会计学基础教案第4章会计凭证和账簿.doc

第四章 会计凭证和会计账簿内容提要：本章主要介绍会计凭证的种类及其填制、审核；各种账簿的设置、启用、登记、对账结账以及发生错账时的更正方法。学习要求：了解会计凭证的作用、种类以及设置和登记账簿的意义；学会原始凭证、记账凭证的填制、审核、传递和保管；熟悉各类账簿的内容、格式、登记依据、登记方法；掌握编制会计凭证、登记账簿的各种规则，包括错账的更正方法。第一节 会计凭证 一、会计凭证的意义会计凭证（accounting documents）是记录经济业务，明确经济责任，并据以登记账簿的书面证明。我国的会计法和会计基础工作规范都规定，任何会计主体发生各项经济任务，都要由经办人员或有关部门填制或取得能证明经济业务发生的内容、数量、金额等凭证，并签名盖章，对业务的合法性、真实性和正确性负责。所有会计凭证都要由会计部门审核无误后，才能作为记账依据。因此，会计凭证是会计信息的载体之一，填制和审核会计凭证是会计核算的一种专门方法，是会计工作的开始，也是对经济业务进行日常监督的重要环节。对发挥会计在经济管理中的作用，具有十分重要的意义。（一）填制取得会计凭证，能反映经济业务的原貌，又是登记账簿的依据。会计凭证是经济业务的载体，每项经济业务的发生都将在会计凭证中予以反映，所以经济业务执行、完成情况的原始面貌，都要在会计凭证中显示出来。这样，既满足了会计核算客观性原则的要求，又为会计核算的进一步进行提供了真实、可靠的原始依据。并且，经过会计人员分类与汇总，会计凭证成为登记账簿的重要依据。（二）审核会计凭证，可以检查经济业务的合法、合理性。通过会计凭证的审核，可以检查和监督各项经济业务的合法、合理性。检查经济业务是否符合国家的有关法律、制度，是否符合企业目标和财务计划；检查经济业务有无违法乱纪，违反会计法规的现象，有无铺张、浪费、贪污、盗窃等损害公共财产的行为发生；可以及时发现经济管理中存在的问题和管理制度中存在的漏洞，及时加以制止和纠正，以改善经营管理，提高经济效益。（三）填制和审核会计凭证，可以加强经济管理中的责任制。填制会计凭证，包括经办人员签名或盖章这一内容，这不仅将经办人员联系在一起，相互促进，相互监督，而且有利于划清经办单位和经办人的责任。并且通过审核，即使发生了问题，也易弄清情况，区分责任，从而有利于加强经济责任制。会计凭证是多种多样的，可以按照不同的标准进行分类。但主要是按填制程序和用途不同所进行的分类，将会计凭证分为原始凭证和记账凭证两类。二、原始凭证（一）原始凭证及其种类原始凭证（source documents）是在经济业务发生或完成时直接取得或填制的，用以表明某项经济业务已经发生或完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。原始凭证是填制记账凭证和登记账簿的原始依据。原始凭证记载着大量的经济信息，又是证明经济业务发生的初始文件，与记账凭证相比，具有较强的法律效力，所以它是一种很重要的凭证，企业各部门在经济业务发生时，不但应该取得或填制原始凭证，还必须将原始凭证及时送交本单位的会计机构或专职会计人员，以保证会计工作的顺利执行。原始凭证按其取得来源不同，可以划分为外来原始凭证和自制原始凭证两类。1外来原始凭证（external source documents）。外来原始凭证是指同外部单位发生经济往来关系时，从外部单位取得的凭证，如购物时，从供货单位取得的发票，付款时由收款方开出的收据以及银行转来的收款通知等等。发票（增值税专用发票）一般格式如图表4-1所示。图表4-1 增值税专用发票 开票日期： 年 月 日 发票联 O:XXXXXXXXXXXXXXX购货单位名 称纳税人登记号第二联；发票联交购方记账地址、电话开户银行及账号货物或应税劳务名称规格型号单位数量单价金 额税率（%）税额合 计价税合计（大写）￥销货单位名 称纳税人登记号地址、电话开户银行及账号 收款人： 复核： 开票人： 销货单位：2自制原始凭证。自制原始凭证（home-made source documents）是指本单位内部经办经济业务的部门或人员在办理经济业务时自行填制的凭证，如收料单、领料单、工资结算单、提货单等等。企业的自制原始凭证按其填制方法不同，又可分为一次性凭证、累计凭证和汇总原始凭证。 