01文件和资料控制[青岛某电器公司质量环境管理程序文件].doc

青岛营上电器有限公司质量/环境管理程序文件编号：whlga1001a第 1 页 共 5 页第 0次修改生效期：主题：文件和资料控制1. 目的：加强公司对文件和资料的控制工作，确保相关部门及时得到并使用有效版本。2. 范围：适用于质量/环境管理体系有关的各类文件和资料的控制。3. 职责分工：3.1管理者代表（公司总经理）负责手册的审核，并将手册报董事长批准；各部门主管负责程序文件的审核，由办公室汇总报管理者代表（兼质量负责人）批准，并确保加贴强制性认证标志的产品符合认证标准的要求。3.2 sbu办负责程序文件的发放、回收、销毁、原稿的保存及做好相关记录，并对现有体系文件在管理评审时进行评审。3.3 各部门负责相关程序文件的编制工作，并将审核会签后的程序文件报sbu办。4. 工作流程：文件修订审核、批准改进提高正常管理文件实施文件受控发放5. 程序说明：5.1 文件和资料的分类：体系文件：质量/环境体系手册、程序文件和文件附表及相关作业指导书。技术文件：技术标准、图纸、工艺文件、操作指导书、检验/检测和计量文件等。外来文件：国家/国际标准、法律法规、集团内相关部门及政府部门文件等。其他文件：组织机构、培训计划、管理方案等。5.2 文件的控制：5.2.1 文件编号：a手册编号为whlgsc；手册包含文件编号为whlg+文件序号(详见文件：whlg05)。b程序文件编号为whlgcx；程序文件包含的文件编号为9位数whlg+文件编制部门编号+文件序号。全套文件换版，则在每个文件部门编号前加b、c，若某个文件换版，则在该文件编号后加a、b、c；文件附表的编号是在该文件制定人：秦巍巍 审核人： 王宣华 批准人：韩孝和 武汉海尔冷柜事业部质量/环境管理程序文件编号：whlga1001a第 2 页 共 5 页第1次修改生效期：2006.02.07编号后顺次加f01、f02，其中01、02是附表的顺序号，附表更改后在附表编号后加a、b、c。例如：whlgb1001b 表示全套文件第1次换版，编号为whlgb1001的文件第2次更改。whlgc0602f01b 表示全套文件第2次换版，编号为whlgc0602文件的第1张附表第2次更改。c部门二级程序文件（不包括工艺文件）的编号为5位数a文件编制部门编号文件序号。文件修改换版，则版本号a更换为b、c、d；文件附表的编号是在该文件编号后顺次加f01、f02，其中01、02是附表的顺序号，附表更改后在附表编号后加a、b、c。例如：a0602 表示质管处的第2个二级程序文件。b0101 表示综合办的第1个二级程序文件第1次换版。b0503f03b 表示检验处第3个二级程序文件第1次换版，此文件的第3 张附表第2次更改。d工艺文件的编号为产品型号工艺文件特征号工序代号细分号(详见文件a0601) 。5.2.2 体系文件的编制、审批：a. 手册由sbu办编写，管理者代表(兼质量负责人)审核，事业部长批准。b. 程序文件由相关部门按照职责分工进行编写，部门负责人审核，管理者代表(兼质量负责人)批准。c. 其他体系文件由相关部门编写，部门负责人审核，分管部长批准。质量/环境体系一级程序文件根据需要，由sbu办分配相关部门起草，原则上在部门职能未发生重大变化情况下，修改文件的工作由原文件起草部门执行，对一级程序文件的起草或修改应经该部门负责人审核后，送交sbu办初审，初审无误后，由sbu办附程序文件会签表，并列出需会签的部门明细，退回原相关部门落实会签意见。如有异议，起草部门应与之协商达成一致后，送交sbu办再审，审核无误后报管理者代表(兼质量负责人)批准。武汉海尔冷柜事业部质量/环境管理程序文件编号：whlga1001a第 3 页 共 5 页第1次修改生效期：2006.02.075.2.3 体系文件的发放：体系文件经批准后转sbu办，由sbu办编制文件和资料发放清单，报管理者代表（兼质量负责人）批准后，将文件按清单复印相等份数，盖红色“受控”印章，并注明分发号进行统一发放，同时收回旧文件。文件领用部门在文件和资料发放回收记录表上签收。5.2.4 体系文件的更改 由文件更改申请者填写文件更改申请单，经原审批程序批准后进行更改。若原审批人员有变动，则由其继任者或授权人进行审批后，将更改后的正稿和相应的文件更改申请单交sbu办，由sbu办按原发放清单进行发放，同时回收相应作废文件，并在文件和资料发放回收记录表及文件目录中做相应记录。文件的更改一般采用整份换版的方式，如需采用换页、局部修改、划改、刮改等方式修改时，需在文件更改申请单中特别注明具体的更改方法。5.2.5 体系文件的领用：因文件和资料丢失、严重破损或其他情况（如提供给顾客、认证机构等）而需领用时，由申请领用者填写文件和资料领用申请单，经部门负责人审核、管理者代表(兼质量负责人)批准后方可领用。