会议筹备教学课件PPT.ppt

第三章 会议准备 会 谈 桌 主 方 人 员 1 客 方 人 员 5 2 3 4 4 5 3 2 1 会 谈 桌 客 方 人 员 1 2 4 4 2 1 3 5 3 5 门 主 方 人 员 门 竖式 横式 知识回顾：商务谈判座次礼仪 商务谈判座次礼仪 正门 6 4 2 1 3 5 7 7 5 3 1 2 4 6 客方 主方 横桌式 竖式桌 主方客方 7 5 3 1 2 4 6 6 4 2 1 3 5 7 谈判桌 谈判桌 正门 动态的右 “面门为上、居中为上、以右为上” 商务签约座次礼仪 v主人在左，客人在主人 右边 正门 客方主方 随从人员 54321 随从人员 12345 静态的右 “面门为上、居中为上、以右为上” 国旗的悬挂 （客方）（主方） 签到 签到方法： v薄式签到 v优点：利于保存，便于 查找；适用于小型会议 。 v会议工作人员代为签到 v优点：简便易行，适用 于小型会议和一些常规 会议； v证卡签到 v优点：方便，可以解决 开会入场签到所造成的 拥挤问题；适用于大中 型会议。 v座次表签到方法 v电脑签到 思考：报到与签到的联系与区别？ v二者都是指与会者到达会议场所时所办理的手续， 会期较短，无需集中接待的会议，一般只需办理签 到手续；但会期较长、具体会议活动较多，需要集 中接待的会议，不仅要签到还要办理报到手续。 v二者区别：报到指与会者在到达会议所在地入住宾 馆时办理的注册手续，但不一定证明其参加每一次 的会议活动；签到则是与会者在每一次具体的会议 活动的签到簿上签名，证明他参加了这一次具体会 议。 案例分析1： v便条 v初萌： v 公司举办的技术研讨会即将结束，由于在会议 签到过程中一度出现混乱，引起部分与会人员的不 满，公司领导会务组成员进行会议总结。总结主题 集中在会议签到的内容、程序和基本要求上，请你 就上述内容给予说明，发到我的邮箱以备总结时使 用。 v行政经理xx vx年x月x日 分析： v会议签到工作的内容： v签到工作通常包括： v迎宾、签到登记、交费、领取会议资料和各 种票证等。 v会务组织人员应当到宾馆或会场入口处迎接 与会人员，并组织与会签到和登记，然后引 导与会人员尽快就座。其目的是了解应该到 会人数，认真负责做好签到工作。 v1.签到基本工作程序： v指定会议签到的工作人员； v准备签到所需的签到笔、签到薄或签到卡的 刷卡机等用品及设备； v负责签到工作人员提前到位； v迎接与会人员； v向与会人员介绍签到工作的内容； v办理参会手续，发放会议资料和票证等。 v2.会议签到的要求： v会议签到的工具要方便、好用、充足。 v负责会议签到工作人员要提前到岗，注意着 装礼仪。 v签到处的位置要易找，并标识清楚。 v签到工作要耐心细致，热情周到。 案例分析2： v某公司为庆祝开业五周年，举行为期两天的系列活 动，庆典活动报到那天，会务组突然发现来的人比 当初预料的多得多，且不说活动场面变得拥挤不堪 ，更麻烦的是原来预定安排住宿的房间不够。 分析： v可能有这样几个方面的原因： v一是不注意发送和回收会议回执；二是会前不注意 统计落实到会人数；三是会务组组织应变能力不强 ，准备工作不充分，没能将各种可能性考虑进去， 没有应急措施。 v补救措施： v增加会场工作人员，做好引导工作，增加会场座位 ，分流客人，可设置分会场；预定安排住宿的房间 不够，应迅速调配房间，首要任务是让每个人都能 得到较好的安排。 第三章 会议准备 一、会议准备工作的内容 v（一）总体思路 v1.估算工作量 v2.调配资源 v3.明确职责 v4.落实重点 v5.会前综合检查 会务细节表 no.工作项项目责责任人 核查 查 no.核查查责责任人核查查 1选择选择 会议议地点 11服务员务员 指导导工作 2会议项议项 目 12会间摆间摆 放（点心、水果） 3会议时间议时间 13ppt提示，指引牌提示 4活动负责动负责 人 14娱乐娱乐 保龄龄、游泳、台球、ok、网球 5活动动作业业分工明细细 15会议议通知 6 会场预订场预订 （大小、桌椅放置、温度、灯光、 音 响、麦克、电电源、投影位置、背景音乐乐、桌 台 花饰饰） 16预预算申批、借支票 7确认认人员员（时间时间 、住宿、车辆车辆 、特殊要求） 17会务务通知 8 用餐（时间时间 、地点、人数、标标准、菜单单、特 殊 要求） 18购买购买 用品、水果 9 车辆车辆 安排（时间时间 表、用车车人、接机、机动动 用车车） 19房间间安排 10借还设备还设备 20接听电话电话 、安排事情 投影机、投影幕、插线线板、无线线麦 21文件发发送、传递传递 信息、会场应场应 急 剪刀、订书订书 机、笔记记本 22会后结帐结帐 电电子白板 23设备设备 整理 激光笔、白板笔、白板擦 24费费用报销报销 照相机、摄摄像机、打印机 25会务总结务总结 （二）各阶段准备工作的主要内容 v1.会议通知阶段 v2.会议文件材料准备阶段 v3.布置会场阶段 v4.会议接待阶段 v5.散会阶段 二、会议整体设计 v尊重惯例 v突出特色 v把握重点 会议的程序安排 固定的会议流程规范 （1）一个中心 一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括： 会议的开始。具体包括：致欢迎词；阐明会议 目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制 度；指定会议记录人。 进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议 程一、议程二、议程三等。 具体包括：分享话题和目标；交流信息； 产生主意、做决定、确认行动；总结。 结束会议。具体包括：总结；安排下次会议。 固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点: （2）两个基本点 v 两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前 的准备和会议结束后的跟踪,这两个基本点是最容易 被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。 