一次性凭证（simple documents）。一次性凭证是指只反映一项经济业务，或者同时反映若干项同类性质的经济业务，其填制手续是一次完成的会计凭证。如“收料单”、“领料单”、“借据”等（外来原始凭证一般都是一次性凭证）。企业车间或班组向仓库领用材料时填制的“领料单”的一般格式如图表4-2所示，向银行进账时的进账单格式如图4-3所示：图表4-2 荣华公司 领 料 单 领料单位：一车间 仓库：1号库用途：制造A产品 200X年4月6日 编号：0328材料类别材料编号材料名称及规格计量单 位数 量单价金额第 联请领实发钢材203060mm圆钢公斤300030003.009000记账： 发料：李明 领料：王红图表4-3 进 账 单 农业银行 进账单 （收账通知） 3 年 月 日此联是收款人开户银行交给收款人的收账通知出票人全称收款人全称账号账号开户银行开户银行金额人民币（大写）亿千百十万千百十元角分票据种类票据张数收款人开户银行签章票据号码复核 记账（2）累计凭证（accumulated documents）。累计凭证是指在一定时期内连续记载若干项同类经济业务的会计凭证，这类凭证的填制手续是随着经济业务发生而分次进行的。这是由于制造业中的一些特殊业务，在一定时期内不断重复发生而分次进行，为了简化填制手续，集中在一张凭证中连续逐次逐笔累计填制，以反映业务的具体情况，如限额领料单、费用限额卡等。限额领料单标明了某种材料在规定期限内的领用额度，用料单位每次领料及退料，都要由经办人员在限额领料单上逐笔记录、签章，并结出限额结余。使用这种凭证，既可以做到对领用材料的事前控制，又可减少凭证填制的手续。但因这种凭证要反复使用，必须严格凭证的保管制度和材料收发手续。其格式如图表4-4所示：图表4-4 荣华公司限额领料单 200X年4月 编 号：2407领料单位：一车间 用 途：B产品 计划产量：5000台材料编号：102058 名称规格：16m/m圆钢 计量单位：kg单位：4.00元 消耗定量：0.2kg/台 领用限额：1000年请领实发月日数量领料单位负责人数量累计发料人领料人限额结余45200任华200200王强李三800410100任华100300王强李三700415300任华300600王强李三400420100任华100700王强李三300425150任华150850王强王英150431100任华100950王强王英50累计实发金额（大写）叁仟捌佰元整￥3800供应部门负责人（签章）生产计划部门负责人（签章）仓库负责人（签章）（3）汇总原始凭证（summary source documents）。实际工作中，为了集中反映某项经济业务的总括情况，并简化记账凭证的填制工作，往往将一定时期内若干记录同类性质经济业务的原始凭证汇总编制成一张原始凭证，这种凭证称为汇总原始凭证。如发出材料汇总表（其格式见图表4-5所示）、收货汇总表、商品销货汇总表等。汇总原始凭证所汇总的内容，只能是同类经济业务，不能汇总两类或两类以上的经济业务。图表4-5 发料凭证汇总表(汇总原始凭证) 200X年4月30日 单位：元应借科目 应贷科目：材料发料合计一明细科目：原材料辅助材料1-10日11-20日21-30日小计生产成本15000220002000057000300060000制造费用10005001500管理费用200015003500合计-60000500065000 记账： 审核： 制单：除了上列原始凭证外，企业实际工作中还有许多其他凭证，由于篇幅关系，在此不能一一列举。（二）原始凭证的填制1原始凭证的内容。如前所述，原始凭证因其反映的经济业务内容以及经济管理要求不同，其名称、格式和内容也是多种多样的。但是所有的原始凭证，都是作为经济业务的原始证据，必须详细载明有关经济业务的发生或完成情况，必须明确经办单位和人员的经济责任。因此，各种原始凭证都相应具备以下基本内容，也称凭证要素：（1）凭证的名称；（2）填制凭证的日期及编号；（3）接受凭证单位的名称；（4）经济业务的基本内容：说明、实物数量、单价、金额等；（5）填制凭证单位的名称或经办人员；（6）经办业务人员的签名或盖章。此外，有的原始凭证还必须载明凭证的联次、附件（如计划、定额、合同）等。2原始凭证的填制要求。