因严重破损而重新领用的新文件资料，其分发号不变，并应回收相应旧文件资料；因丢失而补发的额外文件资料给予新分发号，并注明原分发号失效，sbu办做好文件的发放签收记录；提供给顾客、认证机构等的文件资料，不加盖受控章，不做更改控制，但必须做好发放记录。因破损、丢失发放的文件资料应加盖红色“受控”章。5.2.6 体系文件的保存和销毁：a. 所有体系文件资料的原稿及其文件和资料发放清单、文件和资料发放回收记录表由sbu办统一保存，各部门负责保存相关带有红色“受控”标记武汉海尔冷柜事业部质量/环境管理程序文件编号：whlga1001a第 4 页 共 5 页第1次修改生效期：2006.02.07的文件资料，文件资料应有序的加以保存以便存取和查阅。b. 作废文件资料的原稿应加盖红色“作废”印章，由sbu办保存或存档，不做销毁，其余作废文件资料由sbu办收集后统一销毁。5.3 外来文件的控制：5.3.1 各部门负责收集相关国家、国际标准的最新版本，交质管处统一管理，并由质管处编制现用国家、国际标准一览表，发放到相关部门，质管处根据各部门需求加盖“标准资料专用章”后发放，并做好签收、控制记录。5.3.2 其余外来文件按技术文件和资料控制执行。5.3.3 有关质量/环境法律、法规等外来文件的控制，见质量/环境体系程序文件法律、法规与其他要求。5.3.4 外来文件直接引用作为设计、采购、生产、检验、校准等依据时，需经管理者代表批准，交质管处备份存档后发放，发放时加盖红色“外来文件”印章或相关资料控制章，受控发放，并做好签收记录。5.4 技术文件的控制：对技术文件资料的控制见质量/环境体系程序文件技术文件和资料的控制。6文件和资料的管理：6.1 海尔集团武汉冷柜事业部的文件可采用电子版，发布由各起草部门负责，原稿由起草部门控制，文件的修订必须经过相关领导批准。6.2 对文件和资料各部门要派专人管理，检查各在用文件和资料的有效性，发现问题及时处理。6.3 每年管理评审各部门要对现有体系文件进行评审，必要时予以修订（事业部内部运做或法律、法规和标准变更时，应及时更改相应的体系文件）。6.4部门获得体系文件后，应对本部门相关人员进行宣贯，使其熟悉并掌握质量/ 武汉海尔冷柜事业部质量/环境管理程序文件编号：whlga1001a第 5 页 共 5 页第1次修改生效期：2006.02.07环境质量方针及体系文件的相关规定。7. 附录： 程序文件会签表 whlga1001af01 文件和资料发放清单 whlga1001af02 文件和资料发放回收记录表 whlga1001af03 文件更改申请表 whlga1001af04 文件和资料领用申请单 whlga1001af05 现用国家、国际标准一览表 whlga1001af06 部门外来文件清单 whlga1001af07文件宣贯记录表 whlga1001af08武汉冷柜受控文件清单 whlga1001af09程序文件会签表编号：whlga1001af01替代版本：0生效期：2006.02.07文件名称起草人日期说明：本文件属于（ 新增 修订）文件，文件编号为： 第（ ）次修改；本文件制定/修订目的是：文件涉及部门负责人意见（若无意见可只签名）：签字： 年 月 日分管领导意见： 签字： 年 月 日sbu办意见：签字： 年 月 日文件和资料发放清单编号：whlga1001af02替代版本：0生效期：2006.02.07序号文件名称文件编号分发号与文件分发部门0102030405060708091011121314编制： 批准： 日期：文件和资料发放回收记录表编号：whlga1001af03替代版本：0生效期：2006.02.07序号文件名称文件编号分发号版本部门发放记录回收记录备注数量签收人日期数量回收人日期文件更改申请单编号：whlga1001af04替代版本：0生效期：2006.02.07文件名称编号版本更改原因：更改前后内容：申请人： 年 月 日所在部门意见： 部门负责人： 年 月 日审批部门意见：审批人： 年 月 日文件和资料领用申请单编号：whlga1001af05替代版本：0生效期：2006.02.07文件名称编号版本申请原因：申请人： 年 月 日所在部门意见： 部门负责人： 年 月 日sbu办意见： 部门负责人： 年 月 日管理者代表意见：管理者代表： 年 月 日现用国家、国际标准一览表编号：whlga1001af06替代版本：0生效期：2006.02.07序号文件名称文件编号版本备注编制： 批准： 日期：部门外来文件清单编号：whlga1001af07替代版本：0生效期：2006.02.07部 门序号文件名称文件编号版本备注文件宣贯记录表编号：whlga1001af08替代版本：0生效期：2006.02.07文件宣贯部门文件名称文件编