万科集团管理费用管理手册.doc

精益管理持续优化高效执行合理控制万科集团管理费用管理手册 一、目的2二、范围2三、管理原则3四、各类费用管理要求4个人性质费用41、差旅费42、市内交通费63、职员培训费74、职员福利费75、异地调遣补助86、实习生补助8个人-集体双重性质费用97、车辆费98、通讯费109、电脑费10集体性质费用1110、业务招待费1111、公司活动费1212、会议费1213、办公费1314、书报资料费1315、业务外包费1416、管理咨询费1517、诉讼费15五、费用报销控制要求及代垫费用结算要求16六、发布16七、附录：17 万科企业股份有限公司万科企业股份有限公司编号名称万科集团管理费用管理手册版本a/1第 19 页 共18页编制宋永刚、王文胜修订李建章审核王文金批准更新期一、 目的规范和完善集团及下属一线公司的管理费用管理，合理安排费用支出，加强费用控制。二、 范围本制度适用于万科集团总部及万科控股的地产公司，其他公司参照执行。本制度仅涉及如下十七类管理费用，而非所有的管理费用：个体集体集体个体1、差旅费2、市内交通费3、职员培训费4、职工福利费5、异地派遣福利6、实习生补助7、车辆费： 私家车辆费 公司车辆费8、通讯费： 个人通讯费 公司通讯费9、电脑费： 个人电脑补助 公司电脑费用10、业务招待费11、公司活动费12、会议费13、办公费14、书报资料费15、业务外包费16、管理咨询费17、诉讼费三、 管理原则每年必须编制总体管理费用预算，大额专项开支需立项并编制专项预算。具体执行要求参见万科集团管理费用预算确定办法和附录1：cw-01一线地产公司管理费用预算管理流程。预算管理所有的费用需明确归口管理部门，涉及多个部门或项目公司的费用必须按照谁受益谁承担的原则进行核算，如费用经办与受益对象不同的，则需事先沟通确认。责任明确分为限额内实报实销和额度内全额报销两种情形。部分管理费用（通讯费、私家车辆费用等）可采取额度方式进行管理。采取额度管理的费用必须按照集团规定并结合业务需要制定额度标准，上报集团批准。额度管理程序有效差旅费、培训费、会议费等费用的发生需事先申请，事后需按照公司规定的流程办理报销。费用开支必须按照市场化原则采用公开竞价、比价、招投标等方法，选择合理低价，厉行节约，从严控制，在满足工作需要前提下体现出经济性。合理低价集团风险管理部有权对所有公司的费用开支真实性、合理性、有效性不定期进行审计，各一线公司内部对费用开支应自行建立定期或不定期审计机制。审计监督绩效考核集团和区域将一线公司管理费用预算执行结果纳入年度考核，一线公司各部门费用管理预算执行结果纳入季度及年度考核。具体执行要求参见附录1：cw-01一线地产公司管理费用预算管理流程。四、 各类费用管理要求个人性质费用1、差旅费定义：差旅费是指公司职员因公务至外地培训、招聘、考察交流、双向交流、参加会议、业务出差、异地派遣探亲等而发生的往返交通费、住宿费及出差补助费等。归口部门：业务出差类差旅费的预算编制和管理责任则归口到各部门，由各部门负责人负责。培训、招聘、考察交流、双向交流、参加会议及异地派遣探亲发生的差旅费，其预算编制应由总经理办公室（或人力资源部）出具编制建议，费用归口到各部门。费用管理方式：差旅费采用额度管理与程序有效控制相结合的办法，出差前发起申请，完成相应审批手续，出差期间将费用控制在标准额度内，出差结束后办理费用报销手续。 （1）报销标准 国内酒店及机票报销标准参考表职 别国内最高住宿标准国内最高乘机标准集团副总裁及以上五星级酒店按实报销总经理五星级酒店标准房商务舱助理总经理/总监以上级600元/晚/人或四星级酒店标准房经济舱业务经理500元/晚/人或四星级酒店标准房经济舱其他职员400元/晚/人或三星级酒店标准房经济舱备注：a预定酒店机票目前采取统一外包的手段，由携程公司提供服务。万科职员可以通过电话（固定电话拨打：800 820 6699、移动电话拨打：400 820 6699）或网站/crptravel/index.asp）进行预定。