原始凭证的种类不同，其具体填制方法和填制要求也不尽一致，但就原始凭证应反映经济业务、明确经济责任而言，原始凭证填制的一般要求是相同的。为了确保会计核算资料的真实、正确并及时反映，原始凭证填制应符合下列要求：（1）原始凭证的内容必须具备：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位名称；经济业务内容、数量、单价和金额。（2）从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。（3）凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。（4）一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。（5）发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。（6）职工公出借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。（7）经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。（8）原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。有些原始凭证包括的内容，不仅应当满足财务、会计工作的需要，而且应满足计划、统计和其他业务方面的需要。因此，原始凭证除满足上述基本要求外，还应根据需要补充一些必要的内容（如与该项业务有关的计划、合同项目号码等），才能充分发挥原始凭证的作用。原始凭证一般采用表格的形式列示它的基本内容，也可采用叙述形式详尽地反映各项内容。（三）原始凭证的审核只有经过审核无误的凭证，才能作为记账的依据。为了正确反映并监督各项经济业务，明确相关人员经济责任，防止利用原始凭证舞弊，会计部门的经办人员必须严格审核各项原始凭证，以确保会计核算资料的真实、合法、准确。原始凭证的审核，主要包括以下三个方面的内容：1合规性审核。根据有关的法令、制度、政策等，审核原始凭证所记录的经济业务是否合规、合法，有无违反法令、制度的行为；审核经济业务是否按规定的程序予以办理，对于弄虚作假、涂改或经济业务不合法的凭证，应拒绝受理，并报请上级有关人员处理。2完整性审核。根据原始凭证的要素，逐项审核原始凭证的内容是否完整，原始凭证的各项目是否按规定填写齐全，是否按规定手续办理。若原始凭证的内容填写不全，手续不完备，应退经办人补办完整后，才予以受理。3技术性审核。根据原始凭证的填写要求，审核原始凭证的摘要和数字及其他项目是否填写正确，数量、单价、金额、合计是否填写正确、大、小写金额是否相符。若有差错，应退经办人员予以更正。三、记账凭证（一）记账凭证及其种类记账凭证（recording documents）是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务内容进行分类、整理，并据以确定会计分录，作为记账依据的会计凭证。在前面的章节中指出，在登记账簿之前，应按实际发生经济业务的内容编制会计分录，然后据以登记账簿，在实际工作中，会计分录是通过填制记账凭证来完成的。这是由于原始凭证只表明经济业务的具体内容，并不能直接反映会计要素的走向，不能凭以直接入账，而且原始凭证多种多样，其格式、大小也不尽一致。为了做到分类反映经济业务的内容，必须按会计核算方法的要求，将其归类、整理为能据以入账的形式，指明应记入的账户名称以及应借、应贷的金额，并将相关的原始凭证附在记账凭证后面。这样不仅可以简化记账工作，减少差错，而且有利于原始凭证的保管，便于对账和查账，提高会计工作质量。记账凭证按其用途不同可分为专用记账凭证和通用记账凭证。1专用记账凭证（special recording documents）。专用记账凭证是专门用于记录某一类经济业务的凭证。按其所记录的经济业务是否与货币资金有关又分为收款凭证、付款凭证和转账凭证(或现金凭证、银行凭证和转账凭证)三类。（1）收款凭证（receiving documents）。收款凭证是用以反映货币资金收入业务的记账凭证，是根据货币资金收入业务的原始凭证填制而成的。实际工作中，出纳人员应根据会计管理人员或指定人员审核批准的收款凭证作为记录货币资金的收入依据。