《函的写作用》PPT课件.ppt

函 一、函的必备知识一、函的必备知识 二、函的结构和写法 （一）函的含义和用途（一）函的含义和用途 1. 1.函的含义函的含义 一、函的必备知识一、函的必备知识 函是用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和 函是用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和 答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。 行政关系的几个概念行政关系的几个概念 不相隶属机关不相隶属机关 一个系统内部的平级机关是不相隶属机关。凡是 一个系统内部的平级机关是不相隶属机关。凡是 在行政或组织上没有领导与被领导关系、业务上没有在行政或组织上没有领导与被领导关系、业务上没有 指导与被指导关系，都是不相隶属机关。不相隶属机指导与被指导关系，都是不相隶属机关。不相隶属机 关之间互相行文时，不分级别高低：级别高的一方不关之间互相行文时，不分级别高低：级别高的一方不 能向级别低的一方发出指挥、指导性公文能向级别低的一方发出指挥、指导性公文( (个别晓谕性个别晓谕性 的通知例外的通知例外) )，级别低的一方也不需向级别高的一方发，级别低的一方也不需向级别高的一方发 出请示和报告。双方之间如果有事项需要协商或请求出请示和报告。双方之间如果有事项需要协商或请求 批准，都要使用批准，都要使用“函函”这种平行文体。这种平行文体。 这两个概念不是同一概念。只有行政上有隶属关 这两个概念不是同一概念。只有行政上有隶属关 系的领导机关和业务归口的指导机关，才能称为本机系的领导机关和业务归口的指导机关，才能称为本机 关的关的“上级机关上级机关”；而；而“主管部门主管部门”是指职能部门，是指职能部门， 即它是某项工作的职能管理部门，不管其级别高低，即它是某项工作的职能管理部门，不管其级别高低， 只要某项工作归其管理，其他与其无领导与被领导关只要某项工作归其管理，其他与其无领导与被领导关 系、业务上没有指导与被指导关系的机关请求其批准系、业务上没有指导与被指导关系的机关请求其批准 其管理的事项，都要使用其管理的事项，都要使用“函函”这种平行文体，得到这种平行文体，得到 其批准。其批准。 “上级机关”与“主管部门” . .函的用途函的用途 函的使用范围极广，使用频率极高，是公文中唯 函的使用范围极广，使用频率极高，是公文中唯 一的平行文，它是公文中的一的平行文，它是公文中的“轻武器轻武器”，主要用于四，主要用于四 个方面：个方面： （ （1 1）平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联）平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联 系、往来。系、往来。 （ （2 2）向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关）向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关 事项。事项。 （ （3 3）业务主管部门答复审批无隶属关系的机关请）业务主管部门答复审批无隶属关系的机关请 求批准的事项。求批准的事项。 （ （4 4）机关单位对个人的事务联系。）机关单位对个人的事务联系。 按内容和用途分按内容和用途分 1 1商洽函商洽函 2 2询答函询答函 3. 3. 批请函批请函 4 4告知函告知函 （二）函的分类（二）函的分类 1 1商洽函。商洽函。即不相隶属机关之间商洽工作、联即不相隶属机关之间商洽工作、联 系有关事宜的函。如人员商调、联系参观学习等。系有关事宜的函。如人员商调、联系参观学习等。 关于鄂穗两地携手联合打捞“中山舰”的函 湖北省人民政府： 现沉于长江金口赤矾山江底的“中山舰”，是中 国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修 复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。 “中山舰”是重要的革命历史文物。该舰1938年 年参加“保卫大武汉会战”时被日军炸沉。尽快打捞 “中山舰”，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞 和两岸有识之士拥戴的义举。