详细操作说明参见附录4：员工预定手册b会议、培训等多人住宿安排双人间。如因特殊公务或商务需要确需入住商务套间的，须事先报公司第一负责人审批。住宿费报销时除发票外同时应附住宿费结算清单。总经理以上级别人员可报洗衣费，酒店内其他消费需个人承担，不予报销。酒店发生的电话费、上网费每晚在30元以内可以报销。c于当日20：00至次日8：00乘坐火车没有开支酒店住宿费的，每晚补助200元。（一线公司职位对应级别待定）（2）出差补助标准： 出差补助额度主要弥补出差期间伙食费及出差地市内交通费，不区分职级按200元/天/人的标准（各公司或区域可根据内部具体情况对省内出差等短距出差的补助费用标准另行确定），同地出差时间超出10天时，补助额度减半执行；如会议、培训等费用标准中已包含餐费及交通费的，则不再计发出差补助。（讨论：关于出差补助，目前大多数公司在这方面都会考虑城市和职务的差异；部分公司是按职务级别设定额度，凭票据实报销。总部是实施统一额度150元。） （3）出差地市内交通：往返机场的士费或机场大巴费可另外报销。如遇下列两种特殊情况a.出差地市内交通费超出日均50元的，超出部分须列专项说明，并经部门负责人、财务管理部负责人签批后方可报销。b.需在出差地包车使用的，则必须在办理出差审批时事先说明并获得公司分管领导的批准，在办理报销时出具书面批准资料。对实行机打发票的城市在报销时必须提供机打票据，其他票据不予认可。（4）其他差旅相关费用：因公行李费、票务费等实报实销。事前经本部门领导批准, 出差期间就近返家探亲或办理其他私人事务的，个人在报销时必须主动声明，并自行承担绕道交通费及其他相关费用。已申请私家车辆费用报销的员工驾驶私家车出差，只报销路桥费，不报销汽油费（各公司如现行制度有关于私家车异地出差补助的规定的，仍按所在现行制度执行）。（5）双向交流、因公赴港澳、出国的差旅费用及补助规定：双向交流人员发生的住宿费、交通费由派出单位承担；异地双向交流人员且交流地点不在家庭所在地的，按50元天/人的标准计发出差补助费（按自然日），用以弥补出差期间的餐费及出差地市内交通费；同地双向交流或交流地点在其家庭所在地的，期间不发补助费，交流期间的交通费不另外报销，由其所属公司照常发放私家车辆费用或员工上下班交通费。详细规定参见万科集团双向交流管理规定。因公赴港澳地区出差，其往返交通费、市内公务交通费凭票据实报销。在香港使用电子货币八达通卡支付时，则需另外详细填报交通费明细清单，作为报销的必备附件。出差港澳地区的出差餐费补助按港币200元/天/人的限额凭票据实报销。深圳地区司机驾驶两地车出入香港未就餐时，补助100元/天/人。出国费用管理均须采用预算管理，所有出国组团均应预先按规定编制费用预算，并经集团财务管理部、人力资源部门审定。详细规定按万科集团因公出国费用管理规定执行。费用执行流程：详细流程图及操作流程参见：附录2：cw-02一线地产公司差旅费管理流程2、市内交通费定义：市内交通费包括上下班交通费和市内公务交通费。其中上下班交通费已经包含了职员因在公司加班发生的交通费。市内公务交通费指各部门因办理公司业务发生的市内公交、地铁、出租车费用。归口部门：上下班交通费额度由公司总经理办公室或人力资源部参照集团规定的额度标准（目前公司管理费用额度标准尚在制定中，各公司按照原有标准执行）统一制订，并报公司总经理审核、集团人力资源部审批后执行。市内公务交通费按部门实行预算管理，预算额度由总经理办公室或人力资源部根据各部门情况核定，在预算内凭票报销。费用管理方式：上下班交通费采取定额包干使用的方式，包含了加班车费，职员应在额度内凭合法票据全额报销，不得以现金形式发放。对象仅限于不报销私家车辆费用的公司在册职员。费用执行流程：上下班交通费流程：市内公务交通费流程：3、职员培训费定义：职员培训费用是指职员脱产培训和业余进修、出国进修所发生的有关费用。包括缴纳的报名费、学费、考试费、证书费等。