出纳人员根据收款凭证收款（尤其是收入现金）时要在凭证上加盖“收讫”戳记，以避免差错。收款凭证一般按现金和银行存款分别编制。其格式内容见图表4-6所示：图表4-6 收 款 凭 证 借方科目 现金 200X年5月6日 凭证编号 现收 15 出 纳 编 号 024-3摘 要贷方科目金 额记账符号附件总账科目明细科目百十万千百十元角分出售废旧物资收入款营业外收入废旧物资收入32000合 计 金 额32000会计主管人员 记账 制单 出纳 交款人（2）付款凭证（disbursement documents）。付款凭证是用来反映货币资金支出业务的记账凭证，根据货币资金支出业务的原始凭证填制而成。实际工作中，出纳人员应根据会计主管人员或指定人员审核的付款凭证，作为记录货币资金支出并付出货币资金的依据。出纳人员根据付款凭证付款时，要在凭证上加盖“付讫”戳记，以免重付。付款凭证一般也按现金和银行存款分别编制。其格式见图表4-7所示：图表4-7 付 款 凭 证 贷方科目 现金 200X年5月8日 凭证编号 现收 17 出 纳 编 号 024-3摘 要借方科目金 额记账符号附件总账科目明细科目百十万千百十元角分以支票偿还欠宏达厂货款应付账款宏达工厂6000000合 计 金 额6000000会计主管人员 记账 制单 出纳 交款人如果是现金和银行存款相互转换的业务，只能填制一张专用记账凭证。填制时，应该依据银行存款的收或付，来填制银行存款的收款凭证或银行存款的付款凭证。（3）转账凭证（transfer documents）。转账凭证是用以反映与货币资金支付无关的转账业务的凭证，根据有关转账业务的原始凭证或记账编制凭证填制而成。其格式内容见图表4-8所示：图表4-8 转 账 凭 证 200X年5月20日 凭证编号 转字9摘要总账科目明细科目借方金额贷方金额 附 件百十万千百十元角分百十万千百十元角分销售产品冲减荣华公司的预收款预收账款荣华公司1800000主营业务收入产品销售收入1800000合 计18000001800000会计主管 记账 出纳 审核 制单2通用记账凭证（general recording documents）。通用记账凭证是指用来反映所有经济业务的记账凭证，其格式与转账凭证相同。经济业务比较单纯，业务量较少的单位，适宜使用这类凭证。除了上述记账凭证，会计实务中，为了简化登记总分类账的手续，可以把反映同类经济业务或多类经济业务的记账凭证汇总编制成汇总记账凭证或科目汇总表等，汇总记账凭证及科目汇总的格式和编制方法，将在会计账务处理程序一章中专门介绍。根据记账凭证所编制的汇总记账凭证、科目汇总表等，也属于记账凭证的范畴。另外，为了简化凭证的填制手续，自制的原始凭证汇总表可用以代替记账凭证，作为记账依据。这种凭证实际上是原始凭证和记账凭证相结合的凭证，又称为联合凭证（combined documents）。以自制原始凭证代替记账凭证时，应当在凭证格式中预先印制应借、应贷会计科目专栏，或在凭证上填列应借、应贷科目预留空白。（二）记账凭证的填制记账凭证的填制有基本规定和填制要求，具体如下：1记账凭证的内容必须具备：填制凭证的日期；凭证编号；经济业务摘要；会计科目；金额；所附原始凭证张数；填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代替记账凭证的，也必须具备记账凭证应有的项目。2填制记账凭证时，应当对记账凭证进行连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。3除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证编号或者附原始凭证复印件。一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。4如果在填制记账凭证时发生错误，应当重新填制。5记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。（三）记账凭证的审核记账凭证是登记账簿的直接依据，为了确保账簿记录的正确，在记账之前必须对已填制完成的记账凭证进行严格的审核。企业记账凭证的审核由专人负责，除了要对原始凭证进行复审外，还应注意以下几点：1记账凭证是否附有原始凭证，原始凭证是否齐全，内容是否合法。