物流短信系统设计与应用.doc

物流短信系统设计与应用物流短信系统设计与应用2011-04-16 17：06本论文首发表于物流技术与应用2005年第九期转载请注明出处物流短信系统设计与应用(上篇)问题的提出：物流企业信息化遇到的困扰随着国内经济的发展，被认为是第三利润源泉的物流业越来越受到人们的重视，各种仓储企业、运输企业也纷纷向物流企业转型。然而，现代物流服务能力的高低，不仅仅是体现在仓储、运输等这些基础业务的处理能力上，它更多体现在如何为客户提供有效的增值服务上。这些增值服务主要有两个方面：一是高效、便捷、一贯的业务处理能力；二是及时、准确、实用的信息提供能力。事实上，从某些角度看，这两个方面经常是相辅相成的。为了增强服务水平、提升企业竞争力，很多物流企业都在雄心勃勃的进行着一场信息化的改革。不可否认，信息化为很多物流企业注入了生机活力。但从我们多年的经验来看，在国内物流企业做信息化，总是会遇到各种阻碍，有些阻碍甚至是无法逾越的。这些阻碍主要为：1、物流从业人员的计算机水平问题。在国内物流企业，从业人员的计算机水平普遍偏低，很多人甚至连打字都不太熟练。而物流系统是一个业务关联非常紧密的系统，需要广泛的人员参与。物流系统在操作和维护上的相对复杂，使得很多人对信息化实施望而却步；很多物流企业因为无法在短期内培养合格的信息化管理和操作人员而不得不推迟或者放弃信息化建设步伐。如果能找到一种简单、便捷、容易为人们所接受的信息化操作终端，降低信息化操作的技术门槛，则可以说物流企业信息化工作成功了一半。2、物流企业信息化建设成本问题国内的物流企业，尤其是那些刚开始转型的物流企业，资金实力不是很雄厚，动辄几十万、几百万甚至上千万的信息化建设成本使得很多物流企业望而却步。一般的，有些岗位对信息化功能要求比较单一，比如销售员只需要查询订单执行情况或者库存情况；企业往往认为，为这些人员专门配置电脑，安装物流程序显得有点铺张浪费。如果能找到一种比较单一的人机交互设备，则可以有效降低物流企业信息化的成本。3、信息传递不够便捷问题物流企业业务人员移动性很强，他们经常需要在客户或者各业务现场了解情况传递信息。在应用信息系统的情况下，这些人员可以利用电脑终端通过网络来实时查询货物情况、给物流中心下达作业任务等。但是，在国内目前总体的网络信息化环境下，要做到随时随地通过网络和物流中心交互几乎是不太可能的。4、信息提供不够及时问题我们试列举以下几种情形，很多情况下，仅仅基于计算机网络的信息系统是无法及时反馈信息的销售员要和客户签单了，想立刻知道库存里某种商品的存货数量是否足够出货。货主想随时了解订单的执行状态，想知道在途车辆的运行状况。收货人想知道货物将在什么时候到达，以做好收货准备；但不方便直接和司机联系。货物快到保质期时及时通知货主处理；达到库存警戒线时通知货主补货。在过了最长还款期过后客户仍然未还款，则需要及时通知客户付款。在一般的情况下，处理这些业务都是通过电话、传真等传统手段直接和主要负责人联系。这种传统的方式不仅增加了人员的业务量，也容易造成反馈滞后甚至反馈信息不准确的情况。有些大型物流企业专门建立了Call Center系统，但为此付出的系统成本以及需要设置专门的服务人员，增加了企业的额外负担。技术引入：基于手机短信的移动物流信息化解决方案近些年来，移动短信业务在中国取得了飞速的发展。这种只有70个汉字的交互方式，凭着其简单、便捷、低成本的优势，极大的丰富了人们的交流，同时也为运营商带来了丰厚的利润。但是，从显示数据看，短消息应用领域大部分还是局限于个人娱乐性的消费上，而在行业应用上，却还是刚刚开始。随着人们对短信用途认识的加深，短信也开始被逐渐应用在各种行业领域。手机短信的行业应用主要是通过将短信功能与行业信息系统的集成来实现的。一、短信与计算机系统集成的两种方式通过短信与计算机系统的集成，使得短信功能能够融入到各种系统中，充分发挥短信简单、便捷、及时的功能，弥补计算机系统在与客户交互上的不足。目前，在企业应用上，短信与计算机信息系统集成主要有两种方式，一是通过短信服务商设定的互联网的网关，短信的发送和接收由短信服务商处理，再通过互联网传递到企业信息系统。另一是通过安装短信局端设备，直接通过局端设备来与计算机交互。图1：通过互联网关的短信集成方式图2：通过局端设备的短信集成方式利用通过互联网网关接入的方式，由于需要具有SP资格，对于绝大多数物流企业都是很难办到的，一般都是通过具有SP资格的中间商提供代理服务。