应外出培训而发生的差旅费（住宿费及交通费）按照差旅费管理要求执行。归口部门：费用归口总经理办公室或人力资源部管理。总经理办公室（或人力资源部）负责编制公司整体培训费用预算，并将额度分解到各部门，各部门在额度内实报实销。集中培训发生费用按谁受益谁承担原则进行分摊。费用管理方式：主管领导与部门经理安排职员外出培训、考察，须事前向总经理办公室或人力资源部报批或备案；培训结束后一周内，参与培训考察的职员须向公司培训主管部门提交培训报告，经培训主管人员签字后财务部门方予以报销相关费用。职员参加与工作相关的职称、资格、水平考试，经事前申请脱产培训并获批准，考试合格取得相应证书的，在出具正式发票的情况下，可以报销部分费用（含报名费、学费、考试费、证书费等，但不包括差旅住宿费用）。详细规定请参照万科集团职员个人进修资助规定执行。4、职工福利费定义： 职工福利费主要是指部门活动费（如部门内、部门之间的活动费、文体费等）、职员正常工作日加班在公司食堂就餐费用（节假日加班因支付加班工资不另行报销加班餐费）、采暖费、政府强制性福利性补贴（指高温补助等）、用于员工关怀的的费用（节日关怀、员工生日、探病、贺仪、丧仪）等。由于公司已为职员购买医疗保险、工伤（保险赔偿额度以外）等社会保险，医药费不属于职工福利费。公司以现金或补贴形式发放的职员午餐补助计入公司奖金额度，不属于职工福利费。费用管理方式：职工福利费中，部门活动费为新纳入职工福利费的费用类别，由财务管理部与总经理办公室或人力资源部于年初依照人均100元/月标准按各部门人员数量确定公司部门活动费总额度，并根据各部门工作性质确定各部门活动费额度。各部门负责人自行控制，各部门在额度内实报实销、超支不报。职员其它方面的福利及补贴按职员手册（2008版）规定执行。5、异地调遣福利定义：异地调遣，是指集团总部或区域本部、一线地产公司调遣正式且已转正职员，前往原工作城市外、非家庭所在地的单位担任部门副经理或部门首席及以上职位，且工作时间超过六个月的安排。双向交流、借调、异地招聘和因个人原因申请异地工作不属于异地调遣。异地调遣补贴均为税前补贴，按月同当月工资一起发放，发放期限为自集团正式任命生效当月起3年，未经任命不可提前享受异地调遣补贴。异地调遣职务以调动后四个月内的职务任命为准。期间如遇职务变动，依变动后的标准执行。费用管理方式： 异地调遣福利包括异地调遣补贴、安家费、住房、探亲路费等，其中探亲路费列入差旅费报销管理，住房费用列入资产租赁费管理。详细规定请参考集团万科集团异地调遣薪酬福利与劳动合同管理办法。6、实习生补助定义： 实习生补助包含了实习生往来路费、补助、餐费、住宿补贴等。归口部门： 招聘实习生的部门承担相关费用。费用管理方式：（1）外地来实习的学生路费报销：学校到公司的路程乘火车超过10小时以上，可乘坐飞机，按实际票价半价给予报销；学校到公司的路程乘火车在10小时以内，凭火车票报销，若乘坐飞机的则凭机票折抵硬座火车票价给予报销；来回路程均给予报销；报到当天凭的士票或机场大巴票报销50元定额市内交通费用；（2）以实际工作天数发放实习补助费和餐费，周末、节假日上班也计入实际工作天数。具体标准：本科学生50元/天、硕士研究生60元/天、博士研究生80元/天；（3） 免费为外地实习生安排住宿，如公司不能安排的，发放20元/天的住宿补贴，本地就读学生或本地生源不安排住宿；（4） 其他：因公司工作安排而需要发生的交通、住宿等费用，在普通职员标准内的，由公司承担，超过标准的由实习生自行承担； 承担劳务工作的按劳务内容约定报酬，不执行以上实习规定。费用执行流程：个人-集体双重性质费用7、车辆费定义：车辆费用是指为公司经营活动开展，使用车辆而发生的费用。可分为公司车辆费用和职员私家车辆费用。职员私家车辆费用是指为适应工作需要、降低公司车辆费用、提高工作效率，而使用职员私家车上下班及办理公务发生的费用。归口部门：公司车辆费用归口总经理办公室（或人力资源部）管理；职员私家车辆费用实行额度控制，归口总经理办公室或人力资源部管理。