记账凭证所记录的经济业务与所附原始凭证反映的经济业务是否相符。2记账凭证所确定的应借、应贷的会计科目是否正确，对应关系是否清楚，所列金额有无错误，借方金额与贷方金额是否相等。总分类账科目金额与明细分类账科目的金额是否相等。3记账凭证的摘要是否填写清楚，其他所列的各项内容是否填列齐全，有关人员的签章是否齐全。在审核过程中，如果发现错误，应及时查明原因，按规定办法及时处理和更正，只有经过审核无误的记账凭证，才能作为记账依据。四、会计凭证金额数字的填写要求填写会计凭证，字迹必须清晰、工整，并符合下列要求：（一）阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。（二）所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位，下同）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者“”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“”代替。（三）汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字。（四）大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。（五）阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯金额数字中间连续有几个“0”时，汉字大金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。此外，实行会计电算化的单位，对于机制记账凭证，要认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。打印出的机制记账凭证要加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人、会计主管人员印章或者签字。五、会计凭证的传递与保管（一）会计凭证的传递会计凭证的传递是指会计凭证从填制到归档保管整个过程中，在企业内部各有关部门和人员之间的传递程序和传递时间。正确组织会计凭证的传递，对于及时处理和登记经济业务，明确经济责任，实行会计监督，具有重要作用。从一定意义上说，会计凭证的传递起着在单位内部经营管理各环节之间协调和组织的作用。会计凭证传递程序是企业管理规章制度重要的组成部分，传递程序的科学与否，说明该企业管理的科学程度。确定会计凭证传递程序，主要是根据各种会计凭证的内容和用途，应从以下几个方面考虑：1确定传递路线。根据企业经济业务的特点，结合内部机构设置和人员分工情况，以及满足经营管理和会计核算的要求，规定每种会计凭证的传递过程，必须经过的部门和经办人员，借以保证有关部门和人员了解经济业务发生和完成情况。2确定在每一传递环节上应办理的手续，有关人员应负的责任。3确定传递时间。要根据各环节办理经济业务所需要的时间，明确规定凭证在每个部门和业务环节停留时间和递交时间。此外，还应规定各部门传递凭证的种类和份数。（二）会计凭证的保管会计凭证的保管是指各种会计凭证在办理各项业务手续，据以登账后，由会计部门进行的整理、装订和归档存查。会计凭证是重要的经济资料和会计档案，为了防止散乱丢失，保证会计凭证的安全完整，必须采取适当的方法，妥为保管。会计凭证在记账后，应先按编号顺序查对齐全，然后归类排列，定期装订成册，加具封面、封底，并在装订线上加贴封签。装订成册的封面上应按规定格式注明单位名称、时间、凭证种类、张数和起讫号码，并由有关人员盖章。在封签处还应加盖会计主管的骑缝图章，如果一些记账凭证所附的原始凭证过多，而不便装订的，可单独装订保存，但应在有关记账凭证上注明“附件另订”字样。对某些重要的原始凭证及各种需要随时查阅的原始凭证，亦可单独保管，并另编目录。我国有关会计档案保管期限规定，一般会计凭证至少保存十五年。对于已归档的，如需查阅、调用和复制，均应经过批准并办理一定的手续。保存期满的凭证需要销毁时，必须经单位领导审查，报请主管部门批准。