的单元格地址之间的相对位置 间距保持不变。 l 绝对引用 绝对引用又称绝对地址，在表示单元格的列标和 行好前加“$”符号就称为绝对引用，其特点是 在将 此单元格复制到新的单元格时，公式中的单元格 地址始终保持不变。 l 混合引用 混合引用是指单元格地址的行号或列号前加上 “$”符号，如“$C1”或“C$1”。当公式单元 因为复制或插入而引起行列变化时，公式的相 对地址部分会随着位置变化，而绝对地址部分 仍保持不变。 l 三维引用 三维引用是指在一个工作薄中，从不同的工作表引 用单元格地址，或从不同的工作薄引用单元格地址 。 u 公式的复制 l 复制公式 方法一：下面举例说明复制公式的步骤（将工作表中将B5中 的公式复制到C5中）。 选定单元格B5。 选择【编辑】|【复制】命令，复制该单元格。 选定单元格C5。 选择【编辑】|【选择性粘贴】命令。 在【选择性粘贴】对话框中，选中【公式】单选按钮。 单击【确定】按钮，就将单元格B5中的公式复制到C5中 了。 方法二：利用自动填充方式。 创建一个工作表。 在单元格B5中输入公式：=B3*B4。 按【Enter】键或者单击编辑栏中的【输入】 按钮，计算出结果用鼠标拖动单元格B5右下角的 填充柄，将公式复制到C5：G5单元格区域中,可 以看到在这些单元格中显示出相应的结果。 l 移动公式 将单元格B5的公式移到单元格C5中，具体操作 步骤如下： 选取单元格B5。 将鼠标指针移动到单元格B5的边框上，当鼠 标指针变为专形状时按下鼠标左键。 拖曳鼠标到单元格C5，释放鼠标即可。 提示：对于相对地址引用，用户在复制单元格时，Excel 2003会自动调整新粘 贴单元格区域内的所有相对地址引用和混合引用的相关部分。如果要复制后的 公式的引用位置保持不变，应该使用绝对地址引用和混合地址引用。 n n 数据的管理与分析数据的管理与分析 u 数据清单的概念 在Excel 2003中，数据清单是指包含一组相关 数据的一系列工作表数据行。ExceI在对数据清单 进行管理时，把数据清单看作是一个数据库。数据 清单中的行相当于数据库中的记录，行标题相当于 记录名，数据清单中的列相当于数据库中的字段， 列标题相当于数据库中的字段名。 6000。 选定数据清单中的任意一 个单元格，单击【数据】| 【 筛选】|【高级筛选】命令， 打开【高级筛选】对话框进行 设置。 单击【确定】按钮。 u 数据分类汇总 当用户对表格数据或原始数据进行分析处理时， 往往需要对其进行汇总，还要插入带有汇总信息 的行。Excel 2003提供的“分类汇总”功能将使 这项工作变得简单易行，它会自动地插入汇总信 息行，不需要人工进行操作。 “分类汇总”功能可以自动对所选数据进行汇总 ，并插入汇总行。汇总方式灵活多样，如求和、 平均值、最大值、标准方差等。 l 分类汇总 步骤： 选定工作表，单击【数据】| 【分类汇总 】命令，将弹出【分类汇总】对话框，在【汇总方 式】下拉列表框中选择【平均值】选项，在【选定 汇总项】列表框中选中相应的复选框，单击【确定 】按钮。 提示：对数据进行分类汇总后，还可以恢复工作表的原始数据，方法为：再次选定工 作表，单击【数据】【分类汇总】命令，在弹出的【分类汇总】对话框中单击【全 部删除】按钮，即可将工作表恢复到原始数据状态。要得到如图的效果，还要先按销 售人员排序。 l 数据合并 通过合并计算可以对来自一个或多个源区域的 数据进行汇总，并建立合并计算表。这些源区 域与合并计算表可以在同一工作表中，也可以 在同一个工作簿的不同工作表中，还可以在不 同的工作簿中。 合并计算的方式 使用三维公式进行合并计算：这种方式对数据源区域的布 局投有限制，可将合并计算更改为需要的方式，当更改源区域 中的数据时，合并计算将自动进行更新。 按位置进行合并计算：如果所有源数据具有同样的位置顺 序，可以按位置进行合并计算。 按分类进行合并计算：要汇总计算一组具有相同的行和 列标志但以不同的方式组织数据的工作表，则可按分类进行 合并计算。 通过生成数据透视表进行合并计算：这种方式可以根据 多个合并计算的数据区域创建数据透视表，类似于按分类合 并计算,但它可以重新组织分类，从而具有更多的灵活性 。 建立合并计算（按位置合并计算数据） 如果数据来自同一模板创建的一系列工作表，则可 按位置合并计算数据，单击【数据】|【合并计算】 命令。 u 建立数据透视表 l 使用数据透视表的优点： Excel提供了向导功能，易于建立数据透视表，真正按用户 设计的格式来完成数据透视表的建立。当原始数据更新后，只需 单击【更新数据】按钮，数据透视表就会自动更新数据。当用户 认为己有的数据透视表不理想时可以方便地修改数据透视表。 l 建立数据透视表 选择【数据】|【数据透视表和数据透视图】菜单，将打开 【数据透视表和数据透视图向导】，根据向导的提示建立数据 透视表。 n n 图表图表 在Excel 2003中，提供了强大的图表功能，使用图 表能够更加直观地将工作表中的数据表现出来，使 原本枯燥乏味的数据信息变得生动形象起来。 u 制作图表 l Excel 2003的图表概念 Excel 2003中的图表是指将工作表中的数据用图形表 示出来。 新创建的图表根据位置的不同分为两类。嵌入式图表、 图表工作表。 嵌入式图表：即把图表作为工作表的一部分，一 般情况，在打印时它会与工作表中的数据紧挨在 一起。想要把实际数据和它的图表放在一起作为 参照时，使用嵌入式图表。 图表工作表：即生成独立于工作表的图表，这种 图表可以单独打印。 l 创建图表 用户要创建图表，可以使用“图表”工具栏和 “图表向导”两种方法来创建 选择【视图】|【工具栏】|【图 表】命令，弹出【图表】工具栏 。 使用“图表”工具 栏 使用图表向导创建图表 选择【插入】|【图表】命令，或直接单击【常用 】工具栏中的【图表向导】按钮，弹出【图表向 导】，根据向导的提示进行创建。 u 缩放、移动和复制图表 在Excel 2003中移动图表非常容易，单击要移动的图 表，用鼠标移动它到一个新位置，松开鼠标即可。 嵌入的图表是可以自由移动的，单击图表区域的任一处 ，按住鼠标左键不放拖动图表到另一处，松开鼠标即完成图 表移动的操作。 要改变一个图表的尺寸，单击鼠标选定该图表，在图表 四周会出现黑色的小方块标记，将鼠标指向黑色标记，待指 针变成双向箭头，按住鼠标左键并拖动边框即可改变图表的