这对于充实完善中国现 代革命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教 【商洽函商洽函例文例文】 育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向 心力，改善两岸关系，促进台湾回归祖国大业的早日心力，改善两岸关系，促进台湾回归祖国大业的早日 实现，都具有重要的意义和作用。实现，都具有重要的意义和作用。 由于 由于“中山舰中山舰”在广州的时间长达在广州的时间长达2121年，且围绕年，且围绕 “中山舰中山舰”的几次主要历史事件都发生在广州。因的几次主要历史事件都发生在广州。因 此，此，“中山舰中山舰”是把广州建设成为中国现代革命史教是把广州建设成为中国现代革命史教 育基地，育基地， 向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主 义教育和革命传统教育不可缺少的文物。近几年来，义教育和革命传统教育不可缺少的文物。近几年来， 广东省、广州市人大、政协、民革，黄埔军校同学会广东省、广州市人大、政协、民革，黄埔军校同学会 中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人 民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向 广州市政府来电来函，希望广州市政府主动与贵广州市政府来电来函，希望广州市政府主动与贵 省联系一起尽快组织打捞省联系一起尽快组织打捞“ “中山舰中山舰” ”，并进行修，并进行修 复和复和陈列。为此，我们经过认真研究，提出由两陈列。为此，我们经过认真研究，提出由两 地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联 合打捞、修复、展出的办法和有关问题。合打捞、修复、展出的办法和有关问题。 专此函达，请答复。 专此函达，请答复。 广州市人民政府（盖章） 广州市人民政府（盖章） 年年 月月 日日 2 2询答函。询答函。即不相隶属机关之间相互询问和即不相隶属机关之间相互询问和 答复有关具体问题的函。询答函又可分答复有关具体问题的函。询答函又可分“询问函询问函 ” 和和“答复函答复函”。有些不明确的问题向有关机关和。有些不明确的问题向有关机关和 部门询问、征求意见，用询问函。如：部门询问、征求意见，用询问函。如：省省 体育运动委员会关于询问举办全省农民运动会有体育运动委员会关于询问举办全省农民运动会有 关项目比赛的函关项目比赛的函。对机关和部门所询问的问题。对机关和部门所询问的问题 做出解释答复用答复函。做出解释答复用答复函。如：如：国家物价局、财国家物价局、财 政部关于调整新护照收费标准的复函政部关于调整新护照收费标准的复函。询答函询答函 涉及的多数是问题而非具体工作。涉及的多数是问题而非具体工作。 3 3批请函。批请函。即用于不相隶属机关之间请求批即用于不相隶属机关之间请求批 准和答复审批事项的函。批请函实际上又可以分准和答复审批事项的函。批请函实际上又可以分 为为“请批函请批函”和和“审批函审批函”。请批函用于向不相。请批函用于向不相 隶属的主管部门请求审批事项，而审批函则用于隶属的主管部门请求审批事项，而审批函则用于 主管部门答复不相隶属机关单位的请批事项。主管部门答复不相隶属机关单位的请批事项。 关于请求解决我县枯水期用电指标的函关于请求解决我县枯水期用电指标的函 市供电公司：市供电公司： 去年以来，我县利用本地水力资源发展小水电， 去年以来，我县利用本地水力资源发展小水电， 每年丰水期输入国家大电网的电达每年丰水期输入国家大电网的电达30003000至至60006000万度，万度， 每度电价每度电价0.250.25元。而枯水期我县则严重缺电，以每度元。而枯水期我县则严重缺电，以每度 电价电价0.500.50元购进元购进15001500万度电，仍然不能保证城镇居民万度电，仍然不能保证城镇居民 生活用电。目前有几家水泥厂、糖厂因缺电已停产。生活用电。目前有几家水泥厂、糖厂因缺电已停产。 为此，我县请求从今年起在每年为此，我县请求从今年起在每年1111月月1 1日至次年日至次年3 3月月3030 日的枯水期内，每天能支持配送我县基数电日的枯水期内，每天能支持配送我县基数电1010万度。万度。 可否，请予函复。 可否，请予函复。 县人民政府县人民政府 年七月一日年七月一日 【请批函请批函例文例文】 4 4告知函。