第二节 会计账簿一、会计账簿及其种类（一）会计账簿的意义在会计核算中，对于企业日常所发生的各项经济业务，首先是通过填制各种会计凭证来反映的。但是会计凭证数量很多，又很分散，而且只能零散地反映个别经济业务内容，不能连续系统、全面、完整反映一个企业在一定时期内某类或全部经济业务变化情况，不便于会计信息的整理和报告。因此，为了连续、系统、完整反映和监督一个经济单位、一定时期内的经济活动和财务收支情况，就必须设置会计账簿。所谓会计账簿（accounting book），是由具有一定格式，互有联系的若干账页所组成，并以会计凭证为依据，全面、连续、系统的记录和反映各项经济业务的簿籍。因此，会计账簿是会计凭证与财务报表联系的纽带，设置和登记账簿是对经济信息进行加工整理的一种专门方法，是会计核算的一个重要环节，对加强经济管理具有十分重要意义。1账簿可以全面、连续、系统地反映企业经济活动。通过设置和登记账簿可以对经济业务进行序时或分类核算，将分散的会计凭证提供的核算资料加以系统化，从而全面系统地提供有关企业某类或全部经济业务核算资料，为经营管理提供系统、完整的会计信息。2账簿记录是编制会计报表的依据。通过账簿可以分门别类地对经济业务进行登记，积累了一定时期的会计信息，经过整理就成为编制会计报表的数据资料。3账簿是会计分析的重要依据。账簿记录了一定时期资金取得与运用情况，提供了费用、成本、收入和财务成果等会计核算资料，并利用这些资料可以检查分析企业经营管理中薄弱环节，总结经验，有针对性地提出改善意见，提高管理水平。（二）会计账簿的种类在会计核算中，使用的账簿是多种多样的，这些账簿可以按不同的标准进行分类，分类的方法主要有以下两种：1会计账簿按用途分类。会计账簿按用途可分为序时账薄、分类账薄和备查账簿。（1）序时账簿（chronological bookkeeping）。序时账簿，亦称日记账（journal），是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔进行登记经济业务的账簿。按其记录内容的不同又分为普通日记账和特种日记账两种。普通日记账（general journal）是用来登记全部经济业务发生情况的日记账，通常把每天所发生的经济业务按照业务发生的先后顺序，编成会计分录记入账簿中，所以又称其为分录日记账。特种日记账（specific journal）是用来记录某一类经济业务发生情况的日记账，通常把某一比较重要的经济业务，按照业务发生的先后顺序记入账簿中。目前，在实际工作中，为了简化记账手续，除了现金和银行存款收付要记现金日记账和银行存款日记账以外，其他各项目一般不再设置特种日记账。（2）分类账簿（ledger account）。分类账簿又称为分类账，是对全部经济业务按总分类账户和明分类账户进行分类登记的账簿。分类账簿按其反映指标的详细程度划分，又可分为总分类账簿和明细分类账簿两种。总分类账簿，又称总分类账，并简称总账，是根据总分类科目开设，用以记录全部经济业务总括核算资料的分类账簿。明细分类账簿，又称明细分类账，简称明细账，是根据总分类账科目设置，按其所属的明细科目开设，用以记录某一类经济业务详细核算资料的分类账。明细分类账格式将在后面有介绍。（3）备查账簿（memorandum account）。也称“辅助账簿”（auxiliary book）。是对那些在日记账簿和分类账簿中未能登记的事项进行补充登记，以便查考的账簿。例如“租入固定资产登记簿”等。备查账簿没有固定格式，可由企业根据管理需要自行设计。以上三种账簿中，日记账簿、分类账簿为企业单位的主要账簿。备查账簿为辅助账簿。各种账簿之间，互相联系，互相制约，形成较完整的账簿体系。总分类账簿统驭各种明细账簿和日记账簿，各明细账簿和日记账要与总分类账簿相核对。备查账簿只是对某些经济业务的补充说明，起着一定辅助作用。2会计账簿按存在形式分类。会计账簿按存在形式分类，又可分为订本式账簿、活页式账簿、卡片式账簿、电子账簿。（1）订本式账簿（bound book）。订本式账簿是指在账簿启用以前，已将若干顺序编号的账页装订成册的账簿。这种账簿，账页固定，即可防止账页散失，也可防止抽换账页。由于账页固定，使用起来欠灵活，在同一时间内只能由一人登记账簿，不便于分工记账。订本式账簿主要适用于总分类账和现金、银行存款日记账。（2）活页式账簿（unbound book）。