图3：通过中间代理商集成短信功能二、两种短信集成方式的比较两种集成方式在成本、性能、维护性等方面各有不同，我们以下表作为比较图4：两种短信集成方式的比较对于一般的物流企业，在业务发展初期，客户量不是很大(1000客户)，可以选择通过局端设备的方式，这样能够做到投资小、见效快。而在公司进入成熟期，客户增多的时候，可以移植到通过互联网网关的接入方式，实现系统的顺利过渡。三、通过局端设备集成短信的原理在细节上，我们暂时不分析局端设备如何与计算机通信，而只分析如何通过局端设备与计算机设备的集成来为客户提供短信功能。基本原理为：客户通过手机，按照规定的格式给局端设备的号码发送一条短信；局端设备收到短信后，将短信内容传递到计算机系统；计算机系统根据短信格式和内容对短信进行解释；计算机系统按照短信指令做相关的业务处理；处理结束后将反馈信息形成短信内容，并将短信内容传递给局端设备；局短设备将信息内容发送给客户。图5：局端设备与计算机系统集成业务原理示意图以客户通过手机短信查询库存为例,客户通过编辑短信，内容为：CXKC,NP 3600254，将此短信发送到物流系统短信局端设备的号码上；局端设备收到此短信后，将短信内容提交给物流系统；物流系统接收到该内容，对其进行解释，关键字CXKC代表查询库存,NP 3600254代表要查询的物品的编码；系统启动查询进程，从库存中查询该物品的数量(也可以包括入库日期、所在货位等信息)，将查询结果形成内容：您好，您查询的商品NP 3600254(燃料油泵)，目前库存数量为105个；物流系统将该内容提交给短信局端设备，短信局端设备再将此内容发送到客户手机上。四、物流短信系统大力提升物流企业竞争力图6：物流短信应用事例举例通过集成短信技术，可以在很大程度上缓解物流企业信息化过程中的压力。1解决人员计算机水平不足问题：利用人人都能使用的手机短信功能，实现对物流系统的自动化操作。相对于计算机，手机更有亲和力，更能让操作人员接受。2减少信息化硬件设备的投入：不需要为业务员提供电脑设备了，而仅仅利用日常携带的手机就能实现所需的信息内容。其他相关人员也不需要利用电脑上网去查内容了，只通过手机就可以实现大部分查询功能。短信息的应用，大大扩宽了信息化的应用范围。3解决了信息传递不够便捷问题：无线通信网络覆盖范围广、手机在人们日常生活中的普及，基于这两点，使得利用手机短信进行的信息沟通能够几乎不受地域限制。4解决信息沟通不及时问题：业务主管不再半夜被客户叫醒以回答业务处理情况，客户们也不需要为查询库存状况、车辆状况等而将物流业务人员桌上电话变成热线。所有的问题，发送一个短信就能得到结果。随时随地，无所不在的物流短信服务，极大的方便了客户，为物流企业的服务水平提升了一大台阶，提升了物流企业在客户心目中的形象，增强了企业竞争力。功能设计：物流短信系统与物流业务系统在功能上的集成物流短信系统是建立在物流业务系统的基础上，提供物流消息的及时、远距离传递。同时，物流短信系统也扩展了物流业务系统的功能。通过物流短信系统，可以解决困扰物流行业多年的空车配载的难题。所谓空车配载就是有效利用物流公司外的社会空闲车辆，通过合理竞争，达到运输业务费用最低的效果。根据应用划分，我们将物流短信系统设计为如下几个模块：1、账号管理模块：包括手机账号的注册、修改、注销等。为了系统的保密性，只有经过系统注册的手机号码才具有相关的短信业务权限。2、空车配载模块：通过短信广播，将运输任务发送到相关车公司(车队)，由车公司报价，通过短信反馈给物流中心，物流中心根据报价结果，选择合适的运输公司承担该业务。3、短信查询模块：库存查询、运价查询、车辆位置查询、订单状态查询等。4、通知模块：发货通知、到货通知、崔款通知、近保质期报警、库存警戒报警等图7：物流短信系统功能结构示意图以下，我们将对空车配载模块、短信查询模块、短信通知模块做相应的说明一、空车配载在有些物流企业，空车配载也被称为运力采购或运力选择。物流企业期望通过竞争性方式来选择运输公司，但是，由于运输业务本身的限制(比如业务频次高、运输线路的不确定、每次业务量不是很大等)，无法象商品采购那样采取正规的招投标方式，那样会大大降低办事效率。那么，寻找一种简单有效的竞争方式一直是困扰运输主管们的一大问题。采用短信方式，供需双方不用直接见面，但却能够准确的将双方意愿反映到系统中；由系统自动做运输信息发布和反馈信息的收集，同时也由系统提供最优的运力选择方案。这一过程甚至都不需要人为参与，所以极大的节省了企业的信息发布和信息收集成本。