所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工 作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟 踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以 及安排下次做汇报的人选等。 思考：如何筹备一次会议？ v一、拟定会议计划 v（一）拟定会议的基本要素，如名称、议题 、时间、地点、参与人员等。 v（二）成立会务工作机构，如有必要可对工 作人员进行分组。 v（三）制订会议预算 v v二、拟定会议议程、日程与程序 v 大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导 和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言； 参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。 v三、制发会议通知 v四、准备会议材料 v五、制发会议证件 v六、布置会场 会议议程、日程和程序的关系 v会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动先 后顺序的安排。它们之间的区别在于： v会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括 会议期间的辅助活动，其特点是概括、明了； v会议日程是将各项会议活动(包括辅助活动)落实到单 位时间，凡会期满一天的会议都应当制定会议日程； v会议程序则是一次具体会议活动的详细顺序和步骤， 是会期较短、议题较少并且较为灵活的会议只需制定 一份会议议程即可。以举行颁奖、选举、揭牌等一事 为主的会议活动，一般只制定会议程序。 食宿安排 v（一）安排会议餐饮的原则是：卫生第一， 保证营养，适合口味，方便节约。主要就是 ： v1.量入为出，根据实际的会议收入（预算）作相应 的安排，不可铺张浪费。 v2.会议餐饮食品特备强调的是安全卫生。 v3.在具体菜式的选择上，工作餐要体现顾全大局的 原则，即保证营养又适合口味，照顾不同国家、民 族的饮食习惯。 v4.注意餐桌礼仪，最好能将每桌的人员名单安排落 实下来。 v案例： va公司要在总部广州召开全国订货会，新秘书小王这 样安排接待：安排前台文员2人，负责签到和引导工 作；准备小车三台，负责随时接待来电要求接站的 新客户和重要来宾；除每天中午供应的工作餐（盒 饭）外，其他食宿概不安排，来宾自己解决。 v分析：2人接待忙不过来，客户不同时间陆续前来， 签到处无暇统计到场人数；盒饭临时定制，无法准 时供应，来宾可能等不及；有事无法及时联系到客 户。不安排食宿不见得省事，统一食宿管理，节省 了与会者三餐一宿奔波劳碌的时间，节省了组织东 奔西走寻人开会的时间，会议时间和会议质量才能 更有保障。 附：中央国家机关和事业单位差旅费管理办法（节选 ） v 第三章 住宿费 v 第九条 财政部根据各地的经济发展水平和物价水平，分 别确定各级别人员的住宿费开支标准上限。 v 第十条 中央国家机关工作人员出差实行定点住宿。住宿 标准：副部长级人员住套间，司局级人员住标准间，处级以 下人员两人住一个标准间。 v 出差人员必须到定点饭店住宿，住宿费按照定点饭店的 收费标准凭据报销。因特殊情况未到定点饭店住宿的，在出 差地住宿费开支标准上限以内凭据报销。 v 出差到没有定点饭店的地方，住宿费在所在地、市、州 住宿费开支标准上限以内凭据报销。 v 定点饭店通过招标、协商方式确定，名单另行公布。 v 第十一条 中央事业单位工作人员出差暂不实行定点住宿 ，其住宿费在出差地住宿费开支标准上限以内凭据报销。 v 第十二条 出差人员无住宿费发票，一律不予报销住宿费 。 v第四章 伙食补助费 v 第十三条 出差人员的伙食补助费按出差自然（ 日历）天数实行定额包干，每人每天50元。 v 第十四条 出差人员由接待单位统一安排伙食的 ，不实行包干办法。出差人员应向接待单位交纳伙 食费，回所在单位如实申报，每人每天在50元以内 凭接待单位收据据实报销。接待单位收取的伙食费 用于抵顶招待费开支。 v第六章 参加会议等的差旅费 v 第十七条 工作人员外出参加会议，会议统一安 排食宿的，会议期间的住宿费、伙食补助费和公杂 费由会议主办单位按会议费规定统一开支，在途期 间的住宿费、伙食补助费和公杂费回所在单位按照 差旅费规定报销。小型调查研究会等不统一安排食 宿的，会议期间和在途期间的住宿费、伙食补助费 和公杂费均回所在单位按照差旅费规定报销。 第六节 会间文化娱乐活动的安排 会间文化娱乐活动的安排 v一般情况下，会期短（一天以内）的会议不需要娱 乐节目；若会议内容较多，会期较长的会议，通常 需要安排一些会间文化娱乐活动，给与会者作为必 要的会间休息和调节。 v（一）会间活动的作用： v调节会议的气氛 v让与会者感受到“团队的精神” v舒缓紧张的精神压力 案例分析： va公司在新产品发布会期间，定于12月25日18：00在 某娱乐总汇举办与会人员联欢会，可当与会人员兴 高采烈来到娱乐总汇时，秘书却发现所定的能容乃 50人的大包房居然已为b公司所用。 v分析：吸取秘书的教训，组织活动不仅要有明确的 目的、周详的计划，还应该落实好资金、场地、物 品、交通等等，只有做足相关的准备工作，才能保 证活动的质量。 （二）组织会间活动应遵循的原则 v健康轻松原则 v安全至上原则 v组织有序原则 v自愿参与原则 v从简节约原则 （三）会间娱乐活动的种类和形式 v1.会间娱乐活动的种类 v会间娱乐活动形式多样，根据会间活动的主 题内容可以划分为两大类： v带有教育性质的娱乐活动