是将一定数量的账页放于账夹内，根据经济业务的多少，随时增加、减少账页的账簿。由于账页没有固定，容易造成账页散失和任意抽换账页。但是，它便于分工登记账簿。活页账簿多适用于各种明细分类账账簿。（3）卡片式账簿（card book）。卡片式账簿又称卡片账，是利用卡片进行登记的账簿。采用卡片式账簿的优缺点与活页式账簿基本相同，在登记卡片式账簿时，必须顺序编号并装置在卡片箱内，由专人保管。主要适用于记录内容比较复杂的财产明细分类账，如固定资产卡片。（4）电子账簿（electronic book）。电子账簿是利用电子计算机记账的单位，存储于计算机所使用的磁带、磁盘、光盘等磁性介质上的账簿。其优点是能够由计算机根据凭证自动登记，准确快捷，并根据经济业务量的多少自动生成账页数量，而且查阅方便、能够节约会计人员大量的劳动时间；缺点是如果计算机感染了病毒，容易使账簿数据丢失且难以恢复。因此要采取严密措施防止计算机被病毒侵入，并定期打印出纸质账簿，妥善保存。二、会计账簿的设置与登记企业应该在制度统一规定下，根据实际需要，设置账簿，包括账簿的种类、数量、内容和格式，即要有科学的严密性和完整性，又要有合理的适用性和可操作性，既要避免重复设账，又要防止过于简化。（一）会计账簿的基本内容会计账簿的格式多种多样，不同账簿格式所包括的具体内容也不尽一致，但各种账簿，必须具备以下内容：1封面。封面主要标明账簿名称，便于使用和查阅。2扉页。扉页主要列明“科目索引表”及“账簿启用和经管人员一览表”，其格式见图表4-9、图表4-10所示：图表4-9 账户目录（科目索引）页数科目页数科目页数科目页数科目图表4-10 账簿启用和经管人员一览表账簿名称：_ 单位名称：_账簿编号：_ 账簿册数：_ 账簿页数：_ 启用日期：_ 会计主管（签章） 记账人员（签章）移交日期移交人接管日期接管人会计主管年月日姓名盖章年月日姓名盖章姓名盖章3账页。记账是会计核算的一项基础工作。为了做好这一工作，保证会计核算的质量，在记账之前，首先要根据需要记录的经济业务内容的要求，选择所需要的账页格式。账页的格式一般有三种：三栏式账页、多栏式账页和数量金额式账页。（1）三栏式账页（three-column folio），是会计核算一般通用的账页。“三栏”是指账页中登记金额的基本栏目结构有“借方”、“贷方”及“余额”三个金额栏。一般说来，总分类账及现金、银行存款日记账都采用这种账页。其格式见图表4-11所示：（2）多栏式账页（columnar folio），是在三栏式的基础上，在借方或贷方下分设若干专栏。如成本、费用明细账所使用的就是借方多栏式的账页，其格式如图表4-12所示：（3）数量金额式账页（quantity-amount folio），是指分别设收入、发出、结存三大栏，每大栏下又分别设置数量、单价和金额三小栏的账页。这种格式适用于需要同时核算金额和数量的材料、产成品等财产物资的明细账。格式如图表4-13所示：图表4-11 三栏式账页一级账户： 二级或明细账户： 第 页年凭证摘要借方贷方借或贷余额月日字号图表4-12 多栏式账页一级账户： 二级或明细账户： 第 页年凭证摘要借 方余额月日字号图表4-13 数量金额式账页一级账户： 二级或明细账户： 保管地点： 第 页年凭证摘要 借 方贷 方余 额月日字号数量单价金额数量单价金额数量单价金额（二）日记账的设置与登记日记账是按照经济各发生的先后顺序逐日逐笔登记，即可以反映全部经济业务的完成情况，也可以反映某一类经济业务的完成情况。由于货币资金的特殊性，企业单位一般应设置特种日记账，即通过现金日记账和银行存款日记账分别记录现金和银行存款的收入、支出和结存情况。有条件的企业可以采用普通日记账形式登记全部经济业务的完成情况。1现金日记账的设置与登记。现金日记账是由出纳人员根据现金收款凭证和现金付款凭证逐日逐笔按经济业务发生的先后顺序进行登记的。手工记账的单位，应使用订本三栏式或订本多栏式格式。现金日记账的登记方法如下：（1）日期栏，指现金实际收付的日期。（2）凭证栏，指入账的收、付款凭证的种类，如“现金收（付）款凭证”，简写“现收（付）”；“银行存款收（付）款凭证”，简写“银收（付）”，对于从银行提取现金的收入数，根据银行存款付款凭证登记现金日记账，凭证栏还应登记凭证的编号，以便于查账和核对。