告知函。即告知不相隶属机关有关事项的函。即告知不相隶属机关有关事项的函。 按行文方向分按行文方向分 去函去函: :主动制发函。 复函复函: : 回复对方来函的函回复对方来函的函 。 按文面格式分按文面格式分 便函便函 ：不属于正式公文，格式不属于正式公文，格式 较随意，无眉首、版记，甚至较随意，无眉首、版记，甚至 可无标题。但要有机关署名、可无标题。但要有机关署名、 日期和公章。日期和公章。 公函公函: :是公文的正式文种，有是公文的正式文种，有 眉首、主体、版记，要严格按眉首、主体、版记，要严格按 公文格式撰写制作。公文格式撰写制作。 （三）函的特点（三）函的特点 1 1使用广泛性。函的使用不受级别高低、单使用广泛性。函的使用不受级别高低、单 位大小的限制，收发函件的单位均以平等身份进位大小的限制，收发函件的单位均以平等身份进 行联系。上至国务院下至基层组织都广泛使用。行联系。上至国务院下至基层组织都广泛使用。 2 2行文多向性。函可以上行、下行，但大多行文多向性。函可以上行、下行，但大多 数函作平行文。数函作平行文。 3 3用语谦敬性。不论什么类型的函，用语皆用语谦敬性。不论什么类型的函，用语皆 注重谦恭有礼，尊重对方，力求得到对方更多的理注重谦恭有礼，尊重对方，力求得到对方更多的理 解和支持。函是最注重使用文言词汇的公文，也是解和支持。函是最注重使用文言词汇的公文，也是 公文中最富有文学性的文种。公文中最富有文学性的文种。 二、函的结构和写法 二、函的结构和写法 . 标题。有三种写法：一是完整式标题，由发 函机关、事由和文种组成，如部关于选择出 国人员的函；二是由发函机关、事由、受理机关 和文种组成，如国务院办公厅关于悬挂国旗等问 题给湖北省人民政府办公厅的复函；三是用省略 发文机关名称，由事由和文种组成，如关于请求 批准市节约能源中心编制的函。 （一（一 ）函的标题、字号和主送机关）函的标题、字号和主送机关 . .发文字号。发文字号。公函要有正规的发文字号，写法公函要有正规的发文字号，写法 与一般公文相同，由机关代字、年号、顺序号组成与一般公文相同，由机关代字、年号、顺序号组成 。 大机关的函，可以在发文字号中显示大机关的函，可以在发文字号中显示“函函”字。如字。如 国务院公报国务院公报20002000年第年第1010号同时发表了国务院办号同时发表了国务院办 公厅以公厅以“国办函国办函20002000号号”为发文字号的七为发文字号的七 篇复函。篇复函。 . .主送机关主送机关 。函的行文对象一般情况下是明确函的行文对象一般情况下是明确 单一的，多数函的主送机关只一个。但有时内容涉单一的，多数函的主送机关只一个。但有时内容涉 及部门多，也有排列多个主送机关的情况，如及部门多，也有排列多个主送机关的情况，如国国 务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函( (国办国办 函函199319932 2号号) )的主送机关有七个：国家计委、经贸的主送机关有七个：国家计委、经贸 办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督 局。局。 1 1发函缘由发函缘由 。这是函的开头部分，主要用来这是函的开头部分，主要用来 说明发函的根据、目的、原因等。如果是复函，说明发函的根据、目的、原因等。如果是复函， 则先引用对方来函的标题及发文字号，然后再交则先引用对方来函的标题及发文字号，然后再交 代根据，说明缘由。代根据，说明缘由。有的复函以有的复函以“ “现将有关问题现将有关问题 复函如下复函如下” ”一类文种承启语引出主体事项，即答一类文种承启语引出主体事项，即答 复意见。复意见。 （二（二 ）正文）正文 关于商洽委托代培涉外秘书的函关于商洽委托代培涉外秘书的函 大学文学院：大学文学院： 本集团公司新近上岗的秘书缺乏专门的涉外秘书知识， 本集团公司新近上岗的秘书缺乏专门的涉外秘书知识， 业务素质亟待提高。据报载，贵院将于今年业务素质亟待提高。据报载，贵院将于今年9 9月开办涉外秘书月开办涉外秘书 培训班，系统讲授涉外秘书业务、公关礼仪、实用文书写作培训班，系统讲授涉外秘书业务、公关礼仪、实用文书写作 等课程。这个培训项目为我集团公司新上岗的涉外秘书提供等课程。这个培训项目为我集团公司新上岗的涉外秘书提供 了一个难得的在职进修机会。为能尽快提高本集团公司涉外了一个难得的在职进修机会。