私家车辆费用报销标准参照集团规定的额度标准（目前公司管理费用额度标准尚在制定中，各公司按照原有标准执行）统一制订。费用管理方式： （1） 享受私家车辆费用报销的公司职员不得在额度外报销出租车费，也不得申请公务用车。特殊情况如重要接待、会务等需安排公务车辆的，总部报物业管理部、一线公司报经总经理办公室审批。（2） 司机违反交通规则或工作失职而发生的修理费扣除应由保险公司赔偿的部分后由司机本人承担；因司机个人工作失职造成的违章停车、违章驾驶、未及时年审等罚款费用由司机个人承担。（3） 未实现销售的新公司，职员不得报销私家车辆费用，但在原单位已报销私家车辆费用的人员，仍可报销，报销标准按新公司标准进行调整。费用执行流程：（1）公司车辆费用（2）私家车辆费用职员所报销单据必须是与本人车辆或交通有关的、财务认可的合法原始单据，如出租车票、车辆保险费、车辆使用税、年检费、养路费、停车费、路桥费、维修费、汽油费、汽车用品费用等。8、通讯费定义：通讯费是指公司对外联系经营业务、对内协调工作，而发生的固定电话、移动电话、传真、网络等使用费。可分为公司通讯费和个人通讯费。公司通讯费含公司办公电话、传真、网络等费用。个人通讯费只限于手机话费和网络费用，家庭座机费用不予报销（包括异地派遣人员）。公司职员个人通讯费报销标准及报销范围参照集团规定的额度标准（目前公司管理费用额度标准尚在制定中，各公司按照原有标准执行）统一制订。 归口部门：通讯费实行归口管理，总部物业管理部、一线公司总经理办公室（或人力资源部）进行日常的额度管理。费用管理方式：（1） 各部门在开通电话及网络时须报总经理办公室（或人力资源部）审批、备案。（2） 个人通讯费月额度在200元（不含）以下的职员，按季度凭通讯票据可累计额度报销。月额度在200元以上标准的职员，如果使用充值卡的在额度内凭定额发票的同时提供话费帐单（含）在额度内据实报销。上年末通讯费额度须在次年3月份以前报销完毕，逾期不予报销。在已经办理了移动套餐及已加入公司集群网的前提下，如由于工作性质原因导致电话费用较高的，报经公司人力资源部和公司第一负责人审批同意后可提高至上一级水平（使用储值型电话的除外）。9、电脑费定义：电脑费用是指为提高工作效率，公司内部使用电脑、网络进行办公，而发生的电脑耗材、维修费、网络使用费、软件开发购置费用摊销等费用，包括职员自购电脑费用的摊销。归口部门：电脑费用由公司总经理办公室进行归口管理。费用管理方式：对于日常耗材及维修，须通过市场比价的方式，确定年度合格供方，并定期对市场价格变动情况进行调查，及时调整合格供方的供货单价。职员自购电脑费用按公司职员笔记本电脑管理办法规定办理报销手续。集体性质费用10、业务招待费定义：业务招待费是指为维护对公司经营有利的各类社会关系，而发生的用于对外的公关、交际、联谊活动的餐费、礼品费等支出。归口部门：业务招待费实行额度管理的办法，于每年末确定下一年度部门额度，由公司下发各部门参照执行；各部门业务招待费额度可在年度内跨月调剂使用，但不得跨年度使用；公司公共交际费额度由总经理直接控制。费用管理方式： 业务招待费须按业务事项据实报销，任何人不得报销个人因私费用。禁止采用额度内包干报销的做法。各部门负责人在额度内加强费用支出的控制，保证费用支出的合理性、必要性；专项大额业务招待费（10000元以上）需事前据专项报告报分管领导审核，经总经理审批。业务招待费开支正常情况下不得超过当月预算累计额度，超出累计额度的开支必须事先报总经理批准；业务招待费如单次超过部门当月额度或3000元以上的，须事先报总经理批准；超过部门全年额度的开支，原则上不予报销。公司第一负责人需要开支的业务招待费由公司管理层其他成员进行审批，负责审批的管理层成员或总经理授权人员需报集团风险管理部备案。公司第一负责人所发生的业务招待费纳入集团风险管理部审计范畴。财务部门每月须向公司管理层和各部门负责人通报本公司各部门业务招待费使用情况。费用执行流程：详细流程图及操作流程参见附录3：cw-03一线地产公司业务招待管理流程。