（3）摘要栏，摘要说明登记入账经济业务内容，文字简练，并要能说明问题。（4）对方科目栏，指现金收入的来源科目或支出的用途科目。如从银行提取现金，其来源（即对应科目）为“银行存款”，其用途在于了解经济业务来龙去脉。（5）借方、贷方栏，指现金实际收付的金额，每日终了，应分别计算现金借记和贷记的合计数，结出余额，同时将余额和出纳人员的库存现金核对，即通常所说的“日清”，如出现账款不符应查明原因，纠正错误，并记录备案。月终同样要计算现金的借记、贷记的合计数及其余额，通常称之为“月结”。2银行存款日记账的设置与登记。银行存款日记账是由出纳人员根据银行存款收、付凭证逐日逐笔按经济业务发生的先后顺序进行登记的。手工记账的单位，应使用订本三栏式或订本多栏式格式。银行存款日记账的登记方法与现金日记账的登记方法和要求基本相同，每日终了和月终要进行“日清月结”工作，并定期与银行发送的对账单进行核对，如出现不符，应查明原因，及时纠正和调节。现金日记账和银行存款日记账，一般采用三栏式的账簿。为了反映一笔收支业务的来龙去脉，以便分析和汇总对应科目的发生额，也可采用多栏式日记账，这种账簿的贷记数是按与现金（银行存款）付出相对应的借方科目分设专栏，借记数是按与现金（银行存款）收入相对应的贷方科目分设专栏。根据各有关专栏的合计数登记总账，简化核算工作。多栏式日记账是按对应科目分设专栏，如果对应科目较多，造成账页篇幅过大，也可以将多栏式现金（银行存款）日记账，通常分别为收款业务和付款业务，设置现金（银行存款）收入日记账和现金（银行存款）支出日记账。如果企业采用后面的这种账簿，每日终了要把支出日记账中的“本日合计数”转记收入日记账中的“本日支出合计数”，并结出当日余额。（三）分类账的设置与登记1总分类账（general ledger）的设置与登记。由于总分类账能够全面、总括地反映经济活动情况，并为编制会计报表提供资料，因而任何单位都要设置总分类账。一般按照一级会计科目的编码顺序分设，并为每个账户预留若干账页。总分类账一般采用借方、贷方、余额三栏式订本账。也可根据实际需要，在总分类账中的借贷两栏中增设对方科目栏，或采用多栏式分类账格式，还可以采用活页账或采用具有期初余额、本期发生额和期末余额的科目汇总（account item summary）表代替总账，但只有本期发生额的科目汇总表不能代替总账。总分类账可以直接根据各种记账凭证逐笔进行登记；也可以将一定时期的各种记账凭证先汇总编制科目汇总表或汇总记账凭证，再据以登记总账。因此总分类账的登记方法，取决于所采用的账务处理程序，这一内容将在第九章中作具体介绍。2明细分类账（detail ledger）的设置与登记。由于明细分类账所提供的有关经济活动的详细资料，是总分类账的必要补充，也是编制会计报表的依据之一，因此，企业单位应根据经营管理的需要，按二级科目或明细科目开设明细分类账，常见格式有三种：（1）三栏式明细分类账。三栏式明细分类账的栏式与三栏式总分类账格式相同，这主要适用于那些只进行金额核算而不需要进行数量核算的债权、债务结算类总分类科目的明细分类核算，如“应付账款”、“应收账款”等科目的明细分类核算。（2）数量金额式明细分类账。数量金额式明细分类账的账页，在借方（收人）、贷方（发出）和余额（结存）栏内，分别设有数量、单价和金额三个栏次。数量金额式明细分类账适用于那些既要进行金额核算又要进行数量核算的各种财产物资的明细分类账。例如“原材料”、“库存商品”等明细分类账的核算。（3）多栏式明细分类账。多栏式明细分类账是指在一张账页中按有关明细项目在借方或贷方分设专栏，或按借方和贷方分设专栏，集中反映其明细情况，以提供管理所需的分析资料。这种明细分类账适用于费用成本类或收入类、财务成果类的明细分类核算。各种明细分类账的登记方法，应根据各单位的业务量的大小、人员多少、经济业务内容以及经营管理的需要而定。明细分类账通常根据原始凭证或标有明细分类科目及金额的记账凭证进行登记，可以逐笔登记，也可以定期汇总登记。四、账簿使用规则登记账簿是会计核算的一项重要基础工作，只有正确、及时、全面和系统地把企业在生产经营过程中发生的各项经济业务登记入账，才能反映和监督经济业务活动情况。因此，认真做好记账工作，对于进行各种经济活动分析、编制会计报表，都有着重要意义。（一） 账簿的启用规则账簿是储存数据资料的