为能尽快提高本集团公司涉外 秘书的从业素质，我们拟选派秘书的从业素质，我们拟选派 8 8名在岗秘书委托贵院代培，名在岗秘书委托贵院代培， 随该班进修学习。有关代培费用及其他相关经费，将按时如随该班进修学习。有关代培费用及其他相关经费，将按时如 数拨付。数拨付。 是否慨允，恳请函复为盼。 是否慨允，恳请函复为盼。 集团公司（印章）集团公司（印章） 二 二五年七月二十日五年七月二十日 【例文例文】 2 2事项。事项。这是函的主体部分，需要商洽、询这是函的主体部分，需要商洽、询 问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知等主问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知等主 要内容要内容具体写清楚。如果内容较多，可采用分条的具体写清楚。如果内容较多，可采用分条的 写法，使之条理分明。写法，使之条理分明。发函和复函的事项一般都较发函和复函的事项一般都较 单一，可与行文缘由合为一段。如果事项比较复单一，可与行文缘由合为一段。如果事项比较复 杂，则分条列项书写。复函要根据来函内容做出具杂，则分条列项书写。复函要根据来函内容做出具 体答复。答复时一定要掌握政策，注意分寸，不得体答复。答复时一定要掌握政策，注意分寸，不得 违背政策违背政策 。 关于给关于给超市总公司商租商场一事的复函超市总公司商租商场一事的复函 上海上海超市总公司：超市总公司： 贵公司 贵公司关于商租关于商租商厦五楼的函商厦五楼的函（沪（沪 超函超函2020号）收悉，经研究，现答复如下号）收悉，经研究，现答复如下 ： 贵公司欲租我商厦五楼闲置的楼面开设超市， 贵公司欲租我商厦五楼闲置的楼面开设超市， 这是方便顾客的购买需求，有利于盘活我商厦的闲这是方便顾客的购买需求，有利于盘活我商厦的闲 置资源、扩大我商厦的经营规模与商品种类的好置资源、扩大我商厦的经营规模与商品种类的好 事，本商厦欢迎贵公司来我商厦五楼开设超市。具事，本商厦欢迎贵公司来我商厦五楼开设超市。具 体租金请贵公司来人面洽。体租金请贵公司来人面洽。 特此复函。 特此复函。 上海 上海商厦商厦 年四月一日年四月一日 【例文例文】 3 3希望请求。希望请求。这是结尾部分，向对方提出希望这是结尾部分，向对方提出希望 或请求。或希望对方给予支持和帮助，或希望对方给或请求。或希望对方给予支持和帮助，或希望对方给 予合作，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准予合作，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准 等。最后，另起一行作等。最后，另起一行作结语。不同类型的函结语有别结语。不同类型的函结语有别 。 如果只是告知对方事项而不必对方回复，则常用如果只是告知对方事项而不必对方回复，则常用 “ “特特 此函告此函告” ”、“ “特此函达特此函达” ”。若是要求对方复函则用。若是要求对方复函则用 “请即复函请即复函”、“盼复盼复”、“望函复望函复”、“请即复函请即复函 ” 等语。询问函则用等语。询问函则用“特此函商特此函商”、“特此函询特此函询”等等 语，请批函多以语，请批函多以“请批准请批准”、“请大力协助为盼请大力协助为盼”、 “望能同意望能同意”、“望准予望准予是荷是荷”等惯用语。复函等惯用语。复函 的结语常用的结语常用“特此复函特此复函”、“特此回复特此回复”、“此复此复” 等惯用语。也有的函不写结语。等惯用语。也有的函不写结语。 2 2开门见山，直奔主题。开门见山，直奔主题。无论发函还是复函，无论发函还是复函， 都不要转弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的议论都不要转弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的议论 。 3 3一文一函，简洁明了。一文一函，简洁明了。 （三（三 ）注意的问题 1 1注意批请函与请示的区别。注意批请函与请示的区别。向有隶属关系的向有隶属关系的 上级机关请求指示、批准事项用请示，而向没有隶上级机关请求指示、批准事项用请示，而向没有隶 属关系的业务主管机关请求批准有关事项，则用请属关系的业务主管机关请求批准有关事项，则用请 批函。主管机关答复请求审批事项，用审批函。批函。主管机关答复请求审批事项，用审批函。 4 4语言要规范得体，并体现函的用语特色。