11、公司活动费定义：公司活动费是指公司内部由公司举行的与业务无直接关系的文体活动、庆祝晚会、党团活动、外出旅游等过程中发生的所有费用。归口部门：公司活动费由总经理办公室实行归口管理，采用预算管理，在预算额度内据实审批。费用管理方式：经办部门可凭已批准的预算专项报告先办理借款手续，活动完成后，根据专项报告及有关原始票据，办理报销手续。费用执行流程：公司各类协会费用由各协会报年度费用预算，经总经理办公室负责人审核、总经理审批后执行，只限用于器材采购、场地租赁、饮料、服装、交通、住宿费，餐费另行申请。12、会议费定义：会议费是指受政府或行业管理部门邀请参加的会议，或公司为保证经营计划完成、总结汇报工作、组织专业研讨、宣传各类文件等组织的、由公司内部人员参加的各类会议，而发生的相关费用，包括场地费、会务服务费、餐费、住宿费等。归口部门：公司会议费由总经理办公室进行年度预算控制。代表公司组织或参加的会议，费用分摊到与会各部门；单个或多个部门主导或参与会议的由相关部门承担费用。 费用管理方式：会议费实行年度预算控制，程序有效管理。费用执行流程：各部门需要召开各种类型的会议，应在会议召开之前将会议规模、地点、出席会议人数、会议内容、会议费用上报分管副总/总监审批，费用超过10000元（含）以上须报总经理审批，并抄送总经理办公室备案；在公司办公场所以外召开的会议，须事先报总经理审批。13、办公费定义：办公费是指因日常工作的需要而购买的办公用品及其他办公性质的消耗，如购买文具、印制名片、邮寄费、快递费、证照年审费、专业组织年费等。归口部门：办公费由总经理办公室实行归口管理。每年末在制定次年管理费用预算时，将额度分解到各部门，各部门在额度内实报实销。费用管理方式：日常办公用品须通过市场比价、多方竞价或招投标的方式，根据合理低价原则确定年度合格供方，并定期对市场价格变动情况进行调查，及时调整合格供方的供货单价。对于部门组织大型活动需用的大量办公用品，由经办部门提前上报费用预算，经总经理办公室审核，公司分管副总/总监批准后，由总经理办公室统一采购，计入使用部门办公费用。14、书报资料费定义：书报资料费是指公司为收集市场信息、专业信息，辅助职员日常工作、提高职员的专业能力，而购买的各类报刊杂志、专业书籍、音像制品等。归口部门：书报资料费归口总经理办公室管理，按部门发生额进行核算。每年末在制定次年管理费用预算时，将额度分解到各部门，各部门在额度内实报实销。费用管理方式：书报资料费的日常管理实行登记领用制，各部门由于工作需要购置书报资料须经部门负责人批准，到公司图书保管员处办理验收登记、借阅手续后，凭发票报销。15、业务外包费定义：业务外包费是指公司将部分业务外包给社会专业机构而发生的服务费支出，如it外包、会计核算外包等。通常是指比较成熟和标准化的工作，社会专业机构比我们更专业和有规模优势、总体成本更低；或者我们暂时能力短缺而短期外包。归口部门： 由各专业部门实施归口管理，在实施外包前需向公司人力资源部提交可行性专项报告，经分管领导、总经理批准后方可实施。外包费用由外包实施部门及收益部门协商承担方式，在可行性分析中予以明确。费用管理方式：业务外包须通过市场比价、多方竞价或招投标的方式，按合理低价原则确定合作方，并需在合同中约定保密条款。业务外包有关部门对外包的工作质量和结果负责，要有严格的管理和监控。对于业务外包有关部门须按合同约定定期进行工作质量评审，评审结果作为付款的必备依据。费用执行流程：16、管理咨询费定义：管理咨询费是指支付给外单位的咨询费，以及聘请非专职法律、技术、经济等专家支付的顾问费。通常是指一次性的项目费用，购买公司自身不具备的专业能力。归口部门：管理咨询事项发起部门及收益部门协商费用承担方式，须在申请报告中明确。费用管理方式：管理咨询费要有专项申请报告，咨询单位必须从两个以上单位中选择，本着价格合理原则，咨询类项目合同必须报经公司人力资源部门和公司第一负责人审批，执行部门办理咨询项