完成一次空车配载决策一般要经过两个阶段，一个是运输信息的发布和报价信息的收集阶段，一个是最优配载方案的选择阶段。1、运输信息的发布和收集运价反馈结果图8：运输信息发布和收集示意图货主给物流公司下达运输指令，将货物从北京发往南京。物流公司接到指令订单后，将指令订单转化成运输信息短信(单号：CH1ORD 041213000001,起运地：北京,目的地：南京,货重：8T,车型：平板)群发给相应的车公司，车公司收到短信后，将报价信息反馈给物流公司(CH1ORD 041213000001,750,3.5,含义为：订单CH1ORD 041213000001，运价为750元/吨，3.5天内到达)。物流公司收到报价反馈后，将其保存，以备做配载决策用。需要注意的是，发送短信广播时，为了避免无效的短信发送，仅仅针对具有目的地业务的车公司发送，也可以通过人为干预，只对选定的车公司或个体车户发送。2、最优配载方案决策物流公司根据车公司或者个体车户按照订单反馈的运价信息，择优选择相应的车公司或者个体车户。同时，也将相关的运输价格信息保存到运价历史记录中，一方面可一留作将来做运力市场的分析用；另一方面也可以为多区域配送的最优方案提供选择依据。图9：多区域最优配载方案决策过程示意二、短信查询功能通过手机短信，可以查询计算机信息系统中保存的各项内容，并将查询结果以短信的形式返回给查询者。在物流系统中，各种角色经常使用的查询为：存货委托者：库存查询、单据处理状态查询运输委托者：运价查询、车辆状态查询、船期/班期查询、单据处理状态查询仓库主管：存货周转率查询、仓库使用率等现场操作员：货物位置查询1、库存以及订单状态查询货场/仓库的各种业务，如进货、出货、装车、移库等，会实时改变系统中的商品库存数量。针对业务订单的各种操作，如登记、确认、审核、装车等，会实时改变订单的业务状态。通过短信查询，系统自动会将最新的库存数量以及订单状态反馈给查询者图10：库存及订单状态查询示意图2、运价查询运价的来源：一方面是通过运力采购时，各个车公司反馈过来的运价信息，另一方面可以通过系统操作员手工录入。反馈内容限制：对于公司内部查询，则返回基础运价；对于客户，则返回经过修正后的价格。图11：运价查询示意图三、通知模块1、近保质期报警有一些生产企业抱怨，因为没有控制好保质期，在产品出库的时候，经常会发现该产品已经超出了保质期范围。出现这种情况有两种原因，一种是因为出库的时候没有按照先进先出原则出货，导致先入库的产品积压时间过长；另一种是因为产品销售不畅，在库存放时间过长而导致超过保质期。对于第一种原因，可以通过信息系统的规范管理来消除；而对于第二种原因，则需要在产品快要到达保质期时及时通知货主早做处理。那么，采用什么样的方式来通知货主呢。以前是采用纸张报表形式或者电话通知形式等，但这样增加了物流公司工作人员的工作量，而且也往往不能引起货主们足够的注意。而通过手机短信的形式，按照设定的频次，由系统自动的发短信给货主，直观简便，也不用增加业务人员的工作量。图12：近保质期报警示意图关于保质期的名词解释质量安全区间：能有效保证产品库存时间安全的区间处理品区间：商品在到达最终消费者前，出货所需要的最短的时间，在这一区间内出货，虽然产品还在保质期区内，但是在送到最终消费者时已经超过保质期了报警区间：由系统设定的，在产品快到达处理品区间前，提醒货主早做处理的区间次品区间：产品在库内保存时间超过保质期后的时间2、补货报警为了防止产品销售过程中出现断货的情况，一方面，需要做好销售预测，按照销售预测的规律做好进出货计划；另一方面，实时监控库存状况也是必要的，做好及时补货，防止出货量的突然增大造成不可预料的断货，这一点对于超市物流管理上尤其重要。一般的做法是，在产品的保险库存(也称为最低库存)外，设置一个报警库存，通过实时的库存监控，当发现某一产品的存货数量低于报警库存时，及时通过短信给客户报警，提醒客户尽快对该商品补货。同样，如果发现库存数量超过最高库存，也及时发短信给客户报警，提醒客户防止过量的库存积压。图13：补货报警示意图3、催款通知有些客户，在过了最低还款期限后忘记还款或者恶意欠款；针对这种情况，一般的办法都是开具催款通知书，督促其尽早还款。但是，在实际的商务处理上，很多企业都对开具催款通知书比较谨慎-催款通知书是一种太过正式的手段，对于关系比较紧密的客户，不在万不得已的情况下，一般不会开具催款通知书。那么，如何通过一种非正式的方式，既能及时提醒客户还款，又能不影响两公司之间的感情-采用短信催款是一